大型活動(dòng)策劃與管理教材PPT38頁(yè)

1、大型活動(dòng)策劃與管理大型活動(dòng)策劃與管理上海交通大學(xué)出版社上海交通大學(xué)出版社20132013年年9 9月月模塊二模塊二 展覽活動(dòng)策劃與管理展覽活動(dòng)策劃與管理項(xiàng)目引入高交會(huì)“中國(guó)科技第一展”中國(guó)國(guó)際高新技術(shù)成果交易會(huì)（簡(jiǎn)稱高交會(huì)），是由中華人民共和國(guó)商務(wù)部、中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部、中華人民共和國(guó)工業(yè)和信息化部、中華人民共和國(guó)國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、中華人民共和國(guó)教育部、中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、中華人民共和國(guó)農(nóng)業(yè)部、中華人民共和國(guó)國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局、中國(guó)科學(xué)院、中國(guó)工程院、深圳市人民政府主辦，深圳市中國(guó)國(guó)際高新技術(shù)成果交易中心（深圳會(huì)展中心管理有限責(zé)任公司）承辦，中國(guó)規(guī)模最大、最具影響力的科技

2、類展會(huì)。思考：1.為高交會(huì)設(shè)計(jì)招展書(shū)，應(yīng)包括哪些主要內(nèi)容？2.如何指引參展商進(jìn)行布展？3.展后的評(píng)估總結(jié)如何開(kāi)展？項(xiàng)目一項(xiàng)目一 策展策展任務(wù)1 展覽的定義與分類任務(wù)2 選題構(gòu)思任務(wù)3 可行性分析任務(wù)4 立項(xiàng)策劃任務(wù)任務(wù)1 1 明確展覽的定義與分類明確展覽的定義與分類大型活動(dòng)里常說(shuō)的展覽，不是指“展示”這個(gè)動(dòng)詞，而是特指“展覽會(huì)”這個(gè)名詞。展覽會(huì)，在辭海中的定義為：用固定或巡回的方式，公開(kāi)展出工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品、手工業(yè)制品、藝術(shù)作品、圖書(shū)、圖片，以及各種重要實(shí)物、標(biāo)本、模型等，共參觀、欣賞的一種臨時(shí)性組織。簡(jiǎn)明不列顛百科全書(shū)給“展覽會(huì)”的解釋是：為鼓舞公眾興趣、促進(jìn)生產(chǎn)、發(fā)展貿(mào)易、或者為了說(shuō)明一種或多種

3、生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)展或成就，將藝術(shù)品、科學(xué)成果或工業(yè)制品進(jìn)行有組織的展覽。展覽的分類展覽的分類根據(jù)性質(zhì)不同，分為貿(mào)易展和消費(fèi)展按照內(nèi)容不同，可分為綜合展覽和專業(yè)展覽按照規(guī)模不同，劃分為國(guó)際展、國(guó)家展、地區(qū)展、地方展以及單個(gè)企業(yè)的獨(dú)家展根據(jù)時(shí)間不同，分定期展覽和不定期展覽根據(jù)場(chǎng)地不同，分專用展覽館展和流動(dòng)展覽按照形式不同，分為現(xiàn)實(shí)展覽和虛擬展覽按照國(guó)際展覽聯(lián)盟（UFI）的展會(huì)分類標(biāo)準(zhǔn)，分成綜合性展覽會(huì)、專業(yè)性展覽會(huì)和消費(fèi)性展覽會(huì)三大類任務(wù)任務(wù)2 2 選題構(gòu)思選題構(gòu)思展覽調(diào)研與信息分析（展覽信息、市場(chǎng)信息、展覽調(diào)研與信息分析（展覽信息、市場(chǎng)信息、同類展覽信息、場(chǎng)館、環(huán)境、交通等相關(guān)信息）同類展覽信息、場(chǎng)

