時間管理和高效會議

1、 1 時間管理和有效的會議技巧時間管理和有效的會議技巧Time Management & Effective Meeting 2 課程目標 設定SMART目標，建立行動計劃以達成目標 根據重要性和緊急程序界定優(yōu)先次序 通過授權和節(jié)省時間的方法以保證時間的最佳利用 掌握會議管理技巧和與會者技巧 通過培訓，得到時間管理、會議管理方面的指導，提高時間管理和會議管理的技巧，引進新的工作方法和生活習慣，幫助制定成功的策略，減少個人浪費，以提高個人生產力 3 時間管理：1、設定目標 4 成功就是目標 5 成功的的第一步對自己的情況100的負責停止責備，接受責任，接受已存在的事實（想一想：如何來做？

2、） 6 什么阻止了我的前進信念上的自我局限和消極的感情因素： 消極的情緒包括： 如果你和以前一樣，你就只能待在原地相信機會，才會充滿機會，為什么我要拒絕這么多機會 7 采取積極的態(tài)度態(tài)度來自于自己的期望充滿信心地期待你的目標會實現(xiàn)期望來自于我們的信念相信自己能夠積極的期待積極的態(tài)度 8 決定去取得成功設定目標和實現(xiàn)目標預先支付必要的代價（有哪些是屬于“代價”的？）找到你自己的擅長領域時間管理，時間個人效率（個人生產力） 9 目標，乃是有截止日期的夢幻史帝夫史密斯 10 目標設定的SMART原則Specific 具體明確的Measurable 可衡量的Achievable 可達成(Actiona

3、ble ) (以目標為導向，有行動計劃)Realistic 實際的(Resultant ) (有結果的)Time-bound 有時間限制的 11 SMART目標的元素SMART目標 Who主語開頭（我將或責任人）使用動詞（降低發(fā)展增加賺）What結果成果（量質成本）When完成日期Where條件限制How怎么做（計劃） 12 目標的金字塔長期目標中期目標短期目標每日目標 13 遠景 Vision 你希望達到和成為什么 使命 Mission為什么我們要存在 價值觀 Values我們相信什么 中期目標 Goals在今后2-5年里計劃完成的中長期目標 戰(zhàn)略計劃 Strategic Plan我們如何實

4、現(xiàn)目標 短期目標 Objectives 本年度我們要完成的目標 業(yè)務優(yōu)先序 Priorities本年度的工作重點/關鍵 任務指標 Target目標的量化 衡量標準 Measurement 具體可考核的指標數值 14 關于目標的三點說明應是遠大的應是協(xié)調的 15 如何選擇目標觀察比較綜合分析 16 團隊目標與個人目標團隊成功需要每個人的合作；計劃中團隊成員，個別人所花時間過長則該計劃不切實際；團隊成員都會有效的設定目標則投資回報率非常高；事先設定目標，并獲得成功，才是“成功”。 17 時間管理：2、四大原則妥善計劃達成目標注意優(yōu)先級管理 18 計劃和行動計劃表沒有計劃的行動是大多數人的生活本質失

5、敗的計劃就等于在計劃失敗實現(xiàn)目標所有要完成的工作完成這些工作在日程表中的人和所有的時間運用時間錦囊 19 輕重緩急的優(yōu)先級管理重要不緊急重要緊急不重要不緊急緊急不重要2143重要性事件的四個象限 20 4象限處理形態(tài)分析若偏重 則第1類 忙于處理危機及收拾殘局，經常 感到壓力易筋疲力盡 第2類 有遠見及理想，平衡紀律與自制， 少有危機感第3類第4類 21 80/20法則（帕列托Pareto法則） 最省力的企業(yè)成功與個人幸福法則 在因和果、投入和產出、努力和收獲之間，存在著不平衡關系： 80%的收獲來自20%的努力，其它80%的投入只帶來20%的產出 22 80/20法則舉例80%的營業(yè)額出自于

6、20%的產品80%的銷售量（利潤）來自于20%的客戶80%的產量來自于20%的生產線80%的績效來自于20%的員工80%的病假是20%的員工請的80%的權利、金錢集中在20%的人手里80%的閱讀時間花在20%的書報上 23 如何找時間第二象限的事情Do Right Thing Do Thing Right 有所不為才能有所為，放棄一些瑣碎事項（愿意承擔風險）。 24 時間利用的價值分析（ABC分析）60%25%15%15%25%60%事情價值ABC 25 有效授權只有三種方法可以幫助你更好地利用時間中止用盡心血 26 管理人員不愿意授權的原因對別人缺乏信心（不放心）自我膨脹誤解效益含義舒適安逸

7、害怕自身不保- 27 有效的管理依靠適當的授權授權并不是只對部屬說：“這是任務，想辦法去完成它！”然后袖手旁觀，坐侯成果授權并非棄權是授責？ 28 授權表自己做（給自己一個期限)自己做（或授權但帶有很大程度的控制)授權（帶有很大自主權）授權（并設定一個期限）2143重要性緊急性1234 29 可以授權的工作日常工作及專業(yè)技術型工作收集事實和數據可以代表其身份出席的會議某些特定領域中的決定準備報告 - 30 不可授權的工作下達目標解決部門間的沖突培養(yǎng)發(fā)展下屬任務的最終職責維護紀律和制度（已制定的） 31 授權的準備工作決定授權的工作范圍準備有關資料決定授權的對象 32 有效授權的步驟解釋工作的目

