合同管理規(guī)范

1、合同管理規(guī)范1 目的 規(guī)范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效，降低或避免因合同風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。2 適用范圍 本規(guī)范適用于廣東XX科技有限公司所簽訂的各類合同（勞動(dòng)合同除外）。3 定義3.1本規(guī)范中所稱的“合同”：指以明確當(dāng)事人之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的法律文件（含債權(quán)合同和物權(quán)性質(zhì)合同，不含勞動(dòng)合同），形式包括但不限于協(xié)議、合約、契約、訂單、確認(rèn)書等。3.2本規(guī)范中所稱的“合同文件”：是指與合同的簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理相關(guān)的法律性文件。4 內(nèi)容4.1總則：4.1.1公司各部門不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同。4.1.2合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式確認(rèn)。4.1.3凡國(guó)家或本公司有

2、標(biāo)準(zhǔn)文本或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用，并應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)文本或示范文本的要求填寫。4.1.4如無(wú)國(guó)家或公司標(biāo)準(zhǔn)示范合同文本的，合同的起草工作應(yīng)爭(zhēng)取由己方或以己方為主承擔(dān)，語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，條款齊全、權(quán)利義務(wù)清楚。4.1.5合同正式文本應(yīng)當(dāng)打印或印刷制成。合同文本原則上應(yīng)使用中文，涉外合同諸如技術(shù)轉(zhuǎn)讓、服務(wù)、銷售代理、年度長(zhǎng)期合同等應(yīng)優(yōu)先考慮適用中國(guó)法律，但涉及至對(duì)外貿(mào)易時(shí)可按國(guó)際通行規(guī)則訂立英文合同。合同存在兩個(gè)或兩個(gè)以上版本的，應(yīng)在合同中約定以其中一個(gè)版本為準(zhǔn)。4.2合同管理：4.2.1人事行政部為公司合同的管理單位。4.2.2合同審核實(shí)行分類專項(xiàng)管理，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)

3、責(zé)合同的業(yè)務(wù)審核工作。4.2.3公司的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)人員（公司未設(shè)專職法務(wù)人員時(shí)由公司法律顧問(wèn)承擔(dān)相關(guān)職責(zé)）有權(quán)依據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核監(jiān)督，相關(guān)部門應(yīng)給予支持和配合。4.2.4公司合同管理實(shí)行承辦人責(zé)任制，相關(guān)部門的承辦人應(yīng)對(duì)其職務(wù)行為負(fù)責(zé)。4.3合同的訂立：4.3.1合同簽訂前，合同承辦部門須確定一位具體負(fù)責(zé)的承辦人。重大的或涉外的合同談判，應(yīng)由法務(wù)人員會(huì)同經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等專業(yè)人員組成談判小組參加，必要時(shí)外聘法律顧問(wèn)參與合同談判。4.3.2合同簽訂前，合同承辦部門承辦人應(yīng)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履行能力、經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)需求、產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等背景資料進(jìn)行了解和調(diào)查。4.

4、3.3合同的審批程序： 合同承辦人準(zhǔn)備好合同草案及合同有關(guān)資料填寫合同審批表合同承辦部門負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核（法務(wù)人員審核）人事行政部審核根據(jù)簽批權(quán)限呈總經(jīng)理、董事長(zhǎng)、董事會(huì)審批。4.3.4合同的簽具權(quán)：4.3.4.1公司的法定代表人具有合同的簽具權(quán)。4.3.4.2公司法定代表人因客觀原因無(wú)法行使合同簽具權(quán)時(shí)，可簽署書面授權(quán)委托書由其指定的授權(quán)代表代為行使。授權(quán)委托書應(yīng)載明授權(quán)代表姓名、授權(quán)權(quán)限、授權(quán)期限，并由公司法定代表人簽字方可生效。在無(wú)明確書面授權(quán)的情況下，任何人不得擅自對(duì)外簽署合同。4.3.4.3授權(quán)代表應(yīng)按照授權(quán)人的意圖和公司相關(guān)制度的規(guī)定行使合同簽具權(quán)，法定代表人須對(duì)授權(quán)代表

