公司內(nèi)審文件控制程序

1、XXXX有限公司文件控制程序文件編號(hào)：001實(shí)施日期：2012-03-01受控狀態(tài)：分發(fā)號(hào)：6543212012-0301«1訂1.0序號(hào)更改日期更改草下號(hào)更改審批單號(hào)更改人版本批準(zhǔn)審核編制1目的對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。2范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。3.3 文管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的發(fā)放、更改、回收管理。3.4 各部門主管負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.5 品管部負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。3.6 各部門主管負(fù)責(zé)將與質(zhì)量

2、管理體系有關(guān)的外來(lái)文件的收集、整理并交由文管管理。4定義4.1 公司第一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)（QM）;4.2 公司第二級(jí)文件：程序文件（MP）;4.3 公司第三級(jí)文件：如作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、作業(yè)流程圖、規(guī)章辦法等（WI）;4.4 記錄文件：如記錄、報(bào)表、報(bào)告等。4.5 外部文件：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、設(shè)備說(shuō)明書、客戶提供的規(guī)格表、圖樣等。4.6 受控文件：于修訂時(shí)通知文件持有者更換并自使用場(chǎng)所收回舊版的文件。4.7 非受控文件：僅作為參考的文件，于修訂時(shí)不須通知文件持有者更換并自使用場(chǎng)所收回舊版的文件。5管理程序5.1 文件分類及保管5.1.1 公司第一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)，原稿由文管備案保存

3、，分發(fā)副本文件由各部門自行保存。5.1.2 公司第二級(jí)文件：程序文件，原稿由文管備案保存，分發(fā)副本文件由各部門自行保存。5.1.3 公司第三級(jí)質(zhì)量管理體系文件：a.各部門運(yùn)行質(zhì)量管理體系的常用實(shí)施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和任職要求等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等）；b.其他質(zhì)量文件：可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、設(shè)計(jì)輸出文件或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。c.文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式，原稿由文管備案保存，分發(fā)副本文件由各部門保存、使用。5.1.4 部門記錄文件等：當(dāng)年的記錄由各部門自行保存，上一年度的記錄交人事

4、行政部保存。詳見(jiàn)記錄控制程序。5.1.5 公司管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來(lái)的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等，由文管保存。5.2 文件的編號(hào)和版本5.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)a）質(zhì)量手冊(cè)：SNS-QM-001順序號(hào)：用三位數(shù)表示。質(zhì)量手冊(cè)公司標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)b）程序文件：SNS-MP-0001順序號(hào)：用三位數(shù)表示。程序文件公司標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)c）三級(jí)文件：SNS-WI-0001順序號(hào)：用三位數(shù)表示。三級(jí)文件公司標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)b）記錄：R-XX-000-00-11記錄的順序號(hào)：用兩位數(shù)表示。程序文件或三級(jí)文件的編號(hào)記錄代號(hào)例如：R-MP-001-03,表示在第一個(gè)程序文件中的第3

5、個(gè)記錄文件。R-WI-002-01,表示在第二個(gè)三級(jí)文件中的第1個(gè)記錄文件。記錄編號(hào)統(tǒng)一位于記錄表單的左下角。1.1 .2外來(lái)文件的編號(hào)a）有編號(hào)的外來(lái)文件，采用原編號(hào)。b）無(wú)編號(hào)的外來(lái)文件，用外來(lái)-順序號(hào)-年號(hào)例如：外來(lái)-03-2010,表示于2010年收到的第3號(hào)外來(lái)文件。1.2 .3文件的版本第一次制訂時(shí)用1.0表示，小部分修訂時(shí)用1.1、1.2等表示，大部分修訂或換版時(shí)用2.0、3.1 等表示。5.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的：a）質(zhì)量手冊(cè)由品管部負(fù)責(zé)編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由文管負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；b）其它質(zhì)量文件由各部門主

6、管編寫、匯總，由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，文管負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；c）應(yīng)確保使用文件的各場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。5.4 文件的受控狀況5.4.1 文件分為受控”和非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面加蓋紅色“受控文件”印章，并注明分發(fā)號(hào)。5.4.2 發(fā)放給顧客的質(zhì)量手冊(cè)等非受控文件，不加蓋“受控文件”印章。5.5 文件的更改a）質(zhì)量手冊(cè)由品管部組織更改，填寫文件更改審批單，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由文管發(fā)放。品管部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。b）其他文件的更改由各

7、相應(yīng)部門主管填寫文件更改審批單，經(jīng)原審批部門審批，再由文管人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；c）所有被更改的原文件必須由文管收回，以確保有效文件的唯一性。5.6 文件的領(lǐng)用a）文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)過(guò)管理者代表審批方可領(lǐng)用；b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。5.7 文件的保存、作廢與銷毀5.7.1 文件的保存a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；b）各部門質(zhì)量手冊(cè)和程序文

8、件由部門主管保管?，F(xiàn)場(chǎng)使用文件須保存于作業(yè)場(chǎng)所。品管部每季度對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查；c）任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。5.7.2 文件的作廢與銷毀a）所有失效或作廢文件由文管人員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，加蓋作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)，例如加蓋參考文件”印章;c）對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文管負(fù)責(zé)銷毀。5.7.3 文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件借閱、復(fù)制記錄，由管理者代表審批后向文件管理人

9、借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須按5.6規(guī)定由文件管理人辦理發(fā)放手續(xù)。5.8 外來(lái)文件的控制5.8.1 文管收到外來(lái)文件時(shí)，需識(shí)別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。5.8.2 人事行政部、品管部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家、行業(yè)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，交到文管。由文管統(tǒng)一編號(hào)、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。5.8.3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件填入受控文件清單”，并報(bào)文管備案。5.9 每年3月由品管部組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行5.5條款規(guī)定。5.10 對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。電子文檔統(tǒng)一由文管負(fù)責(zé)存貯和