第一章辦公室事務(wù)(第四節(jié)值班)2

1、 春節(jié)公司值班人員值班表春節(jié)公司值班人員值班表日期日期值班人員值班人員聯(lián)系方式聯(lián)系方式備注備注1 1月月2525日日吳總吳總1892366699918923666999、8722339987223399年三十年三十1 1月月2626日日陳梓瑋陳梓瑋1359288740613592887406、8727977287279772年初一年初一1 1月月2727日日黃總黃總1350294334413502943344、8271162282711622年初二年初二1 1月月2828日日杜顯艷杜顯艷1892366191918923661919、1372927230113729272301年初三年初三1 1

2、月月2929日日廖緒平廖緒平1892962158818929621588、8267600282676002年初四年初四1 1月月3030日日胡漢寶胡漢寶1892366567618923665676、1379080587813790805878年初五年初五1 1月月3131日日林濤林濤1335306729813353067298、8267551082675510年初六年初六 值班要求：值班要求：1、負(fù)責(zé)值班的人員需保證當(dāng)班時(shí)間通訊暢通，人員不能離開汕頭市區(qū)，以、負(fù)責(zé)值班的人員需保證當(dāng)班時(shí)間通訊暢通，人員不能離開汕頭市區(qū)，以便在急需時(shí)需到公司處理。便在急需時(shí)需到公司處理。2、若遇到重大情況時(shí)需第一

3、時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)求支援。、若遇到重大情況時(shí)需第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)求支援。3、值班人員完成值班需填寫值班情況表，做好下一個(gè)人員值班交接。、值班人員完成值班需填寫值班情況表，做好下一個(gè)人員值班交接。第四節(jié)值班工作第四節(jié)值班工作 值班工作一般是在單位領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安值班工作一般是在單位領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安排下，在非工作期間維持單位最低限度運(yùn)排下，在非工作期間維持單位最低限度運(yùn)轉(zhuǎn)的加班行為。轉(zhuǎn)的加班行為。( (指各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事指各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，在某一時(shí)間段內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)處業(yè)單位，在某一時(shí)間段內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)處理全部工作的方式和制度。理全部工作的方式和制度。) ) 常設(shè)性值班、間歇性值班、臨時(shí)性值班

4、常設(shè)性值班、間歇性值班、臨時(shí)性值班 問題：如何安排值班？問題：如何安排值班？ 值班期間的工作任務(wù)有哪些？值班期間的工作任務(wù)有哪些？ 值班的基本要求有哪些？值班的基本要求有哪些？(有哪些有哪些值班制度？值班制度？) 一、值班表的編制一、值班表的編制n值班表是將一某一段時(shí)間段中已經(jīng)確定值班表是將一某一段時(shí)間段中已經(jīng)確定的值班人員姓名清晰地記載和標(biāo)明的表的值班人員姓名清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒人們按表的要求值班，以保格，是提醒人們按表的要求值班，以保證組織整體工作連續(xù)和完成的表格。證組織整體工作連續(xù)和完成的表格。P28 值班表通常包括的項(xiàng)目值班表通常包括的項(xiàng)目n值班時(shí)間期限、具體值班時(shí)間值班時(shí)間

5、期限、具體值班時(shí)間n值班人員姓名值班人員姓名n值班地點(diǎn)值班地點(diǎn)n負(fù)責(zé)人或帶班人姓名負(fù)責(zé)人或帶班人姓名n值班工作內(nèi)容、要求值班工作內(nèi)容、要求n人員缺勤的備用方案或替班人員姓名人員缺勤的備用方案或替班人員姓名注意：協(xié)商、審定注意：協(xié)商、審定二、值班工作的內(nèi)容二、值班工作的內(nèi)容1、做好信息傳遞：、做好信息傳遞：及時(shí)將重要或需緊急及時(shí)將重要或需緊急處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。 2 2、做好來訪的接待工作、做好來訪的接待工作 3 3、記好值班記錄（將發(fā)生的各種情況記錄、記好值班記錄（將發(fā)生的各種情況記錄下），填寫值班材料。下），填寫值班材料。 如：電話記錄、接待記錄、值班日志、值

