如何有效開會？

1、如何有效開會如何有效開會2 目目 錄錄一、關(guān)于開會的基本知識：目的、功能、分類和意義一、關(guān)于開會的基本知識：目的、功能、分類和意義二、開會的步驟和成本二、開會的步驟和成本三、如何有效開會？三、如何有效開會？ 1. 開會的準(zhǔn)備開會的準(zhǔn)備 2. 明確開會的目的明確開會的目的 3. 參加者的選定參加者的選定 4. 會議事先公告會議事先公告 5. 事先分發(fā)會議資料事先分發(fā)會議資料 6. 對主持人的要求對主持人的要求 7. 對與會者的要求對與會者的要求 8. 開會過程中的要求開會過程中的要求 9. 開會需要總結(jié)開會需要總結(jié) 10. 形成有效的會議紀(jì)要形成有效的會議紀(jì)要 11. 對會議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督

2、和檢查對會議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查 12. 下一次開會對上一次未完成事項(xiàng)的銜接下一次開會對上一次未完成事項(xiàng)的銜接四、世界名企怎樣開會？四、世界名企怎樣開會？ 我們現(xiàn)在是怎樣開會的？我們現(xiàn)在是怎樣開會的？1. 會議準(zhǔn)備工作做了多少會議準(zhǔn)備工作做了多少?2. 會議中討論的議題和解決的問題事項(xiàng)離我們實(shí)際會議中討論的議題和解決的問題事項(xiàng)離我們實(shí)際 急需和重要解決的有多遠(yuǎn)？急需和重要解決的有多遠(yuǎn)？3. 會議討論、發(fā)言是否積極踴躍，不斷碰撞出智慧的會議討論、發(fā)言是否積極踴躍，不斷碰撞出智慧的火花和解決問題的良策？火花和解決問題的良策？4. 會議結(jié)束后有無形成會議記錄、產(chǎn)生任務(wù)并經(jīng)主持會議結(jié)束后有無形成

3、會議記錄、產(chǎn)生任務(wù)并經(jīng)主持人簽審；人簽審；5. 會后的任務(wù)完成情況有無監(jiān)督檢查、追蹤落實(shí)？會后的任務(wù)完成情況有無監(jiān)督檢查、追蹤落實(shí)？6. 第二次開會時有無把上一次未完成的任務(wù)拿出檢討第二次開會時有無把上一次未完成的任務(wù)拿出檢討并再次確認(rèn)完成期限？并再次確認(rèn)完成期限？ 怎樣認(rèn)識會議？怎樣認(rèn)識會議？1. 1. 政府商榷、經(jīng)濟(jì)論壇、商業(yè)談判、工作培訓(xùn)、講座、報告、政府商榷、經(jīng)濟(jì)論壇、商業(yè)談判、工作培訓(xùn)、講座、報告、 慶典、儀式等，在正式的場合，需得體的舉止言談；慶典、儀式等，在正式的場合，需得體的舉止言談；2.2.會議的關(guān)鍵在于會議的關(guān)鍵在于會前的準(zhǔn)備與與會后的落實(shí)4.70%70%的會議是無效會議，

4、會議中的會議是無效會議，會議中70%70%的時間是無效時間的時間是無效時間5.會議運(yùn)營管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平會議運(yùn)營管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平6 6. .會議文化是一家企業(yè)文化的縮影會議文化是一家企業(yè)文化的縮影7.7.經(jīng)營改革的起點(diǎn)從會議開始，會議具有與經(jīng)營不可分割的關(guān)系，進(jìn)行高效經(jīng)營，最為重要的是首先使會議效率化8. 會議文化能夠?qū)Τ蓡T的價值觀和思想進(jìn)行根本性的改革，將會議文化能夠?qū)Τ蓡T的價值觀和思想進(jìn)行根本性的改革，將 組織引向一個方向，并在競爭中連續(xù)性地獲得勝利組織引向一個方向，并在競爭中連續(xù)性地獲得勝利9.9.會議評價是促成高效型會議的核心會議評價是促成高效型會議的核心 會議文

