采購與付款內(nèi)控管理制度

1、采購與付款內(nèi)控制度第1章總則第1條為加強(qiáng)公司對采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，公司根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第2條本制度所指的采購業(yè)務(wù)包括采購計(jì)劃、采購訂單、合同訂立、價(jià)格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。第3條本制度適用于公司以及各成員單位。第4條單位負(fù)責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)，主管采購業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第2章崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)第5條公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制、明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離

2、，制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：1、請購與審批；2、詢價(jià)與確定供應(yīng)商；3、采購合同的訂立與審計(jì)；4、采購與驗(yàn)收；5、采購、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；6、付款審批與付款執(zhí)行。不得由同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。第6條公司的物流部是負(fù)責(zé)采購和付款的直接責(zé)任單位，其他部門和個(gè)人辦理采購和付款業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦法。第7條公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。第8條公司的物流部門應(yīng)建立內(nèi)部的職責(zé)分工權(quán)限，確保采購與審批人員分開，采購與貨

3、物驗(yàn)收或保管員分開。第9條公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行崗位輪換。第10條采購部門除對采購及付款的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)外，還應(yīng)對公司的存貨的安全性和計(jì)量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第11條物流部門要保證對已采購的生產(chǎn)材料及低值易耗品的價(jià)值計(jì)量準(zhǔn)確，以便于成本核算的準(zhǔn)確性。第12條公司物流部門在辦理采購業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)按如下程序執(zhí)行：根據(jù)生產(chǎn)部門下達(dá)的采購計(jì)劃做采購準(zhǔn)備，對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，然后進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，由質(zhì)量管理部審核、主管副總審批后確定供應(yīng)商，簽訂合同，采購、辦理驗(yàn)收入庫，登記賬簿、支付采購貨款。第13條物流部門負(fù)責(zé)編制請購單、詢價(jià)與價(jià)格談判、簽定合同、采購物資、請求付款等。第14條財(cái)務(wù)部門負(fù)

4、責(zé)結(jié)算采購款項(xiàng)，登記存貨及應(yīng)付款項(xiàng)賬。第15條財(cái)務(wù)部門在確保采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及符合付款手續(xù)后，積極組織資金付款。第16條付款及審批執(zhí)行公司的貨幣資金管理制度：1、采購資金支出需要先編制物資采購計(jì)劃，經(jīng)主管副總、財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理審批后履行借款審批程序。2、經(jīng)手人負(fù)責(zé)填寫借款單進(jìn)行資金支出申請，要求填明資金借款的數(shù)量、原因、使用部門和數(shù)量及支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯）,要求經(jīng)手人本人簽字確認(rèn)3、物流經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購物資數(shù)量和價(jià)格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行供應(yīng)商選擇把關(guān)，對采購渠道進(jìn)行審核。對資金支付的風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)。4、主管副總負(fù)責(zé)審批程序的合理性和采購效益性，是否有

5、采購計(jì)劃、是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，采購方的選擇及價(jià)格是否合理，超標(biāo)準(zhǔn)使用資金需要特殊說明。5、財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計(jì)劃做出審批。對往來款項(xiàng)進(jìn)行賬目核對，對采購資金進(jìn)行合同核對，對資金的支出風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審批。6、總經(jīng)理可對上述的所有審核提出質(zhì)疑并要求解釋。7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)對總經(jīng)理進(jìn)行溝通，財(cái)務(wù)副總不在，由主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)副總及總經(jīng)理進(jìn)行溝通并在借款單中標(biāo)明溝通結(jié)果，并請授權(quán)人補(bǔ)批簽字。8、采購資金支付嚴(yán)格按公司審批權(quán)限審批。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。對于審批人超越授權(quán)范圍審

6、批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。9、財(cái)務(wù)部出納員接到審批健全的借款單負(fù)責(zé)支付資金，對于審批不健全的借款單拒絕支付。10、要求現(xiàn)金和支票當(dāng)天支付，電匯在24小時(shí)內(nèi)支付。因資金控制或資金協(xié)調(diào)調(diào)整，財(cái)務(wù)部有權(quán)決定進(jìn)行一次性支付或分批支付。11、原則上不允許使用現(xiàn)金進(jìn)行物資采購，特殊情況需要財(cái)務(wù)副總審批，并作特殊說明。12、財(cái)務(wù)部將采購資金分別按供應(yīng)商掛“應(yīng)付賬款”，個(gè)人領(lǐng)用的備用金或現(xiàn)金零星采購掛申請人“其他應(yīng)收款”。13、采購物資要求必須使用稅務(wù)正規(guī)發(fā)票。14、發(fā)票報(bào)銷的手續(xù)：已經(jīng)借款報(bào)帳的，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；未借款直接報(bào)賬，要