4、館、環(huán)境、交通等相關(guān)信息）選題與主題策劃選題與主題策劃任務(wù)任務(wù)3 3 可行性分析可行性分析一一 展覽選題分析展覽選題分析環(huán)境分析環(huán)境分析戰(zhàn)略分析戰(zhàn)略分析任務(wù)任務(wù)3 3 可行性分析可行性分析二二 執(zhí)行方案分析執(zhí)行方案分析展覽基本框架方案展覽基本框架方案展覽進(jìn)度計(jì)劃方案展覽進(jìn)度計(jì)劃方案三三 財(cái)務(wù)預(yù)算分析財(cái)務(wù)預(yù)算分析四四 展覽風(fēng)險(xiǎn)分析展覽風(fēng)險(xiǎn)分析任務(wù)任務(wù)4 4 立項(xiàng)策劃立項(xiàng)策劃一一 展覽會(huì)的基本框架展覽會(huì)的基本框架展覽名稱展覽名稱辦展地點(diǎn)辦展地點(diǎn)辦展時(shí)間和頻率辦展時(shí)間和頻率辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)展覽規(guī)模和定位展覽規(guī)模和定位二二 展覽會(huì)的預(yù)算展覽會(huì)的預(yù)算任務(wù)任務(wù)4 4 立項(xiàng)策劃立項(xiàng)策劃三三 招展招商和宣傳推

5、廣計(jì)劃招展招商和宣傳推廣計(jì)劃四四 展會(huì)時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃展會(huì)時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃任務(wù)任務(wù)4 4 立項(xiàng)策劃立項(xiàng)策劃學(xué)生以小組為單位,討論策展流程及其注意事項(xiàng)。項(xiàng)目一訓(xùn)練項(xiàng)目一訓(xùn)練: :項(xiàng)目二項(xiàng)目二 招展招展任務(wù)1 招展工作任務(wù)2 招商工作任務(wù)3 宣傳推廣任務(wù)任務(wù)1 1 招展工作招展工作招徠符合展會(huì)主題和展品范圍的潛在公司參加展覽會(huì)以有形的展位為媒介，銷售一種無(wú)形的服務(wù)招展?fàn)I銷要素： 產(chǎn)品有形營(yíng)銷要 價(jià)格 地點(diǎn) 促銷 人員無(wú)形服務(wù)營(yíng)銷要素 有形展示 過(guò)程任務(wù)任務(wù)2 2 招商工作招商工作招商對(duì)象- 分析展會(huì)相關(guān)的產(chǎn)業(yè)鏈- 分析展會(huì)產(chǎn)品的主要消費(fèi)市場(chǎng)的地域分布狀況和需求情況，展覽題材所在行業(yè)的結(jié)構(gòu)和背景，開(kāi)展專業(yè)觀

6、眾分析招商渠道：專業(yè)媒體、各種大眾媒體、同類展會(huì)、有關(guān)的行業(yè)協(xié)會(huì)和商會(huì)、參展企業(yè)、各種招商代理、國(guó)際組織及外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、政府主管部門、招展過(guò)程中的拒絕型客戶任務(wù)任務(wù)3 3 宣傳推廣宣傳推廣宣傳推廣的目標(biāo)宣傳推廣的目標(biāo)任務(wù)任務(wù)3 3 宣傳推廣宣傳推廣宣傳推廣的方式宣傳推廣的方式 召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)、廣告宣傳、建立專門的網(wǎng)站、向召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)、廣告宣傳、建立專門的網(wǎng)站、向相關(guān)人員直接郵寄資料、公共關(guān)系營(yíng)銷推廣、人員相關(guān)人員直接郵寄資料、公共關(guān)系營(yíng)銷推廣、人員推廣、在國(guó)內(nèi)外同類展會(huì)上推廣、網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣、推廣、在國(guó)內(nèi)外同類展會(huì)上推廣、網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣、通過(guò)專業(yè)協(xié)會(huì)和商會(huì)進(jìn)行推廣、利用國(guó)外駐華機(jī)構(gòu)通過(guò)專業(yè)協(xié)會(huì)和

