高效會議管理(講師版)ppt課件

1、高效會議管理陳 東惠普商學院授權(quán)講師課程綱要主持會議技巧一個中心兩個根本點會議概述會議致命傷會議的類型和目的制定決策制定決策 處理問題交流匯報交流匯報會議是有必要的嗎？會議本錢會議本錢時間本錢時間本錢會議直接本錢會議直接本錢時機本錢時機本錢會議的本錢計算 時間本錢 參與會議的人數(shù)與會者的預(yù)備時間與會者的游覽時間會議秘書任務(wù)會議效力人員任務(wù)時間與會人員平均每小時的工資 會議直接本錢 會議設(shè)備租用費會議場地費旅費、食宿費文件預(yù)備費 時機本錢會議必需會議必需勝利以回勝利以回收本錢收本錢會議是有必要的嗎？“必要的會議 會議目的單純化會議目的單純化 會議資料有預(yù)備會議資料有預(yù)備 會前先行溝通會前先行溝通

2、 書面處理無法當場書面處理無法當場決議的事項決議的事項 報告內(nèi)容有摘要報告內(nèi)容有摘要 有擔任會后考核任有擔任會后考核任務(wù)的部門務(wù)的部門 案例討論：最失敗的一次會議，會議勝利的關(guān)鍵一個中心、兩個根本點會議議程會議的預(yù)備會后的跟蹤兩個根本點一個中心會議規(guī)范流程開場 歡迎 會議目的 議程 時間安排 規(guī)章制度議程一： 分享話題和目的 交換信息 產(chǎn)生主意/做決議/確認行動 小結(jié)議程二議程三終了會議 總結(jié) 安排下次會議跟進 會議紀要 跟進方案預(yù)備會議哪些人參與？相關(guān)問題的主要決策人可以提供相關(guān)意見的人員為完成任務(wù)需求了解相關(guān)信息的人員將要擔任執(zhí)行會議做出的決議的人員對問題負有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用

3、的人員會議議程 由重要到不重要 會議開場時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。 由不鋒利到鋒利 將鋒利議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸鋒利議題,使氣氛不為難。 由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進展的節(jié)拍,不要開場就接觸未熟習的會議呵斥波折感。會議預(yù)備任務(wù)核對清單1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17

4、.準備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知會議的四個階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正常化：積極任務(wù)階段爭論：摸底階段構(gòu)成：安撫階段會議終了總結(jié)會議討論結(jié)果落實行動責任人贊賞與會者會議評價會議評價這次會議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對會議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見嗎？是或否會議記錄與會后跟進技巧會議記錄者應(yīng)具有的技藝會議記錄者應(yīng)具有的技藝與會者會后跟進與會者會后跟進主持人的會后跟進主持人的會后跟進跟跟跟跟跟跟主持會議與參與會議主持人的守那么與責任 營造調(diào)和氣氛 按照議

5、程進展 正確總結(jié)討論的內(nèi)容 引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 協(xié)助與會者理清不假思索的想法 尊重他人，防止出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 堅持中立態(tài)度如 何 開 場 背景： 除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我引見，并闡明對會議的等待，以促進與會人員及會議氣氛的融洽 會議目的 議程 會議等待與會者的守那么與責任 會前充分預(yù)備 會中全情投入，奉獻本人的創(chuàng)意與意見 以處理問題為己任 堅持開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡能夠多地獲取信息 耐心傾聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不進展人身攻擊 防止出現(xiàn)不當?shù)闹w言語 會后總結(jié)積極傾聽的技巧 什么是傾聽？ 傾聽與他能否贊同其他人的

6、講話是毫無關(guān)系的。 傾聽就是接納到其他人所講的一切。 傾聽就是了解其他人的想法。 了解并不意味著接受。 傾聽中的妨礙聽的速度說的速度聽力測試1：商店打烊時學會聽 要學會聽，首先要學會沉默 把一切個人見解放在一邊 聚精會神，不要走神 留意一些非言語的表示動作 (沉默、手勢模擬、表示贊同、反對、思索、疑心、有興趣 或厭倦、以及身體疲憊等等的形體姿態(tài) 或動作。) 不加挑選地搜集一切的觀念。采用適宜的態(tài)度 傾聽才干測試2他是哪種態(tài)度？重新組合判斷決定支持演繹了解傾聽積極傾聽 重新組合是用另一種表達方式反復(fù)對方剛說的話 或者直接援用他的話 或者用本人的言語重組對方的話積極傾聽 重新組合是有利于溝通的重要

