1參與協(xié)商和溝通管理制度

1、協(xié)商溝通管理辦法1范圍適用于規(guī)范州局（公司）內(nèi)部、外部協(xié)商與交流管理。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。1） GB/T28001-2011職業(yè)健康安全管理體系要求2） YC/T3842011煙草企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范3） GB/T1.1-2009標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則3術(shù)語和定義3.1內(nèi)部溝通具體內(nèi)容如下：1）管理體系文件相關(guān)要求、法律法規(guī)和其他要求的相關(guān)內(nèi)容及其執(zhí)行情況、內(nèi)審、外審、管理評審結(jié)果、管理體系績效情況、不符合與糾正措施實施情況/效果、相關(guān)培訓(xùn)情況、流程

2、制度執(zhí)行情況、應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)、職業(yè)健康安全員工代表和管理者代表相關(guān)信息、員工參與職業(yè)健康安全安排、方針、目標(biāo)和方案、工作場所安全與危險源等方面的溝通；2）讓公司各級管理人員，及時了解員工的期望和困難，合理解決問題，解答疑問，并有效落實員工的知情權(quán)，參與權(quán)，反映民意，群策群力，促進公司發(fā)展。3）讓員工及時了解公司日常運作的相關(guān)信息，如：公司的安全、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售等方面的信息；市場形勢和經(jīng)營環(huán)境的變化以及公司的重大計劃、新的業(yè)務(wù)政策和有關(guān)要求。4）讓各級員工及時了解上級對自己工作的評價：包括取得的成績、進步、不足之處、努力方向和措施。3.2外部溝通：外部溝通的對象：如服務(wù)的顧客、供應(yīng)商/承包商、

3、上級行業(yè)主管單位、各級政府以及相關(guān)的政府職能機構(gòu)、社區(qū)、新聞界等；溝通的內(nèi)容：公司需要定期或不定期通報或匯報的內(nèi)容、來源于相關(guān)單位文件的執(zhí)行與落實情況，顧客和相關(guān)方的投訴處理等。4職責(zé)4.1 管理者代表負責(zé)州局（公司）系統(tǒng)質(zhì)量和職業(yè)健康安全管理體系的內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部溝通。4.2 各職能部門依其職責(zé)負責(zé)與政府主管部門和行業(yè)主管部門的信息的接收、傳遞和處理，負責(zé)與外部其他單位進行信息交流。4.3 工會負責(zé)與其上級主管部門的信息交流及內(nèi)部員工反映問題的協(xié)調(diào)處理與反饋工作。4.4 縣（市）局（分公司）負責(zé)做好本縣（市）局（分公司）外部與內(nèi)部交流工作，對重要的協(xié)商交流形成記錄。5管理內(nèi)容與方法5.1 內(nèi)部

4、溝通5.1.1 溝通途徑上傳溝通的一般途徑是：員工-部門負責(zé)人-分管領(lǐng)導(dǎo)-經(jīng)理。下達溝通的一般途徑是：經(jīng)理-分管領(lǐng)導(dǎo)-部門負責(zé)人-員工。不適宜采用以上兩種程序的，可按照實事求是的原則越級或橫向溝通。5.1.2 溝通原則：具體內(nèi)容如下：1）溝通的途徑可以是口頭、書面、電子媒體，以及其它一切可以利用的形式。2）溝通的信息內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠，傳遞及時，不得無故推諉，對不屬于本單位/崗位辦理事項，應(yīng)及時將相應(yīng)信息反饋至相關(guān)單位。3）公司鼓勵全體員工運用本文件所列的各種溝通形式，通過合適的溝通方法充分表達自己的意見。4）各級管理人員要充分認(rèn)識到溝通的重要性，靈活運用各種溝通形式和溝通技巧，達成良好溝通。5）

5、必須做到溝通時機適當(dāng)，形式妥當(dāng)，地點適宜，注重時效，信息準(zhǔn)確、全面，做到應(yīng)知盡知。6）注意保密，保密的內(nèi)容按規(guī)定程序只傳達給指定的人員。7）以上溝通以信件形式的鼓勵用真實姓名。8）黨政辦公室公室每年對公司的整體溝通情況進行評估總結(jié)，向局長/經(jīng)理做出匯報，提出改進措施。5.1.3內(nèi)部溝通形式及適用內(nèi)容序號形式溝通周期適用內(nèi)容記錄1電話、各類信件、面談隨時員工有個人疑問、困難、工作建議等事宜。自定2懇談不定期員工后進步、工作出色，上級應(yīng)及時通過自定懇談做出表揚；員工達不到要求，上級應(yīng)及時通過懇談告知，并指出努力方向，共同探討提高。3自動化辦公系統(tǒng)不定時公司員工的任何問題、建議，包括職業(yè)健康安全的建

6、議、意見。信箱4文山煙草內(nèi)刊每季公司的市場形勢、經(jīng)營環(huán)境的變化；安全、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售等方面的信息。刊物5宣傳欄不定期公司的重大計劃、新的業(yè)務(wù)政策和有美要求。自定6緊急情況不定按應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)流程要求實施溝通。自定7決策咨詢不定時制訂政策者必須保證受政策影響的員工有代表參與了決策咨詢。自定8橫向溝通不定時日常工作中，業(yè)務(wù)相關(guān)的同級通報情況。自定9會議：如拷煙生）專題會議、卷煙銷售專題會議、黨群工作會議、民主生活會、安全會議等會議周期及會議內(nèi)容按常規(guī)性會務(wù)制度管理流程執(zhí)行。會議記錄5.2外部溝通序號溝通對象事項1行政主管單位提交行政主管單位（如省局、國家局）的材料，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文本，由責(zé)任部門

