參觀接待流程和指引通用版

1、xxx參觀接待流程和指引前言適用范圍:公司各部門規(guī)范目的:為規(guī)范公司對外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司對外來賓接待，展示公司禮儀好客的形象，特制定本規(guī)定。xxx參觀接待流程和指引（流程圖參見附件一）1、接待來訪前期確認工作1.1、 來訪時間及賓客信息確認確認接待的地點?？蛻艄窘?jīng)營性質(zhì)。1.2、 接待活動主題以及來訪情況確認合作誠意。1.2.2客戶預期談判的內(nèi)容。1.3、 來訪安排1.3.1 制作客戶接待安排表、一式三份，于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負責。客戶來訪前應根據(jù)客戶級別相應知會部門負責人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加，必須提前2天通

2、知總經(jīng)辦，以便確認。1.4、 資料稿件準備確認宣傳片、公司品牌宣傳冊、產(chǎn)品彩頁等。1.4.2辦公室負責準備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產(chǎn)品目錄、公司介紹投影設備等。1.5、 成立接待小組（詳情參見附件二）根據(jù)每次接待情況的不同，組建接待小組。1.5.1 接待接口人：統(tǒng)一受理來訪需求，并協(xié)調(diào)確定接待負責人，接待結束后負責接待信息歸檔、傳遞。1.5.2 接待助理：制定接待計劃、進行接待準備工作，協(xié)助填寫客人來訪記錄，可參與實施接待。1.5.3 接待負責人：對此次接待效果負責；需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排，承擔接待工作。行政部；講解人員一一技術支持部；等等。）2、接待來訪前期準備工作2.1、 吃

3、、住、行安排（詳情參見附件三）根據(jù)實際情況安排接送（飛機、船舶、火車）。2.2、 制定參觀路線2.3、 公司整體布置（詳情參見附表二）歡迎橫幅指示水牌（大堂、電梯出口、樓梯間等）花籃/植物綠化KTfi簽名墻紅地毯（以上信息可以根據(jù)每次具體來訪而定）紅地毯（按照參觀區(qū)域布置紅毯）植物/花盆裝飾果盤/茶水/咖啡展廳一一產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解。會議室一一公司宣傳冊、產(chǎn)品彩頁、投影設備、演示樣品。會客室一一果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙（煙缸）、打火機等。（以上信息可以根據(jù)每次具體情況而定）2.4、 采購接待所需物品（詳情參見附表二）根據(jù)每次接待活動的實際情況而定。操作流程：接待小組提出一定訴求；行

4、政部門制作預算報價呈批；行政部獲批后進行采購；根據(jù)要求進行布置/裝飾。* 消耗用品（果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等）* 循環(huán)用品（套裝茶具、咖啡機、裝飾擺件等）* 特殊用品（機器設備等）2.5、 員工面貌整理（詳情參見附件四）統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待。2.6、 人員安排（詳情參見附表二）3、接待來訪當日具體工作3.1、 車輛待命根據(jù)前期確認信息具體制定車輛安排計劃表（具體方案由行政部主要策劃）.一級一一高級接待* 高級商務車（豐田三花、奔馳商務等）。* 高級轎車（奔馳、寶馬等）。二級一一中級接待* 中級商務車（別克商務、日產(chǎn)商務等）。* 中級轎車（雷克薩斯、大眾等）。三級一

5、一普通接待* 普通商務車（東風商務車、江淮商務車等）。* 普通轎車/打車。3.2、 設備調(diào)試產(chǎn)品設備調(diào)試：第一階段：定下來訪計劃后，根據(jù)計劃所需展示的產(chǎn)品，進行調(diào)動與調(diào)配。第二階段：來訪前一天，最終設備調(diào)試。第三階段：來訪當天，進行最終設備確認。3.3、 工作人員到位接待前一日開會，最終確認審核各項事物的安排情況。接待當日，所有參與接待人員提前到崗。最終確認每項環(huán)節(jié)的安排，防止出現(xiàn)維漏。3.4、 領導會晤陪同人員參與會晤（接待主負責人、副總、經(jīng)理、總助、會議速記等）。會晤期間，所有接待人員待命。3.5、 結束送行根據(jù)身份確定規(guī)格而定。（一級客戶送至公司門口、汽車旁。二級三級客戶送至公司門口等）