5、的簽具行為負(fù)責(zé)。4.3.5合同審核人員對(duì)出具的意見(jiàn)負(fù)責(zé)。審核的意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”“基本可行”等模糊性語(yǔ)言，一旦使用，視為未對(duì)合同審核。4.3.6合同承辦部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員在審核合同草案時(shí)，可根據(jù)需要要求承辦人提供與合同相關(guān)的補(bǔ)充證明材料，承辦人應(yīng)予以配合。4.3.7對(duì)各審核部門審核意見(jiàn)不齊備的合同草案，簽具人或授權(quán)代表應(yīng)拒絕簽署。4.3.8合同承辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同審核的內(nèi)容包括：4.3.8.1合同的經(jīng)濟(jì)性：（1）市場(chǎng)供應(yīng)、需求情況經(jīng)調(diào)研屬實(shí)；（2）市場(chǎng)供應(yīng)、需求價(jià)格預(yù)測(cè)可靠、合理；（3）應(yīng)予考慮的其他經(jīng)濟(jì)因素。4.3.8.2合同的技術(shù)性：（1）技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠

6、；（2）技術(shù)措施完備、可行；（3）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可行。4.3.8.3合同的可行性：（1）整體項(xiàng)目技術(shù)具有可靠性；（2）經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益具有真實(shí)性；（3）合同履行具有可操作性。4.3.8.4合同的安全性：（1）涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護(hù)或限制措施；（2）無(wú)損公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益；（3）合同承辦部門認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。4.3.9財(cái)務(wù)部對(duì)合同審核的內(nèi)容包括：4.3.9.1合同涉及資金的使用符合公司統(tǒng)一的資金調(diào)度計(jì)劃。4.3.9.2資金、資產(chǎn)的合法性：（1）資金來(lái)源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法；（2）資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)合法； （3）資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法

7、。4.3.9.3價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理、合法性：（1）價(jià)款、酬金的確定正確、合理、合法；（2）資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法；（3）資產(chǎn)、資金使用效果的財(cái)務(wù)可行性；（4）與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項(xiàng)。4.3.9.4財(cái)務(wù)部門認(rèn)為需要審核的其他內(nèi)容，如發(fā)票開具條款等。4.3.10法務(wù)人員對(duì)合同的審核內(nèi)容包括：4.3.10.1合規(guī)合法性： （1）主體合法，簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力； （2）內(nèi)容合法，簽約各方意思表示真實(shí)、有效，無(wú)悖法律、法規(guī)、政策及公司經(jīng)營(yíng)策略與計(jì)劃，無(wú)規(guī)避法律行為，無(wú)顯失公平內(nèi)容；無(wú)明顯屬于采取欺詐、脅迫等手段訂立合同的情況； （3）形式合法，訂立合同的形式符合

8、法律規(guī)定要求； （4）簽約程序合法，訂約等有關(guān)程序應(yīng)符合有關(guān)法律、政策的規(guī)定。4.3.10.2嚴(yán)密性： （1）合同條款完整、齊備； （2）文字清楚準(zhǔn)確，不致產(chǎn)生歧義； （3）設(shè)定的權(quán)利和義務(wù)具體、確切； （4）相應(yīng)手續(xù)完備； （5）相關(guān)附件完備； （6）附加條件適當(dāng)、合法。4.3.11人事行政部對(duì)合同的審核內(nèi)容包括：4.3.11.1合同承辦形式審核： （1）承辦人無(wú)誤； （2）符合公司規(guī)定程序； （3）各審核部門審核建議書齊備； （4）合同文本文字無(wú)誤，正副本及附件份數(shù)齊備。4.3.12合同審批完成后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署。4.3.13合同承辦人向有關(guān)部門提交合同草案時(shí)，應(yīng)預(yù)留至少 2個(gè)

