制度體系之農(nóng)行軟件開發(fā)中心技術(shù)檔案管理辦法

1、制度體系之農(nóng)行-軟件開發(fā)中心技術(shù)檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為了規(guī)范中國農(nóng)業(yè)銀行軟件開發(fā)中心（以下簡稱本中心）技術(shù)檔案的收集、整理、移交、保管、利用、銷毀管理工作，適應(yīng)項(xiàng)目開發(fā)和管理的需要，提高技術(shù)檔案管理水平，有效地保護(hù)技術(shù)檔案資源，促進(jìn)本中心技術(shù)檔案信息資源的開發(fā)和利用，根據(jù)中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法（試行）及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本中心實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條本辦法中所稱的技術(shù)檔案，是指本中心在項(xiàng)目開發(fā)、生產(chǎn)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和其他各項(xiàng)技術(shù)工作中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等以不同載體形式留存的歷史記錄。第三條本辦法中所管轄的技術(shù)檔案范圍僅指技術(shù)類文檔和與技術(shù)相關(guān)的管理類文檔

2、。對于技術(shù)檔案之外的檔案管理，按相關(guān)管理制度執(zhí)行，不在本管理辦法管轄范圍內(nèi)。第四條本辦法適用于中國農(nóng)業(yè)銀行軟件開發(fā)中心及下屬各分中心。第二章管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條本中心技術(shù)檔案管理部門是質(zhì)量管理部。質(zhì)量管理部下設(shè)技術(shù)檔案管理組，配備專職的綜合技術(shù)檔案管理人員，負(fù)責(zé)相應(yīng)的技術(shù)檔案管理工作。各部門應(yīng)指定技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人，配合綜合技術(shù)檔案管理員完成技術(shù)檔案管理相關(guān)工作。各部門技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人如有變動，應(yīng)及時通報技術(shù)檔案管理部門。第六條技術(shù)檔案管理部門職責(zé)是：（一）遵守國家技術(shù)檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)，制定并組織貫徹執(zhí)行技術(shù)檔案管理制度；（二）負(fù)責(zé)各部門移交的技術(shù)檔案材料的驗(yàn)收、整編、入庫管理；（三）負(fù)責(zé)組織

3、各類技術(shù)檔案材料歸檔質(zhì)量驗(yàn)收、考核工作；（四）負(fù)責(zé)各類技術(shù)檔案材料的中心內(nèi)借閱管理；（五）負(fù)責(zé)各類技術(shù)檔案的鑒別銷毀管理；（六）負(fù)責(zé)行內(nèi)其它部門或外單位對中心技術(shù)檔案的查閱工作；（七）負(fù)責(zé)指導(dǎo)中心內(nèi)各部門做好技術(shù)檔案管理工作。第七條本中心其它部門應(yīng)按照本管理辦法要求配合技術(shù)檔案管理部門做好技術(shù)檔案管理相關(guān)工作，完成本部門技術(shù)檔案的收集、整理和移交工作。第八條技術(shù)檔案管理組組長職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)組織制定技術(shù)檔案管理制度，并組織貫徹執(zhí)行；（二）負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本中心技術(shù)檔案管理工作；（三）負(fù)責(zé)組織技術(shù)檔案歸檔質(zhì)量評價和考核工作；（四）負(fù)責(zé)中心外單位對技術(shù)檔案的查閱管理工作；（五）負(fù)責(zé)組織技術(shù)檔案的鑒別

4、銷毀工作。第九條綜合技術(shù)檔案管理員職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)本中心內(nèi)各類技術(shù)檔案的驗(yàn)收、整編、保管、登記和借閱管理工作；（二）定期對需作廢或銷毀的技術(shù)檔案提出作廢銷毀申請。（三）協(xié)助技術(shù)檔案管理組組長做好技術(shù)檔案管理相關(guān)工作。第十條各部門技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人職責(zé)是：（一）依據(jù)本部門制定的制度辦法和工作計劃進(jìn)行技術(shù)檔案的收集和質(zhì)量審核；（二）完成本部門收集的技術(shù)檔案的整理和移交工作；（三）協(xié)助其它部門做好與本部門相關(guān)技術(shù)檔案的收集和質(zhì)量審核工作；（四）參加技術(shù)檔案管理部門組織的培訓(xùn)和交流活動；（五）協(xié)助本部門負(fù)責(zé)人組織技術(shù)檔案管理制度培訓(xùn)，傳達(dá)技術(shù)檔案管理信息，代表本部門就技術(shù)檔案歸檔和利用問題與技術(shù)檔案管理

