企業(yè)辦公用品分類管理

1、辦公用品管理制度為了加強辦公用品的管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與領(lǐng)用，本著節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)我公司實際情況，特制定本制度。一、辦公用品的分類按使用的性質(zhì)分為一般消耗品和耐用消耗品兩類一般消耗品包括：筆芯、鉛筆、筆記本、記事本、固體膠、液體膠、膠帶、回形針、大 頭針、訂書針、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、便條紙、稿紙、封皮紙、易事貼、檔案袋、透明袋、檔案 盒、印油、印泥、工具刀、拉桿夾、文件夾、文件框、裝訂夾、裝訂簽、裝訂膠片、記號筆 墨水、白板筆墨水、橡皮、雙面膠、口取紙、創(chuàng)可貼耐用消耗品包括：圓珠筆、中性筆、記號筆、白板筆、熒光筆、卷筆刀、筆筒、修正液、 計算器、訂書機、打孔器、起釘器

2、、直尺、長尾票夾、票據(jù)夾、山形票夾、剪刀、電池、印 臺、黑板擦、名片夾、U盤 二、辦公用品管理部門（一）公司辦公用品統(tǒng)一歸口管理部門為人事行政部。 人事行政部于每月月末的25號-30 號完成公司下月辦公用品購置計劃，上交公司常務(wù)副總審批后由后勤中心采購。（二）人事行政部負責公司辦公用品的采購計劃、驗收入庫、保管、發(fā)放與統(tǒng)計等管理 工作，同時各部門設(shè)立專門的辦公用品管理員負責本部門辦公用品的領(lǐng)用及保管，各部門經(jīng) 理對本部門的辦公用品使用情況進行監(jiān)督和管理。（附件：表1各部門辦公用品管理員名單） 三、辦公用品管理流程（一）后勤中心根據(jù)辦公用品購置計劃明細、規(guī)格以及數(shù)量購買，在每月5日前將辦公用品采

3、購入庫。辦公用品入庫時，人事行政部查看是有否有遺漏或與購置計劃規(guī)格、數(shù)量不 符時，人事行政部應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系更換或補充。（二）臨時急需的辦公用品（價值大于 200元），由所需部門填寫采購申請單，常務(wù)副總 批準后購置。（三）各部門辦公用品管理員據(jù)表單如實發(fā)放所領(lǐng)取的辦公用品，并將使用情況登記在 冊，人事行政部將進行不定期檢查辦公用品使用記錄。四、辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用（一）個人辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放1、新員工入職每人按崗位工作需要由人事行政部填寫 個人辦公用品領(lǐng)取登記表表4, 經(jīng)登記后發(fā)放。2、公司副總級別以上人員辦公用品，由人事行政部填寫個人辦公用品領(lǐng)取登記表，經(jīng)登記后發(fā)放。3、除以上情況以外

4、，其他人員不得以個人名義領(lǐng)用辦公用品。（二）部門辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放每月各部門辦公用品管理員根據(jù)本部門已簽批的部門辦公用品申領(lǐng)單及上月使用記 錄在人事行政部領(lǐng)取辦公用品。當月中領(lǐng)辦公用品三次以上，需報各分管副總審批。（三）辦公用品的領(lǐng)用規(guī)定1）耐用消耗品，重新領(lǐng)用時以舊換新，需攜帶原物品方可領(lǐng)取新辦公用品，以舊換新的 辦公用品交各部門辦公用品管理員處匯總，在新領(lǐng)取時統(tǒng)一交人事行政部。2） 一般消耗品則不用依舊換新，可直接領(lǐng)取。3）按崗位工作需要需配備辦公用品的新員工，每人限領(lǐng)簽字筆一支、筆記本一本等必備 辦公用品。五、辦公用品的使用及保管（一）辦公用品保管1）辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門自行負

