撰寫咨詢分析報(bào)告

1、1 / 12 正確地撰寫報(bào)告 在咨詢工作中， 書面交流能夠彌補(bǔ)口頭的不足。 而在某些情況下， 書面報(bào)告會(huì)成為要緊的或唯一的交流渠道。 報(bào)告除了歸納和傳遞 信息、激勵(lì)客戶采取行動(dòng)之外，對客戶還具有其他重要的作用， 報(bào)告的質(zhì)量和講明在專門大程度上決定著咨詢師在執(zhí)行咨詢?nèi)?務(wù)過程中的阻礙報(bào)告還阻礙咨詢師的總的信譽(yù)。 當(dāng)咨詢師和客戶 個(gè)人之間的交往受到限制時(shí) （比如， 客戶從好幾個(gè)咨詢師那兒得 到不同的書面報(bào)告而從中擇一時(shí)） ，報(bào)告的講服力就成為報(bào)告至 關(guān)重要的作用。 一份出色的咨詢報(bào)告應(yīng)達(dá)到以下三個(gè)差不多標(biāo)準(zhǔn)： 第一，要友好面對讀者，針對客戶的背景、需求和愛好，選擇 報(bào)告的結(jié)構(gòu)、 文體、術(shù)語、論點(diǎn)以

2、及其他特點(diǎn)。 最全然的問題是： 什么樣的報(bào)告能最好地服務(wù)于客戶，并易于客戶閱讀并理解 而不是 我們公司情愿出具什么樣的報(bào)告？ 因此，在大多數(shù)情形 下，客戶對報(bào)告并沒有什么專門的偏好， 而是讓咨詢師替他們選 擇。盡管如此，依舊要征求他們的意見，直接和客戶討論報(bào)告是 會(huì)有專門大的關(guān)心的。 第二，報(bào)告應(yīng)便于咨詢師撰寫。便于撰寫的文章才便于閱讀。 2 / 12 況且，如此做能夠?yàn)榭蛻艄?jié)約時(shí)刻和費(fèi)用。 因?yàn)榭蛻粢獮樽稍儙?撰寫報(bào)告所花費(fèi)的時(shí)刻支付費(fèi)用， 而且要花費(fèi)自己的時(shí)刻來研究 報(bào)告。在極端的情況下， 一份撰寫得專門不行的報(bào)告會(huì)使客戶心 煩起到事與愿違的作用。 第三， 也是最重要的， 每一份報(bào)告的目的

3、差不多上為了傳遞特 定的信息。在撰寫報(bào)告前，需要明確這一信息（或目的）。如此 做有助于確定報(bào)告的結(jié)構(gòu)， 選擇適當(dāng)?shù)奈捏w， 并針對要向客戶傳 遞的這一信 息，組織論據(jù)的事實(shí)和信息。 做為自檢， 能夠通過以下問題來檢查要撰寫的報(bào)告的必要性和目 的 - 什么緣故這份報(bào)告是必要的？ - 它想表達(dá)什么內(nèi)容？ - 如何達(dá)到這一目的？ - 有沒有達(dá)到這一目的的更好的方法？ - 時(shí)機(jī)成熟了嗎？ - 誰會(huì)是這份報(bào)告的讀者？誰會(huì)是這份報(bào)告的使用者？ 在試寫報(bào)告的開場白時(shí)，能夠采納如此的開頭： 本報(bào)告的目的 3 / 12 假如完成那個(gè)句子有任何困難， 講明寫這份報(bào)告的必要性有待商 榷。從上次報(bào)告到現(xiàn)在的時(shí)刻間隔長短

4、并不重要， 重要的是咨詢 任務(wù)在此過程中取得的中意進(jìn)展， 而且也為客戶所知曉， 即使是 在按照咨詢合同規(guī)定， 非提交報(bào)告不可時(shí)， 也應(yīng)該先考慮上述問 題，環(huán)境可能已發(fā)生變化，先前定的時(shí)刻表也許不再適宜，也許 全然不再需要如此一份報(bào)告了，等等。 原則上， 除了直接證明結(jié)論或工作所產(chǎn)生的文件的信息外， 咨詢 報(bào)告不應(yīng)重復(fù)從客戶那兒得到的或早為客戶熟知的信息及有關(guān) 背景情況的一般信息。信息的精華在于新聞。因此，報(bào)告的信息 內(nèi)容應(yīng)包 括： - 咨詢師首先發(fā)覺的事實(shí)； - 對已知事實(shí)重要性的新發(fā)覺； - 新發(fā)覺的已知效果和迄今未知緣故之間的聯(lián)系； - 客戶存在問題的解決方法及方法的正確性； - 向客戶表

5、明他 / 她需要采取行動(dòng)的情況以及其他能引起客戶注 意的任何情況。 4 / 12 報(bào)告的結(jié)構(gòu) 應(yīng)當(dāng)依照報(bào)告的性質(zhì)和目的以及期望得到的反映，對內(nèi)容進(jìn)行 最佳順序 的編排。做到這一點(diǎn)可能不容易。作者可能希望能夠 對整個(gè)咨詢?nèi)蝿?wù)以及咨詢小組的整個(gè)分析考慮過程， 給予全面的 描述，但客戶則更急于了解將為業(yè)務(wù)帶來可見改進(jìn)的結(jié)果和建 議。盡管作者希望讀者能從頭讀到尾，但誰也無法保證這一點(diǎn)， 這也是書面交流的一個(gè)弊端。 報(bào)告具有講服力就需要一個(gè)理性的 推理積存過程而讀者卻不情愿重復(fù)這一過程。 解決的方法是在報(bào)告的開頭最好有一個(gè)吸引人的提要， 提要要緊 描述報(bào)告的總旨及關(guān)鍵信息。 如此大多數(shù)工作繁忙的高級治理