5、人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。第三章技術(shù)檔案分類第十一條技術(shù)檔案的分類可參見軟件開發(fā)中心技術(shù)檔案分類借閱規(guī)定附件一。第四章技術(shù)檔案產(chǎn)生第十二條技術(shù)檔案的產(chǎn)生和具體要求由技術(shù)檔案的編撰、制作部門做出規(guī)定并進(jìn)行審核監(jiān)督。第十三條各部門應(yīng)會同技術(shù)檔案管理部門一起對本部門制訂的技術(shù)類管理辦法、制度規(guī)范、工作手冊等正式文件進(jìn)行修訂，增加單獨(dú)的技術(shù)檔案章節(jié)，在此章節(jié)中應(yīng)對產(chǎn)生的技術(shù)檔案明細(xì)、技術(shù)檔案種類、格式、要求、歸檔時間、保管期限等作出具體規(guī)定。各部門新制訂的管理辦法、制度規(guī)范、工作手冊等正式文件也應(yīng)包含此章節(jié)。第十四條各部門也可在部門年度工作計劃中說明本部門年內(nèi)將產(chǎn)生的技術(shù)檔案。第十五條各部門學(xué)習(xí)、考察、培訓(xùn)

6、、參加會議時獲取的材料和外購資料、書籍中與技術(shù)相關(guān)的紙質(zhì)、電子材料也應(yīng)統(tǒng)一納入技術(shù)檔案管理。第五章技術(shù)檔案收集第十六條各部門技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文檔的收集積累，收集過程中應(yīng)及時登記。技術(shù)檔案管理組在每年年末以年度為單位向各部門征詢意見，修訂技術(shù)檔案類別和下一年的技術(shù)檔案收集清單，作為來年技術(shù)檔案收集的參考。各部門應(yīng)按照技術(shù)檔案管理組下發(fā)的收集清單及相關(guān)要求及時提請歸檔。第十七條技術(shù)檔案管理部門負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際需要向各部門提出歸檔請求。各部門應(yīng)按照要求積極配合技術(shù)檔案管理部門做好技術(shù)檔案的收集、整理和移交工作。第十八條各部門參加各類科技成果鑒定和評獎活動時，應(yīng)在活動結(jié)束后一個月內(nèi)向技術(shù)檔案管

7、理部門提供參與鑒定項(xiàng)目最終版本的技術(shù)檔案材料及獲獎材料、證書等。各部門應(yīng)保證提供材料的正確性和完整性。第十九條各部門日常工作中產(chǎn)生的計劃外技術(shù)檔案應(yīng)及時主動的收集、整理并移交給技術(shù)檔案管理部門。第二十條復(fù)印、傳真的文件材料或其它載體材料的復(fù)制件，原則上不屬于正式的歸檔材料，僅作為參考資料由技術(shù)檔案管理部門保管。各部門應(yīng)盡量收集文件的原始版本作為歸檔材料。第二一條對于生成頻度較高而周期不固定的技術(shù)檔案，各部門應(yīng)在技術(shù)檔案產(chǎn)生過程中按照檔案生成的時間依次編制流水號，確保檔案在內(nèi)部保管和移交過程中沒有遺失錯漏。第二十二條電子技術(shù)檔案的收集要求：（一）對于加密電子文件，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加

8、密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時收集歸檔；（二）采用文字處理技術(shù)形成的電子文本文件，包括：文字文件、表格文件等，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件；（三）特別重要的文件，需保存歷次修改稿時，每一稿應(yīng)以不同的標(biāo)識區(qū)別。定稿電子文件其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明。收集重點(diǎn)是定稿電子文件和正式電子文件；（四）文字型電子文件以各種OFFICE文檔格式、TXTXML為通用文件格式。各部門應(yīng)盡量提交可復(fù)制粘貼的文檔以便于利用；（五）使用數(shù)字設(shè)備采集或制作而獲得的圖像電子文件，如采用非通用文件格式，收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用文件格式。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一起收集；（六）圖像電

