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1、第第4+5講講WORD 長文檔編輯長文檔編輯2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二2主要內(nèi)容：1、使用大綱視圖組織文檔2、使用主控文檔3、使用交叉引用4、使用標記提取索引5、編制目錄2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二3一、使用大綱視圖組織文檔一、使用大綱視圖組織文檔1.1 在大綱視圖下創(chuàng)建新文檔在大綱視圖下創(chuàng)建新文檔步驟步驟1：新建一：新建一WORD文檔文檔切換到大綱視圖切換到大綱視圖依次輸入第一個標題；依次輸入第一個標題；（標題應(yīng)獨占一行）（標題應(yīng)獨占一行）步驟步驟2：用內(nèi)建標題樣式或大綱級別格式化文檔：用內(nèi)建標題樣式或大綱級別格式化文檔后，切換到后，切換到“頁面頁面”視圖視圖輸

2、入文本、圖片等。輸入文本、圖片等。 大綱工具欄大綱工具欄2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二4一級二級2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二51.2選中標題或段落選中標題或段落1、如果要選中一個標題以及該標題下的各級、如果要選中一個標題以及該標題下的各級子標題和正文，將鼠標指向標題左邊的子標題和正文，將鼠標指向標題左邊的 符符號，待鼠標變成號，待鼠標變成 形狀時單擊。形狀時單擊。2、將鼠標移到某個正文段落左邊的、將鼠標移到某個正文段落左邊的 小方塊小方塊符號上，單擊則選中該段落。符號上，單擊則選中該段落。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二6二、使用主控文檔二、使用主控文檔 使

3、用使用Word 的主控文檔，是制作長文檔最合適的主控文檔，是制作長文檔最合適的方法。主控文檔包含幾個獨立的子文檔，可以用的方法。主控文檔包含幾個獨立的子文檔，可以用主控文檔控制整篇文章或整本書，而把書的各個章主控文檔控制整篇文章或整本書，而把書的各個章節(jié)作為主控文檔的子文檔。這樣，在主控文檔中，節(jié)作為主控文檔的子文檔。這樣，在主控文檔中， 所有的子文檔可以當作一個整體，對其進行查看、所有的子文檔可以當作一個整體，對其進行查看、重新組織、設(shè)置重新組織、設(shè)置 格式、校對、打印和創(chuàng)建目錄等操格式、校對、打印和創(chuàng)建目錄等操作。對于每一個子文檔，我們又可以對其進行獨立作。對于每一個子文檔，我們又可以對其

4、進行獨立的操作。的操作。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二72.1 創(chuàng)建一個新的主控文檔創(chuàng)建一個新的主控文檔步驟步驟1：新建一：新建一WORD文檔文檔切換到大綱視圖并顯切換到大綱視圖并顯示大綱工具欄；示大綱工具欄；步驟步驟2：用適當?shù)臉祟}樣式創(chuàng)建一個文檔大綱（即：用適當?shù)臉祟}樣式創(chuàng)建一個文檔大綱（即標題）標題） 用內(nèi)建標題樣式或大綱級別對各級標題格用內(nèi)建標題樣式或大綱級別對各級標題格式化；式化；步驟步驟3：選擇要設(shè)置為子文檔的標題：選擇要設(shè)置為子文檔的標題“大綱大綱”工具工具欄上的欄上的 創(chuàng)建子文檔按鈕創(chuàng)建子文檔按鈕步驟步驟4:重復(fù)操作重復(fù)操作(3) “保存保存”鈕（結(jié)果如下圖）鈕（結(jié)

5、果如下圖）2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二8標題樣式成為子文檔的起始標題樣式用虛線框來標識子文檔，以區(qū)別主文檔中的內(nèi)容與其他子文檔2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二92.2 將已有文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔將已有文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔 步驟步驟1：打開要轉(zhuǎn)換為主控文檔的已有文檔：打開要轉(zhuǎn)換為主控文檔的已有文檔切換切換到大綱視圖并顯示大綱工具欄；到大綱視圖并顯示大綱工具欄； ；步驟步驟2：通過使用內(nèi)置標題樣式或大綱級別建立主：通過使用內(nèi)置標題樣式或大綱級別建立主控文檔的大綱控文檔的大綱 選定要劃分為子文檔中的標題和文選定要劃分為子文檔中的標題和文本本 ；步驟步驟3：單擊：單擊“大綱大綱”工