5、化是企業(yè)文化的縮影會議文化是企業(yè)文化的縮影 一、關(guān)于開會的基本知識：一、關(guān)于開會的基本知識： 目的目的1開展有效的溝通開展有效的溝通2資訊傳達(dá)資訊傳達(dá)3監(jiān)督員工的工作進(jìn)展監(jiān)督員工的工作進(jìn)展4達(dá)成協(xié)議達(dá)成協(xié)議,解決問題解決問題5決策和資源共享決策和資源共享6開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意7激勵員工士氣激勵員工士氣8鞏固經(jīng)理人的地位鞏固經(jīng)理人的地位 一、關(guān)于開會的基本知識：分類一、關(guān)于開會的基本知識：分類討論討論性會議性會議傳達(dá)傳達(dá)性會議性會議匯報匯報性會議性會議 一、關(guān)于開會的基本知識：分一、關(guān)于開會的基本知識：分 類類1. 1. 信息到達(dá)率、信息到達(dá)率、 領(lǐng)會率領(lǐng)會率2.2.會前印發(fā)文字會前印發(fā)文字 材料，

6、令與會材料，令與會 者閱讀理解者閱讀理解, , 提高會議效率提高會議效率1.1.征求更多意見，征求更多意見， 為決策提供價值為決策提供價值 參考參考2.2.激發(fā)與會人員積激發(fā)與會人員積 極性和創(chuàng)造性極性和創(chuàng)造性3.3.會前印發(fā)討論主會前印發(fā)討論主 題的文字材料題的文字材料4.4.會中圍繞主題展會中圍繞主題展 開討論，不能偏開討論，不能偏 題發(fā)言力求簡短題發(fā)言力求簡短5.5.會結(jié)束，適當(dāng)總會結(jié)束，適當(dāng)總 結(jié)，避免誤解結(jié)，避免誤解1.1.會前下級先將匯會前下級先將匯 報材料報給上級領(lǐng)報材料報給上級領(lǐng) 導(dǎo)閱覽導(dǎo)閱覽2.2.會上會上, ,下級簡單地下級簡單地 復(fù)述匯報內(nèi)容復(fù)述匯報內(nèi)容, ,提提 出需要

7、上級領(lǐng)導(dǎo)出需要上級領(lǐng)導(dǎo) 協(xié)調(diào)解決的問題協(xié)調(diào)解決的問題 3.3.匯報人發(fā)言不要匯報人發(fā)言不要 照本宣科照本宣科, ,應(yīng)簡明應(yīng)簡明 扼要扼要 傳達(dá)性會議傳達(dá)性會議討論性會議討論性會議匯報性會議匯報性會議會議的分類會議的分類1. 2. 3. 4. 5. 說明會議說明會議 以信息傳遞為目的研究會議研究會議 以信息交換和相互啟發(fā)為目的解決問題的會議解決問題的會議 以作出決定為目的學(xué)習(xí)會議學(xué)習(xí)會議 以傳遞信息和相互啟發(fā)為目的 創(chuàng)意會議創(chuàng)意會議 以收集創(chuàng)意為目的 一、關(guān)于開會的基本知識：功效一、關(guān)于開會的基本知識：功效 提供信息提供信息 匯集信息匯集信息 解決問題解決問題 宣傳政策宣傳政策 培育訓(xùn)練培育訓(xùn)練

8、 一、關(guān)于開會的基本知識：意義一、關(guān)于開會的基本知識：意義 集思廣益的渠道集思廣益的渠道 群體溝通的方式群體溝通的方式 顯示一個組織或部顯示一個組織或部門的存在門的存在 二、開會的步驟和成本二、開會的步驟和成本首先明確會議要不要開，如果要首先明確會議要不要開，如果要開，能不能做到：開，能不能做到： 1. 能開小會不開大會能開小會不開大會 2. 能單獨(dú)溝通不開小會能單獨(dú)溝通不開小會 3. 能站著開會而不坐著開會能站著開會而不坐著開會 4. 能簡易開會而不復(fù)雜開會能簡易開會而不復(fù)雜開會因?yàn)闆]有明白因?yàn)闆]有明白傾聽的功效傾聽的功效，所以，所以在開會時經(jīng)常玩手機(jī)在開會時經(jīng)常玩手機(jī) 1.獲得新信息獲得新

