會(huì)議管理制度

1、會(huì)會(huì) 議議 管管 理理 制制 度度1.0會(huì)議管理制度的會(huì)議管理制度的目的目的為保證公司各類會(huì)議有序組織與管理，形成為保證公司各類會(huì)議有序組織與管理，形成良好會(huì)議秩序，確保會(huì)議召開的質(zhì)量和效良好會(huì)議秩序，確保會(huì)議召開的質(zhì)量和效率，特制訂本制度。率，特制訂本制度。2.0會(huì)議管理制度的會(huì)議管理制度的適用范圍適用范圍適用于公司各類會(huì)議（包括培訓(xùn)）的組織與適用于公司各類會(huì)議（包括培訓(xùn)）的組織與管理。管理。3.0制度制度3.1會(huì)議的重要性會(huì)議的重要性3.1.1提高溝通效率。提高溝通效率。3.1.2集思廣益，解決問題。集思廣益，解決問題。3.1.3協(xié)調(diào)矛盾，融洽關(guān)系。協(xié)調(diào)矛盾，融洽關(guān)系。3.1.4統(tǒng)一思想，

2、相互促進(jìn)，共同提高。統(tǒng)一思想，相互促進(jìn)，共同提高。3.2會(huì)議召開原則會(huì)議召開原則3.2.1高效。凡召開的會(huì)議應(yīng)具備必要性，注重實(shí)效，主題鮮高效。凡召開的會(huì)議應(yīng)具備必要性，注重實(shí)效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分。明，準(zhǔn)備充分。3.2.2精簡。精簡會(huì)議，盡量縮短會(huì)期，能合并召開的會(huì)議要精簡。精簡會(huì)議，盡量縮短會(huì)期，能合并召開的會(huì)議要盡可能統(tǒng)籌合并。盡可能統(tǒng)籌合并。3.2.3務(wù)實(shí)。把工作重點(diǎn)集中在解決實(shí)際問題上，可采用現(xiàn)場(chǎng)務(wù)實(shí)。把工作重點(diǎn)集中在解決實(shí)際問題上，可采用現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議等形式，及時(shí)協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題。辦公會(huì)議等形式，及時(shí)協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題。3.2.4節(jié)約。會(huì)議要?dú)v行勤儉節(jié)約，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。節(jié)約。會(huì)

3、議要?dú)v行勤儉節(jié)約，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。3.3 會(huì)議通知會(huì)議通知 3.3.1會(huì)議的召開，除公司例會(huì)外，需涉及會(huì)議的召開，除公司例會(huì)外，需涉及其他部門或公司的，必須由組織召開會(huì)議其他部門或公司的，必須由組織召開會(huì)議部門填寫會(huì)議通知單，通知單上應(yīng)明部門填寫會(huì)議通知單，通知單上應(yīng)明確會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參確會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員及需配合準(zhǔn)備工作等內(nèi)容，經(jīng)部門會(huì)人員及需配合準(zhǔn)備工作等內(nèi)容，經(jīng)部門主管審批后交辦公室通知參會(huì)人員參加會(huì)主管審批后交辦公室通知參會(huì)人員參加會(huì)議。議。 3.3.2辦公室應(yīng)通過短信和電話通知等方式辦公室應(yīng)通過短信和電話通知等方式通知參會(huì)人員。通知時(shí)應(yīng)說明會(huì)議召

4、開的通知參會(huì)人員。通知時(shí)應(yīng)說明會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容等。部門參會(huì)人員時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容等。部門參會(huì)人員較多時(shí)可通知參會(huì)部門的文員較多時(shí)可通知參會(huì)部門的文員/統(tǒng)計(jì)員或部統(tǒng)計(jì)員或部門領(lǐng)導(dǎo)往下通知，部門參會(huì)人員較少時(shí)，門領(lǐng)導(dǎo)往下通知，部門參會(huì)人員較少時(shí)，直接通知會(huì)議參會(huì)人員。直接通知會(huì)議參會(huì)人員。 3.3.3除公司例會(huì)外，其他會(huì)議應(yīng)在會(huì)議召開除公司例會(huì)外，其他會(huì)議應(yīng)在會(huì)議召開的前一個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知（緊急會(huì)議除的前一個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知（緊急會(huì)議除外）。外）。 3.3.4公司例行會(huì)議若因特殊原因不能正常召公司例行會(huì)議若因特殊原因不能正常召開，會(huì)議組織者必須提前一個(gè)工作日通知參會(huì)開，會(huì)議組

