銷售合同管理制度

1、、管理目的加強(qiáng)公司經(jīng)濟(jì)活動的管理和監(jiān)督， 標(biāo)準(zhǔn)銷售合同管理， 杜絕合同實(shí)施 過 程中的失誤，維護(hù)公司合法權(quán)益。二、適應(yīng)范圍企業(yè)對外簽定的各類銷售合同。 本制度所指的銷售合同包括國內(nèi)合同和國際合同兩類， 國內(nèi)合同包括 國內(nèi)外協(xié)合同， 模具采購合同， 生產(chǎn)合同等； 國際合同包括總合同以及訂 單 合同。三、管理部門營銷方案部。四、銷售合同簽定程序銷售合同的簽定須經(jīng)過前期談判、 業(yè)務(wù)員擬稿、 部門經(jīng)理審批、 營銷 計(jì) 劃部經(jīng)理審批、會簽的程序。一合同簽定前1、對外簽定銷售合同， 除法定代表人外， 必須是持有法人委托書的 法 人委托代理人，法人委托代理人由公司總裁指定，在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽 約 權(quán)。2、簽

2、約人在簽定經(jīng)濟(jì)合同之前， 必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。 包 括：對方單位是否具有法人資格， 有否經(jīng)營權(quán)， 有否履行能力及資信情 況； 對方簽約人是否法定代表人或法定委托代理人及其代理權(quán)限。簽約人 負(fù)責(zé) 簽約前的全過程談判，并盡量以書面形式及時(shí)匯報(bào)。 欒瑞國 3、銷售合同一律采用書面格式，簽約人負(fù)責(zé)合同的擬稿工作。4、簽定銷售合同，如涉及到其它部門或其它企業(yè)的，應(yīng)事前在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)調(diào)，統(tǒng)一平衡，然后簽約。5、銷售合同的簽定，必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。任何人對外簽定合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽定銷售合同時(shí)有假公濟(jì)私、 損公肥私、 謀取私利的行為， 一

3、 經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 嚴(yán)懲不貸。二合同審查 銷售合同在正式簽定前，必須報(bào)部門經(jīng)理審查。審查的要點(diǎn)：1、合同的合法性：對方單位是否具有法人資格，有否經(jīng)營權(quán)，有否 履 行能力及資信情況； 對方簽約人是否法定代表人或法定委托代理人及其 代 理權(quán)限；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本?制度?的規(guī)定；當(dāng)事 人的 意思表示是否真實(shí)一致， 權(quán)利、義務(wù)是否平等， 定約程序是否符合法 律規(guī)定； 是否雙方都使用合格印章公章或合同專用章，不得使用財(cái)務(wù) 章或業(yè)務(wù)章 等不合格印章；是否注明合同有效期限等。2、合同的嚴(yán)密性： 合同應(yīng)具備的條款是否齊全， 當(dāng)事人雙方的權(quán)利、 義 務(wù)是否具體明確，文字表達(dá)是否確切無誤，合同履行地是否在

4、我方，合 同糾 紛是否由我方所在區(qū)、市人民法院管轄。3、合同的可行性： 當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件，預(yù)計(jì)及取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，合同非正常履行時(shí)可能 受到 的經(jīng)濟(jì)損失。4、銷售合同包含的內(nèi)容是否完備1貨品名稱、規(guī)格、型號；2訂單數(shù)量，交貨日期；3運(yùn)輸方式；4技術(shù)指標(biāo)和質(zhì)量要求；5價(jià)格及貨款支付方法；6包裝要求；7雙方責(zé)任；8爭議處理?xiàng)l款；9保密條款。5、銷售合同附件是否完備 簽字蓋章的受控圖紙、雙方來往函電、電子 郵件、價(jià)格談判等作為合 同附件存檔。6、是否需要鑒證或公證 根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或可以 呈報(bào)有關(guān)部門鑒證，或 請公證處公正。三合同簽定程

