工商管理專業(yè)汽車部件有限公司單證審核優(yōu)化方案設(shè)計說明書VIP

1、寧波天偉汽車部件有限公司單證審核優(yōu)化方案設(shè)計說明書 摘要：當(dāng)前國際貿(mào)易迅猛發(fā)展，商品交易數(shù)量、品種和金額等不斷擴大，多數(shù)的進出口貿(mào)易都是由經(jīng)辦國際結(jié)算業(yè)務(wù)的銀行，通過票據(jù)、單據(jù)等結(jié)算工具轉(zhuǎn)移和傳遞的，并借助某種結(jié)算方式清算國際間的債權(quán)、債務(wù)，從而實現(xiàn)貿(mào)易的最終完成。由此可見，單證作為一種貿(mào)易文件，它的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)就構(gòu)成了貿(mào)易程序。單證工作貫穿于企業(yè)的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣，除了外貿(mào)公司內(nèi)部各部門之間的協(xié)作配合外，還必須與銀行、海關(guān)、交通運輸部門、保險公司、商檢機構(gòu)以及有關(guān)的行政管理機關(guān)發(fā)生多方面的聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，互有影響，互為條件。本文介紹了外貿(mào)單證的工作程序

2、，同時提出本方案設(shè)計任務(wù)要解決的問題。針對提出的問題，對各類不同單據(jù)的審核要點進行分析，最后根據(jù)分析進行總結(jié)性評價。關(guān)鍵詞：審核；單據(jù)；信用證1引言外貿(mào)實際業(yè)務(wù)中，當(dāng)出口商按照合同或信用證的要求制單后，通常會在向銀行交單前對所有的單據(jù)，包括對單據(jù)的名稱、內(nèi)容及份數(shù)，做一次全面、細致的審核，以便確認單據(jù)的合格性、確保收款安全。信用證中的指定銀行為避免差錯、減少風(fēng)險，特別是防止開證行的借口拒付，在承擔(dān)議付、承兌、即期付款或延期付款的責(zé)任之前，同樣必須審單。開證行和開證申請人收到單據(jù)后，為確保自身安全，應(yīng)進行嚴格審單。信用的受益人為保證收款，也必須對銀行的審單標準、審單要點有一定的了解。本人現(xiàn)在一家

3、外貿(mào)公司實習(xí)，主要工作崗位是一名單證員。單證工作一般分為三個環(huán)節(jié)，分別是制作、審核和提交。而本人的工作職責(zé)是繕制發(fā)票、裝箱單、報關(guān)單等報關(guān)所需的各類單據(jù)；對發(fā)現(xiàn)有差錯的單證提出錯誤并修改，改完后再次審核；審核無誤后，分理出結(jié)匯、流轉(zhuǎn)、核銷及留底單據(jù)并蓋章簽署；記錄好各個業(yè)務(wù)科進出口單證；在規(guī)定的時間內(nèi)向議付銀行提交全套單據(jù)。在一般人看來，單證在整個外貿(mào)行業(yè)中是最簡單的工作。可正是這個簡單的工作，在外貿(mào)中起著非常重要的作用。例如：制作單據(jù)不仔細，尤其是制作發(fā)票的不仔細，會導(dǎo)致那些依據(jù)發(fā)票所填寫的單據(jù)全部失效。再如：如果出口商在提交單據(jù)到銀行前審核不仔細，即使是提單上收貨人地址一個字母的錯寫或漏寫

