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文檔簡(jiǎn)介
1、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則1 總則1.1 目的依據(jù)為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求,進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理,根據(jù)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法,制定本細(xì)則。1.2 適用范圍本細(xì)則適用于公司及所屬單位。1.3 規(guī)范內(nèi)容界定1.3.1 本細(xì)則所稱會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以及通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。1.3.2下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:a) 會(huì)計(jì)憑證,包括原始附件、記賬憑證;b) 會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;c) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度
2、、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;d) 其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。1.3.3對(duì)于同一類會(huì)計(jì)資料應(yīng)至少做到紙質(zhì)檔案、電子檔案(含紙質(zhì)檔案的電子副本)二者之一信息完整。1.4 管理原則1.4.1 存放有序,查找方便。嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意存放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2 組織管理與職責(zé) 2.1 財(cái)務(wù)資產(chǎn)處為會(huì)計(jì)檔案主管部門,應(yīng)建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度;負(fù)責(zé)原始附件的收集、整理,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的打印、報(bào)送;負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的歸口
3、管理,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各單位會(huì)計(jì)檔案工作;負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況與集團(tuán)財(cái)務(wù)在服務(wù)水平協(xié)議(SLA)中共同協(xié)商的約定向共享檔案管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。2.2 檔案館為公司各種檔案的管理部門,負(fù)責(zé)管理無(wú)需移交集團(tuán)財(cái)務(wù)檔案管理部門的公司會(huì)計(jì)檔案,確保會(huì)計(jì)檔案的完整與安全。2.3二級(jí)單位財(cái)務(wù)部門如果未實(shí)施財(cái)務(wù)共享,會(huì)計(jì)檔案不移交共享檔案管理部門,應(yīng)指定專人整理并保管好會(huì)計(jì)檔案資料,接受財(cái)務(wù)資產(chǎn)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。3 電子會(huì)計(jì)資料歸檔要求3.1 公司內(nèi)部形成應(yīng)歸檔的電子會(huì)計(jì)資料,同時(shí)滿足下列條件的,可僅以電子形式歸檔保存。3.1.1 由集團(tuán)公司統(tǒng)一部署實(shí)施的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)所形成、傳輸?shù)碾娮訒?huì)計(jì)資料。
4、財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)包括但不限于下列系統(tǒng):ERP系統(tǒng)、會(huì)計(jì)集中核算系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、資金集中管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)、合同管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)等。3.1.2 財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序,生成的電子會(huì)計(jì)資料真實(shí)有效,并可以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)方式展示;3.1.3 財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)具備導(dǎo)出功能,導(dǎo)出存檔的會(huì)計(jì)檔案符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式,一般采用PDF格式;3.1.4 實(shí)施了集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng),并與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)接口;3.1.5 建立了電子會(huì)計(jì)資料與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;3.1.6 財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)采集、傳輸、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、保管、查詢利用、遷移等過(guò)程中,采取
