在項目管理計劃中做好資源儲備

1、在項目管理計劃中做好資源儲備 當(dāng)一個項目被提出來以后，你很難對于你可能需要的全部資源有一個很全面的概念，但是，你開頭進(jìn)行確定范圍，假設(shè)，交付方法等等問題。這里給了你估計進(jìn)行該項目所需要的工作量和其他資源的一個方法。這樣你就可以估計項目持續(xù)時間和項目費(fèi)用，獲得認(rèn)可，然后開頭工作。 就猶如你所知道的，你預(yù)先進(jìn)行的估計只是一個估計。只有當(dāng)項目結(jié)束了之后你才能夠知道該項目所用的工作量，費(fèi)用和時間。到那個時候，你要處理估計中的不確定和風(fēng)險問題。 下面是對于偶然性計劃的一個簡潔介紹，以及在什么時候必需要使用它們。 估計偶然性 全部的項目都有一定程度的不確定性。假如可能，你通過使用一個偶然性預(yù)算來解決估計的

2、不確定問題。假如你相信你的估計有80%的精確性，你就需要20%的偶然性預(yù)算。 例如，假如你的項目估計要花費(fèi)$100,000，你可能需要$20,000的偶然性預(yù)算來解決估計錯誤以及完成那些應(yīng)當(dāng)在范圍以內(nèi)，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預(yù)算中剩下來的全部的錢都會在項目結(jié)束后歸還給客戶。項目管理論壇 計劃好的儲備 一些項目需要項目經(jīng)理把對于意外做好更充分的預(yù)備。對于一些項目，你必需為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好預(yù)備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補(bǔ)給等。 許多時候你需要對于儲備資源提前作好計

3、劃。比如下面的例子：轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟 時間轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟 在一個典型的項目里，假如你發(fā)覺項目比你預(yù)期的時間要長，你可能會要求延長時間，并增加費(fèi)用預(yù)算。但是假如最終期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經(jīng)預(yù)備好的計劃來告知你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。項目管理者聯(lián)盟 例如，讓我們看看幾年前的Y2K項目。假如你進(jìn)入了1999年的最終六個月，而同時又還剩下許多工作，只有你有一個大膽的計劃保證項目能夠按時完成，以及一個在需要的時候能夠獲得額外人手的計劃，你才有機(jī)會成功。進(jìn)行內(nèi)部員工鑒別和備用能夠讓你在需要額外的資源的時候做

4、出快速反應(yīng)。 獲得增加的資源的高成本項目管理者聯(lián)盟文章 你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較廉價，但假如追加選購的話就會比較貴。例如，假如你的解決方案需要新的硬件，你會發(fā)覺假如你購買的數(shù)量比較多的話，單價會比較廉價。讓我們假設(shè)你估計你會需要100套硬件。由于你估計中的不確定性，你可能會選購110套，留10套作為余量。你這樣做是因?yàn)槟悻F(xiàn)在購買這10套硬件的價格(作為批量選購的一部分)比以后單獨(dú)購買10套硬件要廉價得多。 有足夠的時間查找專業(yè)資源 有時候你有足夠的時間來獲得難以查找的專業(yè)資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會提前接觸顧問公司來查找專業(yè)資源，比如某種難以使用工

5、具的專家，同時你也知道你并不見得就一定會需要他。這樣顧問公司可以提前支配好這些人，以便在你將來需要的時候，這些人能夠很快到位。 把儲備計劃作為風(fēng)險計劃的一部分 使用下面的步驟來確認(rèn)對于貯備的需求并在需要時預(yù)備好它們： 1.承認(rèn)這種需求 首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。假如你不承認(rèn)這一點(diǎn)，等到對于額外資源的需求出現(xiàn)以后，你就沒有時間做出反應(yīng)了。對于儲備資源的需要通常是你風(fēng)險管理策略的一部分。你可能已經(jīng)熟悉到一些項目風(fēng)險，并且認(rèn)定降低這些風(fēng)險的方法就是保留一定的資源儲備。 2.確定費(fèi)用和收益 明顯保留一些可能會需要的資源會有好處。但是通常這樣也會產(chǎn)生額外費(fèi)用。的確制定并執(zhí)行風(fēng)險計劃需要花費(fèi)一定的項目管理時間。但是，許多時候還有額外的項目費(fèi)用。讓我們看看這三個例子： 在Y2K的例子中，假如鑒別出所需要的額外的資源是在公司的內(nèi)部，假如不使用它們，就不會需要額外追加費(fèi)用。只有在需要使用這些額外的資源的時候才會產(chǎn)生額外費(fèi)用。 在第二個例子中，你訂購了10套多余的硬件，并把它們作為備用。這附加的10套硬件增加了項目的