9、子文件以JPEG或GIF為通用文件格式；（七）用數(shù)字音頻設(shè)備獲得的聲音文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和相關(guān)軟件，并注意收集其非通用格式的相關(guān)軟件；（八）音頻電子文件以MP3為通用文件格式；（九）其他格式的文件應(yīng)連同對應(yīng)的瀏覽軟件一并收集。第二十三條技術(shù)檔案材料的收集、整理及移交工作流程，參見軟件開發(fā)中心技術(shù)檔案管理工作流程圖附件二。第六章技術(shù)檔案整理第二十四條各部門技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人在接收各類載體的技術(shù)材料后，應(yīng)按照相關(guān)材料的要求對接收材料的標(biāo)識、質(zhì)量和內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收核對，并登記軟件開發(fā)中心技術(shù)檔案材料移交清單附件三。第二十五條綜合技術(shù)檔案管理員在收到各部門技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人移交的技術(shù)檔案后，依

10、據(jù)技術(shù)檔案移交清單逐一核對，并按其基本條件進(jìn)行檢測，其內(nèi)容包括：紙質(zhì)技術(shù)檔案的完整性、有效性；電子技術(shù)檔案硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式是否符合規(guī)范、有無受到計算機(jī)病毒感染。對于不符合規(guī)定的應(yīng)退回各部門技術(shù)檔案負(fù)責(zé)人重新整理。第二十六條為提高技術(shù)檔案管理的電子化水平，當(dāng)正式文件是紙質(zhì)材料的時候，技術(shù)檔案管理部門應(yīng)采用掃描等方式制作紙質(zhì)技術(shù)檔案的電子版。與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件也應(yīng)歸檔，同時在彼此之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。第二十七條綜合技術(shù)檔案管理員應(yīng)及時對接收的紙質(zhì)技術(shù)檔案材料進(jìn)行分類、排列編號、組卷整理、編寫案卷題名、裝訂等整編工作。對電子技術(shù)檔案進(jìn)行分類、排

11、列編號、編制歸檔文件目錄等相應(yīng)的整編工作。移交清單應(yīng)另行歸檔備查。第二十八條涉密電子文件應(yīng)單獨(dú)存儲在可靠的脫機(jī)載體上，并做好相應(yīng)的標(biāo)識。第二十九條整編后的技術(shù)檔案應(yīng)及時入庫，并編制檢索卡、歸檔文件目錄、全引目錄以便于檢索。第三十條紙質(zhì)技術(shù)檔案的整編時間一般不超過兩周。為了不影響技術(shù)檔案的借閱，無特殊情況，電子技術(shù)檔案的整編時間不超過一周。第七章技術(shù)檔案保管第三十一條綜合技術(shù)檔案管理人員應(yīng)按照技術(shù)檔案管理要求做好技術(shù)檔案庫房的管理工作。妥善保管好入庫的技術(shù)檔案資料，保證賬物相符，便于查找。第三十二條紙質(zhì)技術(shù)檔案在保管存放時應(yīng)滿足下列要求：（一）技術(shù)檔案存放必須有專門的房間，做到專房專用；（二）技

12、術(shù)檔案庫房和存放技術(shù)檔案的密集柜必須堅(jiān)固，庫房的布置應(yīng)方便技術(shù)檔案調(diào)閱和管理；（三）技術(shù)檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防鼠、防蟲蛀、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光、防霉變的安全要求；（四）技術(shù)檔案擺放要整齊、有序，密集柜上應(yīng)有標(biāo)識，便于查找；（五）作廢或待作廢的技術(shù)檔案應(yīng)與有效的技術(shù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的隔離；（六）每月應(yīng)定期清掃技術(shù)檔案庫房和技術(shù)檔案上沉積的灰塵，保持技術(shù)檔案庫房和技術(shù)檔案的清潔；（七）嚴(yán)禁在技術(shù)檔案工作間和技術(shù)檔案庫房內(nèi)吸煙，技術(shù)檔案人員應(yīng)檢查技術(shù)檔案工作間和技術(shù)檔案庫房的電源、門窗等，保證技術(shù)檔案的安全。第三十三條電子技術(shù)檔案應(yīng)存放在專用的文檔服務(wù)器上。文檔服務(wù)器目錄按軟件開發(fā)中心技術(shù)檔

