時(shí)間管理II內(nèi)部課件

1、2022-5-171 時(shí)間管理時(shí)間管理IIII 向陽坊向陽坊GRPGRP精英團(tuán)隊(duì)精英團(tuán)隊(duì) 管理課程管理課程 向陽坊管理中心向陽坊管理中心 林妙香林妙香 Rev: B;2004-02-03 Rev: B;2004-02-03 WorkShop WorkShop時(shí)間：時(shí)間：2.52.5小時(shí)小時(shí)2022-5-172n在開之始前在開之始前2022-5-173 請閉目一分鐘思考這問題請閉目一分鐘思考這問題w 如果您的余生只剩下如果您的余生只剩下三三天天w 您會做哪您會做哪三三件事？件事？2022-5-174w時(shí)間管理是什么？時(shí)間管理是什么？2022-5-175 時(shí)間管理不是什么？時(shí)間管理不是什么？w時(shí)間

2、本身不是問題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般的多所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間，而是 在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間2022-5-176 時(shí)間管理是什么時(shí)間管理是什么? ?w時(shí)間管理就是自我管理？w自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績效，更富效能l-把事情很快的做完，叫做效率l-把事情很快又很對 地做完，叫做效能w時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃2022-5-177 人，為何安于現(xiàn)狀？人，為何安于現(xiàn)狀？w 為何你我都不滿意現(xiàn)狀，但是卻安于現(xiàn) 狀 1、無奈 2、不確定改變之后會更好 3、因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的w 當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時(shí)，表示會有新的事物 發(fā)生在你身上但是要用對“新的思考

3、方式”2022-5-178 請架設(shè)一座橋，使請架設(shè)一座橋，使A A至至B B距距離最短，但是橋不可歪斜離最短，但是橋不可歪斜 300公尺 B100公尺 河 水 A2022-5-179 有三片木條，如何將它們有三片木條，如何將它們 圍成封閉三角形圍成封閉三角形? ? w 2 2cm cm w 10cm 10cmw 4cm 4cm2022-5-1710 你可知道為何畫不出來？你可知道為何畫不出來？w因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣w但是假設(shè)你畫了出來。恭喜你，你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問題w改變時(shí)間管理的第一步，從你自覺需要時(shí)間管理開始2022-5-1711時(shí)間管理的架構(gòu)時(shí)間管理的架構(gòu)2022-5

4、-1712 請排出正確的行事優(yōu)先順序請排出正確的行事優(yōu)先順序 緊迫的事 不緊迫的事 w 重要的事w 不重要的事 ? A ? C B ? D ? 2022-5-1713 正確的行事優(yōu)先順序正確的行事優(yōu)先順序 緊迫的事 不緊迫的事 w 重要的事w 不重要的事 1 st 急 2 nd 重 3 rd 輕 4 th 緩 2022-5-1714 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事不重要的事設(shè)備故障，生產(chǎn)停工 重傷害急救 員工產(chǎn)生肢體沖突 顧客抱怨 停電 計(jì)劃之研擬技能之提升 公關(guān)之促進(jìn) 問題之調(diào)查 健康檢查 有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時(shí)的邀約 有些交際應(yīng)酬 有些文件之處理

5、處理屬下之工作 自我干擾 個(gè)人嗜好的沉迷 2022-5-1715 陷阱一：時(shí)間的配置不對陷阱一：時(shí)間的配置不對w Reaction消極回應(yīng)VS Proaction積極掌握w 危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)w 規(guī)劃重于做事w 最好的控制是預(yù)防w 預(yù)防勝于處理2022-5-1716不合理的時(shí)間配置不合理的時(shí)間配置I 45% 處理危機(jī)II 5%IV 15%II 35%2022-5-1717 明智的時(shí)間配置明智的時(shí)間配置I 1、重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action II 2、重要的事情要逐漸地交 給信任的部屬，這叫“灌能” 2022-5-1718陷阱二：拖延陷

6、阱二：拖延 l 除了第四項(xiàng)以外，其他的做起來都不太愉快l 不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情 緊迫的事 不緊迫的事 l 重要的事l 不重要的事 1 st 2 nd 3 rd 4th2022-5-1719 克服克服1.1.成本成本/ /效益分析法效益分析法 成 本 wwww ww 好 處ww w www2022-5-1720 克服克服2.2.思維習(xí)慣的改變思維習(xí)慣的改變w 這件事令人感到為難，但是它非做不可，因此我將立即做完它，以便盡早忘掉它w 養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣w 將事情切成好幾塊小塊任務(wù)，快速的完成每一塊的任務(wù)w 完成最關(guān)鍵的部分，讓事情看起來像做完80%一般2022-5-1721 陷阱