6、如：電話記錄、接待記錄、值班日志、值班動(dòng)態(tài)或報(bào)告等。班動(dòng)態(tài)或報(bào)告等。值班日志值班日志值班日志：值班日志：是值班工作的原始記錄，是值班工作的原始記錄，是記錄值班情況、處理問題和查詢值班是記錄值班情況、處理問題和查詢值班工作狀況的憑證性書面材料。工作狀況的憑證性書面材料。 主要登記主要登記外來的信函、電報(bào)、反映的外來的信函、電報(bào)、反映的情況、外來的電話情況、外來的電話等等例表一例表一值班日志值班日志年月日星期值班人年月日星期值班人事項(xiàng)：事項(xiàng)：1、2、3、備注：備注：值班日志值班日志例表二例表二值班時(shí)間值班時(shí)間 年年 月月 日日 時(shí)時(shí) 分至分至 年年 月月 日日 時(shí)時(shí) 分分值班人值班人值班說明值班說

7、明1、2、待辦事項(xiàng)內(nèi)容待辦事項(xiàng)內(nèi)容承辦事項(xiàng)承辦事項(xiàng)1、2、處理結(jié)果處理結(jié)果1、2、 接辦人簽字接辦人簽字接待記錄接待記錄（例表）（例表）來訪來訪者者單位單位時(shí)間時(shí)間接待接待人人來訪來訪事由事由處理處理意見意見處理處理結(jié)果結(jié)果值班咨詢、接待登記表值班咨詢、接待登記表（例表）（例表）值班人值班人值班時(shí)間值班時(shí)間來人姓名來人姓名來人單位來人單位接待時(shí)間接待時(shí)間咨詢商洽事項(xiàng)咨詢商洽事項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)批示領(lǐng)導(dǎo)批示處理結(jié)果處理結(jié)果備注備注 接待記錄主要包括來訪人員的姓名、接待記錄主要包括來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方法等內(nèi)容。單位、來訪事由、聯(lián)系方法等內(nèi)容。值班報(bào)告值班報(bào)告n值班期間發(fā)生重大或突發(fā)事件，值班

8、人值班期間發(fā)生重大或突發(fā)事件，值班人員應(yīng)立即向上司報(bào)告，必要時(shí)可形成書員應(yīng)立即向上司報(bào)告，必要時(shí)可形成書面面值班報(bào)告值班報(bào)告。值班報(bào)告值班報(bào)告例表例表值班人值班人 值班時(shí)間值班時(shí)間來人、來來人、來電、來函電、來函對(duì)方姓名對(duì)方姓名電話電話需請(qǐng)示事項(xiàng)摘要：需請(qǐng)示事項(xiàng)摘要：擬辦意見擬辦意見領(lǐng)導(dǎo)批示領(lǐng)導(dǎo)批示初步處理結(jié)果：初步處理結(jié)果：1、2、 下一班的工作：下一班的工作：1、2、續(xù)上續(xù)上4 4、安全保衛(wèi)和處理緊急問題和突發(fā)事件。、安全保衛(wèi)和處理緊急問題和突發(fā)事件。5 5、承擔(dān)單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。、承擔(dān)單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。 案例：案例： 忙碌了半年，秘書小李老早就開始計(jì)劃忙碌了半年，秘書小李老早

9、就開始計(jì)劃“十一十一”假期的旅游了。放假前夕，老板突然召集假期的旅游了。放假前夕，老板突然召集行政部門開會(huì)，宣布行政部門開會(huì)，宣布“十一十一”期間公司的一重要項(xiàng)期間公司的一重要項(xiàng)目進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)期，要安排專人值班，公司領(lǐng)導(dǎo)和秘目進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)期，要安排專人值班，公司領(lǐng)導(dǎo)和秘書人員都要排班，安排小李書人員都要排班，安排小李1010月月5 5日值班。小李的出日值班。小李的出游計(jì)劃徹底泡湯，她很懊喪。值班那天，小李無精游計(jì)劃徹底泡湯，她很懊喪。值班那天，小李無精打采，上午只有公司王總打來電話，詢問值班情況，打采，上午只有公司王總打來電話，詢問值班情況，并無其他事項(xiàng)。小李估計(jì)下午也不會(huì)有事，就私自并無其他事項(xiàng)