5、了身份認(rèn)證等有效措施防止電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被篡改;3.1.7 按照檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范(DA/T 56-2014)建立了電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋?.1.8 不屬于具有永久保存價(jià)值或其他重要保存價(jià)值的。3.2 公司從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料,滿足3.1中第2至第8款并具備符合中華人民共和國(guó)電子簽名法的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存。3.3 保管期限為永久的會(huì)計(jì)資料須同時(shí)以紙質(zhì)形式歸檔保存。3.4 紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的,仍須保留紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料,電子文件作為數(shù)字副本歸檔保存。數(shù)字化掃描副本的質(zhì)量須符合集團(tuán)公司檔案數(shù)字化規(guī)范相關(guān)要求。3.5 采取電子形式歸檔保存會(huì)計(jì)資料的,
6、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)脫離各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)歸檔至集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng),不得用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的備份代替歸檔。3.6財(cái)務(wù)共享服務(wù)各相關(guān)系統(tǒng)形成的如下電子文件作為電子原始附件管理:申請(qǐng)單信息、掃描影像、報(bào)銷業(yè)務(wù)審批流信息、財(cái)務(wù)公司電子回單、TMS回單、CMIS系統(tǒng)合同信息等電子文件。電子原始附件的歸檔管理工作由集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)。4 原始附件、記賬憑證、賬簿及報(bào)表的寄送、審核及電子歸檔4.1鑒于公司與集團(tuán)財(cái)務(wù)在服務(wù)水平協(xié)議(SLA)中的約定,公司原始附件傳遞歸集采取寄送方式,即由公司將原始附件統(tǒng)一寄送至集團(tuán)財(cái)務(wù),由集團(tuán)財(cái)務(wù)完成原始附件掃描、建檔和臨時(shí)保管等工作。4.2依據(jù)服務(wù)水平協(xié)議,公司在一個(gè)完整的會(huì)計(jì)年度內(nèi),應(yīng)只選用
7、同一種傳遞歸集方式。4.3原始附件完整性審核。4.3.1原始附件在位傳遞到集團(tuán)財(cái)務(wù)掃描前,應(yīng)由財(cái)務(wù)資產(chǎn)處負(fù)責(zé)進(jìn)行審核,確保附件清晰、完整、可用。4.3.2原始附件位傳遞到集團(tuán)財(cái)務(wù)后, 由集團(tuán)財(cái)務(wù)依據(jù)服務(wù)水平協(xié)議中約定的原始附件標(biāo)準(zhǔn)化附件清單審查附件完整性并完成掃描,由集團(tuán)財(cái)務(wù)對(duì)掃描結(jié)果與原始附件一致性負(fù)責(zé)。4.4需掃描的原始附件如需粘貼,應(yīng)做到:原始附件自左側(cè)裝訂線向右整齊粘貼于A4幅面粘貼單上,不得覆蓋粘貼,不得超出粘貼單邊緣。每張粘貼單應(yīng)注明粘貼原始附件的總金額、總張數(shù)等信息。同類票據(jù)可錯(cuò)縫粘貼,第一張票據(jù)顯示完整信息,其余票據(jù)應(yīng)露出大寫或小寫金額。允許錯(cuò)縫粘貼的原始附件為各類定額服務(wù)業(yè)發(fā)
8、票以及單張金額在人民幣100元以下(含)的如下各類票據(jù):出租車票、停車票、路橋票、市內(nèi)汽客、市內(nèi)軌道車票、擺渡輪票、通訊費(fèi)等服務(wù)業(yè)發(fā)票等票據(jù)。4.5對(duì)同類原始附件較多的單筆業(yè)務(wù),可以采取掃描原始附件匯總表的方式代替掃描原始附件,原始附件直接歸檔保存。4.5.1公司與集團(tuán)財(cái)務(wù)協(xié)商一致后,可由集團(tuán)財(cái)務(wù)編制原始附件匯總表,列明編制人、審核人等信息并加蓋業(yè)務(wù)專用章。集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)匯總表內(nèi)容和原始票據(jù)的一致性。4.6公司應(yīng)采取必要措施防止原始附件重復(fù)使用。4.7記賬憑證以電子形式保存并歸檔。在未向集團(tuán)公司電子檔案管理系統(tǒng)移交電子檔案前,記賬憑證電子檔案可在原生系統(tǒng)臨時(shí)存儲(chǔ)。臨時(shí)存儲(chǔ)期間,電子檔案利用人可按
9、規(guī)定進(jìn)行必要的查詢,必要時(shí)可紙質(zhì)輸出。4.8會(huì)計(jì)賬簿以電子形式保存并歸檔。在未向集團(tuán)公司電子檔案管理系統(tǒng)移交電子檔案前,會(huì)計(jì)賬簿的電子檔案在原生系統(tǒng)臨時(shí)存儲(chǔ)。臨時(shí)存儲(chǔ)期間,電子檔案利用人可按規(guī)定進(jìn)行必要的查詢,必要時(shí)可紙質(zhì)輸出。4.8.1公司負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)狀況說(shuō)明書(shū)、報(bào)表附注等報(bào)告的編寫、審定及報(bào)出等工作。4.8.2年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)同時(shí)保留紙質(zhì)和電子檔案。公司負(fù)責(zé)紙質(zhì)年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的打印、簽章、裝訂、歸檔等工作。5 會(huì)計(jì)檔案整理5.1 公司可委托財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)本單位有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。其他無(wú)需移交共享服務(wù)中心檔案管理部門的會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)處會(huì)同公司檔案管理部門共同整理。5.2 紙質(zhì)