9、信息 2.獲得新想法獲得新想法 3.能夠了解組織運(yùn)作情況能夠了解組織運(yùn)作情況 4.認(rèn)識他人的存在價值認(rèn)識他人的存在價值 怎樣判定要不要開會？怎樣判定要不要開會？如果如果你是唯一做決策并且知你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題讓他人參與只能把問題弄糟）弄糟） 沒什么特別的事情要討論沒什么特別的事情要討論已經(jīng)按慣例每周聚會已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大會議成本太大還有比開會更好的方法還有比開會更好的方法 怎樣判定要不要開會？怎樣判定要不要開會？必須把信息同必須把信息同 時傳達(dá)給很多人時傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評眾表揚(yáng)或批評 要

10、讓別人參與決要讓別人參與決策以集思廣益策以集思廣益聽取部門匯報工作聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)給小組委派任務(wù)如果如果 二、開會的步驟和成本二、開會的步驟和成本1.開始開始 歡迎 會議目的 議程 時間安排 規(guī)章制度2.議程 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生主意/做決 定/確認(rèn)行動 小結(jié)議程二議程三3.結(jié)束 總結(jié) 安排下次 會議4.跟進(jìn) 會議紀(jì)要 跟進(jìn)計劃 二、開會的步驟和成本二、開會的步驟和成本開會成本分析的算法是: 會議成本A*2*B*T A = 每小時平均工資的3倍； B = 開會人數(shù)； T = 開會時間（小時）；怎樣估算會議 成本？ 三、如何有效開會？三、如何有效開會？ 1. 開會的準(zhǔn)備

11、會議成功80%在于準(zhǔn)備5W1H為什么必須開這個會議是否有除會議之外能夠進(jìn)行解決的方法和答案WhyWhat對議題是否符合會議目的進(jìn)行檢查Where對是否有能夠容納所有人的場所進(jìn)行確認(rèn)When對會議時間如何、是否 很好地遵循時間進(jìn)行確認(rèn)Who讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結(jié)論進(jìn)行討論明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等 三、如何有效開會？三、如何有效開會？2. 明確會議的目的明確會議的目的抓準(zhǔn)會議核心，不偏離主題抓準(zhǔn)會議核心，不偏離主題問題解決型發(fā)現(xiàn)整理問題制訂解決對策制訂執(zhí)行計劃 訂立計劃型制訂計劃或日程并對合并的

12、項(xiàng)目進(jìn)行整理利益調(diào)整型調(diào)整個人或組織之間利害得失，情緒協(xié)調(diào) 三、如何有效開會？三、如何有效開會？3. 參加者選定讓必要的人參加會議讓必要的人參加會議1）僅讓對實(shí)現(xiàn)會議目的不可或缺的人參加會議 2）對會議參加者進(jìn)行選擇的條件3）讓具有決定權(quán)的人參加即便是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加 5）讓對會議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加6）讓與會議主題有關(guān)的專家參加7）讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加 應(yīng)在應(yīng)在1周前或至少周前或至少1天之前天之前通知，做好會議的準(zhǔn)備工作通知，做好會議的準(zhǔn)備工作會議名稱和目的會議名稱和目的會議主題、討論項(xiàng)目和會議類型會議主題、討論項(xiàng)目和會議類型召開日期、開始時間和結(jié)束時

13、間召開日期、開始時間和結(jié)束時間召開場所（地址、電話號碼、示意圖）召開場所（地址、電話號碼、示意圖）主持者姓名主持者姓名參加者名單參加者名單附加會議資料附加會議資料其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料） 三、如何有效開會？三、如何有效開會？4. 會議事先公告會議事先公告 1. 數(shù)據(jù)報表數(shù)據(jù)報表類資料類資料 2. 文字報告文字報告類資料類資料 3. 紙質(zhì)類資料紙質(zhì)類資料 4. 電子類資料電子類資料 5. 保密類資料保密類資料 6. 公開類資料公開類資料 三、如何有效開會？三、如何有效開會？5. 事先分發(fā)會議資料事先分發(fā)會議資料確定好會議確定好會議目的和類型目的和類型確定好