5、織者必須提前一個(gè)工作日通知參會(huì)人員。人員。 3.3.5如需使用會(huì)議室，會(huì)議組織者應(yīng)提前向如需使用會(huì)議室，會(huì)議組織者應(yīng)提前向辦公室預(yù)約并登記，在會(huì)議不相沖突的前提下，辦公室預(yù)約并登記，在會(huì)議不相沖突的前提下，可按照會(huì)議室管理規(guī)定使用會(huì)議室?？砂凑諘?huì)議室管理規(guī)定使用會(huì)議室。3.4 會(huì)議室管理會(huì)議室管理 3.4.1辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)安排。安排。 3.4.2總務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)財(cái)產(chǎn)的保管、衛(wèi)總務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)財(cái)產(chǎn)的保管、衛(wèi)生清潔、門窗及電器設(shè)備的關(guān)閉等管理工生清潔、門窗及電器設(shè)備的關(guān)閉等管理工作。作。 3.4.3會(huì)議室的燈光、音響、多媒體投影儀會(huì)議室的燈光、

6、音響、多媒體投影儀等的操控、調(diào)試、保養(yǎng)工作由網(wǎng)絡(luò)部指定等的操控、調(diào)試、保養(yǎng)工作由網(wǎng)絡(luò)部指定專人負(fù)責(zé)。專人負(fù)責(zé)。 3.4.4會(huì)議期間，非參會(huì)人員不得隨意進(jìn)入會(huì)議期間，非參會(huì)人員不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。會(huì)議室。 3.4.5凡進(jìn)入會(huì)議室的人員必須自覺遵守會(huì)凡進(jìn)入會(huì)議室的人員必須自覺遵守會(huì)議室管理規(guī)定，遵守社會(huì)公德，講究衛(wèi)生，議室管理規(guī)定，遵守社會(huì)公德，講究衛(wèi)生，不得隨意在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)餐，不得隨意移動(dòng)不得隨意在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)餐，不得隨意移動(dòng)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的任何設(shè)施，對(duì)于違反規(guī)定的人員，會(huì)場(chǎng)內(nèi)的任何設(shè)施，對(duì)于違反規(guī)定的人員，會(huì)議室管理人員將對(duì)其按相關(guān)制度進(jìn)行處會(huì)議室管理人員將對(duì)其按相關(guān)制度進(jìn)行處理。理。 3.4.6會(huì)議室

7、舉行專題會(huì)議和賓客的接待時(shí)，會(huì)議室舉行專題會(huì)議和賓客的接待時(shí)，由宣傳文化部配備水杯、水、茶葉等接待由宣傳文化部配備水杯、水、茶葉等接待用品。用品。 3.4.7會(huì)議期間，會(huì)議服務(wù)人員要及時(shí)添茶會(huì)議期間，會(huì)議服務(wù)人員要及時(shí)添茶倒水，做好服務(wù)工作，確保會(huì)議正常進(jìn)行。倒水，做好服務(wù)工作，確保會(huì)議正常進(jìn)行。3.5會(huì)議類型會(huì)議類型3.5.1集團(tuán)公司資金協(xié)調(diào)會(huì)集團(tuán)公司資金協(xié)調(diào)會(huì)3.5.2工作協(xié)調(diào)會(huì)工作協(xié)調(diào)會(huì)3.5.3管理人員培訓(xùn)會(huì)管理人員培訓(xùn)會(huì)3.5.4生產(chǎn)經(jīng)營分析會(huì)等各種培訓(xùn)會(huì)及日常例會(huì)生產(chǎn)經(jīng)營分析會(huì)等各種培訓(xùn)會(huì)及日常例會(huì)3.6會(huì)議的組織會(huì)議的組織 3.6.1會(huì)議的組織者應(yīng)擬定會(huì)議議程，必要會(huì)議的組織者應(yīng)