5、序1、申報(bào) 業(yè)務(wù)員填寫“合同會簽單，隨同合同初稿及報(bào)價(jià)資料、廠家分析、 圖 紙、技術(shù)要求、雙方來往函電等一并上報(bào)部門經(jīng)理、營銷方案部經(jīng)理簽批。2、會簽1會簽建議：營銷方案部經(jīng)理按合同性質(zhì)提出會簽建議。 2會簽人： 外協(xié)合同的會簽人至少包括營銷方案部經(jīng)理、 財(cái)務(wù)經(jīng)理； 屬于生產(chǎn)環(huán)節(jié)外協(xié)的，由實(shí)施和同的責(zé)任人負(fù)責(zé)會簽，會簽人還應(yīng)包 括廠長 及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。新客戶、產(chǎn)品開發(fā)合同按照“新產(chǎn)品開發(fā)程序辦理。 國外總合同的會 簽人至少包括：營銷方案部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、相關(guān)分廠廠長、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、 生產(chǎn)副總裁，必要時(shí)可請控股公司領(lǐng)導(dǎo)參與會簽 如 需技術(shù)或其它部門會簽的，可隨時(shí)增加會簽人。3會簽意見 涉及會簽的

6、部門要從本專業(yè)角度進(jìn)行技術(shù)及經(jīng)濟(jì)分析審 閱， 必要時(shí)可 進(jìn)行調(diào)查研究，要在會簽單上提出明確意見或建議，通知申 報(bào)單位補(bǔ)報(bào)材 料或進(jìn)一步談判應(yīng)提出談判要求和考前須知。對于國際合同， 營銷方案部經(jīng)理應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)及付款條件決定是否 需 要做出口信用保險(xiǎn)。3、 總裁在“會簽單上批寫意見后，經(jīng)辦人持會簽單蓋集團(tuán) 公 司章如需要。4、存檔 蓋章后，業(yè)務(wù)員將合同會簽單原件、合同原件、訂單原件、附 件交營 銷方案部合同管理員處存檔。上述審批程序一般為 1-3 個(gè)工作日。五、合同履行 銷售合同依法成立，即具有約束力。一切與合同有關(guān)的部門、 人員都 必須本著“重合同、守信譽(yù)的原那么，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的權(quán)利和

7、義務(wù)， 確保合同的實(shí)際履行和全面履行。為更好的履行合同，業(yè)務(wù)人員必須 注意 以下幾點(diǎn)：一確認(rèn)訂單1、訂單 業(yè)務(wù)員在接到客戶訂單后，首先進(jìn)行訂單審核，如發(fā)現(xiàn)于事前約定不符合處如價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式、包裝等，必須當(dāng)日與部門經(jīng)理匯報(bào)并與客戶溝通， 雙方來往函電及內(nèi)部簽字確認(rèn)的資料 均應(yīng) 記錄備案。2、確認(rèn)交貨期：對于客戶要求的交貨期，業(yè)務(wù)員必須與相關(guān)分廠及計(jì)劃部協(xié)商后寫出內(nèi)部聯(lián)系單，經(jīng)廠長和方案部經(jīng)理簽字前方可答復(fù)客 戶。3、確認(rèn)價(jià)格：價(jià)格確認(rèn)必須由生產(chǎn)廠技術(shù)部負(fù)責(zé)人、本錢核算員、生產(chǎn)副總裁簽字認(rèn)可，如各方意見不一致，由營銷方案部經(jīng)理會同生產(chǎn)副總裁決定，特殊情況由總裁決定。簽字的價(jià)格確認(rèn)資料需隨

8、合同備案。二錄入 ERP 訂單審核無誤， 經(jīng)營銷方案部經(jīng)理和方案部經(jīng)理簽字后由方案部錄入ERP ，并制定合同實(shí)施方案下發(fā)到相關(guān)分廠。原始訂單由方案部統(tǒng)一保管， 每季度將已經(jīng)履行完的合同移交中心資 料 室。三銷售合同轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)方案 方案部將銷售合同轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)方案，經(jīng)相關(guān)分廠廠長、營銷方案部經(jīng) 理 簽字后下發(fā)。四合同實(shí)施跟蹤1、業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)了解、掌握銷售合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向部門經(jīng)理和方案部匯報(bào)。如果不能按時(shí)交貨，需立即與客戶溝通，否那么造成經(jīng)濟(jì)損失的，追究有關(guān)人員責(zé)任。2、業(yè)務(wù)員要協(xié)助生產(chǎn)廠控制物流，嚴(yán)格按照發(fā)貨順序組織生產(chǎn)，避免不按順序生產(chǎn)導(dǎo)致的產(chǎn)品積壓。3、對于每次發(fā)貨情況，業(yè)務(wù)員要