10、。小李估計(jì)下午也不會(huì)有事，就私自溜號(hào)逛街去了。溜號(hào)逛街去了。5 5點(diǎn)半，小李返回辦公室，發(fā)現(xiàn)有十點(diǎn)半，小李返回辦公室，發(fā)現(xiàn)有十幾個(gè)未接電話。剛準(zhǔn)備處理，王總來了，怒氣沖沖幾個(gè)未接電話。剛準(zhǔn)備處理，王總來了，怒氣沖沖地質(zhì)問小李剛才去哪兒了。公司的項(xiàng)目出了變故，地質(zhì)問小李剛才去哪兒了。公司的項(xiàng)目出了變故，工地需要和公司緊急聯(lián)絡(luò)，而值班室又沒有人，工工地需要和公司緊急聯(lián)絡(luò)，而值班室又沒有人，工地那邊費(fèi)了很大的周折才和公司取得了聯(lián)系。假期地那邊費(fèi)了很大的周折才和公司取得了聯(lián)系。假期過后，小李被公司通報(bào)批評(píng)。過后，小李被公司通報(bào)批評(píng)。行政領(lǐng)導(dǎo)值班制度行政領(lǐng)導(dǎo)值班制度 三、值班的制度三、值班的制度 值班是

11、組織的一項(xiàng)重要工作，值班人員值班是組織的一項(xiàng)重要工作，值班人員的表現(xiàn)會(huì)直接影響組織形象和組織效率。的表現(xiàn)會(huì)直接影響組織形象和組織效率。1 1、崗位責(zé)任制度。、崗位責(zé)任制度。2 2、信息處理制度。、信息處理制度。3 3、報(bào)請(qǐng)制度。、報(bào)請(qǐng)制度。4 4、交接班制度。、交接班制度。5 5、安全保密制度。、安全保密制度。四、對(duì)突發(fā)事件的處理四、對(duì)突發(fā)事件的處理 案例分析案例分析( (一一) ) 某星期日下午某星期日下午5點(diǎn)，某縣工商局辦公室謝秘書正點(diǎn)，某縣工商局辦公室謝秘書正在值班，突然電話鈴響了，傳來急迫的聲音：在值班，突然電話鈴響了，傳來急迫的聲音：“出出事了，請(qǐng)局里趕快派人來。事了，請(qǐng)局里趕快派人

12、來?！薄啊薄巴?，你冷靜一下，同志，你冷靜一下，到底出什么事了，把情況講清楚。到底出什么事了，把情況講清楚?！痹瓉砭掷锏囊辉瓉砭掷锏囊惠v面包車與一輛大卡車相撞，司機(jī)重傷，另有輛面包車與一輛大卡車相撞，司機(jī)重傷，另有3人人受傷，車損嚴(yán)重，已不能開動(dòng)，請(qǐng)求局里急速處理。受傷，車損嚴(yán)重，已不能開動(dòng)，請(qǐng)求局里急速處理。 謝秘書做好電話記錄后，定了定神，思考了此謝秘書做好電話記錄后，定了定神，思考了此案的處理辦法。他想到三種：一是按值班電話常規(guī)案的處理辦法。他想到三種：一是按值班電話常規(guī)處理，等第二天上班時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后按領(lǐng)導(dǎo)指示處理，等第二天上班時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后按領(lǐng)導(dǎo)指示處理。二是立即匯報(bào)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自

13、來處理。三是緊處理。二是立即匯報(bào)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自來處理。三是緊急事故緊急處理，然后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。急事故緊急處理，然后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 謝秘書決定采取第三種方法，謝秘書決定采取第三種方法， 立即處理。立即處理。首先他給附近工商所打電話，請(qǐng)他們迅速派首先他給附近工商所打電話，請(qǐng)他們迅速派人去保護(hù)好現(xiàn)場并妥善照護(hù)好傷員；接著給人去保護(hù)好現(xiàn)場并妥善照護(hù)好傷員；接著給縣人民醫(yī)院打電話，請(qǐng)求迅速派救護(hù)車去現(xiàn)縣人民醫(yī)院打電話，請(qǐng)求迅速派救護(hù)車去現(xiàn)場搶救傷員；然后再給縣交警隊(duì)打電話，請(qǐng)場搶救傷員；然后再給縣交警隊(duì)打電話，請(qǐng)即派人去現(xiàn)場處理交通事故；最后，向局領(lǐng)即派人去現(xiàn)場處理交通事故；最后，向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況以及

14、采取的導(dǎo)匯報(bào)事故情況以及采取的3條措施。做完這條措施。做完這些，已經(jīng)些，已經(jīng)6點(diǎn)過了，謝秘書便下班回家了。點(diǎn)過了，謝秘書便下班回家了。評(píng)析一下謝秘書對(duì)這一事件的處理。評(píng)析一下謝秘書對(duì)這一事件的處理。案例分析案例分析( (二二) )某公司值班室值班員深夜一點(diǎn)接到庫房某公司值班室值班員深夜一點(diǎn)接到庫房的火災(zāi)報(bào)告后，立即趕赴現(xiàn)場了解起火地點(diǎn)、的火災(zāi)報(bào)告后，立即趕赴現(xiàn)場了解起火地點(diǎn)、火情、撲救情況等。初發(fā)現(xiàn)小火發(fā)生、動(dòng)手火情、撲救情況等。初發(fā)現(xiàn)小火發(fā)生、動(dòng)手撲救；繼后易燃品著火，火勢趨烈，撲救無撲救；繼后易燃品著火，火勢趨烈，撲救無效。當(dāng)大火出現(xiàn)后，危及庫房大量重要物資。效。當(dāng)大火出現(xiàn)后，危及庫房大量