7、商會(huì)進(jìn)行推廣、利用國(guó)外駐華機(jī)構(gòu)和我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳推廣和我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳推廣學(xué)生以小組為單位,討論招展流程及其注意事項(xiàng)。項(xiàng)目二訓(xùn)練項(xiàng)目二訓(xùn)練: :項(xiàng)目三項(xiàng)目三 布展布展任務(wù)1參展手冊(cè)任務(wù)2展品運(yùn)輸指南任務(wù)3展臺(tái)設(shè)計(jì)搭建任務(wù)4 布展須知任務(wù)任務(wù)1 1 參展手冊(cè)（上）參展手冊(cè)（上）第十二屆高交會(huì)參展手冊(cè)第十二屆高交會(huì)參展手冊(cè)目錄目錄高交會(huì)組織結(jié)構(gòu)及職能圖高交會(huì)組織結(jié)構(gòu)及職能圖 1 1交易中心交易中心/ /會(huì)展中心組織結(jié)構(gòu)及職能圖會(huì)展中心組織結(jié)構(gòu)及職能圖 2 2第十二屆高交會(huì)內(nèi)容及展區(qū)安排第十二屆高交會(huì)內(nèi)容及展區(qū)安排 3 3第一章第一章 高交會(huì)簡(jiǎn)介高交會(huì)簡(jiǎn)介 5 5第二章第二章 參展申請(qǐng)及相關(guān)

8、事項(xiàng)參展申請(qǐng)及相關(guān)事項(xiàng)第三章第三章 參展參展 開(kāi)展期間進(jìn)出館時(shí)間開(kāi)展期間進(jìn)出館時(shí)間 14 14展品與資料進(jìn)出館管理展品與資料進(jìn)出館管理 14 14進(jìn)出車輛管理及路線安排進(jìn)出車輛管理及路線安排 14 14展位管理展位管理 14 14展品及宣傳品管理展品及宣傳品管理 15 15參展安全管理參展安全管理 16 16展位清潔展位清潔 17 17貴重展（物）品的風(fēng)險(xiǎn)防范及保險(xiǎn)貴重展（物）品的風(fēng)險(xiǎn)防范及保險(xiǎn) 17 17噪音控制規(guī)定噪音控制規(guī)定 17 17關(guān)于銷售假冒偽劣和亂擺賣的處罰關(guān)于銷售假冒偽劣和亂擺賣的處罰 17 17侵權(quán)投訴處理侵權(quán)投訴處理 17 17成交統(tǒng)計(jì)成交統(tǒng)計(jì) 18 18境外參展商注意事項(xiàng)

9、境外參展商注意事項(xiàng) 18 18參展配套服務(wù)參展配套服務(wù) 18 18任務(wù)任務(wù)1 1 參展手冊(cè)（下）參展手冊(cè)（下）第四章 布展 布展時(shí)間 20布展類型 21布展施工管理 21現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理 27楣板的制作 28施工管理費(fèi)、加班申請(qǐng)、廣告等服務(wù)項(xiàng)目?jī)r(jià)格及要求 28第五章 撤展 撤展時(shí)間 29撤展流程 29撤展管理規(guī)定 30撤展服務(wù) 30撤展期間運(yùn)輸車輛管理及撤展車輛路線安排 30第六章 證件辦理 第七章 門票辦理第八章 保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理辦法 第九章 成交項(xiàng)目的征集與統(tǒng)計(jì)第十章 論壇及活動(dòng)第十一章 各獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)、評(píng)審及獎(jiǎng)勵(lì)辦法第十二章 突發(fā)事件應(yīng)急處理 48深圳會(huì)展中心基本參數(shù)表 49各部門聯(lián)系表 51

