項(xiàng)目秘書培訓(xùn)

1、25 Nov 201525 Nov 2015行行政政方方面面培培訓(xùn)訓(xùn)主要內(nèi)容 項(xiàng)目工作項(xiàng)目工作 團(tuán)隊(duì)行政事務(wù)團(tuán)隊(duì)行政事務(wù) 基本禮儀基本禮儀項(xiàng)目工作項(xiàng)目工作工作分類1. 項(xiàng)目合同項(xiàng)目合同2. 資料收集資料收集3. 業(yè)主名片收集業(yè)主名片收集4. 文件分發(fā)、存檔文件分發(fā)、存檔5. PSR6. 分包商分包商7.項(xiàng)目關(guān)閉項(xiàng)目關(guān)閉項(xiàng)目合同n 至少有1份合同原件需要放在存檔文件夾里面。至少有1份合同原件存放在財(cái)務(wù)。最終蓋章合同掃描集中放在服務(wù)器，設(shè)置密碼，方便以后投標(biāo)使用。n 如果同事需要合同可以只給工作內(nèi)容部分，盡量不要將合同價(jià)格發(fā)給同事；n 若項(xiàng)目組成員外的同事需要合同要與項(xiàng)目經(jīng)理或PD確認(rèn)方可給出；n

2、 合同價(jià)需要保密。 保密！保密！資料、名片收集n 資料收集 項(xiàng)目組成員現(xiàn)場(chǎng)踏勘后帶回的項(xiàng)目資料，收集、登記，電子版存入服務(wù)器，并發(fā)郵件通知相關(guān)人員。n 名片收集 項(xiàng)目組成員現(xiàn)場(chǎng)踏勘之后，主動(dòng)并且及時(shí)向踏勘人員收集所有業(yè)主的名片，進(jìn)行掃描和整理。整理好的名片目錄，方便郵寄相關(guān)宣傳資料和節(jié)日禮物。n 文件分發(fā)、存檔n PSRn協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)分包商進(jìn)行比選和尋價(jià)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)分包商進(jìn)行比選和尋價(jià)n經(jīng)經(jīng)PM-PD分別簽字后，開始分包委托工作。分別簽字后，開始分包委托工作。n在分包工作進(jìn)行中在分包工作進(jìn)行中,詢問項(xiàng)目組成員對(duì)分包商的服務(wù)滿意度及改進(jìn)要求，與分包商溝詢問項(xiàng)目組成員對(duì)分包商的服務(wù)滿意度及改進(jìn)

3、要求，與分包商溝通，確保項(xiàng)目的正常進(jìn)行。通，確保項(xiàng)目的正常進(jìn)行。n收到本階段設(shè)計(jì)費(fèi)后，再付分包費(fèi)，特殊情況例外。收到本階段設(shè)計(jì)費(fèi)后，再付分包費(fèi)，特殊情況例外。n通常分包商對(duì)自己的員工實(shí)行合同價(jià)格保密，叮囑項(xiàng)目組成員到分包商公司盡量避通常分包商對(duì)自己的員工實(shí)行合同價(jià)格保密，叮囑項(xiàng)目組成員到分包商公司盡量避免提及合同價(jià)。免提及合同價(jià)。n分包合同乙方分包合同乙方1份原件，本地財(cái)務(wù)份原件，本地財(cái)務(wù)1份原件，請(qǐng)款份原件，請(qǐng)款1份原件。其余保存復(fù)印件。份原件。其余保存復(fù)印件。 分包商n打圖公司打圖公司月結(jié)方式；月結(jié)方式；n項(xiàng)目專用文具項(xiàng)目專用文具月結(jié)方式；月結(jié)方式；n翻譯公司翻譯公司按項(xiàng)目簽合同，本階段項(xiàng)

4、目完成后付款。按項(xiàng)目簽合同，本階段項(xiàng)目完成后付款。分包商n項(xiàng)目全部款項(xiàng)收全過項(xiàng)目全部款項(xiàng)收全過3個(gè)月，可以關(guān)閉項(xiàng)目。項(xiàng)目由于其它原因，不可個(gè)月，可以關(guān)閉項(xiàng)目。項(xiàng)目由于其它原因，不可能再繼續(xù)做，過半年關(guān)閉項(xiàng)目。能再繼續(xù)做，過半年關(guān)閉項(xiàng)目。n項(xiàng)目所有資料封存，封皮注明項(xiàng)目關(guān)閉時(shí)間。項(xiàng)目所有資料封存，封皮注明項(xiàng)目關(guān)閉時(shí)間。5年后可以消毀。年后可以消毀。n項(xiàng)目合同、報(bào)告、中標(biāo)通知單獨(dú)存放，以便今后翻查。項(xiàng)目合同、報(bào)告、中標(biāo)通知單獨(dú)存放，以便今后翻查。n項(xiàng)目過程提交成果放在項(xiàng)目過程提交成果放在PUDL里面，分階段存放清楚。里面，分階段存放清楚。項(xiàng)目關(guān)閉團(tuán)隊(duì)行政事務(wù)團(tuán)隊(duì)行政事務(wù)團(tuán)隊(duì)行政事務(wù)1. 定車：滴滴

