辦公用品管理守則及表格1.doc

1、辦公用品管理制度及表格1辦公用品管理制度為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序，提高利用效 率，降低辦公經(jīng)費，根據(jù)公司實際情況，特制定本制度。一、辦公用品分類管理規(guī)定1、規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)和一般辦公用品。固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機、打印機、 復(fù)印機等。固定資產(chǎn)要遵守固定資產(chǎn)管理制度。一般辦公用品包括剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、 直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀、簽字筆、鉛筆、信箋、信封、 筆記本、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印刷品、印泥、訂書釘、大 頭針、圖釘、夾子、名片、帳冊、卷宗、檔案袋（盒卜標簽、衛(wèi) 生杯、計算品、電池以及清潔用品等。2、員工對辦公用品應(yīng)本著勤儉

2、節(jié)約、杜絕浪費的原則。對 于消耗品第二次發(fā)放起，必須以舊換新。3、每位員工須建立個人領(lǐng)用臺帳。4、辦公用品為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用。5、不得利用辦公設(shè)備干私活、謀私利。不得將辦公用品隨 意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備，認真遵守操作規(guī)程。二、辦公用品計劃規(guī)定1、各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日 報公司辦公用品申用計劃。2、庫房管理員核對申用計劃與辦公用品臺帳，庫存后，編 制辦公用品申請購置計劃表（附件一），由辦公室主任確認， 總經(jīng)理審批，經(jīng)董事長簽字后，指派人員采購。三、辦公用品購置規(guī)定1、采購人員根據(jù)簽批的辦公用品申請購置計劃表實施 購買，于月底前完成。2、采購員須調(diào)

3、查辦公用品供應(yīng)商及市場價格，保證最優(yōu)性 價比和使用質(zhì)量。3、臨時急需辦公用品，由辦公室負責人提出申請，由總經(jīng) 理批準，董事長同意后購置。四、辦公室用品的發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定1、個人辦公用品的發(fā)放領(lǐng)用新員工入職每人按標準配置簽字筆一支、筆記本一本、文 件雙夾一個。個人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實填寫個人辦公用品申領(lǐng)單（附 近二）（即個人領(lǐng)用臺賬），經(jīng)辦公室主任確認，由辦公室?guī)旆抗?理員發(fā)放，并將申領(lǐng)單留存?zhèn)浒?。每半年將此備案表報總?jīng)理審 簽。管理員根據(jù)申請單填寫辦公用品領(lǐng)用記錄（附件三）。2、部門辦公用品的發(fā)放領(lǐng)用剪刀、膠帶、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂 改液、裁紙刀，按區(qū)域分配。計算器除財務(wù)部門按區(qū)域

4、分配。部門領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫部門辦公用品申領(lǐng)單（附件 四），經(jīng)辦公主任確認，庫房管理員發(fā)放，并將申領(lǐng)單留存?zhèn)浒浮?每半年將此備案表報總經(jīng)理審查。管理員根據(jù)申請單填寫辦公用品領(lǐng)用記錄（附件三）。3、會議期間辦公用品的領(lǐng)用，由公司指派會務(wù)組組長按部 門辦公用品發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定辦理。會議結(jié)束后，將領(lǐng)用物品交辦公 室辦理入庫、移交手續(xù)。五、辦公用品管理員職責1、管理人員須建立和登記辦公用品臺賬，定期核查領(lǐng)用物 品登記，做好辦公用品的購置，發(fā)放和庫存管理。2、管理人員必須定期和不定期盤點，查對臺賬與實物，保 證賬實相符。3、管理人員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保 證辦公用品的功用和性能。4、管理人