8、擬定會(huì)議議程，必要時(shí)將會(huì)議議程提前下發(fā)給參會(huì)人員。時(shí)將會(huì)議議程提前下發(fā)給參會(huì)人員。 3.6.2會(huì)議組織部門應(yīng)提前根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)會(huì)議組織部門應(yīng)提前根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和參會(huì)人員的數(shù)量準(zhǔn)備好相應(yīng)的設(shè)施，如和參會(huì)人員的數(shù)量準(zhǔn)備好相應(yīng)的設(shè)施，如椅子、白板椅子、白板、白板筆、電腦、投影儀等，白板筆、電腦、投影儀等，必要時(shí)，應(yīng)安排好主席臺(tái)座次、擺放桌簽必要時(shí)，應(yīng)安排好主席臺(tái)座次、擺放桌簽等。等。 3.6.3會(huì)議組織部門應(yīng)事先準(zhǔn)備簽到表，參會(huì)議組織部門應(yīng)事先準(zhǔn)備簽到表，參會(huì)人員實(shí)行實(shí)名簽到制。會(huì)人員實(shí)行實(shí)名簽到制。 3.6.4會(huì)議組織人員負(fù)責(zé)協(xié)助主持人準(zhǔn)備會(huì)會(huì)議組織人員負(fù)責(zé)協(xié)助主持人準(zhǔn)備會(huì)議報(bào)告、參考材料、電子文

9、件（如議報(bào)告、參考材料、電子文件（如PPT等）。等）。 3.6.5會(huì)議組織部門應(yīng)安排會(huì)議記錄員。會(huì)會(huì)議組織部門應(yīng)安排會(huì)議記錄員。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)整理會(huì)議記錄或議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)整理會(huì)議記錄或紀(jì)要，并連同會(huì)議文件（包括會(huì)議簽到表紀(jì)要，并連同會(huì)議文件（包括會(huì)議簽到表等）一起整理歸檔，必要時(shí)可公布下發(fā)會(huì)等）一起整理歸檔，必要時(shí)可公布下發(fā)會(huì)議記錄或紀(jì)要。議記錄或紀(jì)要。 3.6.6參會(huì)人員按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)有序參會(huì)人員按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)有序地進(jìn)入會(huì)場(chǎng)入座，并做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。地進(jìn)入會(huì)場(chǎng)入座，并做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。 3.6.7參會(huì)人員應(yīng)做好會(huì)議筆記，在會(huì)后向參會(huì)人員應(yīng)做好會(huì)議筆記，在會(huì)后向下

10、傳達(dá)會(huì)議精神（保密性質(zhì)的內(nèi)容除外）。下傳達(dá)會(huì)議精神（保密性質(zhì)的內(nèi)容除外）。 3.6.8會(huì)議期間，會(huì)議組織者不定時(shí)地對(duì)會(huì)會(huì)議期間，會(huì)議組織者不定時(shí)地對(duì)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律進(jìn)行巡視，確保會(huì)議正常進(jìn)行。會(huì)場(chǎng)紀(jì)律進(jìn)行巡視，確保會(huì)議正常進(jìn)行。會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議組織人員可對(duì)出勤情況進(jìn)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議組織人員可對(duì)出勤情況進(jìn)行檢查或抽查。行檢查或抽查。 3.6.9對(duì)于培訓(xùn)會(huì)議，會(huì)議組織部門在會(huì)后對(duì)于培訓(xùn)會(huì)議，會(huì)議組織部門在會(huì)后應(yīng)及時(shí)填寫參會(huì)人員情況統(tǒng)計(jì)表和應(yīng)及時(shí)填寫參會(huì)人員情況統(tǒng)計(jì)表和培訓(xùn)效果評(píng)估表，對(duì)會(huì)議紀(jì)律執(zhí)行情培訓(xùn)效果評(píng)估表，對(duì)會(huì)議紀(jì)律執(zhí)行情況（包括會(huì)議出勤、請(qǐng)假及會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)情況）況（包括會(huì)議出勤、請(qǐng)假及會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)情況）作