4、，也會使其在銀行審核時不能順利通過，隨之而來的就是對單據(jù)的再次修改、審核和提交，而后面的工作流程也同時受到了影響。因此單證這個看似簡單的工作，其實是不容忽視的。正確的制單、審單和提交對于企業(yè)的影響是毋庸置疑的。而本人認為單證審核不但可以考驗一個新人對于專業(yè)知識的掌握程度，還能使他養(yǎng)成工作耐心、仔細、認真的良好工作作風(fēng)，對自己以后的成長是十分有好處的，而且現(xiàn)在社會上需要的也可以吃苦耐勞，全面發(fā)展的復(fù)合型人才。2設(shè)計任務(wù)分析根據(jù)實習(xí)或工作崗位的特點與要求，以及上述引言中所明確的本次設(shè)計的目的，完成單證審核方案設(shè)計任務(wù)要解決以下幾個問題：(1)單證審核的內(nèi)容包括哪些？(2)單證審核的主要單證包括哪些

5、？(3)主要單證的審核要點匯票的審核要點；發(fā)票的審核要點；提單的審核要點。(4)其他單據(jù)的審核要點保險單的審核要點；產(chǎn)地證的審核要點；重量單/證書的審核要點；包裝單的審核要點；檢驗證書的審核要點。(5)審核單據(jù)時需要注意哪些事項？3方案初選對于解決外貿(mào)公司的審證問題，本人設(shè)計了以下兩個方案，以供分析和討論：方案一（1）要想正確的審核各類單證，首先要從根本上了解各類單據(jù)的不符點。只有了解不符點是怎樣的，才能在審核單證時發(fā)現(xiàn)并避免同樣的錯誤發(fā)生。（2）審核單證無非就是檢查單據(jù)的份數(shù)、日期、各類條款等。審證時應(yīng)該認真仔細，避免錯誤產(chǎn)生。越是細小的地方，越需要仔細檢查、核對是否正確。（3）針對審核出現(xiàn)

6、的問題，要及時進行修改，并再次審核，最后提交銀行審單。方案二（1）審核單證采用縱橫審單法：即先將信用證從頭至尾的看一遍，對于其中提到的單據(jù)做一下記號，以確保提交單據(jù)時是齊全的，份數(shù)是正確的。（2）根據(jù)信用證中對單據(jù)的要求，逐一對提到的單據(jù)進行審核，以確保“單證一致”。（3）上述審核結(jié)束后，再以發(fā)票為中心，與其他單據(jù)進行核對，特別是在日期和商品描述等這些共有項目上要審核得尤為認真、仔細，做到“單單一致”。（4）在審單的過程中，每發(fā)現(xiàn)一個不符點，應(yīng)立即做一下筆記，注明“改”、“加”、“補”等字。每修改一個不符點，就把相對應(yīng)的不符點劃去，全部劃去后，單據(jù)才可交至銀行審單。以上兩個方案，在目的上并沒有

7、產(chǎn)生太多分歧，他們的目的都是解決同一個問題。但在實施上本人認為第二種方案的準確率較高。首先，第一種方案屬于比較傳統(tǒng)的方案。它的前提是單證員對于各種單據(jù)的不符點非常熟悉。這就要求單證員要有一定的工作經(jīng)驗，但在實際工作中，公司招收的單證員不一定是有工作經(jīng)驗的。在這種情況下，就需要有一種方法，它可以讓即使是沒有工作經(jīng)驗的單證員也能處理好審證問題。因此，第一種方案并不可行。相比之下，第二種方案就比較好。采用的方法比較科學(xué)系統(tǒng)，同時對于那些沒有工作經(jīng)驗的單證員也可適用。他們可以充分運用自己所學(xué)，根據(jù)方案二提供的方法，獨自完成單證審核。同時，由于修改不符點時，采取的方法是每修改一個不符點，就把審單時發(fā)現(xiàn)的

