文件與記錄編寫規(guī)范

1、HUAMAi文件與記錄編寫規(guī)范文件編號友偉部門質保都初版日期修訂日期生效日期版本修改共7頁第1頁Revisionhistory修訂記錄版本/修改修訂日期（年-月-日）修訂人修訂簡述過程績效項次測量指標測量方法監(jiān)視周期目標值編制日期審核日期批準日期HUAMAi文件與記錄編寫規(guī)范文件編號友偉部門質保都初版日期修訂日期生效日期版本修改共7頁第2頁1目的統(tǒng)一公司管理體系文件的編寫格式。2適用范圍適用于公司內部管理體系文件的編寫。3職責3.1 質保部負責本規(guī)范的編制，指導檢查各部門按此要求編制文件。3.2 各部門管理體系文件編寫按照本規(guī)則要求進行，并報質保部備案。4編寫要求4.1 文件總要求4.1.1

2、文件的編制應盡可能簡單、明了，易于理解，并在結構、表述、術語等方面保持一致。4.1.2 各類文件之間的表述應保持一致。4.1.3 技術與作業(yè)指示文件的編寫按照技術與作業(yè)指示文件編寫規(guī)范規(guī)定執(zhí)行。4.2 文件的結構4.2.1 文件封面格式4.2.1.1 質量管理手冊封面（見附錄A）。4.2.1.2 程序文件不設封面，其正文首頁為封面（見附錄B）4.2.1.3 管理規(guī)范（三級文件）不設封面，其正文首頁為封面（見附錄B）4.2.2 文件頁面格式4.2.2.1 文件頁面（見附錄C）4.2.2.4 程序文件和管理規(guī)范文件修改在正文最后條款，見附錄Do4.3 文件正文要素4.3.2 目錄4.3.1.1 如

3、果該文件編寫目錄后能使閱讀人獲得對文件有一個總體概念，而且利于查閱該文件各章節(jié),則該文件必須要有目錄。如果此文件比較短小，則可不編寫目錄。4.3.1.3 文件的目錄內容包括：目錄號、文件的章節(jié)名稱及所在頁碼或文件編號。編號與標題之間空一個字的距離；標題與頁碼之間用“，”連接；頁碼不加任何括號如（）、等；4.3.2 正文要素4.3.2.1文件名稱HUAMAi文件與記錄編寫規(guī)范文件編號友偉部門質保都初版日期修訂日期生效日期版本修改共7頁第3頁文件名稱的措詞應特別審慎，力求簡練，突出文件的主題，使之與其他文件區(qū)別開來。4.3.2.2 文件修改記錄繪制出修改記錄表4.3.2.3 目的扼要敘述文件編制的

4、目的。4.3.2.4 適用范圍依據(jù)文件的基本內容，明確該文件的適用范圍。4.3.2.5 引用文件列出文件所涉及到的引用文件。4.3.2.6 定義明確文件中特殊術語的定義。4.3.2.7 職責明確相關部門、人員的職能分配。4.3.2.8 工作程序或內容按要求具體闡述文件中所涉及到的內容，要力求層次清晰、文字精練內容簡潔、清楚。4.3.2.9 相關記錄列出文件所涉及到的記錄。4.3.2.10 文件結束標記以文件頁面橫向布局三分之一長的橫線表示結束。4.3.2.11 標明文件的編制、審核、批準文件的編寫、審核、批準人簽名（以電子文檔形式簽名）4.4 層次劃分4.4.2 層次的名稱層次的名稱及示例見下

5、表:名稱編勺小例章1節(jié)1.1條1.1.1條1.1.1.1段無編號或須列項說明的文件條文用、編號或a）、b）、c）HUAMAi文件與記錄編寫規(guī)范文件編號友偉部門質保都初版日期修訂日期生效日期版本修改共7頁第4頁附錄附錄A、附錄B等進行編號4.4.3 層次的編排4.4.3.2 章文件的章，應該從“目的”開始編寫，用阿拉伯數(shù)字編號，編號連續(xù)下支，直到附錄，但附錄不編阿拉伯數(shù)字。每一章應有一個標題，放在其編號之后，并單獨成一行，與后面的正文分開。4.4.3.3 節(jié)節(jié)是章的有編號的細分單元，每一節(jié)應用一個標題，放在其編號之后，并單獨成一行。4.4.3.4 條條是節(jié)的有序編號的細分單元，第一層次的條可以進

6、一步再細分為第二層次的有編號的條。4.4.3.5 附錄附錄是該文件所提及到的圖、表、說明等，附錄的標號應采用大寫的英文字母來表示。4.4.3.6 編排要求公司內部文件的內容層次編號采用阿拉伯數(shù)字，每兩個層次之間加下腳點，章節(jié)條層次的編號均頂格起排，編號與文字之間空一個字的距離，條文應與章節(jié)條的標題對齊，回行時頂格起排。無編號列項說明的文件條文，每一項前均加帶半個圓括號的英文小寫字母，字母編號與文字對齊，字母編號與文字之間空半個字的距離，回行時頂格起排齊。文件中公式應另行排在版心左右居中位置，很長的公式盡可能在等號處回行，如果做不到這點，就在+、等符號處回行。公式中如有字符需解釋，應注明“式中：

