Tbo合同信息管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)

1、TurboCIS 合同信息管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)適用于標(biāo)準(zhǔn)版與工程版版本3.0.0萍鄉(xiāng)取道網(wǎng)絡(luò)科技有限公司PinPin gxiagxia ngng QudaoQudao n n etworketwork sciescie neenee andand techtech nono logylogy Co.,Co., LtdLtd版權(quán)說明本手冊(cè)由萍鄉(xiāng)取道網(wǎng)絡(luò)科技有限公司（取道公司）出版，版權(quán)屬取道公司所有版者正式書面許可，不得以任何方式復(fù)制本文檔的部分或全部內(nèi)容。未經(jīng)出1 1、產(chǎn)品綜述在大、中、小企業(yè)業(yè)務(wù)管理是合同管理的核心需求，合同管理軟件必須解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問題，專注于大、中、小企業(yè)合同管理的

2、動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為大、中、小企業(yè)提供一條龍合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合 同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項(xiàng)目管理、貨品管理、 合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表輸出和決策支持等。具體功能 : :合同起草：提供合同示范模板庫，起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同模板，填寫相應(yīng)的合同要素。 合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程設(shè)定允許審批的用戶，合同審批后相關(guān)要素將不允許 修改。合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將 任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中，有效避免由于用戶電腦中毒、誤刪等操作造 成文件丟失的現(xiàn)象。結(jié)算管理：解

3、決企業(yè)的資金管理，為合同細(xì)化了何時(shí)應(yīng)該結(jié)算賬款，無論是對(duì)收款還 是付款均有重要意義，可以及時(shí)安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)，既保證按時(shí)守信，又合理充分 利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。執(zhí)行進(jìn)度：明確記錄合同進(jìn)度，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到 何種程度，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。貨品管理：采用合同貨品清單管理對(duì)應(yīng)標(biāo)的物型號(hào)、規(guī)格等明細(xì)，為公司市場策略、 財(cái)務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等提供依據(jù)。合同變更： 記錄合同變更前與變更后的值， 從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性， 關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰預(yù)警系統(tǒng)：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、收貨、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行 預(yù)警，幫助用戶提

4、前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策。報(bào)表：從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自 定義統(tǒng)計(jì)條件。特點(diǎn)：具有高度的靈活性，符合人的習(xí)慣處理方式，具備易用、適用、好用的特點(diǎn)2 2、功能介紹2.12.1、 用戶登錄啟動(dòng) TurboCISTurboCIS 合同信息管理系統(tǒng)，如圖：首次啟動(dòng)后請(qǐng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)置（僅網(wǎng)絡(luò)版），彈出如下窗口：在文本框內(nèi)輸入 TurboCISTurboCIS 的服務(wù)器地址、登陸名、連接密碼以及數(shù)據(jù)庫名，單擊“測(cè)試 連接”按鈕，連接成功后單擊“保存配置”按鈕。重新啟動(dòng)軟件，輸入用戶名與密碼，默 認(rèn)用戶名為“ adminadmin ”，密碼為“ admin888ad

5、min888 ”，單擊”確定“即可登錄。登錄成功后彈出 如下窗體：首次登錄會(huì)彈出”設(shè)置公司信息”窗口，正確設(shè)置公司信息，以后登錄即不會(huì)再顯示。2.22.2、 系統(tǒng)設(shè)置單擊導(dǎo)航欄“系統(tǒng)設(shè)置”，彈出系統(tǒng)設(shè)置項(xiàng)目，包括用戶權(quán)限、參數(shù)設(shè)置、部門分類、合 同分類、客商分類、項(xiàng)目分類、貨品分類和權(quán)限管理。2.2.12.2.1 用戶權(quán)限單擊“用戶權(quán)限”彈出以下窗體： 單擊”恵”按鈕，即可新增用戶，輸入帳號(hào)、密碼和密碼確認(rèn)，勾選需要配置的權(quán)限商和項(xiàng)目的范圍，單擊保存即可222222 參數(shù)設(shè)置功能;晰轉(zhuǎn)宮同棄號(hào)血負(fù)目列WW罰宮胃呵磁冃 L ?奇1塞卑|血同專國指定用戶可以管理的合同、客單擊“參數(shù)設(shè)置”，彈出如下