5、專車，外地自駕需要提供發(fā)票。定車：滴滴專車，外地自駕需要提供發(fā)票。2. Time Sheet / 考勤：每天早晨看一下沒有出差和提前考勤：每天早晨看一下沒有出差和提前請(qǐng)假的同事詢問情況。請(qǐng)假的同事詢問情況。3. 名片名片4. 簡(jiǎn)歷：定期更新，共享簡(jiǎn)歷：定期更新，共享5. 座位安排：根據(jù)要求安排座位和新員工座位座位安排：根據(jù)要求安排座位和新員工座位6. 培訓(xùn)餐費(fèi)：根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定餐培訓(xùn)餐費(fèi)：根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定餐7. 出差（公司付費(fèi)）出差（公司付費(fèi)）-機(jī)票、酒店機(jī)票、酒店 8. 出差（甲方付費(fèi)）出差（甲方付費(fèi)）9. 報(bào)銷單報(bào)銷單10. 新員工新員工/辭職員工辭職員工出差（公司付費(fèi)）-機(jī)票、酒店n出差人員所有機(jī)票

6、盡量在攜程購(gòu)買，如遇攜程的國(guó)際機(jī)票太貴或出差人員所有機(jī)票盡量在攜程購(gòu)買，如遇攜程的國(guó)際機(jī)票太貴或時(shí)間緊張無法在攜程購(gòu)買時(shí)，需要提前申請(qǐng)。避免使用現(xiàn)金購(gòu)買時(shí)間緊張無法在攜程購(gòu)買時(shí)，需要提前申請(qǐng)。避免使用現(xiàn)金購(gòu)買機(jī)票。機(jī)票。n如果航班時(shí)間相差不多，建議選擇低折扣機(jī)票。所有人員出差機(jī)如果航班時(shí)間相差不多，建議選擇低折扣機(jī)票。所有人員出差機(jī)票等級(jí)必須是經(jīng)濟(jì)倉(cāng)。定機(jī)票時(shí)詢問酒店情況，盡量找公司月結(jié)票等級(jí)必須是經(jīng)濟(jì)倉(cāng)。定機(jī)票時(shí)詢問酒店情況，盡量找公司月結(jié)的酒店代理；如業(yè)主幫忙定酒店，確認(rèn)可以得到合同價(jià)后，協(xié)助的酒店代理；如業(yè)主幫忙定酒店，確認(rèn)可以得到合同價(jià)后，協(xié)助出差人員借款。出差人員借款。n按級(jí)別預(yù)定不

7、同星級(jí)酒店；如果不同級(jí)別一起出差，則安排同家按級(jí)別預(yù)定不同星級(jí)酒店；如果不同級(jí)別一起出差，則安排同家酒店，可適當(dāng)調(diào)整相應(yīng)房型。酒店，可適當(dāng)調(diào)整相應(yīng)房型。n酒店標(biāo)準(zhǔn)酒店標(biāo)準(zhǔn)l總監(jiān)級(jí)別認(rèn)上單獨(dú)間，其余同事標(biāo)準(zhǔn)雙人間。總監(jiān)級(jí)別認(rèn)上單獨(dú)間，其余同事標(biāo)準(zhǔn)雙人間。lRMB300元左右標(biāo)準(zhǔn)，有特殊情況需要提前申請(qǐng)。元左右標(biāo)準(zhǔn)，有特殊情況需要提前申請(qǐng)。出差（甲主付費(fèi)）n甲方現(xiàn)付差旅費(fèi)：甲方現(xiàn)付差旅費(fèi)： 將出差人員的差旅發(fā)票原件統(tǒng)一給甲方；自己登記出將出差人員的差旅發(fā)票原件統(tǒng)一給甲方；自己登記出差費(fèi)用的總數(shù)，以便最終核對(duì)。差費(fèi)用的總數(shù)，以便最終核對(duì)。n甲方打款至公司帳戶支付差旅費(fèi)：甲方打款至公司帳戶支付差旅費(fèi)： 將出差人員的差旅發(fā)票原件統(tǒng)一給甲方，用發(fā)票復(fù)印將出差人員的差旅發(fā)票原件統(tǒng)一給甲方，用發(fā)票復(fù)印件走正規(guī)程序報(bào)銷，并向財(cái)務(wù)說明用發(fā)票復(fù)印件報(bào)銷件走正規(guī)程序報(bào)銷，并向財(cái)務(wù)說明用發(fā)票復(fù)印件報(bào)銷的原因。的原因。 方便財(cái)務(wù)做此筆進(jìn)賬費(fèi)用的沖抵。方便財(cái)務(wù)做此筆進(jìn)賬費(fèi)用的沖抵。報(bào)銷單n每月每月XX日前通知同事提交報(bào)銷單。發(fā)票有效期是近日前通知同事提交報(bào)銷單。發(fā)票有效期是近3個(gè)月個(gè)月的票據(jù)。的票據(jù)。n報(bào)銷單報(bào)銷單charge不同項(xiàng)目的費(fèi)用需要項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。不同項(xiàng)目的費(fèi)用需要項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。新員工 / 辭職員工n新員工：新員工： 幫助新員工在一周內(nèi)，熟悉幫助新員工在一周內(nèi)，熟悉PUDL，