9、做好記錄。五后續(xù)訂單管理 在合同預(yù)計(jì)完成前兩周，業(yè)務(wù)員與客戶溝通促使后 續(xù)訂單跟進(jìn)。六業(yè)務(wù)員變更等特殊情況下的合同管理1、業(yè)務(wù)員請假或外出，須向本部門經(jīng)理請假，并把在手合同執(zhí)行情 況 告知本部門經(jīng)理。如請假外出超過 3 天，須將本人工作進(jìn)行交接，以保 證 及時(shí)與客戶溝通。交接人由部門經(jīng)理指定，部門經(jīng)理監(jiān)交。2、如簽約人或業(yè)務(wù)員職務(wù)變動或因其它特殊原因不能履行本條款約 定責(zé)任，應(yīng)由工作交接中的受交人負(fù)責(zé)本條款職責(zé)的履行。七合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)， 以貨款全部回收和合同條款履行完畢為 準(zhǔn)。六、合同分析 合同訂單履行完畢，方案部和業(yè)務(wù)員對該合同履行情況進(jìn) 行分析， 包括本錢及損益情況、合同履行中存在的問

10、題等，并據(jù)此對客戶分 類優(yōu) 質(zhì)客戶、一般客戶、潛在客戶、不良客戶，合同分析以書面形式經(jīng) 部門 經(jīng)理、營銷方案部經(jīng)理簽字后存檔。合同分析固定格式見附件。七、銷售合同的變更、解除一在銷售合同履行過程中碰到困難的，首先應(yīng)盡力克服困難，保 障 合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有不可克服困難而需要變更、解除合同的，應(yīng)在法律規(guī)定或合同規(guī)定期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。二對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益出發(fā)，嚴(yán)格控制。變更、解除銷售合同，必須符合?合同法?的規(guī)定，并應(yīng)在公司辦理相關(guān)手續(xù)。三變更銷售合同時(shí)， 應(yīng)事前填寫“變更 /解除銷售合同申報(bào)表，申報(bào)程序如下：1、凡屬數(shù)量、交貨期限變

11、更的，由部門經(jīng)理、營銷方案部經(jīng)理簽字即可；2、凡涉及價(jià)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)變更的，需按照本?制度?規(guī)定的“銷售合同審批程序辦理；3、凡屬解除合同的， 均需按照本 ?制度? 規(guī)定的“銷售合同審批程 序 辦理。4、經(jīng)相關(guān)部門鑒證、公正的銷售合同需變更、解除時(shí)，需報(bào)備案， 或 重新公正。四變更、解除銷售合同，一律采取書面形式包括當(dāng)事人雙方的 信 件、函電、電子郵件等。五變更解除銷售合同的協(xié)議在達(dá)成或未批準(zhǔn)之前， 原合同仍有效， 仍需執(zhí)行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。六因變更銷售合同而使當(dāng)事人的權(quán)益遭受損失的，除法律允許免責(zé)的以外，均應(yīng)承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。七以變更、 解除

12、合同為名， 行以權(quán)謀私、 假公濟(jì)私之實(shí)， 一經(jīng)發(fā) 現(xiàn)， 嚴(yán)懲不貸。八、銷售合同糾紛的處理一合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的， 應(yīng)按?合同法? 和本?制度?及出口信用保險(xiǎn)的規(guī)定妥善處理。二合同糾紛由簽約人及業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)處理，必須負(fù)責(zé)到底。三提請合同處理糾紛的程序：1、營銷方案部填寫“處理銷售合同糾紛申請表一式二份，提 出 處理糾紛意見，報(bào)綜合管理部協(xié)助。附件： 1銷售合同文本及有關(guān)附件； 2送提貨單、出入庫單、 驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證； 3收支憑證，有關(guān)財(cái)務(wù)賬目； 4產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品及鑒定報(bào)告； 5 技術(shù)資料、生產(chǎn)記錄、驗(yàn)收記錄；6有關(guān)對方違約的證據(jù)材料；7其它處理糾紛的有關(guān)材料；

13、2、綜合管理部在收到上述材料的 5 個(gè)工作日內(nèi)提出書面意見，報(bào)總 裁 批復(fù)。 對協(xié)商未果的合同糾紛， 綜合管理部報(bào)總裁同意后， 會同簽約人、 法 律參謀準(zhǔn)備材料，提交人民法院依法處理。四合同糾紛的提出， 加上我方與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間， 應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效期內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請起訴的足夠時(shí)間。五銷售合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽定書面協(xié)議， 由 雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。六各企業(yè)對雙方已簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、司法機(jī)關(guān)的調(diào) 解 書、判決書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印假設(shè)干份，分別送與對該糾紛處理及 履行 有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)對該文書的了解或履行