6、窗口：點(diǎn)擊要修改的參數(shù)，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好參數(shù)名稱、上級(jí)參數(shù)、描述，單擊“保存”即可完成參數(shù)的新增。2.2.32.2.3 部門分類單擊“部門分類”，彈出如下窗口：(部門分類是指合同、項(xiàng)目、客商所隸屬的部門分類 點(diǎn)擊要修改的部門分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕， 在右邊填寫好部門名稱、上級(jí)部門、描述，單擊“保存”即可完成部門的新增。2.2.42.2.4 合同分類單擊“合同分類”，彈出如下窗口：點(diǎn)擊要修改的合同分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕， 在右邊填寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存

7、”即可完成部門的新增。2.2.52.2.5 客商分類單擊“客商分類”，彈出如下窗口：點(diǎn)擊要修改的客商分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕， 在右邊填寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存”即可完成客商分類的新增226226 項(xiàng)目分類點(diǎn)擊要修寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存”即可完成項(xiàng)目分類的新增2.2.72.2.7 貨品分類單擊“貨品分類”，彈出如下窗口:單擊“項(xiàng)目分類”，彈出如下窗口:改的項(xiàng)目分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填寫好分類名稱、上級(jí)分類、描述，單擊“保存”即可完成貨品分類的新增2.32.3 客商管理Iffl客商

8、営理單擊“竺”即可列出客商分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的客商信息，如圖：2.3.12.3.1、 新增客商點(diǎn)擊“BE ”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存，如果對(duì)某一客商不想在默認(rèn)列表中顯示， 可以修改客商信息，勾選停止使用復(fù)選框，即可。2.3.22.3.2、 刪除、修改、復(fù)制與打印客商信息選中需要操作的客商信息，單擊刪除即可，如何該客商信息被合同信息引用的話，貝 U U點(diǎn)擊要修改的貨品分類，在右邊即可修改，修改好后單擊保存按鈕。單擊“新增”按鈕，在右邊填不能被刪除。選中需要操作的客商信息，單擊修改即可。選中需要復(fù)制的客商信息，單擊復(fù)制即可。單擊打印按鈕，即可

9、打印客商的列表信息。2.3.32.3.3、 導(dǎo)出導(dǎo)入客商信息單擊導(dǎo)出按鈕，即可將客商信息導(dǎo)出至 EXCELEXCEL 軟件中。單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口：用戶可以單擊窗體的打開按鈕，通過打開的模板樣例格式制作 EXCELEXCEL 客商導(dǎo)入源文件，實(shí) 現(xiàn)客商數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。2.3.42.3.4、 客商關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊客商信息，可以查看與該客商所簽訂的合同信息、所涉入的項(xiàng)目信息、銷售或采購的相關(guān)貨品信息。2.3.42.3.4、 客商聯(lián)系信息記錄與該客商的聯(lián)系信息，并對(duì)一些比較重要，或需要設(shè)置成備忘的信息進(jìn)行設(shè)置，以進(jìn)行到期提醒，如圖：支持對(duì)客商聯(lián)系信息的修改、刪除、導(dǎo)出和打印。2.3.52.3.5、

10、 客商文檔支持將客商的名片、產(chǎn)品資料、公司介紹等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或攝像頭直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。如圖：2.3.62.3.6、客商分組顯示將列標(biāo)題托動(dòng)至黑色區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)信息列表的分組顯示 2.42.4 項(xiàng)目管理單擊“臼理目冷岬”即可列出項(xiàng)目分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的項(xiàng)目信息，如圖：2.4.1、新增項(xiàng)目點(diǎn)擊“ 石”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存，如果對(duì)某一項(xiàng)目信息不想在默認(rèn)列表中顯 示，可以修改項(xiàng)目信息，勾選項(xiàng)目停用復(fù)選框，即可。2.4.22.4.2、刪除、修改、復(fù)制與打印客商信息選中需要操作的項(xiàng)目信息，單擊刪除即可，如何該項(xiàng)目信息被合同信

11、息引用的話，則不能被刪除。選中需要操作的項(xiàng)目信息，單擊修改即可。選中需要復(fù)制的項(xiàng)目信息，單擊復(fù)制即可。單擊打印按鈕，即可打印項(xiàng)目的列表信息。2.4.32.4.3、導(dǎo)出導(dǎo)入項(xiàng)目信息單擊導(dǎo)出按鈕，即可將項(xiàng)目信息導(dǎo)出至 EXCELEXCEL 軟件中單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口： 用戶可以單擊窗體的打開按鈕，通過打開的模板樣例格式制作EXCELEXCEL 項(xiàng)目導(dǎo)入源文件，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入244244、項(xiàng)目關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊項(xiàng)目信息，可以查看與該項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的合同信息、相關(guān)聯(lián)的客商信息、銷售或采購的 相關(guān)貨品信息。2.4.52.4.5、 項(xiàng)目文檔支持將項(xiàng)目的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或