9、工作日供其審核，同時(shí)審核人、審批人必須在接到合同草案后 2 個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)意見(jiàn)。各審核部門遇特殊情況需延長(zhǎng)審核時(shí)間時(shí)，向合同承辦人說(shuō)明情況后可以適當(dāng)延長(zhǎng)，但延長(zhǎng)后累計(jì)審核時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò) 10 個(gè)工作日。涉外、重大合同的審核時(shí)限累計(jì)最長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò) 20 個(gè)工作日。4.3.14各審核部門在審核合同草案時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在審核意見(jiàn)中予以明確并提出修改意見(jiàn)，連同全部文件資料退還承辦人。合同承辦人修改之后應(yīng)將修改后版本連同原版本一起重新提請(qǐng)審核，審核期限重新計(jì)算。各審核部門須及時(shí)地提出審核意見(jiàn)，不得拖延。4.3.15合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同。必須簽訂合同

10、時(shí)，應(yīng)要求其提供有效的擔(dān)保。其中，以保證形式做出的擔(dān)保，其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體或個(gè)人，并應(yīng)對(duì)擔(dān)保人進(jìn)行必要的審查。4.3.16法定代表人或授權(quán)代表簽署合同后，由公章管理人員將合同文本加蓋公章或合同專用章。4.3.17合同必須呈報(bào)上級(jí)主管部門登記、批準(zhǔn)或報(bào)工商管理部門鑒證、公證處公證的，應(yīng)辦理有關(guān)手續(xù)。4.4合同的履行：4.4.1合同依法成立，即具有法律約束力。履行合同的部門必須嚴(yán)格履行合同所規(guī)定的義務(wù)，積極行使合同賦予的權(quán)利。4.4.2合同履行涉及公司多個(gè)部門的，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向有關(guān)部門告知合同履行時(shí)需要協(xié)助的內(nèi)容，有關(guān)部門應(yīng)予以積極配合。4.4.3合同依法簽訂生

11、效后，合同承辦人員應(yīng)及時(shí)檢查、了解履行情況。發(fā)生問(wèn)題及時(shí)處理，并向合同承辦部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。4.4.4公司員工發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，應(yīng)立即通知承辦人。承辦人應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定或沒(méi)有此種規(guī)定時(shí)以書面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對(duì)方履行異議時(shí)，合同承辦人亦應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定方式或以書面方式予以答復(fù)。4.4.5向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和對(duì)對(duì)方提出異議的答復(fù)文件須經(jīng)法務(wù)人員審核，并報(bào)人事行政部備案。4.4.6簽訂合同后，應(yīng)當(dāng)積極、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承辦人應(yīng)減少損失，并由合同承辦人于 3 個(gè)工作日內(nèi)通知對(duì)方。4.4.7遇有不可抗力等影響經(jīng)

12、濟(jì)合同履行的因素時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將有關(guān)情況向所在部門、人事行政部、法務(wù)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并由承辦人于不可抗力事件發(fā)生 3 日內(nèi)以書面形式通知對(duì)方，并收集有關(guān)證據(jù)。4.4.8合同訂立后，不得因合同承辦人的變動(dòng)而影響合同履行。在合同履行過(guò)程中，合同承辦人變更時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。4.5合同的變更和解除：4.5.1合同在履行過(guò)程中，需要進(jìn)行變更或解除時(shí)，應(yīng)與對(duì)方協(xié)商一致進(jìn)行變更或解除。法律有特別規(guī)定或合同有特別約定的，依據(jù)法律規(guī)定或合同約定。4.5.2變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。4.5.3變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定、合同約定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，書面函

13、告并限期答復(fù)。4.5.4合同承辦人在收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知后，應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)所在部門、人事行政部、法務(wù)人員處理。變更、解除合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。4.5.5合同變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：4.5.5.1主體變更、解除應(yīng)征得合同各方同意。4.5.5.2有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征求原擔(dān)保單位或個(gè)人的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章或簽字。4.5.5.3經(jīng)登記、批準(zhǔn)、鑒證、見(jiàn)證、公證的合同，變更協(xié)議應(yīng)重新登記、批準(zhǔn)、鑒證、見(jiàn)證、公證。4.5.5.4合同中訂有保密條款或附有保密協(xié)議的，合同解除后，其效力并不受影響。合同變更時(shí)，如果涉及到雙方當(dāng)事人的變更或合同內(nèi)容的變更，應(yīng)變更保密條款或保密協(xié)議。