5、員須根據(jù)辦公用品的消耗和領(lǐng)用情況，確定和保 證合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六、辦公用品的交接和收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定 資產(chǎn)的交接或收回時，應(yīng)嚴格遵守交接回收。1、移交人需逐項列出物品清單，辦公室主任清點核對臺賬 確保辦公用品損耗程度，書面標明，移交接收人。2、管理人員需根據(jù)清單核實填寫辦公用品交接登記表 （附件五），存檔備查。七、違紀處罰1、公司的辦公用品應(yīng)為辦公所用，私用或帶出公司者，公 司將按辦公用品兩倍價格從當月工資中扣出，并給予50元的罰 款處理。2、公司辦公用品應(yīng)本著節(jié)約的原則，如有浪費者經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 予以責任追究。3、員工應(yīng)自覺愛

6、護各類辦公用品，如有不正當或不合理使 用造成損壞應(yīng)照價賠償，并予以責任追究。4、辦公用品管理員應(yīng)遵章辦理各項辦公用品管理操作制度, 如有違章辦理經(jīng)發(fā)現(xiàn)公司將視情節(jié)輕重給予責任追究。為了加強辦公用品管理制度的貫徹實施，公司實行扣罰連帶 責任制。各部門員工因違反管理制度形成罰金處理的部門主管追 責雙倍罰金。本制度自公布之日起實施。附件：附件一：辦公用品申請購置計劃單附件二：個人辦公用品申領(lǐng)單附加三：辦公用品領(lǐng)用記錄附件四：部門辦公用品申領(lǐng)單附件五：辦公用品交接登記單二O一四年三月十二日辦公用品申請購置計劃單個人辦公用品申領(lǐng)單附件三：辦公用品管理制度及管理辦法1辦公用品管理制度執(zhí)行部門：行政部監(jiān)督部

7、門：總經(jīng)辦、其他部門負責人前言辦公用品管理制度是針對企事業(yè)單位辦公用品的計劃、采 購、分發(fā)和保管及銷毀的一項制度，目的在于規(guī)范辦公用品的管 理和流程，減少鋪張浪費，節(jié)約成本，提高辦公效率。辦公用品 管理制度中的辦公用品通常包括：書寫工具系列、紙本系列、文 具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品系列、專項辦公用品系 列、套餐系列、IT耗材系列。制度的實施主體一般是企業(yè)的行 政部或者是辦公室。第一章總則第1條為加強本公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率， 規(guī)范流程，明確責任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn) 代辦公方式，特制定本制度。第2條辦公用品由行政部集中管理，辦公外包服務(wù)商仁通科 技負責實

8、施，實行統(tǒng)一采購，統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一回收處理。第3條本制度辦公用品包括：書寫工具系列、紙本系列、文 具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品系列、專項辦公用品系 列、套餐系列、IT耗材系列。（詳見附件“仁通科技辦公用品清 單”）第二章辦公用品計劃第4條各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月29日前 提報下月辦公用品領(lǐng)用計劃，部門負責人審簽后報行政部。第5條行政部專員查對辦公用品領(lǐng)用計劃與辦公用品臺賬和庫存，提報辦公用品采購計劃，經(jīng)負責人審簽后傳送至仁通科 技。第6條采購單位價值500元以上辦公用品時，須報請總經(jīng)理 批準。特殊辦公用品可以經(jīng)行政部同意授權(quán)各部門自行采購。第三章辦公用品采購第7條辦公用品采

9、購采用即時供應(yīng)、不間斷配置、7*24小 時服務(wù)的辦公外包模式。由行政部直接對口仁通科技進行管理。第8條辦公用品采購計劃傳送至仁通科技后，仁通科技給予 反饋，按協(xié)議要求配置辦公用品并即時配送、應(yīng)急服務(wù)以及市場 價格動態(tài)等。第四章辦公用品分發(fā)領(lǐng)用第9條各部門領(lǐng)用辦公用品需填寫辦公用品領(lǐng)用單，一 式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，一份用于臺賬登記。第10條行政部接到各部門的辦公用品領(lǐng)用單后，進行 核對并做好登記，填寫一份辦公用品分發(fā)通知書交給仁通科 技，仁通科技將所需用品備齊分發(fā)給各部門。第11條辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分，由仁通 科技統(tǒng)一調(diào)換或回收。第五章辦公用品管理第12條對于列入公司固定

