精品公文寫作培訓

1、公 文 寫 作石河子大學.卿濤1 公文的行文規(guī)則公文的行文規(guī)則 目 錄 公文寫作培訓的意義公文寫作培訓的意義 公文的行文關系公文的行文關系公文的基本結構公文的基本結構 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項一、 公文寫作培訓的意義保證公文質量；方便閱讀；提高辦公效率。什么是公文（公文的定義）公文公司在依法經營管理過程中形成的具公司在依法經營管理過程中形成的具有約定效力和規(guī)范體式的文書有約定效力和規(guī)范體式的文書進行公務活動的重要工具進行公務活動的重要工具約定效力一旦頒布，必須執(zhí)行一旦頒布，必須執(zhí)行規(guī)范體式版面、字體、內容都有規(guī)范格式版面、字體、內容都有規(guī)范格式公務活動上情下達、下情

2、上達、平級協商上情下達、下情上達、平級協商 公文的行文規(guī)則公文的行文規(guī)則2 目 錄 公文寫作培訓的意義公文寫作培訓的意義 公文的特點公文的特點公文的基本結構公文的基本結構 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項2. 公文的特點公文版面俗稱俗稱“紅頭文件紅頭文件”，必須套紅必須套紅又稱又稱“正式文件正式文件”，標題：加粗、宋體、標題：加粗、宋體、二號二號正文：不加粗、仿宋正文：不加粗、仿宋、三號、三號字體內容情況確實、觀點明確情況確實、觀點明確條理清楚、文字精練條理清楚、文字精練段落工整、避免冗長段落工整、避免冗長 公文的行文規(guī)則公文的行文規(guī)則3 目 錄 公文寫作培訓的意義公文寫作

3、培訓的意義 公文的特點公文的特點公文的基本結構公文的基本結構 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項三、公文的行文規(guī)則1、不能越級行文2、內設機構不能對外行文3、不能逆向抄送4、只能一文一事 公文的行文規(guī)則公文的行文規(guī)則 目 錄 公文寫作培訓的意義公文寫作培訓的意義 公文的特點公文的特點公文的基本結構公文的基本結構4 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項公文的基本結構公文的結構公文的結構構成一份完整公文的幾個要素構成一份完整公文的幾個要素公文公文文頭文頭秘密等級、緊急程度、發(fā)文秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人正文正文標題、主送單

4、位、正文、附標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、件說明、成文日期、印章、附注附注文尾文尾主題詞（外）、抄送單位、主題詞（外）、抄送單位、會簽部門、擬稿部門、擬稿會簽部門、擬稿部門、擬稿人、印發(fā)部門、印發(fā)日期、人、印發(fā)部門、印發(fā)日期、附件附件公文的結構公文的結構行政機關發(fā)文版式（參考）行政機關發(fā)文版式（參考）公文的結構公文的結構行政機關發(fā)文版式（參考）行政機關發(fā)文版式（參考）4、公文的基本結構-正文1）標題結構2）主送單位3）正文結構4）附件說明5）成文日期6）印章概括主要內容，標明文種概括主要內容，標明文種使用全稱或規(guī)范簡稱使用全稱或規(guī)范簡稱符合公文寫作的要求符合公文寫作的要求注明

5、附件順序及名稱注明附件順序及名稱文件有效期的開端文件有效期的開端加蓋加蓋發(fā)文機關的印章發(fā)文機關的印章 公文分類標題主送單位正文附件說明成文日期印章標題標題主送主送單位單位正文正文附件附件說明說明印章印章成文成文日期日期4、公文的基本結構-正文4、公文的基本結構-正文 1）標題結構u 直述式：事由+公文文種 如：中國共產黨第十七屆中央委員會第三次全體會議公報u 引述式：關于+事由+公文文種如：關于舉辦通訊員培訓的邀請函u 轉述式：關于+轉述事由+公文文種如：關于轉發(fā)國務院（關于做好年終安全生產大檢查的通知）的通知發(fā)文單位發(fā)文單位（可省略）（可省略）轉發(fā)類通知標題一般寫法：轉發(fā)類通知標題一般寫法：

