會務的組織和管理

1、12 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準備一、會前準備二、會務實施二、會務實施三、會后總結和決算三、會后總結和決算四、中小型會議的會務管理四、中小型會議的會務管理目錄目錄3 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 目錄目錄會前準備會前準備 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 Team Team小組小組 會場勘察會場勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議 會務分工會務分工 制定會議費預算制定會議費預算4 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄v匯款匯款 ; v 物資備齊物資備齊v與賓館簽協(xié)議與賓館簽協(xié)議; v起草預算并通過起草預算并通過v策劃案定稿策劃案定稿;v會務組成立會務組成

2、立; v會場勘察會場勘察v策劃案起草策劃案起草 ;v 成立會議成立會議TEAM; v會務準備開始會務準備開始5 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容目的、主題、時間、參會人員（類型、人目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負責人、各項活動的推進時間等各項工作負責人、各項活動的推進時間等會務工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的。會務工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的。策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容6 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)

3、容容案例：案例：9999年代理會及年代理會及聯(lián)歡會策劃實施案聯(lián)歡會策劃實施案7 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 成立成立TEAMTEAM組組TEAM組組負負 責責 人人職職 責責總總 指指 揮揮整整 個個 活活 動動 的的 總總 負負 責責 、 總總 協(xié)協(xié) 調調副副 總總 指指 揮揮協(xié)協(xié) 助助 總總 指指 揮揮 ， 負負 責責 常常 務務 工工 作作策策 劃劃 組組會會 議議 形形 式式 、 發(fā)發(fā) 獎獎 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 獎獎 品品 禮禮 品品 定定制制 、 條條 幅幅 內(nèi)內(nèi) 容容 、 制制 作作 、 娛娛 樂樂 活活 動動 策策 劃劃 會會

4、 務務 組組負負 責責 參參 會會 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相關關 物物 資資 、 資資 料料 的的 準準 備備 ， 費費 用用 的的 預預 算算 、 決決 算算 等等秘秘 書書 組組會會 議議 內(nèi)內(nèi) 容容 的的 策策 劃劃 、 發(fā)發(fā) 言言 稿稿 的的 跟跟 蹤蹤 、 PPT制制 作作 、會會 議議 資資 料料 的的 整整 理理 、 匯匯 編編8 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容會務工作要保證策劃案會務工作要保證策劃案 的順利實現(xiàn)的順利實現(xiàn) 會務工作五個意識：會務工作五個意識：

5、 全局意識、全局意識、 客戶意識客戶意識 補臺意識、補臺意識、 奉獻意識奉獻意識 創(chuàng)新意識創(chuàng)新意識9 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會場勘察會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱會場院勘察俗稱“踩點踩點”是會前必須要做是會前必須要做的基礎性工作的基礎性工作10 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會場勘察會場勘察勘察原則：勘察原則：會務工作為會議內(nèi)容服務會務工作為會議內(nèi)容服務以策劃案為依據(jù)，方便操以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議作、節(jié)約資金，保證會議 順利進行順利進行11 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備

6、會前準備 - - 會場勘察會場勘察 會場方面會場方面賓館的軟硬件賓館的軟硬件12 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會場勘察會場勘察 餐飲方面餐飲方面租車問題租車問題價格問題價格問題13起草協(xié)起草協(xié)議的內(nèi)議的內(nèi)容和注容和注意事項意事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 協(xié)議協(xié)議是會務組與是會務組與賓館合作的基礎和標賓館合作的基礎和標準，要細致、全面、準，要細致、全面、對等、對等、無無漏洞。漏洞。14 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 1、 會議日期會議日期2、

7、住房標準及費用住房標準及費用3、 場地安排及費用場地安排及費用內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及15 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 4、 餐飲及費用餐飲及費用5、 甲方對乙方的規(guī)定甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定乙方對甲方的規(guī)定7、 結算等結算等內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及16 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 會議的組織和管理會議的組織和管理 案例：案例：20002000與成都銀河與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議王朝酒店的協(xié)議17 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工人員分人員分工工負責負責人人會會 前前會會 中中會

8、會 后后總負責總負責會務總協(xié)調、考察、會務總協(xié)調、考察、簽約、預算、組織等簽約、預算、組織等 內(nèi)外溝通、協(xié)調、處理突內(nèi)外溝通、協(xié)調、處理突發(fā)事件發(fā)事件結算、善后、結算、善后、總結總結物資組物資組采 購 會 議 物 品 、 印采 購 會 議 物 品 、 印刷、制作、落實設備刷、制作、落實設備分發(fā)物資、采購會中物品分發(fā)物資、采購會中物品食品、保證設備到位食品、保證設備到位結帳、剩余結帳、剩余 物資處理物資處理簽到組簽到組邀請、人員落實、房邀請、人員落實、房間、餐桌、車輛分配間、餐桌、車輛分配簽到、發(fā)資料、安排代簽到、發(fā)資料、安排代 的食宿、訂餐落實的食宿、訂餐落實退房、回收退房、回收問卷、結帳問卷