8、相應(yīng)的不符點劃去，這就在一定程度上避免了發(fā)現(xiàn)不符點最后卻忘記修改的情況發(fā)生。4方案詳細設(shè)計在進行方案的分析和討論后，本部分將具體展開，對如何審核各類單證進行詳細設(shè)計。單據(jù)是辦理貨物的交付和貨款的支付的一種依據(jù)。單據(jù)可以表明出口商是否履約，履約的程度。進口商品以單據(jù)作為提取貨物的貨權(quán)憑證，有了單據(jù)，就表明有了貨物。4.1 單證審核的基本要求及時審核有關(guān)單據(jù)可以對一些單據(jù)上的差錯做到及時發(fā)現(xiàn)，及時更正，有效的避免因?qū)徍瞬患皶r造成的各項工作的失誤。應(yīng)當(dāng)從安全收匯和全面履行合同的高度來重視單據(jù)的審核工作，一方面，本人們應(yīng)對照信用證和合同認真審核每一份單證，不放過任何一個不符點；另一方面，要善于處理所發(fā)

9、現(xiàn)的問題，加強與各有關(guān)部門的聯(lián)系和銜接，使發(fā)現(xiàn)的問題得到及時，妥善的處理。按照“嚴格符合”的原則，做到“單單相符，單證相符”。單單相符，單證相符是安全收匯的前提和基礎(chǔ)，所提交的單據(jù)中存在的任何不符哪怕是細小的差錯都會造成一些難以挽回的損失。4.2單證審核基本方法單證縱向?qū)徍朔ㄊ侵敢孕庞米C或合同(在非信用證付款條件下)為基礎(chǔ)對規(guī)定的各項單據(jù)進行一一審核，要求有關(guān)單據(jù)的內(nèi)容嚴格符合信用證的規(guī)定，做到“單，證相符。”縱向?qū)徍朔ㄊ侵敢孕庞米C或合同(在非信用證付款條件下)為基礎(chǔ)對規(guī)定的各項單據(jù)進行一一審核，要求有關(guān)單據(jù)的內(nèi)容嚴格符合信用證的規(guī)定，做到“單證相符”橫向?qū)徍朔ㄔ诳v向?qū)徍说幕A(chǔ)上，以商業(yè)發(fā)票為

10、中心審核其他規(guī)定的單據(jù)，使有關(guān)的內(nèi)容相互一致。4.3分類審核的要點4.3.1匯票的審核要點（1）確保匯票有正確的信用證參考號（2）它有當(dāng)前的日期 。（3）匯票的出票人簽字和/或名稱與受益人的名稱一致（如系轉(zhuǎn)讓信用證，可以是第二受益人或稱作為受讓人所簽發(fā)的匯票）。（4）匯票有正確的受票人，注意不應(yīng)以申請人為匯票的受票人。（5）匯票的大小寫金額一致。（6）匯票的期限與信用證的要求一致。（7）收款人的名稱已被驗明。（8）如果需要背書，做好正確的背書。（9）沒有限制背書。（10）它包含信用證所要求的必要條款。（11）匯票金額不能超過信用證允許的金額。（12）匯票金額與發(fā)票金額相符。（13）除非信用證授

11、權(quán)，不開立“無追索權(quán)”的匯票。4.3.2發(fā)票的審核要點（1）確保發(fā)票是由信用證的受益人出具。（2）除非信用證另有規(guī)定，發(fā)票的抬頭應(yīng)為信用證的申請人。（3）不能冠名“形式發(fā)票”或“臨時發(fā)票”（4）貨物的描述必須與信用證的貨物描述一致。（5）沒有額外的、可能導(dǎo)致對（貨物）狀態(tài)和價值產(chǎn)生疑問的描述。（6）信用證中提及的貨物、價格、條款和條件等細節(jié)必須包含在發(fā)票中。（7）發(fā)票中顯示的其他事項，如嘜頭、數(shù)量、運輸信息等須與其他的單據(jù)一致。（8）發(fā)票上的貨幣必須與信用證貨幣一致。（9）發(fā)票的金額必須與匯票金額一致。（10）發(fā)票金額不能超過信用證允許金額。（11）如果不允許分批裝運，發(fā)票必須包括信用證要求裝