7、提交。行政主管單位（如省局、國家局）發(fā)來的各類文件，由黨政辦公室公室接收，并做記錄，由主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，并按批復(fù)的內(nèi)容落實，原件進行歸檔。發(fā)生安全事故、緊急情況時，按事故調(diào)查處理流程逐級上報。2市政府向文山州政府提交或由市政府傳達的各類文件，其審批與落實程序與向行政主管單位提交的材料處理程序相同。3政府職能機構(gòu)向政府各職能機構(gòu)提交的各類文件或材料，由公司內(nèi)部對應(yīng)的職能部門提交，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；必要時，由主管領(lǐng)導(dǎo)提交經(jīng)理會議討論后簽發(fā)。由政府各職能機構(gòu)發(fā)來的各類文件或材料，由公司對應(yīng)的職能部門接收，由主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，相關(guān)職能部門落實；特別重大的事項，由主管領(lǐng)導(dǎo)提交經(jīng)理會議討論后，主管領(lǐng)導(dǎo)落實經(jīng)理會議

8、的決定。具體按機關(guān)公文處理辦法處理。4新聞機構(gòu)公司內(nèi)部需要向外部新聞機構(gòu)提交的各類稿件，由黨政辦公室宣教科負責(zé)組稿，一般由黨委副書記簽發(fā)；必要時提交辦公會議討論。外部新聞機構(gòu)所發(fā)布的與公司有關(guān)的各類新聞，由黨政辦公室公室宣教科負責(zé)收集，對于其中需要采取對應(yīng)措施的新聞，由黨政辦公室負責(zé)提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核處理；必要時由分管領(lǐng)導(dǎo)提交辦公會議討論后，由分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)落實措施。5客戶1 .由煙葉經(jīng)營部、卷煙營銷中心與物流配送分別制定銷售與服務(wù)方面的工作文件，定期主動征求客戶對服務(wù)工作的意見；2 .煙葉生產(chǎn)管理部與煙農(nóng)信息溝通。6供應(yīng)商/承包商/1 .企業(yè)管理部組織實施基建技改工程、物資米購等供方的信息溝通；

9、2 .黨政辦公室公室做好宣傳、辦公用品、工程維修等供方及時信息溝通；3 .煙葉生產(chǎn)管理部具體實施與煙用物資供方、生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施供方、煙農(nóng)等信息溝通；4 .人事勞資部做好與勞務(wù)公司、勞保用品等外部信息交流；5 .賓館負責(zé)做好酒站物資、旅游單位、工程設(shè)備維護、酒店安全設(shè)施、酒店垃圾處理等供方外部交流；6 .審計部做好外協(xié)審計單位的溝通；7 .卷煙物流中心做好郵政、運輸?shù)裙┓降臏贤ǎ? .安全保衛(wèi)部組織做好安全消防方面的溝通；9 .信息中心做好信息系統(tǒng)供方的溝通。5.3安全事項的溝通5.3.1 安全隱患的重要信息的溝通應(yīng)由發(fā)現(xiàn)部門以書面形式立即向安全主管部門傳遞或職工通過舉報電話、網(wǎng)絡(luò)反映；主管部門負

10、責(zé)組織處置，需報告領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)有書面報告。涉及職工權(quán)益的安全信息，應(yīng)由接收部門以書面形式立即向安全主管部門和工會報告。5.3.2 員工參與和協(xié)商的安全事項的規(guī)定具體內(nèi)容如下：1） 參與和協(xié)商的內(nèi)容應(yīng)包括：a）重點/重要危險源的辨識、風(fēng)險評價和控制措施的制定；b）職業(yè)健康安全方針和目標(biāo)的建立與評審；c）商討影響其職業(yè)健康安全的任何變化；d）安全管理文件的評審；e）職業(yè)健康安全管理體系的管理評審會議；f） 對勞動防護用品的監(jiān)督管理；g）節(jié)假日和日常職業(yè)健康安全檢查；h） 事件的調(diào)查和處理；i） 其他需與員工協(xié)商的事項。2）員工參與和協(xié)商的要求：每年至少應(yīng)有一次以上協(xié)商活動，并保持記錄；重大安全事項形

11、成決議后應(yīng)以適當(dāng)?shù)男问礁嬷嚓P(guān)員工。5.3.3 工會、員工代表對安全的監(jiān)督5.3.3.1 安全監(jiān)督職責(zé)應(yīng)符合下列要求：公司工會組織內(nèi)應(yīng)明確負責(zé)安全和勞動保護監(jiān)督職責(zé)的人員，明確規(guī)定職業(yè)健康安全員工代表名單；公司的工會安全和勞動保護監(jiān)督負責(zé)人員和員工代表名單，應(yīng)向員工公示。5.3.3.2 職代會、工會的監(jiān)督管理應(yīng)符合下列要求：具體內(nèi)容如下：1）職代會或工會代表會，應(yīng)聽取、審議安全工作相關(guān)報告和安全重大事項，并形成書面意見；2）工會代表應(yīng)監(jiān)督對女職工的婦女病體檢等保護是否符合國家和地方相關(guān)規(guī)定的要求；3）公司分管安全工作的領(lǐng)導(dǎo)及安全保衛(wèi)部門對職代會或工會代表會的意見，應(yīng)認(rèn)真研究，并作出書面報告。5.4溝通記錄具體內(nèi)容如下：1）外部溝通需要答復(fù)時應(yīng)及時回復(fù)，內(nèi)部與外部溝通產(chǎn)生的記錄按文件管理辦法整理并保存。2）安全保衛(wèi)部和工會應(yīng)保存相關(guān)安全信息溝通、參與和協(xié)