6、具欄中的工具欄中的 創(chuàng)建子文檔按創(chuàng)建子文檔按鈕，創(chuàng)建子文鈕，創(chuàng)建子文 檔。檔。 步驟步驟4:重復(fù)操作重復(fù)操作(3) “保存保存”鈕（結(jié)果如下圖）鈕（結(jié)果如下圖）2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二102.3 重命名子文檔重命名子文檔 在創(chuàng)建子文檔時，在創(chuàng)建子文檔時，Word 2000 會自動為子文檔命會自動為子文檔命名。此外當把已有的文檔作為子文檔插入到主控文檔中名。此外當把已有的文檔作為子文檔插入到主控文檔中時，該子文檔用的名字就是文檔原來的名字。時，該子文檔用的名字就是文檔原來的名字。步驟步驟1：打開主文檔，并切換到大綱視圖。：打開主文檔，并切換到大綱視圖。步驟步驟2：單擊：單擊 “

7、折疊子文檔折疊子文檔”按鈕折疊子文檔。按鈕折疊子文檔。步驟步驟3：Ctrl+單擊要重新命名的子文檔的超級鏈接，打單擊要重新命名的子文檔的超級鏈接，打開子文檔。開子文檔。步驟步驟4：單擊：單擊“文件文件”菜單中的菜單中的“另存為另存為” 命令命令選擇選擇保存的目錄，輸入子文檔的新文件名保存的目錄，輸入子文檔的新文件名 “保存保存” 鈕。鈕。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二112.4 在主控文檔中添加子文檔在主控文檔中添加子文檔 在主控文檔中，可以插入一個已有文檔作為主在主控文檔中，可以插入一個已有文檔作為主控文檔的子文檔?？匚臋n的子文檔。步驟步驟1：打開主控文檔，并切換到大綱視圖：打開

8、主控文檔，并切換到大綱視圖 “大綱大綱”工具欄上的工具欄上的 “展展 開子文檔開子文檔”鈕，以激活鈕，以激活 “插插入子文檔入子文檔”鈕。鈕。步驟步驟2： 將光標定位在添加已有文檔的地方將光標定位在添加已有文檔的地方 單擊單擊“大綱大綱”工具欄中的工具欄中的 “插入子文檔插入子文檔”鈕鈕“插入插入子文檔子文檔”對話框。對話框。步驟步驟3：“查找范圍查找范圍”框的文件列表中框的文件列表中 找到所要添找到所要添加的文件加的文件“打開打開”鈕。鈕。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二122.5 編輯單個子文檔編輯單個子文檔 步驟步驟1：打開主控文檔，并切換到大綱視圖：打開主控文檔，并切換到大綱

9、視圖單擊單擊 “大綱大綱”工具欄上的工具欄上的 “主控文檔視圖主控文檔視圖”鈕；鈕；步驟步驟2： 將光標定位到要進行編輯的子文檔將光標定位到要進行編輯的子文檔前面的前面的 按鈕上按鈕上雙擊雙擊打開這個子文檔。打開這個子文檔。步驟步驟3：編輯完畢：編輯完畢“文件文件”菜單菜單 “關(guān)閉關(guān)閉”命令。命令。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二132.6 拆分子文檔拆分子文檔 將子文檔拆分為兩個子文檔，子文檔的文件名將子文檔拆分為兩個子文檔，子文檔的文件名由由Word 自動生成。用戶如果沒有為拆分的子文檔自動生成。用戶如果沒有為拆分的子文檔設(shè)置標題，可以在拆分后再設(shè)定新標題。設(shè)置標題，可以在拆分后

