物資驗收流程及相關(guān)規(guī)定

1、物資驗收流程及相關(guān)規(guī)定目的和適用范圍一、目的 為了規(guī)范驗收工作，明確責任，特制訂本流程。二、適用范圍本流程適用于所有到貨物資驗收（不含原料、煤炭）、外協(xié)服務維修驗收、工程項目驗收等。流程一物資到貨驗收物資到貨驗收詳細說明1)物資到貨后，收貨員負責以郵件形式通知驗貨人員到現(xiàn)場進行驗收?，F(xiàn)場驗收完成后驗貨人員填寫“物資收貨初步驗收單”并辦理入庫手續(xù)。2)驗貨時間：物資到貨后1天內(nèi)完成驗收，即當天到貨當天驗貨（16:00點前收貨的，必須在當天完成驗收。當天16:00后收貨的，必須在次日內(nèi)完成驗收）。若有正當理由需要推遲驗貨時間的，需征得倉儲部門主管領(lǐng)導同意。3)若到貨物資為項目設備： A驗收需工程項

2、目部、相關(guān)技術(shù)部門、倉儲部共同參與，到現(xiàn)場驗收人員除具體執(zhí)行驗收的人員外，同時相應的分管主管需全程參與； B設備開箱驗收應在合同規(guī)定有效期內(nèi)進行，嚴格對照合同條款及裝箱單，對設備主機、附件、專用工具及其他備品備件逐一清點，驗收完畢后填寫“設備開箱驗收單”（附表2），現(xiàn)場參與驗收的人員都要簽字確認；物資到貨驗收詳細說明C使用部門負責接收隨設備運來的技術(shù)文件、圖紙、照片等文字資料，做好存檔并填寫目錄單，結(jié)束后送公司檔案室存檔（若為項目設備，則由工程項目部負責接收）。合同修改時，雙方來往電郵、電傳、電報、函件等文字資料，都由合同簽訂部門接收，并進行分類歸檔，做好正式歸檔前的準備工作。4)若到貨物資為

3、機動車輛，驗收車輛維修主管、使用部門負責人、倉儲部共同參與：5)驗收合格的物資方能收貨入庫（特采除外），若驗收不合格需退貨，通知采購部處理。若使用部門或技術(shù)部“特采”使用時，須注明“特采”，并反饋給采購部對供應商進行扣款或索賠；6)合同或物資驗收標準中有要求進行破壞試驗的，驗收人員必須嚴格按要求進行破壞試驗。工程工程物資到貨驗收物資到貨驗收詳細說明詳細說明1)甲供材進場驗收流程與上述“物資到貨驗收”相同，驗收主體為工程管理部門。如需外檢，外檢費用按照費用報銷流程辦理，由工程專業(yè)經(jīng)理審核后報分管副總簽批。外檢費用的承擔方式以合同約定為準；2)若直接卸貨到施工現(xiàn)場的，倉管員到卸貨現(xiàn)場辦理入、出庫手

4、續(xù)；3)乙供材驗收的第一責任人為工程項目跟蹤人員，負責全程跟蹤進場乙供材料質(zhì)量，對驗收結(jié)果負責。需外檢的由工程項目跟蹤人員負責，公司指定人員負責監(jiān)督見證取樣、封樣和送檢全過程，外檢費用由施工單位承擔（在合同中約定）；4)工程小樣品的付款報銷流程：采購部門負責人審核后，總經(jīng)理簽批。流程二工藝備品的上機前驗收工藝備品的上機前驗收詳細說明 工藝備品除了到貨驗收外，在上機使用前還要進行上機前驗收。上機前驗收需技術(shù)部門與使用部門共同進行，對工藝備品進行全方面的檢驗，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的填寫索賠表，按照索賠流程進行索賠。流程三隱蔽工程驗收隱蔽工程驗收詳細說明1)隱蔽工程驗收由工程管理部門負責，施工員及相關(guān)項目主