14、會議議題、日期、時間確定好會議議題、日期、時間確定好會議參加者確定好會議參加者具備會場和各種備置用品具備會場和各種備置用品準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料充分修飾會議前半部分充分修飾會議前半部分確保會議順利地進(jìn)行確保會議順利地進(jìn)行充分充分概況會議的結(jié)論概況會議的結(jié)論得出了令人滿意的會議結(jié)論得出了令人滿意的會議結(jié)論分發(fā)會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題分發(fā)會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題 三、如何有效開會？三、如何有效開會？ 6. 對主持人的要求對主持人的要求 三、如何有效開會？三、如何有效開會？不受歡迎的會議主持不受歡迎的會議主持1. 準(zhǔn)備不充分2. 不能發(fā)揮自己的作用3. 不具備領(lǐng)

15、導(dǎo)能力4. 不能進(jìn)行時間控制時間控制5. 趨炎附勢6. 會議進(jìn)行方式生硬7. 不能充分整理參加者的發(fā)言8. 強(qiáng)調(diào)自己的意見或感情9. 不能保持氣氛10.不能得出結(jié)論 充分確認(rèn)會議目的和議題充分確認(rèn)會議目的和議題 以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商 對議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么對議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么 試著尋求問題的解決對策試著尋求問題的解決對策 試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動 自己完成資料的準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料自己完成資料的

16、準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料 如果會議主持者和參加者都如上進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，會議就會獲得良好如果會議主持者和參加者都如上進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，會議就會獲得良好 的效果的效果 三、如何有效開會？三、如何有效開會？7. 對與會者的要求對與會者的要求 (1)(1) 準(zhǔn)準(zhǔn)時時開會開會，準(zhǔn)準(zhǔn)時時散會散會 (2) (2) 遵守制度遵守制度，避免，避免離離席席 (3) (3) 會議會議目的目的，人人清楚人人清楚 (4) (4) 充分充分參與參與，全員發(fā)全員發(fā)言言 (5) (5) 發(fā)發(fā)表意見，表意見，條理清楚條理清楚 (6) (6) 不不推責(zé)任，推責(zé)任，不誹不誹他人他人 (7) (7) 發(fā)生爭辯發(fā)生爭

17、辯，設(shè)設(shè)法法緩緩和和 (8) (8) 掌握掌握議議程，程，按部就班按部就班 ( (9 9) ) 集中主題，集中主題，不談廢話不談廢話( (10) 10) 時間時間太長太長，中途中途休息休息(1(11 1) ) 集中精集中精力力，減減少走少走動動(1(12 2) ) 相關(guān)相關(guān)事事項(xiàng)項(xiàng)，作好作好記記錄錄(1(13 3) ) 議題結(jié)論議題結(jié)論，復(fù)述一遍復(fù)述一遍(1(14 4) ) 達(dá)達(dá)成共成共議議，分配工作分配工作三、如何有效開會？三、如何有效開會？8. 開會過程中的要求開會過程中的要求 會議進(jìn)行中的注意事項(xiàng)： 1）發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題？發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題？ 2）發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利益？

18、3）全體人員是否都專心聆聽發(fā)言？ 4）發(fā)言者是否過于集中于某些人？ 5）是否有人始終沒有發(fā)言？是否有人始終沒有發(fā)言？ 6）某個人的發(fā)言是否過于冗長？ 7）發(fā)言的內(nèi)容是否在朝著結(jié)論推進(jìn)在朝著結(jié)論推進(jìn)？ IBM日本公司會議禁用語日本公司會議禁用語基本上基本上例）基本上結(jié)束了?；旧闲?。例）基本上結(jié)束了?；旧闲?。大 致例）大致結(jié)束了。大致有希望。例）大致結(jié)束了。大致有希望。幾 乎例）幾乎沒有問題。幾乎是按計劃完成的例）幾乎沒有問題。幾乎是按計劃完成的或 許例）或許能行?；蛟S會成功。例）或許能行。或許會成功。覺 得例）覺得能行。絕對不合理。例）覺得能行。絕對不合理。其 他例）在一定程度上完成了。相當(dāng)