7、求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，然后按公司的審批權(quán)限執(zhí)行本。15、經(jīng)手人憑發(fā)票沖回自己的資金欠據(jù)或要求財(cái)務(wù)部核銷往來。沒有往來的由財(cái)務(wù)部付。16、個(gè)人往來欠款超出3個(gè)月期限的，財(cái)務(wù)部有權(quán)從其工資中清回欠款，必要時(shí)追究資金的使用利息。17、對不能收回的欠款，由經(jīng)手人承擔(dān)連帶責(zé)任；審批人承擔(dān)審批責(zé)任。18、負(fù)責(zé)為成員單位采購物資的采購員按采購物資索要發(fā)票。要求發(fā)票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發(fā)票傳遞到成員單位，成員單位認(rèn)證采購的物資與發(fā)票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉(zhuǎn)賬財(cái)務(wù)收據(jù)，采購人憑收據(jù)到財(cái)務(wù)部門核銷自己的往來款項(xiàng)申請。如果接到貨物與發(fā)票不相符，需要成員單位財(cái)務(wù)部門同采購部

8、門采購員協(xié)商解決。第3章貨物采購驗(yàn)收控制第17條加強(qiáng)采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。第18條應(yīng)當(dāng)根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。公司及各成員單位大宗原材料采購由公司物流部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。公司應(yīng)當(dāng)制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。第19條應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力等有關(guān)情況，采取由物流、使用等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)

9、行審查。第20條采購物資到達(dá)后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質(zhì)檢人員對采購物資質(zhì)量進(jìn)行檢查。第21條采購人員及質(zhì)檢員檢查后，應(yīng)及時(shí)送交倉庫。倉庫保管人員接到物資后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無誤，在到貨登記簿上進(jìn)行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。第22條檢查合格的物資，倉庫保管員要及時(shí)填寫材料物資入庫單，入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用，第二聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，財(cái)務(wù)記賬用，第三聯(lián)，稽核聯(lián)，采購員報(bào)賬用。材料物資入庫單必須連續(xù)編號(hào)管理。第23條入庫單的傳遞程序如下：1、倉庫保管員接到檢驗(yàn)合格的貨物后，由保管員填制材料入庫

10、單，由質(zhì)檢員簽字，保管員填寫入庫單時(shí)，應(yīng)確保一個(gè)供貨商的原輔材料，一名采購員采購的原輔材料填到一張收料單上。2、保管員填寫入庫單時(shí)，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計(jì)量單位、數(shù)量及金額。3、保管員根據(jù)填好的入庫單第一聯(lián)登記入賬。4、材料入庫單經(jīng)采購部門經(jīng)理簽字后，將第二聯(lián)聯(lián)同供貨商發(fā)票一同返給財(cái)務(wù)報(bào)賬，第三聯(lián)留給物流部門統(tǒng)計(jì)用。5、入庫單第二聯(lián)留財(cái)務(wù)部門做登記材料明細(xì)賬用；月末成本會(huì)計(jì)需要去庫房稽核，核對材料入庫單和保管賬是否相符。第24條保管人員要根據(jù)收料單及時(shí)登記倉庫物資保管賬，保證會(huì)計(jì)人員及時(shí)進(jìn)行稽核。對于檢驗(yàn)不合格的物資，要及時(shí)通知采購人員，由采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理換貨或退貨等事宜

11、第4章應(yīng)付賬款入賬第25條財(cái)務(wù)主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款入賬，應(yīng)付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、物流部門的請購單及入庫單等；對于材料已入庫發(fā)票未到的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部根據(jù)材料入庫單暫估價(jià)入賬，待發(fā)票回來時(shí)用紅字沖回原來暫估入賬數(shù)，按發(fā)票金額重新入賬。財(cái)務(wù)部在做暫估入賬時(shí)，根據(jù)材料入庫單上的購買廠家登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，以便隨時(shí)掌握應(yīng)付款情況、采購員報(bào)賬情況以及供貨方開發(fā)票情況。第26條財(cái)會(huì)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明、入庫單據(jù)等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。第27條會(huì)計(jì)人員對所收到的購貨發(fā)票及相關(guān)憑證按規(guī)定檢查無誤后，方能進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。第28條公司財(cái)務(wù)人員、采購人員應(yīng)定期和供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款往來賬。第29條公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。第5章監(jiān)督檢查第30條公司應(yīng)當(dāng)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：1、采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。2、采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查大宗采