5、管對驗收質(zhì)量負責；2)施工單位首先自查，通過后填寫“報驗申請表”（附表3），通知工程管理部門，工程管理部門指定人員與施工員一起嚴格根據(jù)合同及圖紙進行驗收，合格后填寫“隱蔽工程驗收單”（附表4）。不合格的向施工單位出具整改通知書，直到驗收合格，方可允許施工單位進行下一步工序。由于驗收不合格造成的工程延誤等相關(guān)后果由施工單位負責。流程四安裝調(diào)試驗收及竣工驗收安裝調(diào)試驗收詳細說明1)安裝調(diào)試驗收由工程管理部門與使用部門及設備管理部門和安裝施工單位、監(jiān)理單位共同進行，項目總負責人還可根據(jù)需要指定相關(guān)人員或單位參與；2)進行調(diào)試前，必須確?，F(xiàn)場各項工作已經(jīng)達到調(diào)試條件。驗收人員須嚴格按合同約定，檢驗安裝

6、調(diào)試結(jié)果是否合格；3)單臺套設備安裝完畢后，使用部門須立即組織相關(guān)部門進行驗收，項目工程必須在安裝、完工后1個月內(nèi)進行驗收，零星工程必須在安裝、完工后15天內(nèi)進行驗收：4)驗收合格后制作驗收報告匯報公司領(lǐng)導（按照權(quán)限），不合格的，填寫整改通知單要求施工單位整改；由于驗收不合格造成的工程延誤等相關(guān)后果由施工單位負責。5)驗收部門驗收合格并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導按權(quán)限審批后，須將驗收單提供給采購部門，采購部門書面將驗收合格時間通知供應商并要求對方蓋章回傳，作為雙方確認的計算質(zhì)保期的開始時間?？⒐を炇赵敿氄f明1)竣工驗收采取施工單位自評、設計認可、監(jiān)理驗評、公司驗收、主管部門備案復查程序?？⒐を炇諊栏癜凑蘸贤s

7、定及國標進行。參與驗收的人員與單位由項目總負責人指定；2)工程施工結(jié)束，施工單位必須先進行自檢，同時把竣工資料整理齊備。自檢自查符合交工條件后，填寫“竣工驗收申請表”交工程管理部門，工程管理部門向公司匯報，公司根據(jù)權(quán)限組織人員驗收；3)竣工驗收合格后制作竣工驗收報告匯報公司領(lǐng)導（按照權(quán)限）。不合格的，填寫整改通知單要求施工單位整改；由于驗收不合格造成的工程延誤等相關(guān)后果由施工單位負責。4)項目工程必須在完工后1個月內(nèi)進行驗收，零星工程必須在完工后15天內(nèi)進行驗收；5)驗收部門驗收合格并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導按權(quán)限審批后，須將驗收單提供給采購部門，采購部門書面將驗收合格時間通知供應商并要求對方蓋章回傳，作為

8、雙方確認的計算質(zhì)保期的開始時間。流程五質(zhì)保期驗收質(zhì)保期驗收詳細說明1)質(zhì)保期驗收由使用部門牽頭負責，技術(shù)及維護部門（或公司指定的專人）共同進行；2)凡是合同規(guī)定有質(zhì)保期的，質(zhì)保期將滿且未付質(zhì)保金前，必須完成質(zhì)保驗收。對質(zhì)保期內(nèi)的質(zhì)量問題要立即反饋采購部門及時索賠或退換貨等補救措施，若驗收合格則按合同規(guī)定申請付款及辦理付款報賬手續(xù)；3)質(zhì)保期到期前3個月（土建工程類的須提前4個月），財務部以書面或郵件形式提醒采購員、采購部門部長；4)質(zhì)保期滿前一個月，財務部發(fā)送“質(zhì)保金驗收到期通知單”（附表5）給使用部門、維護部門及技術(shù)部門，相關(guān)部門在5個工作日內(nèi)反饋；5)質(zhì)保期驗收不合格的，采購部門聯(lián)系供應商

