公司文件資料管理制度2014.2

1、管 理 制 度北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-007版 本A修改狀態(tài)0名 稱文件資料管理制度頁 數(shù)1/6 公司文件資料管理制度第一章 總則為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理, 完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。第二章 文件簽發(fā)管理一、 發(fā)文規(guī)范程序及要求1、文件擬制的責(zé)任劃分（1）總經(jīng)理辦公室：負(fù)責(zé)撰寫總經(jīng)理交辦的各類文件。（2）行政部：負(fù)責(zé)撰寫公司重要會(huì)議紀(jì)要、記錄及公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件。（3）各部門：負(fù)責(zé)撰寫本部室規(guī)章制度及相關(guān)材料。2、文件的審批程序（1）各部門領(lǐng)導(dǎo)首次審批，明確主送、抄送及傳閱范圍的意見，并簽署姓名及時(shí)間。（2）文件涉及其

2、他部門，其主管領(lǐng)導(dǎo)也要附加審核，并明確意見、簽署姓名及時(shí)間。（3）總經(jīng)理根據(jù)各部門負(fù)責(zé)人的審批意見，進(jìn)行最終審核、審批，并簽署姓名及時(shí)間。3、文件的簽發(fā)權(quán)限（1）公司等級(jí)的發(fā)文，由總經(jīng)理簽發(fā)，總經(jīng)理不在時(shí)由其授權(quán)人簽發(fā)。（2）公司等級(jí)的會(huì)議，會(huì)后擬制的紀(jì)要、記錄由會(huì)議總經(jīng)理簽發(fā)。北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-007版 本A修改狀態(tài)0名 稱文件資料管理制度頁 數(shù)2/6（3）各部室呈批件、內(nèi)部工作函、情況反映等輕便文種由部室領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4、文件的印制程序1、承辦人員在接手文稿后，首先要檢查文稿審核、審批手續(xù)是否規(guī)范。2、承辦人員按主送和抄送的要求份數(shù)進(jìn)行印制文件。3、承辦人員憑發(fā)文審

3、批表到印章管理處用印。5、文件的分發(fā)及傳閱（1）文件的分發(fā)程序:a.發(fā)給總經(jīng)理及其助理的文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)簽收并轉(zhuǎn)呈。b.發(fā)給各部室的文件由各部室領(lǐng)導(dǎo)簽收，或由部室領(lǐng)導(dǎo)指定的人員簽收并轉(zhuǎn)呈。c.主送地方政府的公文，由承辦部室負(fù)責(zé)送達(dá)。（2）文件的傳閱a.公司文件由承辦科員負(fù)責(zé)按領(lǐng)導(dǎo)明確的傳閱范圍，盡快完成傳閱任務(wù)。b.地方來文由行政部領(lǐng)導(dǎo)明確主送給公司領(lǐng)導(dǎo)的方向，承辦科員按要求將文件復(fù)印后呈送給公司領(lǐng)導(dǎo)，然后將文件傳閱卡和原件存檔。二、收文規(guī)范程序及要求1、收文登記。凡是從外部送達(dá)本公司的文件、包括傳真、信函和其它文字材料，一律由行政部專人負(fù)責(zé)簽收，根據(jù)文件內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行編號(hào)、登記。2、領(lǐng)導(dǎo)

4、擬簽及閱批。 先由行政管理部室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件提出初步處理意見，承辦人員根據(jù)處理意見，填寫文件傳閱卡，及時(shí)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。3、承辦落實(shí)。北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-007版 本A修改狀態(tài)0名 稱文件資料管理制度頁 數(shù)3/6承辦人員按照領(lǐng)導(dǎo)閱批指示，繼續(xù)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，或聯(lián)系有關(guān)部門落實(shí)。 第三章 公司文件、資料歸檔管理一、公司文件、資料歸檔分類和歸檔范圍如下:1、行政類: 本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要；公司各類證照。2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類: 公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。3、人事類:

5、勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。4、財(cái)務(wù)類: 各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。5、音像類: 公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。二、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的原則。有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。1、公司所有歸檔的文件、資料,一律以公司XXX信息技術(shù)有限公司中的xxx漢語拼音第個(gè)字母, XXX為編號(hào)之首。2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類。3、公司文

6、件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“AA” 代表重要級(jí),“AAA” 代表機(jī)密級(jí)。北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-007版 本A修改狀態(tài)0名 稱文件資料管理制度頁 數(shù)4/6 “A”一般級(jí)文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等?！癆A”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人

7、事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。“AAA”機(jī)密級(jí)文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為: XXX-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。例如: 將 2014年第份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為: XXX-1-2014-001-A三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交1、已歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成文件檔案,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:總經(jīng)理會(huì)議專項(xiàng)文檔由行政部負(fù)責(zé)保管；人事專項(xiàng)文檔由人力資源部負(fù)責(zé)保管;

8、財(cái)務(wù)專項(xiàng)文檔由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管；其它文檔均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。2、已歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫文檔管理登記冊(cè),并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫文檔調(diào)閱申請(qǐng)單。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱 。5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫文檔移交清冊(cè),文檔移交清冊(cè)北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-007版 本A修改狀態(tài)0名 稱文件資料

9、管理制度頁 數(shù)5/6一式三份,供移交雙方、行政部留存。四、公司文件、資料的歸檔保存期限1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。2、十五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。五、公司文件、資料檔案的銷毀1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)文檔銷毀申請(qǐng)單,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫文檔銷毀登記表。4、文檔銷毀申請(qǐng)單和文檔銷毀登記表各式兩份供申請(qǐng)部門、公司留存。第四章 附則一、本制度