19、耗費(fèi)時間。將盡快例）在一定程度上完成了。相當(dāng)耗費(fèi)時間。將盡快 完成。似乎合適。完成。似乎合適。 將努力工作。將盡快予以實(shí)施。在某種程度將努力工作。將盡快予以實(shí)施。在某種程度 上上會議禁忌事項(xiàng)會議禁忌事項(xiàng) 三、如何有效開會？三、如何有效開會？1發(fā)言不長篇大論，滔滔不絕，應(yīng)言簡意賅 （原則上以3分鐘為限）2不可從頭到尾沉默到底；3不可取用不正確的資料；4不要盡談些期待性的預(yù)測不要盡談些期待性的預(yù)測；5不可做人身攻擊；6不可打斷他人的發(fā)言不可打斷他人的發(fā)言；7不可不懂裝懂，胡言亂語；8不要談到抽象論或觀念論；9不可對發(fā)言者吹毛求疵；10不要中途離席； 在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想?yún)⑴c

20、意見的人和想遠(yuǎn)離的人在開會議時肯定有這樣的人：在開會議時肯定有這樣的人：1. “大忙人大忙人”型（無視他人，始終專心于其他事情的人）型（無視他人，始終專心于其他事情的人）2. “114接線員接線員”型型(12580接線員，會議期間不停接電話，或者沒有接線員，會議期間不停接電話，或者沒有設(shè)定好手機(jī)為震動模式設(shè)定好手機(jī)為震動模式)3. “口含糍粑，難開腔口含糍粑，難開腔”型（肥水不流別人田）型（肥水不流別人田）4. “反對者反對者”型（只反對不建議）型（只反對不建議）5. “蝙蝠蝙蝠”型（沒有主見，搖擺不定）型（沒有主見，搖擺不定）6. “時間殺手時間殺手”型（說些無關(guān)緊要議題，浪費(fèi)時間，謀財害命

21、）型（說些無關(guān)緊要議題，浪費(fèi)時間，謀財害命）7. “喧鬧喧鬧”型（不聽別人發(fā)言，吵吵鬧鬧的人）型（不聽別人發(fā)言，吵吵鬧鬧的人）8. “教授教授”型（老愛放高調(diào)的人）型（老愛放高調(diào)的人）9. “一無所知一無所知”型（不了解議題，不懂思考，自己型（不了解議題，不懂思考，自己“呆呆”的人）的人）10. “語言學(xué)習(xí)機(jī)語言學(xué)習(xí)機(jī)”型（重復(fù)別人的調(diào)子或者說些型（重復(fù)別人的調(diào)子或者說些“地球人都知道地球人都知道”的的 事情）事情） 在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想?yún)⑴c意見的人：在會議中想?yún)⑴c意見的人：1. “再回顧一下再回顧一下”在會議中間不斷進(jìn)行回顧的人在會議

22、中間不斷進(jìn)行回顧的人2. “真是不錯的想法！真是不錯的想法！”專心傾聽別人談話的人專心傾聽別人談話的人3.“序論是序論是本論是本論是結(jié)論是結(jié)論是”說話死板，苛求章說話死板，苛求章 法的人法的人4. “更進(jìn)一步講，就是更進(jìn)一步講，就是”延伸想法延伸想法的人的人5. “就我所準(zhǔn)備的就我所準(zhǔn)備的”事先進(jìn)行準(zhǔn)備、思考再參加會議的事先進(jìn)行準(zhǔn)備、思考再參加會議的人人6. 采用采用“就政治方面而言就政治方面而言，就經(jīng)濟(jì)方面而言，就經(jīng)濟(jì)方面而言，就，就文化方面而言文化方面而言”的方式，思路清晰的人的方式，思路清晰的人7. 時而板起臉、時而面色和善地引導(dǎo)會議氣氛的人時而板起臉、時而面色和善地引導(dǎo)會議氣氛的人 在

23、會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠(yuǎn)離的人在會議中想遠(yuǎn)離的人：在會議中想遠(yuǎn)離的人：1. “給支煙吧。給支煙吧?！痹跊]有換氣窗的會議室里抽煙的人在沒有換氣窗的會議室里抽煙的人2. “就是死也無法讓步。就是死也無法讓步?！币晃秷猿肿约阂庖姷娜艘晃秷猿肿约阂庖姷娜?. “我雖然沒有方案，但是這個方案好像不對。我雖然沒有方案，但是這個方案好像不對。”一味一味表示否定的人表示否定的人4. “這個與這個與XX廣告相似廣告相似”，“那個是我過去做過的那個是我過去做過的”總總愛挑毛病的愛挑毛病的 人人5. “”自始至終將自始至終將“沉默是金沉默是金”作為會議格言的人作為會議格言的人6.