10、高交會(huì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)聯(lián)系方法 51附件：1、第十二屆高交會(huì)展區(qū)分布圖 2、布、撤展車輛進(jìn)出深圳會(huì)展中心行駛路線圖 3、深圳會(huì)展中心會(huì)議廳（室）分布圖 4、深圳會(huì)展中心各館配電箱分布圖 5、展館疏散示意圖 （資料來(lái)源：http:/）任務(wù)任務(wù)2 2 展品運(yùn)輸指南展品運(yùn)輸指南展品運(yùn)輸注意事項(xiàng)展品運(yùn)輸注意事項(xiàng)國(guó)際展覽運(yùn)輸協(xié)會(huì)認(rèn)為，運(yùn)輸代理的業(yè)務(wù)主要依賴于三個(gè)方國(guó)際展覽運(yùn)輸協(xié)會(huì)認(rèn)為，運(yùn)輸代理的業(yè)務(wù)主要依賴于三個(gè)方面的管理：聯(lián)絡(luò)、海關(guān)手續(xù)和搬運(yùn)操作。面的管理：聯(lián)絡(luò)、海關(guān)手續(xù)和搬運(yùn)操作。常見(jiàn)的問(wèn)題包括：常見(jiàn)的問(wèn)題包括：全部或部分展品未及時(shí)運(yùn)到，導(dǎo)致不能正常參展；全部或部分展品未及時(shí)運(yùn)到，導(dǎo)致不能正常參展；展品因沒(méi)

11、有進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b而在運(yùn)輸途中破損，引起額外費(fèi)展品因沒(méi)有進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b而在運(yùn)輸途中破損，引起額外費(fèi)用的產(chǎn)生；用的產(chǎn)生；缺少產(chǎn)地證、檢疫證等而造成扣費(fèi)、扣貨等損失，還造成運(yùn)缺少產(chǎn)地證、檢疫證等而造成扣費(fèi)、扣貨等損失，還造成運(yùn)輸延誤；輸延誤；包裝箱在拆卸展品時(shí)破損，導(dǎo)致回運(yùn)時(shí)不能再用，或是包裝包裝箱在拆卸展品時(shí)破損，導(dǎo)致回運(yùn)時(shí)不能再用，或是包裝箱丟失等；箱丟失等；巡回展是比較特殊的戰(zhàn)略，為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，會(huì)通過(guò)不同的途巡回展是比較特殊的戰(zhàn)略，為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，會(huì)通過(guò)不同的途徑向同一地點(diǎn)發(fā)送兩套展覽用品。徑向同一地點(diǎn)發(fā)送兩套展覽用品。境內(nèi)展品運(yùn)輸流程圖任務(wù)任務(wù)3 3 展臺(tái)設(shè)計(jì)搭建展臺(tái)設(shè)計(jì)搭建設(shè)計(jì)原則設(shè)計(jì)原則目

12、的性原則目的性原則藝術(shù)性原則藝術(shù)性原則功能性原則功能性原則搭建原則搭建原則（一）和諧（二）簡(jiǎn)潔（三）重點(diǎn)突出（四）主題明確傳達(dá)信息（五）視覺(jué)沖擊要強(qiáng)烈（六）把握觀眾的喜好（七）展臺(tái)要易建易拆（八）其他因素任務(wù)任務(wù)4 4 布展須知布展須知 布展期間的主要工作任務(wù)任務(wù)4 4 布展須知布展須知 布展期間的主要工作學(xué)生以小組為單位,討論布展流程及其注意事項(xiàng)。項(xiàng)目三訓(xùn)練項(xiàng)目三訓(xùn)練: :項(xiàng)目四項(xiàng)目四 現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)任務(wù)1 1 開(kāi)幕式開(kāi)幕式任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場(chǎng)管理現(xiàn)場(chǎng)管理任務(wù)任務(wù)3 3 后續(xù)工作后續(xù)工作任務(wù)任務(wù)1 1 開(kāi)幕式開(kāi)幕式一一 邀請(qǐng)范圍邀請(qǐng)范圍政府官員、工商名流、新聞?dòng)浾叩热耸?，政府官員、工商名流、新