10、會(huì)計(jì)檔案整理立卷工作應(yīng)符合會(huì)計(jì)檔案案卷格式(DA/T 39-2008)要求。會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)保存原卷冊(cè)的裝訂,個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)由會(huì)計(jì)人員拆封整理。5.3 會(huì)計(jì)憑證應(yīng)分類、按期順序統(tǒng)一編號(hào),不得缺號(hào)、漏號(hào)、重號(hào),原始附件應(yīng)與記賬憑證建立檢索關(guān)系。5.3.1 紙質(zhì)原始附件須分會(huì)計(jì)主體及會(huì)計(jì)年度按歸檔時(shí)間順序分冊(cè)裝訂。各分冊(cè)連續(xù)編號(hào),且內(nèi)附以紙質(zhì)原始附件檢索記賬憑證的索引表。紙質(zhì)原始附件須要通過(guò)掃描形成電子影像副本,副本按照電子原始附件管理。由信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)量巨大的集成業(yè)務(wù)憑證,其紙質(zhì)原始附件可不形成電子影像副本而單獨(dú)裝訂成冊(cè),并與集成記賬憑證建立索引關(guān)系。記賬憑證與原始附件須建立互為檢
11、索條件的雙向索引表。索引表以電子文件格式歸檔保存。5.3.2 會(huì)計(jì)賬簿須在年度終了后及時(shí)整理立卷歸檔。僅以電子形式歸檔保存時(shí),應(yīng)滿足本細(xì)則之3.1條的要求。5.3.3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告須按集團(tuán)公司會(huì)計(jì)管理制度規(guī)定的格式和要求編制。僅以電子形式歸檔保存時(shí),應(yīng)滿足本細(xì)則之3.1條的要求。6 會(huì)計(jì)檔案的移交6.1 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)根據(jù)公司與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的約定移交至共享服務(wù)中心檔案管理部門保管或公司檔案管理部門管理。因工作需要確需推遲移交的,可由財(cái)務(wù)資產(chǎn)處臨時(shí)保管1年,經(jīng)公司檔案管理部門同意,最長(zhǎng)不超過(guò)3年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合集團(tuán)公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納
12、人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。6.2 會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)編制移交清冊(cè),辦理交接手續(xù)。6.3 公司移交電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),檢測(cè)方法應(yīng)符合企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南的要求。6.4 由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心整理立卷的會(huì)計(jì)檔案,如需移交回公司檔案管理部門時(shí),必需由公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)處、檔案接收管理部門及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心三方共同審核確認(rèn),辦理移交手續(xù)。7 會(huì)計(jì)檔案的保管期限7.1 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照本細(xì)則附錄執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第1天算起。本細(xì)則規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本細(xì)則所列檔
13、案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。7.2 本細(xì)則施行之前已到原最低保管期限的但尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)按照本細(xì)則的規(guī)定組織鑒定、銷毀和延期保管等事宜。經(jīng)鑒定確認(rèn)繼續(xù)保管的,最低繼續(xù)保管期限等于本細(xì)則規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限。7.3 本細(xì)則施行之前未到原最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)按照本細(xì)則重新劃分保管期限。7.4 根據(jù)本細(xì)則僅以電子形式保存某類會(huì)計(jì)檔案的,原則上應(yīng)從一個(gè)完整會(huì)計(jì)年度的年初開(kāi)始執(zhí)行,以保證其年度會(huì)計(jì)檔案保管形式的一致性。8 會(huì)計(jì)檔案的利用8.1 會(huì)計(jì)檔案查閱優(yōu)先采取電子檔案查閱形式。8.2 公司應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案使用審批登記管理制度以及配套流程。8.2.1對(duì)于保