6、送行至門口或車旁揮手致意，方可離開。4、接待來訪后期總結工作4.1、 電話回訪、后期跟進接待小組/具體項目組執(zhí)行：4.2、 總結會議4.3、 總結整理資料留檔5、特別注意事項（詳情參見附件三）6、保密原則特別申明接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜對方攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。【結束語】茲為促進公共關系擴大宣傳效果兼顧公司機密特制訂本規(guī)定，此規(guī)定從頒布之日起執(zhí)行，請各部門員工嚴格按照規(guī)定執(zhí)行公司接待事務。附件一xxx客戶來訪接待流程圖預定返程駕駛員準時接二接待部門或有關賓客接送辦公樓門前迎賓接待前會

7、議準備會議至安領導安排訂yW開空調(diào)或4交接預訂票務注：1、2、附件二會談結束送賓客7酒店住宿接待港門和有關領接待部門領取參會議中接待服務茶倒水貯二會議結束收送往酒店協(xié)助辦理執(zhí)行的流程,為接待小髀行到機場為必瓠就行的流程xxx客戶來訪接待人員職責說明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個來源：一是客人直接向管理工程部提出；二是對接客戶人員提出的接待需求。并要有相關領導批準，并對其要求參觀交流的內(nèi)容進行審查控制。2、確定接待負責人根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負責人及接待助理，并向接待負責人及接待助理提供中請方的基本信息及聯(lián)系方式。3、歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔，建立客戶接待信息庫，對其中有價值的

8、信息知會相關領導。每月向干部處及相關主管提交接待人員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。4、資料維護負責組織對交流資料的維護。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫人更新內(nèi)容。要符合公司宣傳策略，把好信息保密關。二、接待助理人1、進行接待安排制定詳細接待計劃。確定來訪的議題及來訪時間、地點。明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位。作好接待日程安排及議程安排。與接待負責人確認此接待計劃。禮品資料準備。會議準備。填寫任務令及工作聯(lián)絡單聯(lián)系相關部門準備。2、接待工作記錄/意見反饋填寫接待記錄，記錄會談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等。接待后組織會議，收集意見。三、接待負責人實施接待：主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為

9、客人講解與客人交流。附件三xxx客戶來訪接待注意事項一、接待注意事項：1、接機舉的牌子應該有公司名、人名和歡迎辭?？腿藖砹艘鲃咏有欣?，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。接機的車子要按生意情況和來人官階來定。2、吃飯（根據(jù)情況選定餐廳）飯桌上談生意是中國的特色。顧客定方向，主人定消費額度。菜的個數(shù)應該比人數(shù)多一道，酒水占總金額的40%問過客人之后再定餐廳，菜可以先點好，依照客戶進行小改動。3、酒店根據(jù)客人需求和級別來訂酒店。（三星一一五星）具體方案由行政部制定。二、特別注意事項4、送禮送禮；酒店是最好的地方。1.一二級客人可以旁敲側擊詢問他家里的情況，談到最多的人就是送禮對象。2.三級客人應

10、先用小禮物試探一下，再用大概兩倍于它的工資的錢活動。5、合影這是大部分民營企業(yè)忽略的一點。即拍即印，再配上高檔相框的合影也許會讓客戶收藏一輩子。6、必要擺放在客戶座位前應該有名牌，包括公司和姓名，如果官位比較大也要寫上職位。還要筆記本，有關公司的書面資料等。7、幻燈片對于公司的歷史要簡明扼要，而關于兩公司的合作歷史要詳之又詳。對于自己滿足客戶的能力要著重介紹，一定要真實，但不用什么都說。8、參觀廠房在顧客來之前就要準備演示，需要有人通知客人即將參觀的車間，而且要專人展示（只展示基礎的東西）。但核心技術要說的比較深奧，而且沒必要展示。9、反饋在最末一次餐飯上，一定要問一下賓客他們的感受，一個為了