7、三：事必親躬陷阱三：事必親躬 韓非子。八經(jīng) -下君，盡已之能 -中君，盡已之力 -上君，盡人之智諸葛亮凡事必親躬？后來過勞而死為何事必親躬？ -因?yàn)榕虏繉偃〈?-不放心部屬，不信任部屬 -要求標(biāo)準(zhǔn)過高2022-5-1722 陷阱四：有求必應(yīng)陷阱四：有求必應(yīng) w l 會花太多時(shí)間，時(shí)間不夠會犧第二項(xiàng)受人尊敬的重要， 還是受人歡迎重要w l 不好意思拒絕請托的原因 -接納請托比拒絕請托容易 -擔(dān)心促怒請托者 -想要做廣受愛戴之好人 -不知如何拒絕他人之請托w l 每個(gè)人都有一個(gè)好朋友，叫“施小惠”，可以適當(dāng)?shù)木芙^。2022-5-1723 時(shí)間管理架購時(shí)間管理架購w 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事

8、不重要的事 1、兵貴速戰(zhàn)速決2、快刀斬亂麻 1、決勝于廟堂之上 2、灌 能、1、舍得 2、勇于拒絕3、交待1.怡情養(yǎng)性 2.輕松一下 均衡2022-5-1724如何提高工作效率 2022-5-1725 如何提高工作效率如何提高工作效率w 1. 了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之.w 2. 以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì).w 3. 保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣w 4. 身心均衡的發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好2022-5-1726 1.工作時(shí)段分配法則工作時(shí)段分配法則早上中午13：00-15：00下午晚上活力充沛，行動(dòng)與勇 氣兼?zhèn)洌―o） 思考遲鈍，適合散心、放松（Check） 冷靜，溝通（Acti

9、no,Plan） Relax,人文，Thinking 1、發(fā)球：Email 2、電話敲定事情/做 事情 3、給Leader方向/畫架構(gòu) 4、執(zhí)行進(jìn)行中專案1、對面Follow Up 2、Go Around3、溝通與協(xié)調(diào) 1、思考問題 2、寫計(jì)劃/Update Follow up進(jìn)度(1hr) 3、Updare/ Modify進(jìn)行中專案 1、花1小時(shí)寫作 2022-5-1727 2.每周工作性質(zhì)分配法則每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛，行動(dòng)與勇氣兼?zhèn)洌―o）思考遲鈍，適合散心、放松（Check）冷靜，溝通（Actino,Plan） 1、大型專案丟球 2、組內(nèi)專案丟球 3

10、、給予組員做事方 向/做事重點(diǎn) 4、創(chuàng)造議題 1.Follow up一二所丟的球2.調(diào)整，Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通 1.想想目的是什么？意義何在？ 2.有沒有辦法提升自己的價(jià)值？ 3.計(jì)劃/規(guī)劃2022-5-1728 如何管理你的如何管理你的Email葛洛夫：你的時(shí)間是不是被Email 時(shí)間切成零零碎碎的片段？集中處理它2022-5-1729 先問自己以下這幾個(gè)問題 1、你一天花多少時(shí)間在看Email？ 2、你進(jìn)Email會不會看小品？ 3、你看Email時(shí)間是連續(xù)的，還是片段的？ 4、你的Email有沒有做分類？ 5、回信是邊看邊回，還是分類后集中回信？ 6、進(jìn)Email信箱

11、，是先看信還是先發(fā)信？ 2022-5-1730 如何提高如何提高Email的處理效率的處理效率 l 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然后做分類的動(dòng)作l 養(yǎng)成習(xí)慣，一天只有三個(gè)時(shí)段看Emaill 除了急件以外，集中時(shí)段回信2022-5-1731 看看Email時(shí)段分配時(shí)段分配 時(shí)段信箱回信備注09:10公司v13:00公司X16:30公司V22:00私人v2022-5-1732Email資料夾的分類資料夾的分類 u Reply:Private,公務(wù)u Follow Up:Urgent,Boss,重要,向下， Privateu Project進(jìn)度u 有空再看2022-5-1733如