12、運的全部貨物。（12）如果信用證要求，發(fā)票須經(jīng)簽字、公證、履行法律手續(xù)及認證等。（13）有關(guān)裝運、包裝、重量、運費及其他相關(guān)的信息應(yīng)與其他單據(jù)所顯示的一致。（14）提交正確的正本和副本份數(shù)。4.3.3運輸單據(jù)的審核要點（1）確保提交的是全套的正本單據(jù)。（2）除非信用證另有授權(quán)，不能提交“租船合約”。（3）應(yīng)符合UCP600相關(guān)運輸條款的一切其他條件。（4）運輸單據(jù)的收貨人必須符合信用證的規(guī)定。（5）運輸單據(jù)如果需要背書，應(yīng)做好正確的背書。（6）運輸單據(jù)上載明托運人或其代理人的名稱。（7）確保運輸單據(jù)的通知方的名稱、地址（如果有的話）按信用證要求填寫。（8）貨物的描述應(yīng)總體上與信用證的一致：嘜頭

13、、數(shù)量以及其他的規(guī)格（如果的話）必須與其他單據(jù)上的相同。（9）運輸單據(jù)上的“運費預(yù)付”或“運費到付”的顯示必須與信用證的條款相符。（10）運輸單據(jù)上沒有能夠使其成為“瑕疵”或“不清潔”的條款。（11）全套正本都須蓋妥承運人的印章及簽發(fā)日期章。4.3.4保險單據(jù)的審核要點（1）確保提交與信用證規(guī)定相符的保險單、保險憑證、保險聲明書。（2）提交簽發(fā)的全套正本保險單據(jù)。（3）保險單據(jù)由保險公司、保險商或他們的代理人簽發(fā)。（4）保險單的簽發(fā)日期或保險責(zé)任的生效日期最遲應(yīng)在已裝船或已發(fā)運或接受監(jiān)管之日。（5）保險金額必須符合信用證的規(guī)定或者符合UCP600相關(guān)條款的規(guī)定。（6）除非信用證另有規(guī)定，保險單

14、據(jù)必須使用與信用證相同的貨幣出具。（7）對保險貨物的描述必須與發(fā)票上的貨物描述相符。（8）承保的責(zé)任應(yīng)是從指定的裝運港或接受監(jiān)管點起到卸貨港或交貨點為止。（9）已經(jīng)投保了信用證規(guī)定的險別，并且險別都明確表示。（10）貨物的描述、數(shù)量等內(nèi)容必須與運輸單據(jù)上的相關(guān)內(nèi)容相符。（11）如果被保險人的名稱不是保兌行、開證行或進口商，則應(yīng)進行相應(yīng)的背書。（12）保險單據(jù)上的所有其他資料必須與其他單據(jù)上所載明的一致。（13）如果有任何更改，應(yīng)被適當(dāng)?shù)刈C實。4.3.5產(chǎn)地證的審核要點（1）確認它是單一的單據(jù)，沒有與其他單據(jù)聯(lián)合。（2）已按信用證的要求進行簽字、公證、合法化、簽證等。（3）產(chǎn)地證上的信息與其他單

15、據(jù)上的記載一致。（4）產(chǎn)地證上的產(chǎn)地國家被指定，并且符合信用證的要求。4.3.6重量單/證書的審核要點（1）確保它是單一的單據(jù)，沒有與其他單據(jù)聯(lián)合。（2）如果信用證要求證明書，或信用證有其他規(guī)定時，應(yīng)經(jīng)過簽字。（3）所有在重量單/證書上的信息應(yīng)與其他單據(jù)記載的相一致。4.3.7包裝單的審核要點（1）確認它是單一的單據(jù)，沒有與其他單據(jù)聯(lián)合。（2）必須符合信用證的要求。一張詳細的包裝單應(yīng)列出每件包裝、紙箱等內(nèi)容的清單以及其他有關(guān)資料。（3）所有在包裝單上的資料須與其他單據(jù)上的一致。4.3.8檢驗證書的審核要點（1）確認由信用證上指定的檢驗機構(gòu)（如果有的話）出具檢驗證書。（2）確認已經(jīng)簽字。（3）檢