11、出評(píng)估，予以通報(bào)。作出評(píng)估，予以通報(bào)。 3.6.10對(duì)于培訓(xùn)會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組對(duì)于培訓(xùn)會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門需對(duì)會(huì)議做出總結(jié)，反映整體情況織部門需對(duì)會(huì)議做出總結(jié)，反映整體情況（階段會(huì)議結(jié)束后再總結(jié)）；也可根據(jù)會(huì)（階段會(huì)議結(jié)束后再總結(jié)）；也可根據(jù)會(huì)議情況，對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行筆試答卷測(cè)試，議情況，對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行筆試答卷測(cè)試，并整理歸檔。并整理歸檔。3.7 會(huì)議紀(jì)律會(huì)議紀(jì)律 3.7.1參會(huì)人員應(yīng)做到不遲到，不早退，提參會(huì)人員應(yīng)做到不遲到，不早退，提前前5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，在簽到表上簽名。分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，在簽到表上簽名。 3.7.2會(huì)議期間將通訊工具設(shè)置為無聲或振會(huì)議期間將通訊工具設(shè)置為無聲或振動(dòng)

12、，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、隨意走動(dòng)、吃零動(dòng)，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、隨意走動(dòng)、吃零食、接聽電話，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不做與會(huì)食、接聽電話，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不做與會(huì)議主題無關(guān)的事情；不得將飲用完的飲料議主題無關(guān)的事情；不得將飲用完的飲料瓶及其它紙屑垃圾隨意丟棄于會(huì)場(chǎng)內(nèi)。瓶及其它紙屑垃圾隨意丟棄于會(huì)場(chǎng)內(nèi)。3.7.3會(huì)議內(nèi)容有保密事項(xiàng)時(shí)，參會(huì)者必須嚴(yán)會(huì)議內(nèi)容有保密事項(xiàng)時(shí)，參會(huì)者必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。格遵守保密紀(jì)律。3.7.4參會(huì)人員不得大聲喧嘩，擾亂會(huì)場(chǎng)秩序，參會(huì)人員不得大聲喧嘩，擾亂會(huì)場(chǎng)秩序，若有討論必須經(jīng)會(huì)議主持人允許后，方可若有討論必須經(jīng)會(huì)議主持人允許后，方可討論。討論。3.7.5各部門、車間負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的參會(huì)

13、人各部門、車間負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的參會(huì)人員，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)管理和相關(guān)紀(jì)律要求。員，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)管理和相關(guān)紀(jì)律要求。3.7.6參會(huì)人員因故不能參會(huì)，必須由部門在參會(huì)人員因故不能參會(huì)，必須由部門在會(huì)前提交會(huì)議會(huì)前提交會(huì)議/培訓(xùn)缺席證明單至?xí)h培訓(xùn)缺席證明單至?xí)h組織部門，并說明情況。高層管理人員因組織部門，并說明情況。高層管理人員因請(qǐng)假、出差外出工作不能參會(huì)時(shí)，由行政請(qǐng)假、出差外出工作不能參會(huì)時(shí)，由行政辦公室在會(huì)前提交會(huì)議辦公室在會(huì)前提交會(huì)議/培訓(xùn)缺席證明單培訓(xùn)缺席證明單至?xí)h組織部門。至?xí)h組織部門。 3.7.7會(huì)議進(jìn)行時(shí)，參會(huì)人員有事需離開會(huì)會(huì)議進(jìn)行時(shí)，參會(huì)人員有事需離開會(huì)場(chǎng)者，須向會(huì)議主持人請(qǐng)假。短時(shí)間的

14、離場(chǎng)者，須向會(huì)議主持人請(qǐng)假。短時(shí)間的離開需在會(huì)場(chǎng)出入登記表上。如實(shí)登記開需在會(huì)場(chǎng)出入登記表上。如實(shí)登記出入時(shí)間和事由及其它相關(guān)事項(xiàng)。出入時(shí)間和事由及其它相關(guān)事項(xiàng)。 3.7.8各部門負(fù)責(zé)人會(huì)后應(yīng)及時(shí)更新參會(huì)人各部門負(fù)責(zé)人會(huì)后應(yīng)及時(shí)更新參會(huì)人員名單，并提交至?xí)h組織部門加以更新。員名單，并提交至?xí)h組織部門加以更新。3.8處罰規(guī)定處罰規(guī)定 3.8.1 會(huì)議開始后，會(huì)議開始后，10分鐘內(nèi)為遲到，分鐘內(nèi)為遲到，10分分鐘后為缺席，無故缺席者視為曠工鐘后為缺席，無故缺席者視為曠工1天處理。天處理。早退、遲到者每人罰款早退、遲到者每人罰款50200元（其中普元（其中普工工50元，中層管理者元，中層管理者1