14、存在公司檔案管理部門的會(huì)計(jì)檔案,辦理登記查閱手續(xù)后,可以查閱或者復(fù)印。查閱或者復(fù)印會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。8.2.2保存在公司檔案管理部門的會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)程序:a) 公司內(nèi)部員工需要查詢、復(fù)印保存在公司檔案管理部門的會(huì)計(jì)檔案,必須填具檔案查閱申請(qǐng)單,注明查閱單位名稱或人員、查閱初始時(shí)間、查閱目的和查閱或復(fù)印會(huì)計(jì)檔案名稱等相關(guān)內(nèi)容, 請(qǐng)示財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后方可查閱;b) 外單位人員需要查詢、復(fù)印保存在公司檔案管理部門的會(huì)計(jì)檔案,必須有對(duì)方單位出具的蓋有公章的證明或單位介紹信,并經(jīng)公司總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,派專人陪同查詢、復(fù)印。c) 國(guó)家安全、紀(jì)檢、審計(jì)、稅務(wù)等外部單位因工作需
15、要利用會(huì)計(jì)檔案的,須由本單位相應(yīng)接待部門辦理檔案使用審批手續(xù),檔案部門方可提供相關(guān)檔案。d)會(huì)計(jì)檔案保管人,需要建立會(huì)計(jì)檔案查閱清冊(cè);由查閱人在會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)借閱欄內(nèi)簽名并備注“查閱或復(fù)印”字樣;復(fù)印紙質(zhì)件須加蓋檔案復(fù)制章,復(fù)制電子件須附檔案水印標(biāo)識(shí);e)查閱或復(fù)印完畢后交回會(huì)計(jì)檔案時(shí),會(huì)計(jì)檔案保管人員在會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)記錄查閱或復(fù)印的內(nèi)容,并由查閱人和檔案保管人員在會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)中簽名;f)查閱地點(diǎn)的限定:查閱人通常應(yīng)在公司檔案管理部門處查閱,一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且按國(guó)家有關(guān)規(guī)定需要借出的,應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理審批和登記手續(xù),并經(jīng)公司總會(huì)計(jì)師同意;g)查閱期限的限定:
16、查閱人應(yīng)在限期內(nèi)歸還所查閱的會(huì)計(jì)檔案,檔案管理員應(yīng)登記收回日期;h)公司會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)督查閱或復(fù)印會(huì)計(jì)檔案的全過(guò)程,嚴(yán)禁查閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂寫、拆封或替換資料;8.2.3 對(duì)于保存在共享服務(wù)中心檔案管理部門的會(huì)計(jì)檔案,如有特殊需要,經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),填寫查閱申請(qǐng)表,并加蓋公司公章(或財(cái)務(wù)部門章)后到共享服務(wù)中心檔案管理部門查閱。8.2.3.1 對(duì)于保存在共享服務(wù)中心檔案管理部門的會(huì)計(jì)檔案的復(fù)印、借出等其他利用方式,應(yīng)按照共享服務(wù)中心檔案管理規(guī)范中的相應(yīng)細(xì)則的要求進(jìn)行申請(qǐng),經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后進(jìn)行。9 會(huì)計(jì)檔案銷毀鑒定9.1 對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案鑒定,由公司檔案
17、管理部門牽頭,組織公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿,確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。9.2 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)(包括未了結(jié)的訴訟案件、未結(jié)案違規(guī)違紀(jì)案件、因固定資產(chǎn)后期維修等需要使用購(gòu)買固定資產(chǎn)原始票據(jù)等)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。9.3 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:9.3.1 公司檔案管理部門編
18、制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。9.3.2 公司負(fù)責(zé)人、總會(huì)計(jì)師、公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。9.3.3 公司檔案管理部門負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷;電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)按照電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T 18894)的規(guī)定,由公司檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和信息部門共同派員監(jiān)銷。9.3.3.1 監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。9.3.3.2 屬于保密范圍的電子會(huì)計(jì)檔案,如存儲(chǔ)在不可擦寫
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