24、 “那么，如果說三千浦在那兒那么，如果說三千浦在那兒”只是談?wù)撆c會議無只是談?wù)撆c會議無關(guān)的話題的人關(guān)的話題的人7. “再改換一下想法！再改換一下想法！”善于全盤否定的人善于全盤否定的人8. “這個有這種問題，那個有那種問題這個有這種問題，那個有那種問題”持否定性想持否定性想法、態(tài)度和行動的人法、態(tài)度和行動的人studing SAMSUNG in zhe meettingstuding SAMSUNG in zhe meettingstuding SAMSUNG in zhe meetting會議中表達(dá)自己意見的要領(lǐng)會議中表達(dá)自己意見的要領(lǐng) 從重要部分說起從肯定性方面說起有邏輯地、簡單地表達(dá)一句

25、話表達(dá)一種想法思考發(fā)言提綱使聽者能夠理解使用切合業(yè)務(wù)的表達(dá)表達(dá)要領(lǐng)三、如何有效開會？三、如何有效開會？ 可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用；可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用； 可以可以提綱挈領(lǐng)、理清次序提綱挈領(lǐng)、理清次序； 可以清晰今天會議的重點(diǎn)；可以清晰今天會議的重點(diǎn)；9. 開會需要總結(jié)開會需要總結(jié)三、如何有效開會？三、如何有效開會？1、重要的會議應(yīng)錄音下來，使整理會議時有據(jù)可循；、重要的會議應(yīng)錄音下來，使整理會議時有據(jù)可循；2、除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費(fèi)、除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費(fèi) 時間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；時間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；3、大多數(shù)會議

26、都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要、大多數(shù)會議都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要 兼職此工作，而最好由與會者輪流擔(dān)任；兼職此工作，而最好由與會者輪流擔(dān)任；4、會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢、會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢 易于了解，同時不失真；易于了解，同時不失真；5、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一 頁紙的長度；頁紙的長度；6、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；7、將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。、將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。1

27、0. 形成有效的會議紀(jì)要形成有效的會議紀(jì)要三、如何有效開會？三、如何有效開會？形成具體的任務(wù)檢查、評價表，并對執(zhí)行情況進(jìn)行評分形成具體的任務(wù)檢查、評價表，并對執(zhí)行情況進(jìn)行評分11. 對會議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查對會議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查三、如何有效開會？三、如何有效開會？ 每次會議開始時至少花每次會議開始時至少花10分鐘的時間針對上次未完成的事分鐘的時間針對上次未完成的事項(xiàng)進(jìn)行分析檢討項(xiàng)進(jìn)行分析檢討12.下一次開會對上一次未完成事項(xiàng)的銜接下一次開會對上一次未完成事項(xiàng)的銜接序號 重要事項(xiàng)及內(nèi)容日常工作問題解決及協(xié)調(diào)事項(xiàng)：本部門工作改進(jìn)及建議事項(xiàng)：系統(tǒng)規(guī)范、制度建設(shè)、團(tuán)隊打造等工作未來提

28、升事項(xiàng)：需要上級支持、服務(wù)或其他部門配合及資源要求的事項(xiàng)：其他需要協(xié)助或改進(jìn)的事項(xiàng)經(jīng)理例會重要事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表經(jīng)理例會重要事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表序號 重要解決或討論事項(xiàng) 一日常工作中長時間未能有效解決或重復(fù)性的問題、或討論事項(xiàng)、或協(xié)調(diào)事項(xiàng)： 二管委會成員所管轄的、提出工作需要改進(jìn)或建議的重要事項(xiàng)： 三公司系統(tǒng)規(guī)范、制度建設(shè)、團(tuán)隊打造等對公司未來發(fā)展有積極和建設(shè)性的提升、改善事項(xiàng)： 四組織氣氛營造、企業(yè)文化建設(shè)、員工士氣激勵、隊伍凝聚力形成等提議或討論事項(xiàng)： 五基礎(chǔ)管理建設(shè)（信息管理、數(shù)據(jù)管理、流程管理、6S管理等）的夯實(shí)與規(guī)范事項(xiàng)：管委會成員重要事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表管委會成員重要