15、00元，高層管理者元，高層管理者200元）。元）。 3.8.2會(huì)場(chǎng)內(nèi)通訊工具響鈴，給予罰款會(huì)場(chǎng)內(nèi)通訊工具響鈴，給予罰款50元元/次；在場(chǎng)內(nèi)接聽電話，給予罰款次；在場(chǎng)內(nèi)接聽電話，給予罰款50元元/次。次。 3.8.3會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩或有其他擾亂會(huì)場(chǎng)秩會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲喧嘩或有其他擾亂會(huì)場(chǎng)秩序的行為，視情節(jié)將給予序的行為，視情節(jié)將給予50元元500元的處元的處罰。罰。 3.8.4會(huì)議期間吸煙、睡覺、隨意走動(dòng)、交會(huì)議期間吸煙、睡覺、隨意走動(dòng)、交頭接耳、吃零食、作與會(huì)議無關(guān)的事情者，頭接耳、吃零食、作與會(huì)議無關(guān)的事情者，視情節(jié)給予視情節(jié)給予50200元元/次的罰款，對(duì)其負(fù)責(zé)次的罰款，對(duì)其負(fù)責(zé)人扣人扣2分分/人人

16、/次，并計(jì)入績效考核。次，并計(jì)入績效考核。 3.8.5辦公室或網(wǎng)絡(luò)部相關(guān)人員不能及時(shí)提辦公室或網(wǎng)絡(luò)部相關(guān)人員不能及時(shí)提供會(huì)議服務(wù)而影響會(huì)議正常進(jìn)行的將給予供會(huì)議服務(wù)而影響會(huì)議正常進(jìn)行的將給予100元元/次的處罰。次的處罰。 3.8.6不按規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)入座的部門對(duì)其不按規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)入座的部門對(duì)其負(fù)責(zé)人扣負(fù)責(zé)人扣2分分/人人/次，并計(jì)入績效考核。次，并計(jì)入績效考核。 3.8.7會(huì)前未能出示會(huì)議會(huì)前未能出示會(huì)議/培訓(xùn)缺席證明單培訓(xùn)缺席證明單的人員，每人給予的人員，每人給予50200元的罰款（其中元的罰款（其中普工普工50元，中層管理者元，中層管理者100元，高層管理者元，高層管理者200元），對(duì)

17、其部門負(fù)責(zé)人扣元），對(duì)其部門負(fù)責(zé)人扣2分（不按人分（不按人數(shù)計(jì)算），并計(jì)入績效考核，（涉及高層數(shù)計(jì)算），并計(jì)入績效考核，（涉及高層管理人員，扣分計(jì)入年終考核）并限期補(bǔ)管理人員，扣分計(jì)入年終考核）并限期補(bǔ)交會(huì)議交會(huì)議/培訓(xùn)缺席證明單或其它相關(guān)證培訓(xùn)缺席證明單或其它相關(guān)證明至?xí)h組織部門。明至?xí)h組織部門。 3.8.8會(huì)議結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)內(nèi)有紙屑等垃圾的會(huì)議結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)內(nèi)有紙屑等垃圾的區(qū)域，涉及到哪個(gè)部門，則扣罰其部門負(fù)區(qū)域，涉及到哪個(gè)部門，則扣罰其部門負(fù)責(zé)人責(zé)人2分。分。 3.8.9每月累計(jì)出現(xiàn)兩次不更新參會(huì)人員名每月累計(jì)出現(xiàn)兩次不更新參會(huì)人員名單的部門，對(duì)其部門負(fù)責(zé)人扣單的部門，對(duì)其部門負(fù)責(zé)人扣2分。分。 3.8.10會(huì)議組織部門對(duì)