7、技巧 它可以檢驗本人能否聽懂了對方的意思 可以證明本人聽懂了對方的意思 (檢驗服從個人動機。證明那么是關(guān)系到剛剛說話的人，這樣他便確信本人的話對方曾經(jīng)明白) 可以使討論繼續(xù)下去：當信息曾經(jīng)被正確接受，我們可使對方繼續(xù)說下去、進一步表達。 在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對方會立刻糾正，詳細解釋，矯正錯處。重新組合重新組合可以在會面中制造一種氣氛；某些重新組合能夠會協(xié)助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶鏊掳l(fā)言，使他們的話更好被人們聽進去；使那些本來沒有了解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話。積極傾聽就是通知對方他對他的信息的了解！積極傾聽在這兩種情況下尤其有用 當他不確定對方的意思時 當對

8、方給予的是重要的，或感情上的信息時避免中途打斷復(fù)復(fù) 述述避免分心的舉動和手勢提提 問問贊賞性的點頭贊賞性的點頭及恰當?shù)谋砬榧扒‘數(shù)谋砬槟抗饨佑|目光接觸共情不要多說積極傾聽積極傾聽聽用口去聽用口去聽用耳朵聽；用眼睛看用耳朵聽；用眼睛看 用心傾聽用心傾聽聽提問題的技巧封鎖式問題 他是哪里人？ 他多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ 開放式問題 這種問題需求解釋和闡明，同時向?qū)Ψ奖硎舅麑λ麄冋f的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容提問題 提問題加強他的控制才干，牢記：空投空投指定指定站在對方站在對方的角度思的角度思索問題索問題提問題時常見的問題 問題過于廣泛 開場的問題太難 問引導性問題 能夠是最封鎖的問題 提問之前曾經(jīng)

9、表示不贊同 找不到提問的內(nèi)容 高效會議的八大特征1. 只需在必要時才召集只需在必要時才召集2. 仔細謀劃過仔細謀劃過3. 擬定和分發(fā)了議程表擬定和分發(fā)了議程表4. 遵守時間遵守時間5. 一切按方案進展一切按方案進展6. 約請了有閱歷的人士和決策人約請了有閱歷的人士和決策人7. 作出了結(jié)論和歸納作出了結(jié)論和歸納8.記錄了一切決議、建議和擔任人記錄了一切決議、建議和擔任人決策方式一致經(jīng)過法多數(shù)票經(jīng)過法指點決議法阿羅悖論影響群體決策的要素心思定勢自尊、自信從眾行為合理化動機權(quán)威效應(yīng)責任分散、風險轉(zhuǎn)移會議勝利的小竅門在頭腦風暴會議上，絕不允許對他人的建議進展評判 竅門一視頻案例：頭腦風暴學員演練決策制

10、定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分開 竅門二奧美廣告奧美廣告大人閉嘴請吃棒棒糖大人閉嘴請吃棒棒糖讓每個人都有發(fā)言的時機 竅門三會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板 竅門四郭三條麥肯錫思想導圖制造幽默的會議氣氛 竅門五奧美廣告的文字接龍游戲適時運用切臘腸戰(zhàn)略：對獲得的成果進展歸納總結(jié)竅門六會議達成目的的七大技巧留意人際關(guān)系選擇最正確時機 鼓勵積極的發(fā)言正面發(fā)言提出并強調(diào)問題抑制脾氣假想對方的反對意見 目的壓服方式切身切身 利誘利誘 煽情煽情壓服型PersuasiveFacts 無可爭辯的現(xiàn)實Implication Resulting from Facts 現(xiàn)實導出的影響、結(jié)果Counter

11、 Position/Your Position 對方位置/我方位置Feature特點特點Advantage優(yōu)勢優(yōu)勢Benefit益處益處123 四種壓服型方式四種壓服型方式 1) Analytical Approach: Present facts, Logic & Sound Reasoning 曉之以理 2) Consequence Approach: Present Reward/Punishments 誘之以利唬之以害 四種壓服型方式四種壓服型方式 3) Management-By-Objective Approach: Present Your Position in Ent

12、husiastic, Goal-Oriented Terms 目的管理 4) Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That will Appeal to Listeners Hearts & Minds 動之以情會議的四大惡習 會而不議 議而不決 決而不行 行而不實七種會議圈套 員工會議太頻繁 會議時間太長 會前缺乏預(yù)備 主持人話說得太多 討論構(gòu)造松散 發(fā)言內(nèi)容反復(fù) 會議常流于方式 會議的十大致命傷沒有議程沒有議程 跑題，偏離討跑題，偏離討論主題論主題 主持人不能點主持人不能點頭決議頭決議 少數(shù)人壟斷發(fā)言，少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地意見無法流暢地溝通溝通 一言堂，與者一言堂，與者迎合附會指點迎合附會指點的想法的想法 會議的十大致命傷6.沒有設(shè)法先了解他人的觀念而經(jīng)常打斷他人的說話，強行、迫切表達本人的觀念，呵斥爭辯，或彼此爭奪資源，或邀功討好，將會議作為明爭暗斗或刻意展現(xiàn)人才的場所；7.在會議中，有結(jié)論但沒有做出決議，或決議中無行動方案及明白責任歸屬；會議的十大致命傷8. 與會人員不對，即參與會