12、何展開你的計(jì)劃如何展開你的計(jì)劃w一日之計(jì)在昨天下班前w一周之計(jì)在于周日w一月之計(jì)在于月底2022-5-1734良好的時(shí)間管理來自于計(jì)劃良好的時(shí)間管理來自于計(jì)劃 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 1、兵貴速戰(zhàn)速決2、快刀斬亂麻 1、決勝于廟堂之上 2、灌 能1、舍得 2、勇于拒絕3、交待1.怡情養(yǎng)性 2.輕松一下 均衡2022-5-1735 花時(shí)間在計(jì)劃上才花時(shí)間在計(jì)劃上才 是最節(jié)省時(shí)間的作法是最節(jié)省時(shí)間的作法 耗用時(shí)間 C A D P 耗用時(shí)間 不好好2022-5-1736 8.80/20法則法則 1/2w the Vital Few & the Trivial Manyw 柏拉圖法

13、則w 花最少的力氣，獲得最多的效益w 你所完成的工作里，80%的成果，來自于20%的時(shí)間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的2022-5-1737 80/20原理意原理意示圖示圖 瑣碎的 多數(shù)事物 重要的 少數(shù)事情 80% 時(shí)間 20% 時(shí)間 20% 時(shí)間 80% 時(shí)間2022-5-1738長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo) 目標(biāo)金字塔目標(biāo)金字塔 周目標(biāo) 日目標(biāo)2022-5-1739如何列管重要計(jì)劃如何列管重要計(jì)劃 l將自己短中長期的計(jì)劃依工作，個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來，并算出每個(gè)計(jì)劃是效益。（如下一頁所示） l在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主 軸的前3個(gè)專案（專案件數(shù)依自己能力而定，紅線的右手邊）

14、 l有專案結(jié)束之后下一個(gè)專案就可以往左遞補(bǔ) 002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十2022-5-1740每個(gè)計(jì)劃如何給予評分每個(gè)計(jì)劃如何給予評分 l先將所有計(jì)劃列出來，分成短中長期（自行定義） l分成三個(gè)項(xiàng)目（也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整），依照：重要性，急迫

15、性及成功機(jī)會來給分?jǐn)?shù)。最好給5分，最不好給1分 l將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘，分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃2022-5-1741 紅色粗字體為應(yīng)完成未完成的部分，藍(lán)色斜字體為已完成的部分，黑色字體尚未到期， 目的：一集體力量轉(zhuǎn)動(dòng)公司進(jìn)步之輪，對公司造成影響力，企圖把公司文化導(dǎo)向好的一面 范例：專案評分的范例范例：專案評分的范例 短中長程專案項(xiàng)目主軸展開細(xì)項(xiàng)目標(biāo)日期重要性急迫性失敗成本執(zhí)行動(dòng)力短程C h a n g Cntro1.估報(bào)告內(nèi)化2.訓(xùn)練展開3.審議會議4/10545100ST重點(diǎn)專案 1.KM架構(gòu)2.BenchMark日月欣3.Roll out RD OJT4/1053230中程組內(nèi)管理1各Le

16、ater的重點(diǎn)專案輔導(dǎo). 1.Marty: PE OJT/電子資料庫2.Mars:ID/VA/VE2.強(qiáng)化KM架構(gòu)，落實(shí)執(zhí)行 六月底55375長程Idea Proposal 1、量的突破 2、主題宣導(dǎo) 評審訓(xùn)練 4、電子資料庫 5、廠商提案管理辦法 6、專利納入考量六月底 555125成立南部希望園區(qū)資源：1、HR BOOK=轉(zhuǎn)化成 12月底442322022-5-1742 以以Notes信箱管信箱管 理計(jì)劃的分類理計(jì)劃的分類w 執(zhí)行力：TO-DO，記錄，Routine（最重要的部分，下一章節(jié)再講）w 自我成長：Pareto,前3個(gè)計(jì)劃w 生活：Pareto,前3個(gè)計(jì)劃w 工作：Pareto,

17、前3個(gè)計(jì)劃2022-5-1743執(zhí)行能力的強(qiáng)化2022-5-1744 時(shí)間管理的利器時(shí)間管理的利器: to-do Lost 緊急的事情 重要的事情 1、老板今天交代 1、工作計(jì)劃 2、臨時(shí)狀況 2、人生規(guī)則 3、家庭、健 康、 財(cái)富 Routine Work Schedule list 1、日常工作 1、Meeting 2、定期約會 2、行事歷 3、紀(jì)念日 2022-5-1745范例：備忘錄的范例范例：備忘錄的范例 1、紅色粗體字體為重要完成的部分，藍(lán)色斜體字體為已完成的部分，黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)，綠色字體為Routine Schedule 底線字為已輸入Schedule 2、時(shí)序，及易難排序