10、再設(shè)定新標題。步驟步驟1：在主控文檔中展開子文檔；：在主控文檔中展開子文檔；步驟步驟2：在要拆分的子文檔中選定要拆分出去的文：在要拆分的子文檔中選定要拆分出去的文檔，也可以為其創(chuàng)建一個標題后再選定；檔，也可以為其創(chuàng)建一個標題后再選定；步驟步驟3：單擊：單擊“大綱大綱”工具欄中的工具欄中的 “拆分子文檔拆分子文檔”按鈕。按鈕。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二142.7 合并子文檔合并子文檔 合并子文檔是將幾個子文檔合并為一個子文檔。合并子文檔是將幾個子文檔合并為一個子文檔。步驟步驟1：在主控文檔中，移動子文檔將要合并的子文：在主控文檔中，移動子文檔將要合并的子文檔兩兩相鄰；檔兩兩相鄰；

11、步驟步驟2：選定第一個要合并的子文檔。：選定第一個要合并的子文檔。步驟步驟3：按住：按住Shift 鍵不放，單擊下一個子文檔圖標，鍵不放，單擊下一個子文檔圖標，選定所有要合并的子文檔。選定所有要合并的子文檔。步驟步驟4：單擊：單擊“大綱大綱”工具欄中的工具欄中的 “合并子文檔合并子文檔”按鈕。按鈕。（在保存主文檔時，合并后的子文檔將以第（在保存主文檔時，合并后的子文檔將以第一個子文檔的文件名保存。）一個子文檔的文件名保存。） 2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二152.8 刪除一個子文檔刪除一個子文檔 步驟步驟1：打開主控文檔，并切換到大綱視圖：打開主控文檔，并切換到大綱視圖單擊單擊 “

12、大綱大綱”工具欄上的工具欄上的 “主控文檔視圖主控文檔視圖”鈕；鈕； 步驟步驟2：展開所有的子文檔：展開所有的子文檔 單擊要刪除的子文檔單擊要刪除的子文檔按鈕；按鈕；步驟步驟3：單擊：單擊“大綱大綱”工具欄中的工具欄中的 “刪除子文檔刪除子文檔”按鈕。按鈕。（文檔內(nèi)容被復(fù)制到主控該當中，如果想徹（文檔內(nèi)容被復(fù)制到主控該當中，如果想徹底刪掉，應(yīng)該選中后按底刪掉，應(yīng)該選中后按Delete鈕）鈕） 2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二16三、使用交叉引用三、使用交叉引用 建立交叉引用實際上是在要插入引用內(nèi)建立交叉引用實際上是在要插入引用內(nèi)容的地方建立一個域，由于可以在多個不同的容的地方建立一個

13、域，由于可以在多個不同的位置使用同一個引用源的內(nèi)容，所以稱為交叉位置使用同一個引用源的內(nèi)容，所以稱為交叉引用，當引用源發(fā)生變化時，交叉引用的域?qū)⒁?，當引用源發(fā)生變化時，交叉引用的域?qū)⒆詣痈?。自動更新?交叉引用只能在同一個文檔內(nèi)或同一個交叉引用只能在同一個文檔內(nèi)或同一個主控的子文檔之間使用，并且只能引用還有編主控的子文檔之間使用，并且只能引用還有編號的項。號的項。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二17建立交叉操作步驟建立交叉操作步驟步驟步驟1：光標定位于目標點：光標定位于目標點“插入插入”菜單菜單 “引用引用”命令命令“交叉引用交叉引用”命令命令打開打開“交叉引用交叉引用”對話框；

14、對話框；步驟步驟2：引用類型：引用類型 引用內(nèi)容引用內(nèi)容步驟步驟3：“插入插入”鈕鈕“關(guān)閉關(guān)閉”鈕鈕 注意：選中全文，然后按注意：選中全文，然后按F9，就可更新全文的交叉引用域。，就可更新全文的交叉引用域。單擊某個交叉引用時，直接跳轉(zhuǎn)到文檔的引用項位置2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二18四、標記和提取索引四、標記和提取索引 建立索引，實際上就是根據(jù)某種需要，建立索引，實際上就是根據(jù)某種需要，將文檔中的一些單詞、詞組或短語單獨列出將文檔中的一些單詞、詞組或短語單獨列出來，并表明它們的頁碼，有助于方便、快捷來，并表明它們的頁碼，有助于方便、快捷查閱相關(guān)內(nèi)容。查閱相關(guān)內(nèi)容。 索引項包含各章