12、攝像頭直接導(dǎo) 入數(shù)據(jù)。2.4.62.4.6、 項(xiàng)目分組顯示將列標(biāo)題托動(dòng)至黑色區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)信息列表的分組顯示。2.52.5 貨品管理單擊”即可列出貨品分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的貨 品信息，如圖：2.5.1、 新增貨品點(diǎn)擊“”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存，如果對(duì)某一貨品信息不想在默認(rèn)列表中顯 示，可以修改項(xiàng)目信息，勾選停止使用復(fù)選框，即可。2.4.22.4.2、刪除、修改、復(fù)制與打印貨品信息選中需要操作的貨品信息，單擊刪除即可，如何該貨品信息被合同信息引用的話，貝 U U不能被刪除。選中需要操作的貨品信息，單擊修改即可。選中需要復(fù)制的貨品信息，單擊

13、復(fù)制即可。單擊打印按鈕，即可打印貨品的列表信息。243243、導(dǎo)出導(dǎo)入貨品信息單擊導(dǎo)出按鈕，即可將貨品信息導(dǎo)出至 EXCELEXCEL 軟件中。單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口：用戶可以單擊窗體的打開按鈕，通過打開的模板樣例格式制作 EXCELEXCEL 貨品導(dǎo)入源文件，實(shí) 現(xiàn)貨品數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。2.5.42.5.4、 貨品關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)單擊貨品信息，可以查看與該貨品相關(guān)聯(lián)的合同信息、相關(guān)聯(lián)的客商信息和項(xiàng)目信息。2.5.52.5.5、 貨品文檔支持將貨品的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或攝像頭直接導(dǎo) 入數(shù)據(jù)。2.5.62.5.6、 貨品分組顯示將列標(biāo)題托動(dòng)至黑色區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)信息列表的

14、分組顯示。2.62.6 合同管理單擊合同笞理即可列出合同分類，點(diǎn)擊相應(yīng)的分類，就會(huì)列出分類下面的合同信息，如圖: : 261261、新增合同點(diǎn)擊“ E ”按鈕，彈出如下窗體：填寫好相應(yīng)的信息，單擊確定按鈕，即可保存 2.6.22.6.2、刪除、修改、復(fù)制與打印合同信息選中需要操作的合同信息，單擊刪除即可。選中需要操作的合同信息，單擊修改即可。選中需要復(fù)制的合同信息，單擊復(fù)制即可。單擊打印按鈕，即可打印合同的列表信息。合同模板套打選中希望合同套打的合同信息，單擊打印下拉菜單“合同模板套打”選中合同模板，單擊打印預(yù)覽或直接打印按鈕即可實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)效果部份截圖如下:，彈出如下對(duì)話框:漏號(hào)一 ODO 的

15、辦公設(shè)備采購合同方=恫囂聲中華人民共和國政麗采購袪律及昭中華人民共旺國臺(tái)同;上紅經(jīng)尖方協(xié)商，璋著甲薦 豆制和旄實(shí)信用的自則，一致同肯釜訂本合同歸bo嚴(yán)曲得4L(101匸、58992949SE002離習(xí)電胞1eooo10003005清羋帶光扌三描6eoo4&Z4&Z 時(shí)二 館址合同總甑A(chǔ) A民幣1 1十寫：呦2 2巧H H 三、交貨師k k地點(diǎn) 乙為在舎同生皴后一 乂丟內(nèi)員晝I I各險(xiǎn)物適至申左斯在地.四=倔帀式登密貨糊驗(yàn)收會(huì)各呂乙方將申目應(yīng)發(fā)票盤蠟甲方設(shè)置合同模板標(biāo)簽，目前所支持的標(biāo)簽如下：標(biāo)簽設(shè)置只需要在合同模板中，指定標(biāo)簽，即可顯示對(duì)應(yīng)的值。設(shè)置規(guī)則為在標(biāo)簽左 右加上“#