29、事項(xiàng)申報及相關(guān)資料提報表維護(hù)日常事務(wù)工作計劃基礎(chǔ)管理補(bǔ)強(qiáng)事務(wù)計劃制度與規(guī)范化管事務(wù)計劃工作改善和提升工作計劃 （三提升工作計劃）有關(guān)人員與部門團(tuán)隊建設(shè)的工作計劃其他工作計劃（上司要求或部門協(xié)調(diào)要求、輸出部門要求等） 每月工作計劃每月工作計劃1. 工作成效與未完成工作事項(xiàng)：2. 未完成原因和下一步須采取的措施：3. 證明工作成效和存在不足的量化表格資料（需附件）4. 后續(xù)工作改進(jìn)的方向、措施和方法及需要支持的資源：5. 其他 每月工作總結(jié)每月工作總結(jié)部門姓名 具體任務(wù)明細(xì) 第 周任務(wù)數(shù)完成數(shù)完成率完成質(zhì)量備注：1、完成質(zhì)量分四個等級：優(yōu)秀5分；良好4分；及格2分；不合格0分； 2、工作任務(wù)主要指

30、：1）、若一項(xiàng)任務(wù)涉及到兩個或兩個以上的人員時，則此項(xiàng)考核列為主要人 員的任務(wù)，協(xié)助人員則不列入； 2）、臨時指派的任務(wù)。 3、紅顏色字體表示此任務(wù)未在規(guī)定的時間內(nèi)完成。 部門經(jīng)理任務(wù)執(zhí)行與完成情況評分表部門經(jīng)理任務(wù)執(zhí)行與完成情況評分表部門被評價人開會違紀(jì)次數(shù)周例會資料提報延誤次數(shù)月度經(jīng)營會提報資料及計劃總結(jié)延誤次數(shù)每周、每月提報資料質(zhì)量個人與部門提案改善有效個數(shù)每周執(zhí)行力得分得分合計 每月管理人員考核評分每月管理人員考核評分填分說明：優(yōu)秀填分說明：優(yōu)秀-5分，較好分，較好4 4分，良好分，良好-3分，一般分，一般-2分，不足分，不足1 1分；分； 部門周會部門周會1.會議內(nèi)容 A.本周工作的

31、完成情況、進(jìn)度說明和相關(guān)總結(jié) B.下周工作部署和安排 C.傳達(dá)本周公司主要會議精神和公司的政策、要求、相關(guān)安排，對公司新的方案、制度等相 關(guān)文件進(jìn)行學(xué)習(xí)與傳達(dá)，做到部門全員知曉； D.對本部門存在的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題展開探討,本周工作中存在的問題、分析及改善措施； E.對本部門如何改進(jìn)工作績效的建議與方法； F.每周一次對部門表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行表揚(yáng)、鼓勵、贊美，引導(dǎo)大家向正面和積極的方向努力 G.每周一次對部門人員認(rèn)識的轉(zhuǎn)變和積極心態(tài)的提升等進(jìn)行案例分享； H.其他臨時性工作的完成情況說明 I.協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使公司的經(jīng)營活動按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行2.會議記錄 A.由會議主持人制定人員做會議記錄

32、，一般情況下是文員或統(tǒng)計員 B.會議記錄分別分發(fā)一份給直接上司和總經(jīng)辦（電子檔）； C.各部門或車間將每周會議記錄的電子檔發(fā)給總經(jīng)辦黃輝存檔，作為對部門工作內(nèi)容與工作質(zhì) 量檢查、考核、評比的依據(jù)，也是超產(chǎn)獎分配和調(diào)薪、晉級的依據(jù)； D.會議記錄由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行核閱，要求全員了解會議內(nèi)容后簽字確認(rèn)； E.各部門與會人員均應(yīng)記錄會議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記； 品質(zhì)周會品質(zhì)周會1 會議準(zhǔn)備：會議準(zhǔn)備： A. 營銷部在每周四上午營銷部在每周四上午11:00前將客戶投訴與出貨、安裝調(diào)試發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)統(tǒng)計表發(fā)送至品管部前將客戶投訴與出貨、安裝調(diào)試發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)統(tǒng)計表發(fā)送至品管部 B. 品管部在每周下午品