9、并跟蹤處理，在到期日前10個工作日還未合格的，采購部門要整理相關(guān)資料書面報集團領(lǐng)導批示；質(zhì)保期驗收詳細說明6)質(zhì)保期內(nèi)，使用部門發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的處理方式；A使用部門必須在24小時內(nèi)將相關(guān)資料（含問題描述、原因分析、照片等）提供給采購部門；B采購部門接報后1個工作日內(nèi)聯(lián)系供應商；C供應商在合同約定的時間內(nèi)未到廠處理的，由采購部門迅速發(fā)函告知供應商（發(fā)函時間必須在質(zhì)保期之內(nèi)），此函件要用EMS，在備注欄寫明主要內(nèi)容，如“關(guān)于及時履行合同（合同號）質(zhì)保義務的告知函”，并保留簽收回單；D告知函發(fā)出5個工作日后，供應商仍然不來廠處理的，采購部門聯(lián)系公司法務方面，由法務出具律師函催告供應商，要求供應商在一周

10、內(nèi)到廠處理問題；質(zhì)保期驗收詳細說明E發(fā)送律師函后供應商拒絕或未在要求時間內(nèi)到廠，公司自行外協(xié)處理，（對于可能涉訴的，必須保全證據(jù)資料，根據(jù)不同情況選擇公證、有鑒定資質(zhì)的機構(gòu)進行鑒定），所發(fā)生的費用（含維修費用、證據(jù)保全費用等）由供應商承擔，這部分費用從質(zhì)保金中扣除，并另外扣除此費用的20%作為違約金。費用確定后由采購部門發(fā)函通知供應商。若累計超過了質(zhì)保金，超過部分由供應商支付（此項在合同中明確約定）；F對質(zhì)保期內(nèi)違約的供應商，相應采購部門要將情況書面報告（含問題描述、原因分析、照片、供應商的處理態(tài)度等）給總經(jīng)理和集團主管副總簽批，由集團領(lǐng)導決定是否向其提起訴訟；G質(zhì)保期內(nèi)發(fā)生質(zhì)量問題，使用部門

11、未在規(guī)定時間內(nèi)反饋或采購員未在規(guī)定時問內(nèi)聯(lián)系供應商的，將追究責任人責任；H質(zhì)保期滿，使用部門、維護部門及技術(shù)部門反饋沒有問題的，驗收人員必須在質(zhì)保金到期通知單上簽字確認。驗收工作要求1對于隱蔽性工藝，如噴砂除銹等，采購部門應在合同或技術(shù)協(xié)議中注明要求供應商將相關(guān)制作工藝照發(fā)至我司（并注明具體接收部門）。若為項目設備，工程項目部可安排專人到供方駐場檢查。 2在組織驗收前，采購部門將合同、技術(shù)協(xié)議復印件交驗收部門，驗收人員按合同、技術(shù)協(xié)議進行驗收。 3現(xiàn)場驗收工作，驗收人員要在驗收單據(jù)驗收報告上簽字。驗收工作執(zhí)行責任人驗收工作牽頭組織的部門執(zhí)行責任人要求物資到貨驗收倉儲部門公司指定的技術(shù)人員（或使

12、用部門負責人指定的人員）、倉管員嚴格按照合同和技術(shù)協(xié)議驗收，合同中未明確約定的，按照國標驗收工藝備品的上機前驗收技術(shù)部門技術(shù)部、使用部門負責人指定人員（或公司指定人員）工程材料進場驗收工程管理部門常規(guī)檢驗：工程跟蹤人員、倉管員外檢：甲供材與物資到貨驗收的要求相同，施工單位有異議的由施工單位送外檢；乙供材由工程管理部門負責人指定人員送檢，公司指定人員負責監(jiān)督取樣、封樣和送檢全過程。外檢費用施工單位承擔（在合同中約定）隱蔽工程驗收施工員、工程項目經(jīng)理工程管理部門負責人指定人員安裝調(diào)試驗收工程管理部門負責人指定人員、施工員、使用部門、設備管理部門及技術(shù)部門負責人指定人員竣工驗收工程管理部門負責人指定人員、施工員（按照權(quán)限應由公司領(lǐng)導指定人員驗收的，工程管理部門安排專人配合質(zhì)保期驗收使用部門使用部門負責人指定人員、技術(shù)及維護部門負責人指定人員（及公司指定的人員）其他要求 1在物資使用過程中，使用部門發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題如在質(zhì)保期內(nèi)的，須及時聯(lián)系采購部門處理（要求整改或索賠）； 2對于新合作的供應