16、#”號(hào)即可，如# #合同編號(hào)# #，即要打印后會(huì)顯示合同的編號(hào)信息。合同信息標(biāo)簽:合同編號(hào)，合同類別，合同名稱，業(yè)務(wù)員，幣種，合同金額，簽定日期，開始日期， 結(jié)束日期，隸屬部門，甲方名稱，乙方名稱，甲方負(fù)責(zé)人，乙方負(fù)責(zé)人，合同狀態(tài)， 收付類型，合同主要內(nèi)容，合同異常描述，合同備注信息，字符一，字符二，字符三, 字符四，字符五，數(shù)值一，數(shù)值二，數(shù)值三，日期一，日期二，日期三，添加時(shí)間， 添加人項(xiàng)目信息標(biāo)簽:項(xiàng)目所屬部門，項(xiàng)目編號(hào)，項(xiàng)目名稱，負(fù)責(zé)人，工程名稱，工程位置，工程投資，聯(lián)系電話，項(xiàng)目起始日期，項(xiàng)目截止日期，項(xiàng)目備注合同貨品標(biāo)簽：合同貨品2.6.32.6.3 、導(dǎo)出導(dǎo)入合同信息單擊導(dǎo)出按鈕

17、，即可將合同信息導(dǎo)出至 EXCELEXCEL 軟件中。 單擊導(dǎo)入按鈕，彈出如下窗口：用戶可以單擊窗體的打開按鈕， 通過打開的模板樣例格式制作 EXCELEXCEL 合同導(dǎo)入源文件， 實(shí) 現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。2.6.42.6.4 、合同的審批與歸檔擁有合同審批權(quán)限的用戶可以審批合同，審批后字體以藍(lán)色區(qū)別；對(duì)一些已經(jīng)完成的合同 可以采取歸檔方式，以不在默認(rèn)列表中展現(xiàn)，如果要顯示的話可以在高級(jí)查找中設(shè)置。2.6.52.6.5 、合同收付款項(xiàng)合同收付款項(xiàng)，記錄對(duì)合同的結(jié)算計(jì)劃、實(shí)際結(jié)算與開票金額的情況。 單擊新增按鈕，彈出如下窗口：可以先對(duì)合同的應(yīng)付款或應(yīng)收款的日期及金額進(jìn)行設(shè)置，等日期到達(dá)時(shí)，在“

18、我的桌面” 中會(huì)有提醒，當(dāng)實(shí)際結(jié)算時(shí)，只需修改該合同收付款記錄，記錄實(shí)際的收付金額，以及開 票金額，如果實(shí)付或?qū)嵤战痤~小于應(yīng)付或應(yīng)收金額，可以另新增一收付記錄，將多余的部 份生成新的結(jié)算計(jì)劃。2.6.62.6.6 、合同執(zhí)行情況記錄合同各階段的執(zhí)行情況267267、合同提醒 可以對(duì)合同事務(wù)進(jìn)行提醒設(shè)置，。268268、合同變更當(dāng)修改合同信息時(shí)，通過勾選八后，合同的變更信息都將進(jìn)行記錄。269269、合同文檔支持將合同的資料、圖片等信息直接保存至系統(tǒng)，支持直接從掃描儀或攝像頭直接導(dǎo) 入數(shù)據(jù)。2.6.112.6.11、 合同貨品管理合同對(duì)應(yīng)的貨品信息2.6.122.6.12、 發(fā)貨記錄管理合同對(duì)應(yīng)

19、的發(fā)貨信息2.6.132.6.13、 合同的分組查看支持合同的分組查看。2.6.142.6.14、 合同定制字段信息名稱設(shè)置點(diǎn)擊系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)設(shè)置，彈出如下窗口： 即可對(duì)字段的名稱信息進(jìn)行設(shè)置2.72.7 文檔管理2.7.12.7.1、關(guān)聯(lián)文檔查看單擊“口交檔管理”彈出如下文檔目錄樹，允許歸類瀏覽所有客商文檔、項(xiàng)目文檔、合同文檔和貨品文檔。2.7.22.7.2、模板文檔管理單擊“口文檔管理”彈出如下文檔目錄樹，點(diǎn)擊“合同模板分類”，彈出如下分類:白亡合同模板分類買跆同i-e）租賃合同i-a承ss合同建設(shè)工程合間 口技朮合同點(diǎn)擊合同模板分類彈出如下窗口: 選中文檔單擊下載即可查看文檔內(nèi)容，單擊導(dǎo)入按鈕，即可