15、重要物資。這時(shí)值班員見勢不妙，急忙回值班室打電話這時(shí)值班員見勢不妙，急忙回值班室打電話報(bào)告上級(jí)，又撥通火警號(hào)，報(bào)告消防。過了報(bào)告上級(jí)，又撥通火警號(hào)，報(bào)告消防。過了近近45分鐘，消防及有關(guān)人員才進(jìn)入火場撲救。分鐘，消防及有關(guān)人員才進(jìn)入火場撲救。最后，熊熊烈火吞噬了這座庫房。試分析值最后，熊熊烈火吞噬了這座庫房。試分析值班員在這一突發(fā)性事件中的功過是非。班員在這一突發(fā)性事件中的功過是非。 案例：案例：1983年年6月某日，武漢市裝卸公司搬運(yùn)站在裝月某日，武漢市裝卸公司搬運(yùn)站在裝卸農(nóng)藥時(shí)，不慎將一包甲基卸農(nóng)藥時(shí)，不慎將一包甲基E605農(nóng)藥掉進(jìn)了漢江。甲農(nóng)藥掉進(jìn)了漢江。甲基基E605是一種劇毒農(nóng)藥，人

16、畜飲用含有這種藥物的江是一種劇毒農(nóng)藥，人畜飲用含有這種藥物的江水會(huì)中毒，并且極可能會(huì)有生命危險(xiǎn)。情況十分危急，水會(huì)中毒，并且極可能會(huì)有生命危險(xiǎn)。情況十分危急，電話打到武漢市人民政府的值班室。值班秘書接到市電話打到武漢市人民政府的值班室。值班秘書接到市交通部門的緊急電話后，立即采取了下列措施：交通部門的緊急電話后，立即采取了下列措施： 1 1、電話通知市屬交通部門各有關(guān)單位，立即組織力、電話通知市屬交通部門各有關(guān)單位，立即組織力量進(jìn)行打撈。量進(jìn)行打撈。 2 2、電話通知市防疫站，馬上派人趕往出事地點(diǎn)，采、電話通知市防疫站，馬上派人趕往出事地點(diǎn)，采樣化驗(yàn)。樣化驗(yàn)。 3 3、通知漢陽區(qū)政府，馬上通知

17、附近水廠采取措施，、通知漢陽區(qū)政府，馬上通知附近水廠采取措施，防止被污染的水被利用。防止被污染的水被利用。 4 4、通知廣播電臺(tái)、電視臺(tái)、緊急通知等形式告知、通知廣播電臺(tái)、電視臺(tái)、緊急通知等形式告知漢江沿線的居民停止飲用取自漢江的自來水，以免漢江沿線的居民停止飲用取自漢江的自來水，以免中毒。中毒。 值班秘書在完成這些工作之后，值班秘書在完成這些工作之后，迅速向相關(guān)領(lǐng)迅速向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。導(dǎo)匯報(bào)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也隨即做出指示，進(jìn)行安排和部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也隨即做出指示，進(jìn)行安排和部署，署，值班秘書將領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門。值班秘書將領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門。在隨后的處理中，值班秘書和相關(guān)方面保持密切的在隨后的處理中，值班秘書和相關(guān)方面保持密切的聯(lián)系，聯(lián)系，每隔每隔1 1小時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做一次報(bào)告小時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做一次報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)決，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。策參考。 由于措施得當(dāng)，事故并未造成嚴(yán)重的后果，沒由于措施得當(dāng)，事故并未造成嚴(yán)重的后果，沒有出現(xiàn)人員傷亡事件。由于處理及時(shí)、措施得當(dāng)，有出現(xiàn)人員傷亡事件。由于處理及時(shí)、措施得當(dāng)，該值班秘書得到了領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)的公開表揚(yáng)。該值班秘書得到了領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)的公開表揚(yáng)。 對(duì)突發(fā)事件，值班人員應(yīng)及