6、成 員，即使可不能逐章閱讀， 也能夠通過閱讀提要來了解報(bào)告的結(jié) 構(gòu)和要緊結(jié)論。 再依照高級治理人員的歸納， 他們會(huì)選擇更加認(rèn) 真地看一下報(bào)告的某些部分。 內(nèi)容目錄也專門重要（十分簡短的報(bào)告除外）；遺憾的是專門多 報(bào)告恰恰缺少這一項(xiàng)。 內(nèi)容目錄最好是放在報(bào)告的最開始， 即開 頭是內(nèi)容簡介、前言、提要或任何其他章節(jié)。如此做可能有助于 在單獨(dú)的紙張或卡片上編寫標(biāo)題和內(nèi)容摘要。 然后可對這些卡片 作出妥善的分類，以便擬定提綱和起草報(bào)告。 5 / 12 對大標(biāo)題、小標(biāo)題等采納一套正規(guī)的數(shù)字和 / 或字母體系，有助 于將報(bào)告的本文整理成合乎邏輯的結(jié)構(gòu)。 每個(gè)數(shù)字后的文字能夠 用不同的格式打印。 能夠應(yīng)用十

7、進(jìn)制方式，如： 1、大標(biāo)題 1.1 小標(biāo)題 1.1.1 次小標(biāo)題。 或者用數(shù)字和字母方式，如： I 、大標(biāo)題 1、小標(biāo)題 A、次小標(biāo)題 1）列舉項(xiàng)目 2）列舉項(xiàng)目 這種方式的優(yōu)點(diǎn)在于， 它能夠使作者考慮到問題的輕重緩急， 確 定哪些題目實(shí)際上是不的題目的小節(jié)， 它能夠促進(jìn)報(bào)告結(jié)構(gòu)更有 條理性，并可提出合理的布局，幸免重復(fù)。 例如，一份報(bào)告包括三個(gè)方面：采購、儲(chǔ)存和生產(chǎn)，對此作出的 三個(gè)方面6 / 12 的講明： 調(diào)查結(jié)果、 做出結(jié)論和提出建議。 下面的三種 布局哪一種最好呢？ 1、調(diào)查 1. 采購 1. 采購 1.1 采購 1.1 調(diào)查 1.1 調(diào)查 1.2 儲(chǔ)存 1.2 結(jié)論 1.2 結(jié)論

8、1.3 生產(chǎn) 1.3 建議 2. 結(jié)論 2. 儲(chǔ)存 2. 儲(chǔ)存 2.1 采購 2.1 調(diào)查 2.1 調(diào)查 2.2 儲(chǔ)存 2.2 結(jié)論 2.2 結(jié)論 2.3 生產(chǎn) 2.3 建議 3、建議 3. 生產(chǎn) 3. 生產(chǎn) 3.1 采購 3.1 調(diào)查 3.1 調(diào)查 3.2 儲(chǔ)存 3.2 結(jié)論 3.2 結(jié)論 3.3 生產(chǎn) 3.3 建議 4. 建議 4.1 采購 4.2 儲(chǔ)存 4.3 生產(chǎn) 關(guān)于任一特不的報(bào)告， 這些布局中總有一種是最簡單易行的， 然 而假如 調(diào)查對客戶沒有什么新東西，那也無需對它們化力氣 了。結(jié)論通常會(huì)直接導(dǎo)致 建議 ，甚至可能整個(gè)報(bào)告只需按照 上述第三欄第 4項(xiàng)的格式編寫， 建議本身要寫得使

9、調(diào)查和結(jié)論更 為清晰了。 咨詢報(bào)告不同于研究論文， 它所表達(dá)的內(nèi)容是為了激 發(fā)和引導(dǎo)行動(dòng)。 每件情況都有輕重緩急、重要程度、利弊和目的；整理的方案有 助于把上述諸點(diǎn)分選出來。 附錄有助于把一份報(bào)告中的詳細(xì)講明、清單、表格、圖表、圖解 等抽出來， 把它們放在報(bào)告中會(huì)打破閱讀的連貫性， 而且在版面 上也難于安排。 報(bào)告的正文應(yīng)便于閱讀， 便于對概括性資料作快 速的查閱， 附錄能對報(bào)告中的某些項(xiàng)目作出補(bǔ)充。 假如讀者遇到 幾頁密密麻麻的數(shù)字表格， 就不7 / 12 利于他們閱讀報(bào)告。 但小表格或 圖解，則無礙。它們有助于打破報(bào)告的單調(diào)性，傳遞有選擇的或 總體性的信息，應(yīng)在正文中予以保留。 舉例來講， 假如一份報(bào)告包括辦公系統(tǒng)的詳細(xì)講明， 這種情況幾 乎注定要入在附錄里面。如此，在不破壞報(bào)告保密性的前提下， 附錄在以后能夠作為客戶通過操作手冊的一部分。 在咨詢?nèi)蝿?wù)的最后報(bào)告中， 特不要對有關(guān)人員表示感謝， 那個(gè)地 點(diǎn)面也需要某些技巧。如若一一列舉姓名，就一定不要有遺漏， 因?yàn)槊恳粋€(gè)給予真誠關(guān)心的人都希望在名單中看到自己的名字， 與此同時(shí)，假如在名單中包括了某位與