14、。對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時(shí)沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的， 承 辦 人應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)和綜合管理部匯報(bào)。七對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書或判決書 的， 由綜合管理部配合營銷方案部向人民法院申請執(zhí)行。八合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的， 應(yīng)由營銷方案部將有關(guān)資料匯總， 交綜合辦公室歸檔備查。九、銷售合同的管理 公司對銷售合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理制度、法人委托書制 度、合同專用 章制度、根底管理制度和保密制度。一歸口管理部門 歸口管理部門為營銷方案部；歸口管理人為營銷計(jì) 劃部方案管理員。 合同管理員的主要職責(zé)是：1、負(fù)責(zé)管理本企業(yè)簽定的銷售合同； 2、負(fù)責(zé)審查本企業(yè)簽定的銷售合 同的合法性、完

15、整性和可行性；對 須審批、鑒證、公正的銷售合同，辦理申報(bào)手續(xù)3、根據(jù)法律和本?制度?的規(guī)定，制定本企業(yè)的銷售合同管理實(shí)施 細(xì)那么。4、負(fù)責(zé)處理本企業(yè)的銷售合同糾紛，對難度較大的，應(yīng)在法定期限內(nèi)提請綜合管理部協(xié)助處理解決。5、合同管理員負(fù)責(zé)銷售合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及銷售合同臺帳的建立、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)等根底性管理工作。二法人委托書 法人委托書應(yīng)于每年年初重新審核一次。法人委托書不得遺失、轉(zhuǎn)借 他 人或作其他證明，否那么，追究相應(yīng)責(zé)任。法人委托代理人工作調(diào)動時(shí)，應(yīng)向所在企業(yè)繳銷法人委托書。三經(jīng)濟(jì)合同專用章制度 ：1、企業(yè)對外簽定經(jīng)濟(jì)合同加蓋的印鑒，一律使用經(jīng)濟(jì)合同專用章，否那么，財(cái)務(wù)部門有權(quán)

16、拒絕辦理付款結(jié)算手續(xù)。2、經(jīng)濟(jì)合同章由綜合管理部專人保管，如有遺失，除立即登報(bào)聲明作廢外，追究有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。四合同的根底管理工作 ：1、建立合同檔案。 每份銷售合同都必須有一個(gè)編號， 不得重復(fù)或遺 漏。每一份經(jīng)濟(jì)合同包括合同正本、副本及合同會簽單、授權(quán)書等附件， 合同文 本的簽收紀(jì)錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議包括文書、函電、 、電子郵件等均應(yīng)妥善保管。除文本文檔之外，所有合同須掃描形成電子文檔備案，每季度移交中心資料室。2、建立合同管理臺帳。其主要內(nèi)容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、對方單位、履行情況及備注等。合同臺帳一份

17、按季度登記，并于次季度5 日前上報(bào)中心資料室，另一 份按年度登記，留在營銷方案部長期保存。五保密制度 公司秘密的密級分為“絕密、“機(jī)密、“秘密三 級。 絕密是最重要的公司秘密， 泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重 的 損害；機(jī)密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害。1、密級確實(shí)定 客戶資料、聯(lián)系方式、洽談資料、訂單合同及洽談附件 均為絕密級， 接觸人限于簽約人、部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總裁；訂單數(shù)量、圖紙為機(jī)密級，接觸人限各分廠技術(shù)部、生產(chǎn)部；2、涉密批準(zhǔn) 對外交往與合作中需提供屬公司絕密文件的，必須事先經(jīng) 總裁批準(zhǔn)。3、涉密要求 1公司員工不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛堋?公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施或報(bào)告營銷方案部經(jīng)理， 營銷方案部經(jīng)理接到報(bào)告后， 應(yīng)立即做出 處理， 如事關(guān)重大，應(yīng)同時(shí)報(bào)公司總裁。4、處分 1輕微過失的責(zé)任和處分 出現(xiàn)以下情況之一的，給予警告及罰款處分。A 泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；B 違反本制度第十一條、第十二條規(guī)定內(nèi)容的；C 泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。 2嚴(yán)重過失的責(zé)任和處分 出現(xiàn)以下情況之一的，視情節(jié)予以罰款、 辭退處分，嚴(yán)重者追究行政 及法律責(zé)任。A 成心泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；B 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