14、4.5.5.5聯(lián)營(yíng)、承包經(jīng)營(yíng)、涉外等合同的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，應(yīng)依特別規(guī)定辦理。4.5.6變更、解除合同的協(xié)議在達(dá)成之前，根據(jù)實(shí)際情況，應(yīng)采取繼續(xù)履行、補(bǔ)救或中止履行等措施。4.6合同糾紛的處理：4.6.1合同在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)按合同法、民事訴訟法等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法處理。4.6.2處理合同糾紛的原則：4.6.2.1及時(shí)處理。4.6.2.2雙方協(xié)商解決。4.6.2.3維護(hù)公司合法權(quán)益。4.6.3糾紛發(fā)生后，承辦人應(yīng)及時(shí)向所在部門、人事行政部、法務(wù)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)遞交合同糾紛說(shuō)明，同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)(原件或復(fù)印件)：4.6.3.1合同文件(包括變更、解除合同的協(xié)議、電

15、報(bào)、電傳、傳真、信函、圖表、視聽(tīng)資料、廣告、授權(quán)委托書，介紹信及其他有關(guān)資料等)。4.6.3.2送貨、提貨、收貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù)。4.6.3.3貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)財(cái)務(wù)賬目。4.6.3.4作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等。4.6.3.5證人證言。4.6.3.6其他證據(jù)材料。4.6.4法務(wù)人員根據(jù)情況，在5個(gè)工作日內(nèi)提出處理意見(jiàn)，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.6.5合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致處理意見(jiàn)的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋公司公章。4.6.6對(duì)經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的糾紛，如屬對(duì)方過(guò)錯(cuò)或違約，經(jīng)總經(jīng)理同意，法務(wù)人員可向仲裁委員

16、會(huì)申請(qǐng)仲裁或向人民法院起訴；若對(duì)方已經(jīng)向仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁或向人民法院起訴，法務(wù)人員應(yīng)積極參加仲裁或應(yīng)訴，并應(yīng)當(dāng)在 5 個(gè)工作日內(nèi)提出參加仲裁或應(yīng)訴意見(jiàn)，提交總經(jīng)理審批。4.6.7糾紛處理完畢后，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)向總經(jīng)理報(bào)告。重大合同的糾紛處理，應(yīng)隨時(shí)向總經(jīng)理及董事長(zhǎng)報(bào)告進(jìn)展情況。4.6.8處理合同糾紛，應(yīng)特別注意下列問(wèn)題：4.6.8.1證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下，及時(shí)向法院申請(qǐng)采取證據(jù)保全措施。4.6.8.2發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)將使我方權(quán)利難以實(shí)現(xiàn)時(shí)，及時(shí)向法院申請(qǐng)采取財(cái)產(chǎn)保全措施。4.6.8.3做好合同糾紛實(shí)況記錄，存檔備查。4.6.8.4凡屬我方責(zé)任的合同糾紛，應(yīng)逐筆查明原因，分清責(zé)任，要求責(zé)任人員承擔(dān)責(zé)任，并責(zé)令其提出補(bǔ)救措施。4.6.9雙方已簽署的解決合同糾紛協(xié)議書、仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書，仲裁裁決書及法院的調(diào)解書、判決書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，交法務(wù)人員、合同承辦部門、人事行政部收?qǐng)?zhí)，督促該文書的履行。4.6.10對(duì)方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿后沒(méi)有履行上述文書規(guī)定義務(wù)的，合同承辦人應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)人員、人事行政部。4.6.11對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁裁決書或判決書，公司應(yīng)依法向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。4.7合同歸檔4.7.1合同簽訂