9、、結帳車輛調車輛調度度尋租車資源、簽約、尋租車資源、簽約、接站場地租用、領導接站場地租用、領導行程行程接站組織、車輛調度、接站組織、車輛調度、 交警聯(lián)系、司機安排交警聯(lián)系、司機安排結帳結帳18 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工案例：案例：9999代理會人員分代理會人員分 工職責工職責19 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工案例：案例：20002000年代理會邀年代理會邀 請信請信內(nèi)容：內(nèi)容：1 1、前言、前言 2 2、會議日程、會議日程3 3、注意事項、注意事項4 4、入住賓館地點及電話、入住

10、賓館地點及電話5 5、回執(zhí)、回執(zhí)20 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工mil21 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工案例：案例：20002000代理會代理會 物資準備清單物資準備清單22 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工 23 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 制定會議預算制定會議預算24 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 制定會議預算制定會議預算25 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前

11、準備會前準備 - - 制定會議預算制定會議預算案例：案例：9999年代理會預算表年代理會預算表 26 會議的組織和管理會議的組織和管理 案例案例案例：案例：9999代理會費申請報告代理會費申請報告 9999代理會費用使用、審批、代理會費用使用、審批、 報銷規(guī)定報銷規(guī)定 關于參加西安活動的人員關于參加西安活動的人員 通知通知27 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準備一、會前準備二、會務實施二、會務實施三、會后總結和決算三、會后總結和決算四、中小型會議的會務管理四、中小型會議的會務管理目錄目錄28 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施會務的會務的實施實施 會務組

12、：出發(fā)時會務組：出發(fā)時 間及工作內(nèi)容間及工作內(nèi)容 簽到注意事項簽到注意事項 會議期間的工作會議期間的工作 會議結束的工作會議結束的工作29 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 出發(fā)時間出發(fā)時間 30 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 簽到簽到 關鍵點：住房鑰匙關鍵點：住房鑰匙簽到臺簽到臺住房分配住房分配其它其它31 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 簽到簽到 案例：案例： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示32 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 簽到簽到 33

13、 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 開會期間開會期間 34 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 會議結束會議結束35 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 會議結束會議結束案例：意見反饋樣式案例：意見反饋樣式36 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準備一、會前準備二、會務實施二、會務實施三、會后總結和決算三、會后總結和決算四、中小型會議的會務管理四、中小型會議的會務管理目錄目錄37 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結和決算會后總結和決算會后的總會后的總結和決算結和決算38 會議的組織和管

14、理會議的組織和管理 會后總結和決算會后總結和決算會后的總會后的總結和決算結和決算39 會議的組織和管理會議的組織和管理 其它其它444441417979747483836969404036366666626265656060020406080100東北華北華東西北西南中南報名人數(shù)簽到人數(shù)40 會議的組織和管理會議的組織和管理 其它其它大區(qū)大區(qū)報名人數(shù)報名人數(shù)簽到人數(shù)簽到人數(shù)未到人數(shù)未到人數(shù)所占比例所占比例東北444137%華北797456%華東83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%總計總計377342359%41 會議的組織和管理會議的組織和管理 其它其它東

15、北13%華北22%華東22%西北11%西南14%中南18%42 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結和決算會后總結和決算會后的總會后的總結和決算結和決算43 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準備一、會前準備二、會務實施二、會務實施三、會后總結和決算三、會后總結和決算四、中小型會議的會務管理四、中小型會議的會務管理目錄目錄44 會議的組織和管理會議的組織和管理 中小型會議的會務實施中小型會議的會務實施中小型會議中小型會議的會務實施的會務實施45目標管理目標管理 為什么實行目標管理為什么實行目標管理1、會議目的：、會議目的： 2、會議的形式：、會議的形式：3、會議的時間：、

16、會議的時間：4、會議議程及主持人：、會議議程及主持人：5、會議地點；、會議地點；6、會場如何布置；、會場如何布置；7、出席人數(shù)；、出席人數(shù)；8、出席者名單、出席者名單；9、出席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否準備座簽、是否準備座簽 ； 高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個注意問題幾個注意問題舉例：會務準備檢查舉例：會務準備檢查 46目標管理目標管理 為什么實行目標管理為什么實行目標管理11、是否安排出席人員往返會場的、是否安排出席人員往返會場的 交通工具；交通工具；12、會議是否安排出席人員住宿問題；、會議是否安排出席人員住宿問題；13、有無資料隨會議通知預先發(fā)出；、有無資料隨會議通知預先發(fā)出；14、準備那些必要的輔助視聽器材；、準備那些必要的輔助視聽器材；15、準備文具（文件夾、訂書機、訂書、準備文具（文件夾、訂書機、訂書 針、膠帶紙等）；針、膠帶紙等）；高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個注意問題幾個注意問題 47目標管理目標管理 為什么實行目標管理為什么實行目標管理16、準備會議場所周邊位置圖（行車路、準備會議場所周邊位置圖（行車路 線、洗手間、