5、責，人事行政部將進行不定期檢查，不得故意 破壞辦公用品。個人領(lǐng)用的辦公品必須認真保管，因人為保管不當造成辦公用品損壞需自行 購買。2）凡離職人員在辦理離職交接手續(xù)，填寫離職交接單時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品（一次性消耗品除外）如數(shù)歸還，人事行政專員負責登記入庫，如有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦 理有關(guān)手續(xù)。3）備用辦公用品由人事行政部統(tǒng)一管理，實行定期盤存制。盤存頻率為每月一次，人事 行政部每月10前抽出時間進行備用辦公品的盤存。要求月初庫存與期間采購、領(lǐng)用、月尾結(jié) 余在數(shù)量上一致，若不一致必須查找原因及問題環(huán)節(jié)。人事行政部應(yīng)定期檢查辦公用品的庫 存量，對日常必需品、不易采購品或用量大的用品應(yīng)酌量

6、庫存，以備不時之需。（三）復(fù)印紙管理1）凡需復(fù)印/打印的各種文件、資料，一次性復(fù)印/打印超過10頁的，在人事行政部登記后方可復(fù)印/打印。（登記的內(nèi)容有：復(fù)印/打印日期、復(fù)印/打印內(nèi)容、張數(shù)、經(jīng)辦人、使 用用途等。）2）若復(fù)印數(shù)量較多時，應(yīng)先復(fù)印一份，確認復(fù)印效果合格再輸入余數(shù)，以免浪費。如非 特殊要求，盡可能使用二次紙，節(jié)約用紙，降低成本。3）人事行政部對復(fù)印紙進行統(tǒng)一管理， 個人不得復(fù)印/打印與公司公務(wù)無關(guān)的私人資料, 違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款50元/次。（三）傳真機的管理1）公司保留兩臺傳真機，由人事行政部統(tǒng)一管理，其他無關(guān)部門不得私自保留傳真機。2）傳真統(tǒng)一由人事行政部存放的傳真機接收。所有傳真

7、由行政專員填寫收件登記簿，并 將接收到的傳真及時分發(fā)給收件部門和人員。3）重要傳真接收可通知行政專員加急處理，無明確收件人和垃圾傳真件，不予接收。涉 及公司事務(wù)的原件在行政部留存，接受部門留復(fù)印件。3表2:各部門辦公用品管理員名單在舁 廳P部門崗位辦公用品管理員備注123456789101112部門辦公用品申領(lǐng)單申請部門：經(jīng)辦人：年 月 日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量是否 領(lǐng)取實際領(lǐng) 取量備注部門經(jīng)理 簽字人事行政部經(jīng)理 簽字注：辦公用品管理員填寫一部門經(jīng)理簽批一人事部經(jīng)理簽批一人事部如實發(fā)放一管理員簽字確認5表3:辦公用品申請購置計劃單日期：年 月 日申請部門預(yù)計購置時間編號品 名規(guī)格單 位數(shù)量預(yù)算

8、 額度實際 金額備注人事行政部經(jīng)理 簽字申請人常務(wù)副總 簽字采購人注：人事行政部編制購買清單一部門經(jīng)理審核簽字一常務(wù)副總簽批一后勤中心采購個人辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門登記人領(lǐng)取時間物品名稱規(guī)格單 位數(shù)量領(lǐng)取人備注注：此表由人事行政部負責登記、建檔8一、文件管理用品桌面文件柜或多聯(lián)文件框、文件夾、檔案盒、紐扣文件袋、拉桿夾、按扣袋、標簽紙、風琴 色；大小夾子等；二、桌面辦公文具臺歷、名片冊（盒）、計算器、訂書機、訂書釘、取釘器、回形針、圖釘、型衛(wèi)、美工刀、 筆筒、書立、電話機、尺規(guī)、雙面膠、固體膠（液體膠）等；三、書寫工具圓珠筆、中性筆、中性筆芯、鋼筆、白板筆、記號筆、POP筆、走冬修正液、橡皮、鉛筆（繪圖筆）、削筆刀、墨水等;四、紙制品復(fù)（打）印紙、彩色復(fù)印紙、復(fù)寫紙、便箋本、筆記本（軟面抄）等； 五、金融用品點驗鈔機、印章墊、印泥（油）、賬本、單據(jù)（費用報銷單） 六、辦公機械碎紙機、考勤機（考勤卡）、電腦、打印傳真機掃描復(fù)印一體機、機具耗材