13、案分類借閱規(guī)定附件一中設(shè)定的分類進(jìn)行設(shè)置。文檔服務(wù)器僅能由技術(shù)檔案管理組成員訪問。第三十四條技術(shù)檔案管理員應(yīng)每周周末對文檔服務(wù)器上的更新內(nèi)容進(jìn)行備份，每年年末對文檔服務(wù)器上的所有內(nèi)容進(jìn)行全量備份。每年年末的全量備份應(yīng)一式兩份，一份由軟開保存，另一份異地保存。所有備份介質(zhì)應(yīng)永久保存。第三十五條由于電子技術(shù)檔案和備份介質(zhì)的特殊性，除需要滿足紙質(zhì)技術(shù)檔案的保存要求外，還需要另外滿足：（一）文檔服務(wù)器應(yīng)安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒防火墻和查殺毒軟件。每月定期對整個服務(wù)器作查殺毒處理；（二）備份光盤不得擦、戈V、觸摸記錄涂層，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射盤片；（三）備份光盤

14、應(yīng)放置在光盤盒中，注意防震、防塵、防光、防潮、防火、遠(yuǎn)離熱源和強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離；（四）電子文件庫房應(yīng)保持整潔和良好通風(fēng)，一般環(huán)境溫度選定范圍14C24C,相對濕度選定范圍45%60%第三十六條電子技術(shù)檔案的保管期限應(yīng)在十五年以上，紙質(zhì)技術(shù)檔案的保管期限按檔案具體情況另行規(guī)定。第三十七條技術(shù)檔案人員應(yīng)定期對技術(shù)檔案庫房存放的紙質(zhì)技術(shù)檔案和光盤等進(jìn)行整理，必要時應(yīng)進(jìn)行倒庫，保證技術(shù)檔案庫存空間合理利用。技術(shù)檔案庫應(yīng)至少保證2-3年的技術(shù)檔案存放空間。第三十八條技術(shù)檔案借閱人員應(yīng)保管好在用技術(shù)檔案，保證不丟失、不損壞，不對借閱的紙質(zhì)技術(shù)檔案進(jìn)行劃改和批注。第三十九條個人或部門嚴(yán)禁擅自更改或銷

15、毀技術(shù)檔案。第八章技術(shù)檔案利用第四十條技術(shù)檔案利用是指對技術(shù)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。第四十一條技術(shù)檔案管理部門將技術(shù)檔案清單和技術(shù)檔案指定缺省的發(fā)布權(quán)限和范圍公告各部門，并以此作為發(fā)布和借閱的管理依據(jù)。各部門可在移交時針對具體檔案情況提出發(fā)布權(quán)限和范圍的修改意見，并書面告知技術(shù)檔案管理部門，此時將以修改后的發(fā)布權(quán)限和范圍作為發(fā)布和借閱管理依據(jù)。第四十二條技術(shù)檔案管理部門應(yīng)每月公布一次新入庫技術(shù)檔案清單，注明開放級別、借閱權(quán)限，并將清單通過多種渠道發(fā)布，供員工查閱。第四十三條關(guān)于技術(shù)檔案借閱權(quán)限規(guī)定，參見軟件開發(fā)中心技術(shù)檔案分類借閱規(guī)定附件一。第四十四條中心內(nèi)員工借閱超出權(quán)限的技術(shù)檔案時，應(yīng)由技