6、關于關于（可省略）（可省略）轉發(fā)轉發(fā)原文原文標題標題文種文種（原文為通知（原文為通知時可省略）時可省略）原文發(fā)文原文發(fā)文單位單位4.公文的基本結構標題的注意事項（文種）公文分類常用常用公文公文決定安排重要事項或重大行動安排重要事項或重大行動獎懲有關單位及人員獎懲有關單位及人員變更或者撤銷下級單位不適當的決定變更或者撤銷下級單位不適當的決定通知發(fā)布內部規(guī)章制度發(fā)布內部規(guī)章制度轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文傳達要求下級單位辦理、需要有關單位周知或傳達要求下級單位辦理、需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項者執(zhí)行的事項 通報表彰先進表彰先進批評錯誤批評錯誤傳達重要精神或者情

7、況傳達重要精神或者情況報告向上級單位匯報工作、反映情況、提出意見和向上級單位匯報工作、反映情況、提出意見和建議建議答復上級單位的詢問答復上級單位的詢問4.公文的基本結構標題的注意事項（文種）常用常用公文公文請示向上級單位請求指示、批準向上級單位請求指示、批準 函不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項復問題，請求批準和答復審批事項批復答復下級單位的請示事項答復下級單位的請示事項意見對重要問題提出見解和處理辦法對重要問題提出見解和處理辦法 不常用不常用4.公文的基本結構標題的注意事項（文種）專用專用公文公文會議紀要記載、傳達會議主要精神和

8、議定的事項記載、傳達會議主要精神和議定的事項需相關單位知曉或執(zhí)行的議定事項需相關單位知曉或執(zhí)行的議定事項需以會議紀要形式加以明確或落實的事項需以會議紀要形式加以明確或落實的事項 電子函件向下屬單位就日常性、臨時性、一般性的工作進向下屬單位就日常性、臨時性、一般性的工作進行詢問、商洽、告知等行詢問、商洽、告知等 授權委托書公司法定代表人向其他人員授權的證明文件公司法定代表人向其他人員授權的證明文件 4、公文的基本結構 3）正文結構正文是公文的主體，一般由3個部分組成：即發(fā)出此項公文的原因、理由或背景形勢。通常是公文正文的第一自然段或第一句話是公文的核心內容。如請求批復、給予告知、咨詢了解、進行答

9、復、要求執(zhí)行的具體事項 即公文的結束語，通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意見當否，請批示”或“請嚴格執(zhí)行”等行文緣由行文緣由 即正文的開頭即正文的開頭正文內容正文內容結尾結尾4.1 4.1 正文的結構正文的結構開頭開頭公文開頭的常用寫法公文開頭的常用寫法 依據開頭政策依據慣用模式：根據政策依據慣用模式：根據，據，據。（通知）。（通知）事實依據慣用模式：事實依據慣用模式：以來，以來，。（通報、通知）。（通報、通知）目的開頭慣用模式：慣用模式：“為了為了”、“為為” 等?？蓪⒛康呐c依據等?？蓪⒛康呐c依據結合使用結合使用4.1 4.1 正文的結構正文的結構開頭開頭公文開頭的常用寫法公文開頭的

10、常用寫法 背景開頭說明或交代基本情況，說明或交代基本情況，常用于會議紀要、總常用于會議紀要、總結報告、情況報告、結報告、情況報告、調查報告等調查報告等引文開頭援引文件，用于批復、復函、決定、轉發(fā)類通知等援引文件，用于批復、復函、決定、轉發(fā)類通知等4.2 4.2 正文的結構正文的結構主體主體公文主體的注意事項公文主體的注意事項層次與段落層次分明，段落嚴整。過渡自然，前后呼應。層次分明，段落嚴整。過渡自然，前后呼應。正確使用結構層次序數，正確使用結構層次序數，使公文的層次更加分明使公文的層次更加分明根據需要使用過渡性語根據需要使用過渡性語句，如：句，如：“現現如如下：下：”，“特特如下：如下：”等

11、等4.2 4.2 如何擬制公文如何擬制公文主體主體公文主體的注意事項公文主體的注意事項語言準確、樸實、精煉、嚴謹、規(guī)范準確、樸實、精煉、嚴謹、規(guī)范認真辨析詞語的準確含義，使詞語的意義符合客觀實際認真辨析詞語的準確含義，使詞語的意義符合客觀實際注意分辨詞語的感情色彩，正確表達立場觀點注意分辨詞語的感情色彩，正確表達立場觀點注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則注意詞語的規(guī)范性，以提高公文溝通的效果注意詞語的規(guī)范性，以提高公文溝通的效果如何區(qū)分規(guī)章制度中的章、條、款、項、目如何區(qū)分規(guī)章制度中的章、條、款、項、目章用用“第第X X章章”標識標識條用用“第第X X條條”標