11、改善自我，另外也為了了解情況。附件四xxx客戶來訪接待人員著裝要求事項一、男士：1、襯衫、領帶、西裝（成套）、皮鞋。2、不需留長發(fā)、蓄長須，留長指甲；整體儀表干凈整潔。二、女士：1、職業(yè)套裝/套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙/西褲、絲襪（肉色/黑色）高跟鞋（352分適宜）。2、換淡妝、頭發(fā)整潔（盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā)）。三、禁忌：怪異造型/發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等。附件五xxx客戶來訪接待參觀指引一、禮儀規(guī)范1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口

12、或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手小意。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，送至公司門口、汽車旁。二、商務接待中的座次安排1、關于會議主席臺座次的安排1.1 主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。1.2 主席臺座次排列，領導為單數(shù)時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右

13、手位置；領導為偶數(shù)時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。1.3 幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列?？伸`活掌握。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排。另外，對邀請的上級單位或平級單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。1.4 對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)

14、很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)1.4.1 主席臺人數(shù)為奇數(shù)時1.4.2 主席臺人數(shù)為偶數(shù)時2、關于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。2.1 中餐桌2.2 西餐桌2.3 式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。2.4 于乘車的座次安排小轎車1號座位

15、在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。乘車座次安排2.5 影座次安排與主席臺安排相同附：會議座位安排長條桌注：A為上級領導，B為主方席沙發(fā)室與外賓會談注：A為主方，B為客方與上級領導座談注：A為上級領導，B為主方領導附表一xxx客戶來訪接待通知單（一）來客基本信息姓名性別年齡單位職務地址電話郵編（二）、重要來賓個人信息：1、背景：2、在項目中的具體作用：3、對公司技術、文化管理的認可度：4、來訪公司、會見領導歷史記錄：5、個人愛好、忌諱等：（三）、來訪目的：口選型口參觀簽合同

16、口合作順訪口游玩其它（四）接待級別A省級UB地市級UC普通級口其他特殊客戶接口部門：接待日期：接待負責人：手機及電話：責任部門：責任款項：配合部門：配合款項：（五）來訪時間及安排到達日期月日航班號（車、船次）：從至出發(fā)時刻到達時刻預計離開日期月日返程票：已訂月日時分從至_待走月日時分從至一（六）接待要求：1、迎接迎接地點：口機場口火車站口其它接待人員：司機口指定人員其它要求：口需持鮮花迎接口需在迎接地點打歡迎口車型有特殊要求2、住宿入住酒店：口一類：五星二類：四星三類：三星（快捷類）其它房間類型：標準間間豪華間間口套房間費用承擔：口公司全部承擔口客人完全自付口公司只承擔房費，其它費用自理其它要

17、求：口提前辦好入住手續(xù)口開通國內(nèi)長話費口酒店包早餐口擺放水果口擺放鮮花口擺放公司宣傳資料擺放公司歡迎牌3、就餐費用承擔：口公司全部承擔口公司承擔接風、送行，其余客人自理客人完全自理口其它接風、送行宴建議陪同領口部門經(jīng)理導：總經(jīng)理副總經(jīng)理.指定人員4、游覽5、禮品禮品類別：口電器類口文化類口工藝品類（續(xù)寫申請單）6、送行是否安排車輛：口是口否送到地點：（七）其它要求：口錄音錄像拍照翻譯做會議記錄其它：（八）接待費用預算：元以內(nèi)申請人部門經(jīng)理審批主管總經(jīng)理審批抄送告知部門附表二xxx客戶來訪接待物品申請單（一）公司外部口歡迎橫幅口指示牌（大堂、電梯出口、樓梯間）花籃/植物綠化UKT版簽名墻口紅地毯（二）公司內(nèi)部1、參觀區(qū)：口紅地毯口植物/花盤裝飾2、會客室：口果盤口/茶水/咖啡/飲料香煙/煙缸/打火機3、會議室：口國旗口鮮花口姓名牌投影設備4、展廳：口產(chǎn)品彩頁口樣品5、資料：口公司宣傳片口公司宣傳冊產(chǎn)品彩頁演示樣品匯報演講ppt/稿件（三）車輛安排1、一級/高級接待：口高級商務車（豐田三花、奔馳商務）口高級轎車（奔馳、寶馬）2、二級/中級接待：口中級商務車（別克商務、日產(chǎn)商務）口中級轎車（雷克薩斯、大眾）3、三級/