16、術(shù)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或中心總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四十五條對外交往與合作中需提供中心技術(shù)檔案的，原則上只提供紙質(zhì)文檔或電子文檔的打印版本，并應(yīng)獲得中心總經(jīng)理的批準(zhǔn)。第四十六條紙質(zhì)技術(shù)檔案原則上只提供電子版或掃描版的查詢借閱。如需查詢原件影由技術(shù)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查詢，并在檔案管理室內(nèi)閱讀。如確需帶離技術(shù)檔案管理部門的應(yīng)獲得中心總經(jīng)理的批準(zhǔn)。第四十七條借閱人員借閱或拷貝相應(yīng)的技術(shù)檔案時，應(yīng)填寫軟件開發(fā)中心技術(shù)檔案查詢/借閱申請單附件四，技術(shù)檔案管理員依據(jù)借閱申請及時調(diào)出技術(shù)檔案，并辦理借閱手續(xù)。第四十八條紙質(zhì)技術(shù)檔案的借閱期限為一個月，確因工作需要延長技術(shù)檔案使用期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，但最多只可續(xù)

17、借一次。續(xù)借時按正常借閱流程辦理。第四十九條借閱的電子技術(shù)檔案有效期為一個月，過期自動失效。借閱人在有效期內(nèi)需關(guān)注檔案部門發(fā)布的技術(shù)檔案清單，確保使用的電子技術(shù)檔案為最新版本的技術(shù)檔案。第五十條技術(shù)檔案更新后，技術(shù)檔案管理部門應(yīng)及時向借閱人發(fā)出技術(shù)檔案更新通知。借閱人應(yīng)及時向技術(shù)檔案管理部門申請借閱最新版本。第五十一條未經(jīng)允許，員工和技術(shù)檔案管理人員不得私自拷貝、轉(zhuǎn)借和出賣中心技術(shù)檔案資料。第五十二條員工在調(diào)離、解聘、離職時應(yīng)將借閱的技術(shù)檔案歸還技術(shù)檔案管理部門，同時將拷貝、復(fù)印件銷毀。第九章技術(shù)檔案檢測第五十三條為保證技術(shù)檔案的完整性和有效性，技術(shù)檔案管理人員應(yīng)定期對技術(shù)檔案庫房內(nèi)的技術(shù)檔案

18、進(jìn)行檢測。第五十四條紙質(zhì)技術(shù)檔案的檢測周期為一年，技術(shù)檔案管理人員應(yīng)在每年的五月份對保管的全部紙質(zhì)技術(shù)檔案進(jìn)行檢測，并將檢測結(jié)果登記備案。第五十五條紙質(zhì)技術(shù)檔案的檢測內(nèi)容包括：（一）檢查已到保管期限的紙質(zhì)技術(shù)檔案是否還有價值，沒有價值的應(yīng)提請銷毀；（二）檢查紙質(zhì)技術(shù)檔案介質(zhì)的完整性，對破損或變質(zhì)的技術(shù)檔案要及時采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。第五十六條電子技術(shù)檔案的檢測周期為一年，技術(shù)檔案管理人員應(yīng)在每年的九月份對保管的電子技術(shù)檔案和備份介質(zhì)進(jìn)行檢測，并將檢測結(jié)果登記備案。第五十七條電子技術(shù)檔案的檢測內(nèi)容包括：（一）檢查已到保管期限的電子技術(shù)檔案是否還有價值，沒有價值的應(yīng)提請銷毀；（二）檢查載體有無

19、劃傷、是否可用、是否清潔，對不符合保管要求的應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)；（三）檢測在指定的環(huán)境平臺上能否正確讀出電子文件，如有問題，應(yīng)及時使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)；（四）檢查存貯電子技術(shù)檔案介質(zhì)和軟、硬件平臺技術(shù)條件的一致性，確保電子技術(shù)檔案可以在新的軟、硬件平臺上使用。第十章技術(shù)檔案銷毀第五十八條技術(shù)檔案管理員應(yīng)根據(jù)技術(shù)檔案保管要求和技術(shù)檔案的實(shí)際情況，定期對現(xiàn)有技術(shù)檔案的價值進(jìn)行鑒別和判定，將庫存中確無保存價值的技術(shù)檔案及時清除銷毀，以提高技術(shù)檔案庫房的利用率，保證技術(shù)檔案的準(zhǔn)確性和有效性，使技術(shù)檔案能夠更好地為中心各項(xiàng)工作服務(wù)。第五十九條技術(shù)檔案的鑒別銷毀應(yīng)由檔案管理部門會同應(yīng)用部門或技術(shù)檔案提供部門共同審核后方可銷毀。第六十條