How to run a meeting

1、V1目錄頁第 2 頁目錄頁會(huì)議概述會(huì)議為什么低效如何提高會(huì)議效能正文 . 第一章第 3 頁會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議會(huì)議習(xí)學(xué)議會(huì)討論、商議聚會(huì)、見面、集會(huì)會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。會(huì)議是一種群體溝通的方式。正文 . 第一章第 4 頁會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議正文 . 第一章第 5 頁會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議正文 . 第一章第 6 頁會(huì)議概述01第二節(jié)會(huì)議有什么作用會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識(shí)資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣為什么要開會(huì)？正文 . 第一章第 7 頁會(huì)議概述01第三節(jié)會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇啥時(shí)該開會(huì)？

2、啥時(shí)不需要開會(huì)？問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會(huì)的情況123456正文 . 第一章第 8 頁會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析會(huì)議有成本嗎？正文 . 第一章第 9 頁會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析時(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本正文 . 第一章第 10 頁會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析時(shí)間成本時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間正式會(huì)議時(shí)間會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。

3、而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會(huì)時(shí)間的工作效率。正文 . 第一章第 11 頁會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析金錢成本金錢成本開會(huì)的時(shí)間成本與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。正文 . 第一章第 12 頁會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析效益成本效益成本參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益。正文 . 第一章第 13 頁會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析機(jī)會(huì)成本機(jī)會(huì)成本開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電

4、話而損失一大筆生意不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。過渡頁第 14 頁過渡頁會(huì)議為什么低效正文 . 第二章第 15 頁會(huì)議為什么低效02哈佛商業(yè)評(píng)論05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會(huì)議為什么低效？正文 . 第二章第 16 頁會(huì)議為什么低效02第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來分析沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。沒有明確的會(huì)議議程

5、及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。主題議程參會(huì)人主持人記錄時(shí)間地點(diǎn)正文 . 第二章第 17 頁會(huì)議為什么低效02第二節(jié)從會(huì)議過程的角度來分析1會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備123沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者

6、相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。正文 . 第二章第 18 頁會(huì)議為什么低效02第二節(jié)從會(huì)議過程的角度來分析2會(huì)議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長，未能及時(shí)結(jié)束。與會(huì)者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行1正文 . 第二章第 19 頁會(huì)議為什么低

7、效02第二節(jié)從會(huì)議過程的角度來分析3會(huì)議后缺乏跟蹤會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！過渡頁第 20 頁過渡頁如何提高會(huì)議效能正文 . 第三章第 21 頁如何提高會(huì)議效能03“只開有實(shí)際效果的會(huì)議!”“準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”日本的會(huì)議命正文 . 第三章第 22 頁如何提高會(huì)議效能03該如何提高會(huì)議效能呢正文 . 第三章第 23 頁如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來提升1 1一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好。議題越多，

8、參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。議題明確正文 . 第三章第 24 頁如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來提升2 2議程清晰要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。正文 . 第三章第 25 頁如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來提升3 3精選參與人會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，

9、要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。正文 . 第三章第 26 頁如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來提升4 4指定主持人無論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。正文 . 第三章第 27 頁如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來提升5 5做好會(huì)議記錄參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包

10、括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。正文 . 第三章第 28 頁如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來提升6 6合適的時(shí)間上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。時(shí)代光華的研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開會(huì)。最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳

11、時(shí)機(jī)。員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時(shí)會(huì)議往往會(huì)事倍功半。正文 . 第三章第 29 頁如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來提升7 7合適的地點(diǎn)123會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過大，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。比如采用U型、圓形的會(huì)議桌擺放方式。要選擇安靜的會(huì)議場所，同時(shí)，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。正文 . 第三章第 30 頁如何提高會(huì)議效能03第二節(jié)從會(huì)議過程的角度來提升會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。注意，會(huì)議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。正文 . 第三章第 31 頁如何提高會(huì)議效能03第二節(jié)從會(huì)議過程的角度來提升會(huì)中做好