18、下來 記錄重要備忘個(gè)人/HRMail5/06（一）13：20成大學(xué)生訪談 -建WPFollow up Tabe-open:建立各階段職務(wù)應(yīng)該-Jennifer助理Transfer WP-ID計(jì)劃展開說明 -發(fā)Change control教材給SF/Bill -拿照片-KM實(shí)物寫書-找一篇Proposition BenchMark,問之前訪談過的學(xué)生 -南希的會議記錄-將談判放到個(gè)人均衡發(fā)展-將G8D放到個(gè)人均衡發(fā)展-寄福雷KM講義-Repiy Michelle change Control課程 5/07（二）10：Leader會議14：L2elD14:CCB/lD Follow Up-要5/3

19、統(tǒng)計(jì)手法的List-Change control未認(rèn)證人員名單-復(fù)審名單及流程的產(chǎn)生-發(fā)Change Control統(tǒng)計(jì)權(quán)責(zé)理會議記錄-傳真出險(xiǎn)單-Remind theta開會事宜-希望園區(qū)筆記/人員名單-Print論文參考資料-Remind廠處常開會-Reply ID Nores5/08(三)10：ePMS開會L2B1030：統(tǒng)計(jì)權(quán)責(zé)理清 -Remind與會人員-提醒Sir Theta/Alex-開Notebook的PR-印CCb給Bill-簽VANE初審人員名單公告-敏綺收Mail-amy的論文協(xié)助-釘書針-電唐副總 -附上GRP KM相關(guān)資料-Candle張貼公告欄-印兩份提案給Terr

20、y 2022-5-1746范例：備忘錄的范例范例：備忘錄的范例日常維持 專案工作事項(xiàng)備注1）應(yīng)完成文件 1.談判WP 談判專業(yè)知識-open:建立各階段職務(wù)應(yīng)該-KM架構(gòu)強(qiáng)化 2.ST交辦事項(xiàng)2）工作重點(diǎn)專案1.ldea Proposal- open:好的提案Present方法與復(fù)審制度合并,可以事先發(fā)給復(fù)審人員/Promote-Cheak:Notes elD洽談-Check:復(fù)審名單生產(chǎn)-Check:VANE初審人員名單公告-Check:確保提案表揚(yáng)與提案促進(jìn)宣導(dǎo)簡報(bào)已被張貼2.組內(nèi)專案整合-Follow up table的建立-建立助理Transfer的WP 3.工程助理的Transfer

21、4.Change Control-統(tǒng)計(jì)課程權(quán)責(zé)單位理清 3)個(gè)人重點(diǎn)計(jì)劃日常生活執(zhí)行事項(xiàng)1.論文找一篇Proposition BenchMark,問之前訪談過的學(xué)生- Proposition的撰寫-結(jié)構(gòu)及論文的強(qiáng)化 wWK19周計(jì)劃2022-5-1747 善用善用Notes BookMark的功能的功能l 連結(jié)書簽（BookMark）的建立可以用來建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié)l 在Notes里頭，點(diǎn)一下黃色書簽即可把該計(jì)劃給打開，并Update 2022-5-1748 善用善用Notes顏色顏色 管理的功能管理的功能 l 紅色粗體字體為重要一定完成的部分 l 藍(lán)色斜體字體為已完成的部分 l 黑色字

22、體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng) l 綠色字體為Routine Schedule 2022-5-1749 良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成l 兵貴速戰(zhàn)速決l 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣l 可以早上做完的事，決不拖到下午完成可以一天做完的事。決不分成兩天完成l每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時(shí)2022-5-1750 “ “執(zhí)行執(zhí)行”的寫照的寫照l Just Do Itl 奉備忘錄的To Do-Check Lost 如圣旨l 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處，刀折劍斷2022-5-1751 執(zhí)行不是一層不變的執(zhí)行不是一層不變的l合理性Reasonable表示用心l 試探一下是不損傷毫發(fā)的l平時(shí)基本觀念（Sense）的建立，在臨場應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果2022-5-1752