13、聞?dòng)浾叩热耸浚箷?huì)知名度，吸引觀眾，購(gòu)買決定權(quán)或建議權(quán)展會(huì)知名度，吸引觀眾，購(gòu)買決定權(quán)或建議權(quán)二二 貴賓接待貴賓接待 貴賓主要包括協(xié)會(huì)高層官員、公司總經(jīng)理、名人演講貴賓主要包括協(xié)會(huì)高層官員、公司總經(jīng)理、名人演講者、重要的贊助商、著名藝人等，有時(shí)還有重要的者、重要的贊助商、著名藝人等，有時(shí)還有重要的貴賓如國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、各國(guó)政要、王室貴族等。貴賓如國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、各國(guó)政要、王室貴族等。給予特別對(duì)待，從到達(dá)酒店到出席開(kāi)幕直到離開(kāi)展會(huì)給予特別對(duì)待，從到達(dá)酒店到出席開(kāi)幕直到離開(kāi)展會(huì)地點(diǎn)地點(diǎn) 都要進(jìn)行周到的安排。都要進(jìn)行周到的安排。 任務(wù)任務(wù)1 1 開(kāi)幕式開(kāi)幕式三 程序由展會(huì)工作人員引領(lǐng)國(guó)內(nèi)外嘉賓到主席臺(tái)就位；

14、主持人主持展會(huì)開(kāi)幕并介紹到會(huì)嘉賓；主持人請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話；相關(guān)開(kāi)幕表演開(kāi)始；某位重要嘉賓宣布展會(huì)正式開(kāi)幕；主持人宣布開(kāi)幕式結(jié)束并請(qǐng)各位嘉賓和展會(huì)觀眾進(jìn)場(chǎng)參觀。任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場(chǎng)管理現(xiàn)場(chǎng)管理一、一、 辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理二、參展商的現(xiàn)場(chǎng)管理工作二、參展商的現(xiàn)場(chǎng)管理工作 三、撤展管理三、撤展管理 任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場(chǎng)管理現(xiàn)場(chǎng)管理一一 辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)管理（一）注冊(cè)管理（一）注冊(cè)管理（二）設(shè)備設(shè)施管理（二）設(shè)備設(shè)施管理（三）安全管理（三）安全管理（四）參展人員管理（四）參展人員管理（五）危機(jī)管理（五）危機(jī)管理（六）其他服務(wù)（六）其他服務(wù)任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場(chǎng)管理現(xiàn)場(chǎng)管理二、參展

15、商的現(xiàn)場(chǎng)管理工作二、參展商的現(xiàn)場(chǎng)管理工作 布置展臺(tái)、配備展臺(tái)的工作人員、展臺(tái)接待、貿(mào)易洽布置展臺(tái)、配備展臺(tái)的工作人員、展臺(tái)接待、貿(mào)易洽談、情況記錄、其他相關(guān)宣傳推廣活動(dòng)、信息收集談、情況記錄、其他相關(guān)宣傳推廣活動(dòng)、信息收集工作、細(xì)節(jié)管理注意事項(xiàng)工作、細(xì)節(jié)管理注意事項(xiàng) 三、撤展管理三、撤展管理 展位的拆除、參展商租用展具的退還、參展商展品的展位的拆除、參展商租用展具的退還、參展商展品的處理和回運(yùn)、展場(chǎng)的清潔、撤展安全保衛(wèi)處理和回運(yùn)、展場(chǎng)的清潔、撤展安全保衛(wèi)任務(wù)任務(wù)3 3 后續(xù)工作后續(xù)工作一一 展后跟蹤展后跟蹤建立參展商和客戶的信息數(shù)據(jù)庫(kù)、建立參展商和客戶的信息數(shù)據(jù)庫(kù)、收集客戶意見(jiàn)和建議、收集客戶意見(jiàn)和建議、及時(shí)通報(bào)展會(huì)信息、及時(shí)通報(bào)展會(huì)信息、和參展商及客戶保持長(zhǎng)期的感情聯(lián)系。和參展商及客戶保持長(zhǎng)期的感情聯(lián)系。二二 評(píng)估總結(jié)評(píng)估總結(jié)對(duì)展覽總體環(huán)境和參展整體工作的評(píng)估與總結(jié)，其作對(duì)展覽總體環(huán)境和參展整體工作的評(píng)估與總結(jié)，其作用與意義在于為判斷此次展覽工作的效率和效果提用與意義在于為判斷此次展覽工作的效率和效果提供標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)