15、的主題、文檔中的標題索引項包含各章的主題、文檔中的標題或子標題、專用術(shù)語、縮寫和簡稱、同義詞或子標題、專用術(shù)語、縮寫和簡稱、同義詞等。等。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二194.1 標記和編輯索引項標記和編輯索引項1、標記索引項、標記索引項 選中要標記的文本選中要標記的文本 “插入插入”菜單菜單 “引用引用”命令命令“索引和目錄索引和目錄”命令命令打開打開“索引和目錄索引和目錄”對對話框話框 “索引索引”選項卡選項卡 “標記索引項標記索引項”鈕；鈕；該索引與另一索引項有關(guān)，在文本框中輸入提示文字和交叉引用對象與該索引項有關(guān)的內(nèi)容不存在于該索引所在頁，而是跨越若干頁。索引項文本多次出現(xiàn)

16、，全部設(shè)為標記，按此鈕2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二204.1 標記和編輯索引項標記和編輯索引項2、自動標記索引項、自動標記索引項步驟步驟1：新建一個：新建一個WORD文檔文檔在文檔中新建一在文檔中新建一個二列的表格；個二列的表格；步驟步驟2：在表格第一列輸入索引項文字（必須與文：在表格第一列輸入索引項文字（必須與文檔中的內(nèi)容完成一樣）檔中的內(nèi)容完成一樣） 在表格第二列輸入索引項在表格第二列輸入索引項保存文件（保存文件（.DOC ） ；步驟步驟3：要加入索引項的文本中：要加入索引項的文本中 “插入插入”菜單菜單 “引用引用”命令命令“索引和目錄索引和目錄”命令命令打開打開“索引和索

17、引和目錄目錄”對話框?qū)υ捒?“索引索引”選項卡選項卡“自動標記自動標記”鈕鈕 ；步驟步驟4：選擇并打開：選擇并打開“索引自動標記文件索引自動標記文件”列表框。列表框。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二214.1 標記和編輯索引項標記和編輯索引項3、刪除與修改索引項、刪除與修改索引項刪除：選中整個刪除：選中整個XE（索引域）（索引域） Delete；修改：更改修改：更改XE（索引域索引域）域的文字即可。）域的文字即可。索引自動標記文件列表索引自動標記文件列表插入插入“自動標記索引項自動標記索引項”結(jié)果結(jié)果2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二224.2 編制索引目錄編制索引目錄1、編

18、制索引項、編制索引項 光標置于目標位置（通常文檔末尾）光標置于目標位置（通常文檔末尾） “插插入入”菜單菜單 “引用引用”命令命令“索引和目錄索引和目錄”命令命令 “索引索引”選項卡選項卡指定索引格式2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二23編制索引項結(jié)果如圖：編制索引項結(jié)果如圖：2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二244.2 編制索引目錄編制索引目錄2、更新索引、更新索引 光標置于索引的任意位置光標置于索引的任意位置右擊右擊 “更新域更新域”命令（或直接按命令（或直接按F9）2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二25五、編制目錄五、編制目錄 目錄的作用是列出文檔中各級標題以及目錄的作用是列出文檔中各級標題以及每個標題所在的頁碼。每個標題所在的頁碼。 一般情況下，所有正式的印刷出版物的一般情況下，所有正式的印刷出版物的書刊都有一個目錄，目錄中包含書刊的章、書刊都有一個目錄，目錄中包含書刊的章、節(jié)名及各章節(jié)的頁碼位置等信息。節(jié)名及各章節(jié)的頁碼位置等信息。 當在文檔中插入了圖片、公式等項目后，當在文檔中插入了圖片、公式等項目后，同樣可以為這些項目編制圖表目錄，以利于同樣可以為這些項目編制圖表目錄，以利于迅速方便地查找到某個圖或公式所在的位置。迅速方便地查找到某個圖或公式所在的位置。2022-6-23大學(xué)計算機二大學(xué)計算機二265.