10、資產(chǎn)和耐用辦公用品由行政部管 理，其他低值易耗等辦公用品由仁通科技管理，其發(fā)生的庫存、丟失、損壞、價格波動等風險均有仁通科技自行承擔。第13條仁通科技對辦公用品的使用情況作月度報表，會同 行政部反饋辦公用品當月開支費用、浪費結(jié)余、辦公效率等情況, 參與企業(yè)辦公管理。第14條使用中的辦公用品出現(xiàn)問題及故障，由仁通科技負 責退換、保修、維修、配件等事宜。第六章附則第15條本制度由行政部會同仁通科技制定，行政部做解釋, 報總經(jīng)理批準后執(zhí)行，修改時亦同。公司辦公用品的管理辦法1、目的為使公司的辦公用品得到合理、有效的利用，避免浪費發(fā)生, 特制定本制度。2、適用范圍適用于各類企業(yè)辦公室對公用設(shè)備及耗材的

11、管理。3、分類定義3.1固定資產(chǎn)類辦公用品，如：傳真機、復(fù)印機、電腦、打 印機、碎紙機、汽車等。3.1非消耗性辦公用品，如：辦公桌、辦公椅、計算器、電 話機、打孔機、剪刀、紙刀、白板、文件夾、文件柜等。3.1 消耗性辦公用品，如：筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、 橡皮、膠水、復(fù)寫紙、釘書釘、筆芯、公司印刷品、墨盒、復(fù)印 紙、傳真紙、水性筆、白板筆、回形針、大頭針等。4、職責3.2 公司人事行政中心負責辦公用品的全面管理。3.3 公司人事行政部助理具體負責執(zhí)行。5、具體規(guī)定5.1 、辦公用品的發(fā)放5.1.1 固定資產(chǎn)類辦公用品的申購，要先計劃并報總經(jīng)理及 人事行政中心、董事長批準。5.1.2 非消

12、耗性辦公用品一般以部門為單位發(fā)放，部門內(nèi)共 同使用，個別辦公必需品須經(jīng)門部主管同意后可以個人為單位發(fā) 放；消耗性辦公用品根據(jù)實際需要以個人為單位發(fā)放。發(fā)放流程 如下：A、人事行政部制定辦公用品申請表，經(jīng)各部門主管確 認后于每月25日前提交人事行政中心。B、公司人事行政中心主管復(fù)核、人事行政管理總監(jiān)審核、 董事長批準后交人事行政部助理統(tǒng)一購買。C、下月初由人事行政部一次性統(tǒng)一發(fā)放到各使用部門。D、新員工到職或臨時急用品可根據(jù)實際及時購買，人事行政部每月可適時備用部分用品。5.2 用品的管理5.2.1 固定資產(chǎn)類辦公用品A、進行編號管理，由財務(wù)部統(tǒng)一登記用品，并計算其剩余 價值。B、日常的管理由使

13、用部門或使用者進行；公司公用品由人 事行政部進行管理。C、出現(xiàn)損壞或故障根據(jù)實際情況由人事行政部統(tǒng)一安排修 理。5.2.2 非消耗和消耗性辦公用品A、由各使用部門或使用者管理。B、非消耗性辦公用品如有損壞應(yīng)以舊品換新品，如有遺失 應(yīng)由部門或個人賠償或自購。C、設(shè)立辦公用品領(lǐng)用單，由人事行政部統(tǒng)一保管，以便 于掌握辦公用品的領(lǐng)用狀況。D、員工離職前應(yīng)如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的非消耗性辦公用 品，由人事行政部確認。5.3 各部門一個月的辦公用品量應(yīng)在月初進行仔細檢查預(yù) 算，在月中確有特殊原因須要增加或另買時須由部門負責人遞交 書面的超支“情況說明”給人事行政部，報人事行政中心核查后 再確認處理結(jié)果。5.4 若無特殊原因超支，公司不再為其購買，但部門負責人 為保證工作的正常進行，自行解決余下時間的辦公用品費用。