33、管部在每周下午13:30前對營銷部的問題點(diǎn)前前對營銷部的問題點(diǎn)前3項(xiàng)的不良原因分析、改善對策、責(zé)任部門、項(xiàng)的不良原因分析、改善對策、責(zé)任部門、責(zé)責(zé) 任人、完成時間填寫完整且實(shí)施有效，每周四任人、完成時間填寫完整且實(shí)施有效，每周四18:00前將上述報表傳送至品管部；前將上述報表傳送至品管部； C. 品管部在每周三品管部在每周三14:00前將來料、制程、成品出貨、安裝調(diào)試、客戶投訴與退貨等的品質(zhì)周報前將來料、制程、成品出貨、安裝調(diào)試、客戶投訴與退貨等的品質(zhì)周報 發(fā)送給參發(fā)送給參 加會議的部門負(fù)責(zé)人，利于在會議過程中快速、有效地解決問題；加會議的部門負(fù)責(zé)人，利于在會議過程中快速、有效地解決問題； D

34、. 參加會議的各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人如有需要協(xié)商解決的品質(zhì)問題或有效提升產(chǎn)品品質(zhì)的建議也可直參加會議的各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人如有需要協(xié)商解決的品質(zhì)問題或有效提升產(chǎn)品品質(zhì)的建議也可直 接發(fā)電子檔的檔的相關(guān)資料給品管部經(jīng)理；接發(fā)電子檔的檔的相關(guān)資料給品管部經(jīng)理；2 會議進(jìn)行會議進(jìn)行 A. 會議過程以反饋品質(zhì)問題、分析品質(zhì)和解決品質(zhì)問題為主，如果要做到預(yù)防品質(zhì)問題，需會議過程以反饋品質(zhì)問題、分析品質(zhì)和解決品質(zhì)問題為主，如果要做到預(yù)防品質(zhì)問題，需 要走書面的程序或文件加以落實(shí)并追蹤實(shí)施效果；要走書面的程序或文件加以落實(shí)并追蹤實(shí)施效果； B. 會議中如遇復(fù)雜、疑難的技術(shù)或研發(fā)問題，可形成書面資料直接尋求技術(shù)專項(xiàng)解決

35、；會議中如遇復(fù)雜、疑難的技術(shù)或研發(fā)問題，可形成書面資料直接尋求技術(shù)專項(xiàng)解決； C. 會議資料必須以數(shù)據(jù)化和圖表化的資料為主，以便有效確定出現(xiàn)品質(zhì)的規(guī)律性問題；會議資料必須以數(shù)據(jù)化和圖表化的資料為主，以便有效確定出現(xiàn)品質(zhì)的規(guī)律性問題； D. 對于涉及具體產(chǎn)品的品質(zhì)問題，組織會議的人員必須帶上對應(yīng)的不良樣品和對應(yīng)的工藝圖對于涉及具體產(chǎn)品的品質(zhì)問題，組織會議的人員必須帶上對應(yīng)的不良樣品和對應(yīng)的工藝圖 紙、技術(shù)文件等；紙、技術(shù)文件等；6.3 會議記錄會議記錄 A. 會議記錄由品管部負(fù)責(zé)完成，并將會議記錄的電子檔分發(fā)給參會人員，抄送一份給總經(jīng)辦黃輝會議記錄由品管部負(fù)責(zé)完成，并將會議記錄的電子檔分發(fā)給參會人員，抄送一份給總經(jīng)辦黃輝 B. 對于品質(zhì)會議中產(chǎn)生的任務(wù)要求按品質(zhì)會議任務(wù)執(zhí)行及完成情況評分表實(shí)施，對于連續(xù)兩對于品質(zhì)會議中產(chǎn)生的任務(wù)要求按品質(zhì)會議任務(wù)執(zhí)行及完成情況評分表實(shí)施，對于連續(xù)兩 周未及時完成且無充分的理由者，將予以處