7、”二字另行左起頂格排，所要注釋的符號按先左后右，先上后下順序緊接排在冒號后面，用雙連接線與注釋連接，雙連線取齊。注釋回行時與雙連線后面的文字對齊。4.5 表式和附錄的編排要求4.5.2 表頭及表格畫法4.5.2.2 文件或記錄表格中如果所有單位相同時，則應將單位放在表的右上角。4.5.2.3 表格畫法采用封閉式，即要邊框線。4.5.2.4 如果表的長度超過兩頁或兩頁以上，應有每頁重復表的編號，并應在編號后用適當?shù)奈淖滞饧永ㄌ栕⒚鳌?“表1（續(xù)），在表未完的各頁中。,“表1（完），在表的未頁。4.5.2.14.5.3 字體、符號、單位表頭的字體應采用宋體加粗編排，表格內的字體用宋體編排，字體大小

8、由編制人按表格大小HUAMAi文件與記錄編寫規(guī)范文件編號友偉部門質保都初版日期修訂日期生效日期版本修改共7頁第5頁情況選定。4.5.2.2符號及單位應符合相關規(guī)定要求，均采用國家標準進行編寫。4.5.4 附錄通常每一個附錄應另起一頁書寫?！案戒洝倍謱懺谧笃痦敻裎恢谩Ｈ缬卸鄠€附錄較短時，可同一頁編排多個附錄。4.6文件編號規(guī)則a）質量手冊編碼規(guī)則HM/QMXXXX-XXI版本（A-Z）手冊發(fā)布年份華脈拼音開頭大寫字母/質量手冊英文開頭大寫字母b）程序文件編碼規(guī)則HM/QPX.X-XX_廠工順序號標準章節(jié)號如4.2文件控制華脈拼音開頭大寫字母/質量程序英文開頭大寫字母c）模具圖紙（技術文件）編碼

9、規(guī)則HM/MDXXXXX-xx工備用模順序號模具號（順序號）華脈拼音開頭大寫字母/模具圖紙英文開頭大寫字母d）作業(yè)指導書（作業(yè)指示文件）編碼規(guī)則HM/QDXXXXX-XX_TIba華脈拼音開頭大寫字母/作業(yè)指導書a:0一設備作業(yè)指導書；1產品作業(yè)指導書；2一返工作業(yè)指導書b:順序號（如：0000）;c:版本號（00-99）e）檢驗指導書（作業(yè)指示文件）編碼規(guī)則HM/QCXXXXX-XXTib華脈拼音開頭大寫字母/檢驗指導書a:1進貨檢驗規(guī)程；2過程檢驗規(guī)程；3成品檢驗規(guī)程；4一產品出廠檢驗規(guī)程b:順序號（如：0000）;HUAMAi文件與記錄編寫規(guī)范文件編號友偉部門質保都初版日期修訂日期生效日

10、期版本修改共7頁第6頁c:版本（00-99）g）管理規(guī)范類文件編碼規(guī)則HM/QP-MXX順序號管理英文開頭大寫字母華脈拼音開頭大寫字母/質量程序英文開頭大寫字母i）國家法律、法規(guī)編號表達形式HM/WFXXX-XXXX批準年代號，用四位阿拉伯數(shù)字表示順序號，用三位阿拉伯數(shù)字表示國家法律、法規(guī)代號，用大寫拼音字母“F”表示華脈拼音開頭大寫字母/外來拼音開頭大寫字母本公司所采用的國家標準、行業(yè)標準、地方標準，原編號繼續(xù)有效，也可單獨使用。根據(jù)標準所屬類別，按本標準的要求，再賦予該標準一個體系序號。j）產品編號產品編號按顧客圖紙規(guī)定。k）項目編號HM/P-XXXX-XXX本年度項目順序號項目開始年份/月份華脈拼音開頭大寫字母/項目英文開頭大寫字母1）記錄編號QRXXXXX-X1 順序號該標準代號質量記錄英文開頭大寫字母1.9.9 企業(yè)標準編號由質保部標準化員統(tǒng)一編號，其它部門不得自行編號。1.9.10 需要修訂后使用的文件，如作業(yè)指導書、檢驗指導書等，在修訂時進行編號更改，執(zhí)行本指導書第5.2條款的要求。HUAMAi文件與記錄編寫規(guī)范文件編號友偉部門質保都初版日期修訂日期生效日期版本修改共7頁第7頁5.2.11 對于客戶提供的圖紙和文件，可以直接使用原編號。5.2