8、標、內容和范圍說明工作的重要性與被授權者共同探討就工作方法和步驟達成協(xié)議授予適當的權限提出跟進的方法及檢討的日期鼓勵下屬，并隨時給予支持和幫助如有需要，可調整原計劃，但要和下屬充分溝通完成工作后，表示贊許和感謝 33 時間管理：3、時間殺手你工作中哪些事情是低回報的或是浪費時間的？ 34 辦公室的“時間殺手”辦公室哪些事情占據了你大量的時間？有形的“時間殺手” 明明知道是浪費時間的事情，但又不得不做，或迫于無奈地去做 35 22種可能浪費時間情況1.太多企圖（一次想做太多事情） 12.不速之客或其它干擾2.沒能說“不”（承諾太多） 13.過多或漫長的會議3.拖延耽擱 14.過多電話4.拋下沒完

9、成的工作 15.多余的社交5.欠缺計劃 16.信息不充分6.缺乏控制 17.文山書海且混亂無章7.個人無組織性 ，缺乏條理 18.雜亂的工作環(huán)境 36 貪求過多心理的成因需要成就感缺乏安全感無法授權對時間的估算不切實際不知道如何拒絕別人，有討好別人的愿望 37 怎樣抑制貪求過多的心理別再告訴自己遇到壓力才有最佳表現(xiàn)看到別人沒有做份內的工作時，千萬要抑制自己不要假定每件事情都非做不可，學會分辨優(yōu)先次序的工作不要嘗試凡事最求完美 38 處理貪求過多心理的技巧學會授權學會向上司說:學會適當估算時間 39 幾個節(jié)省時間的方法了解受拖延工作的類別減少外界干擾高效電話 40 受拖延工作的類別不熟悉的工作帶

10、風險的工作棘手的重大工作瑣碎的工作令人不快的工作與他人有關的工作 41 減少外界干擾確定約見的優(yōu)先次序對于不斷騷擾你的人，直截了當告訴他你現(xiàn)在沒空用肢體語言暗示你不愿長時間地接待他把訪客轉交別人 42 “電話” “嗨，大衛(wèi)，抓到你了！你已經沒辦法避開我了，太太和孩子怎么樣？今天上海的天氣如何？你有沒有聽到XX消息？哇，真是令人震驚，不是嗎？現(xiàn)在我講到那里了？啊，這個月的銷售 ” 43 高效電話 過濾來電及處理打出的電話處理 轉接 暫緩 速辦盡量讓助理代勞集合所有電話，在某一時間全部回掉 44 ABC平衡精力曲線精力曲線9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:

11、00 16:00 17:00時間 45 有效的會議技巧 46 富有成效的會議有效的會議不僅僅是為了開會，而是為了解決實際問題。 47 會議目的會議目的分析型會議信息交流型會議促進提高型會議創(chuàng)造團隊精神提高士氣培訓會議分析結果,給予指示交流信息,給予指示找出差距集中討論了解問題,設法解決針對性培訓 48 有效的組織會議十要素準確解答領導風范分段總結運用工具結論報告 49 二種會議模式二種會議模式經常性會議(例會,短會)交流信息反映業(yè)務情況通報非經常性會議制定年度目標新產品投放介紹市場介紹銷售論證討論年會 50 1/4聽證階段發(fā)言，讓大家說做好會議記錄要耐心解答記錄后想一想再解答會議安排會議安排

12、4 4 分法分法 51 會議安排會議安排 4 4 分法分法2/42/42/42/42/4介紹階段部門業(yè)績分析市場狀態(tài)分析競爭對手分析新產品介紹目標制定介紹 52 會議安排會議安排 4 4 分法分法3/4培訓與提高請有關部門介紹有關情況廣告-市場-生產-財務-行政提高銷售技巧論據搜集-制定計劃 “ 如何面對反對” 53 會議安排會議安排 4 4 分法分法4/4休會階段不要老是停留在會議 內容上學會換題材學會換方式征求意見 54 注意事項（會議語言）1. 不要在會議上講“ 人 ”2. 不要泛泛而談3. 不要指責公司或其它部門4. 正確評估成績5. 明確什么是落后6. 強調游戲規(guī)則7. 尊重事實,

13、找出解決方法 55 會議程序原則優(yōu)先的： 56 會議程序原則在-期間： 57 會議程序原則在-期間：達成一致的意愿對事不對人會議期間記錄所有的相同的可操作的主持人花不長于5分鐘時間作概述準時結束 58 會議程序原則會后： 59 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間（2）地點（3）開會對象的選擇（4）主持人的技能（5）參會者的技能（6）會議的準備工作（7）開會的原因、目的和結果 60 “會而不議”的原因會議次數越來越頻繁會議規(guī)模越來越大會議時間越來越長參加會議對象不明確檢討、協(xié)調工作冠冕堂皇與會者信口開河開會發(fā)言依次排隊必須逐個來主持人不會主持會議- 61 會議管理技巧控制出席人數，與會無關者不參加 62 會議管理技巧會議主持人自身不應過多發(fā)言，除注意發(fā)言者外，還要觀察聽眾的反應。 63 會議管理技巧對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發(fā)言時間作出小結，及時作出決定。 64 參會者與會技巧事先仔細閱讀分發(fā)的會議資料，如有疑問可咨詢主辦人。 65 參會者與會技巧 66 參會者與會技巧發(fā)言或演講時盡量使用投影、幻燈、錄象等設備和圖