16、驗證書應(yīng)符合信用證的檢驗要求。（4）除非信用證另有規(guī)定，檢驗證書不能包括有關(guān)貨物、規(guī)格、品質(zhì)、包裝等不利的描述。4.3.9單據(jù)審核需要注意的事項（1）如果信用證要求“證明書”的單據(jù)時，則單據(jù)必須經(jīng)簽字。（2）檢查各類單據(jù)的正副本份數(shù)是否符合信用證要求。（3）保險單據(jù)一般應(yīng)作為可轉(zhuǎn)讓的形式，以受益人為投保人，由投保人進行本書。（4）提單的審核要尤為認真仔細，要做到逐行逐字母一一核對。因為提單不像別的單據(jù)，更改時比較麻煩。對于提單的修改要及時，要注意交單議付的時間。（5）產(chǎn)地證日期不能早于發(fā)票日期，不能晚于提單簽發(fā)日期。（6）受益人證明，船公司證明，要照抄信用證的證明原句，然后再做必要修改。（7）

17、檢查那些應(yīng)該蓋章和簽字的單據(jù)上是否有蓋章和簽字。4.4常見問題（1）匯票大、小寫金額打錯； （2）匯票的付款人名稱、地址打錯； （3）發(fā)票的抬頭人打錯； （4）有關(guān)單據(jù)如匯票/發(fā)票/保險單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定； （5）發(fā)票上的貨物描述不符合信用證的規(guī)定； （6）多裝或短裝； （7）有關(guān)單據(jù)的類型不符合信用證要求; （8）單單之間商品名稱/數(shù)量/件數(shù)/嘜頭/毛凈重等不一致； （9）應(yīng)提交的單據(jù)提交不全或份數(shù)不足； （10）未按信用證要求對有關(guān)單據(jù)如發(fā)票/產(chǎn)地證等進行認證; （11）漏簽字或蓋章； （12）匯票/運輸提單/保險單據(jù)上未按要求進行背書； （13）逾期裝運； （14）

18、逾期交單 5總結(jié)評價在此次方案設(shè)計中，本人回顧了自己在實際工作中遇到的各種與單證審核有關(guān)的問題，設(shè)計過程中及設(shè)計完成后，本人將本設(shè)計的思想及具體操作方法運用在自身的實習(xí)工作實踐中。另外，本人的一些同事也采用了本設(shè)計。經(jīng)過本人及一些同事的實踐，給出了如下總結(jié)評價:5.1本設(shè)計比較合理本設(shè)計包括了單證審核的各個方面，如審單時應(yīng)注意的一些問題、常見的審單要點等。基本上可以解答審單過程中遇到的各種問題，且本設(shè)計目的明確，內(nèi)容較全面。5.2本設(shè)計實用性強本設(shè)計經(jīng)一些同事及本人的實踐，符合崗位的專業(yè)需求。本設(shè)計對單證行業(yè)中的審單有很強的適用性，能解決一般情況下審單時所遇到的各種問題，但對一些特殊的單據(jù)還沒有談及，在內(nèi)容上存在一定的不足。5.3本設(shè)計充分提高了工作效率通過本設(shè)計，在短時間內(nèi)提高了本人對于單證的熟悉程度，對今后工作的開展具有很深遠的意義，同時也改掉了本人粗心，耐心不夠的缺點，相信不論是對本人今后的工作還是生活都有很大的好處。綜上，本設(shè)計達到預(yù)定目的。參考文獻【1】 張芝萍.外貿(mào)單證實務(wù)M.上海交通大學(xué)出版社，2007，260，265，267-273【2】 張麗芳，楊立佳.外貿(mào)單證M.機械工業(yè)出版社，2007，4-7【3】 胡書金，程穎慧.外貿(mào)單證實務(wù)M.東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2006,