12、識標識款條下兩個及以上自然段的條下兩個及以上自然段的，每個自然段為一，每個自然段為一“款款”項“ “條條”下，以下，以“（一）（一）”標識的，稱為標識的，稱為“項項”目“ “項項”下，以下，以“1.”1.”標標識的，稱為識的，稱為“目目”4 4、公文的基本結構、公文的基本結構 3 3）正文結構）正文結構4.3 4.3 如何擬制公文如何擬制公文結尾結尾公文結尾的常用寫法公文結尾的常用寫法 概括、總結概括或總結公文主體的主要內容（多見于報告）概括或總結公文主體的主要內容（多見于報告）要求、希望提出文件執(zhí)行要求或希望收文單位做到的事項提出文件執(zhí)行要求或希望收文單位做到的事項4.3 4.3 如何擬制公

13、文如何擬制公文結尾結尾公文結尾的常用寫法公文結尾的常用寫法 慣用語句用固定格式語句結尾。如用固定格式語句結尾。如“特此特此”、“當否，當否，請批示請批示” 等等自然結尾順著文意，自然而然結束順著文意，自然而然結束4 4、公文的基本結構、公文的基本結構 4 4）附件）附件附件，是公文的補充，或是公文的內容的具體化。附件獨立成篇，或是獨立的表格，附在正文之后。附件不止一件時，要標附件序號。back附件說明公文如有不僅一個附件，應當注明附件順序和名稱公文如有不僅一個附件，應當注明附件順序和名稱“附件附件”左空左空2 2字，順序號用字，順序號用“1.”1.”、“2.”2.”標明，標明，整齊排列整齊排列

14、附件名稱不需加書名號附件名稱不需加書名號4 4、公文的基本、公文的基本結構結構4 4）附件）附件成文日期即封發(fā)日期，如無特殊說明也為正式生效日成文日期即封發(fā)日期，如無特殊說明也為正式生效日期期 成文日期使用漢字，并標成文日期使用漢字，并標全年、月、日，零寫為全年、月、日，零寫為“” 4 4、公文的基本、公文的基本結構結構5 5）成文日期）成文日期4 4、公文的基本、公文的基本結構結構6 6）印章）印章通用公文均應加蓋印章（專用公文不限）通用公文均應加蓋印章（專用公文不限）復習印章下方添加附注印章下方添加附注 公文如有附注（需要說明的其他事項），應在成文日期下行居左空字加“（）”標識。 “請示”

15、應當在附注處注明聯系人的部門、姓名和電話 公文分類標題主送單位正文附件說明成文日期印章標題標題主送主送單位單位正文正文附件附件說明說明印章印章成文成文日期日期4 4、公文的基本結構、公文的基本結構 公文的行文規(guī)則公文的行文規(guī)則 目 錄 公文寫作培訓的意義公文寫作培訓的意義 公文的特點公文的特點公文的基本結構公文的基本結構 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項55、5種常用公文的寫作和注意事項1 1、通知、通知2 2、請示、請示3 3、報告、報告4 4、函、函5 5、會議紀要、會議紀要通知的通知的適用范圍適用范圍通知，是使用率最高的公文。5.1 5.1 常用文種寫作方法及注意事項

16、常用文種寫作方法及注意事項通知通知發(fā)布內部規(guī)章制度發(fā)布內部規(guī)章制度轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文傳達要求下級單位辦理、需要有關單位傳達要求下級單位辦理、需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項周知或者執(zhí)行的事項 5.1 5.1 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項通知通知通知的類型通知的類型 用于發(fā)布規(guī)章制度用于發(fā)布規(guī)章制度發(fā)布性通知通知通知批示性通知指示性通知知照性通知用于批轉、轉發(fā)公文用于批轉、轉發(fā)公文用于指揮、布置工作，提出要求用于指揮、布置工作，提出要求用于告知事項用于告知事項5.1 5.1 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項通

17、知通知發(fā)布性通知模板發(fā)布性通知模板 指出發(fā)文指出發(fā)文目的目的提出執(zhí)行提出執(zhí)行要求要求引用被發(fā)引用被發(fā)文的標題文的標題所發(fā)布具體規(guī)所發(fā)布具體規(guī)章制度附后章制度附后5.1 5.1 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項通知通知批示性通知模板批示性通知模板 引用被轉引用被轉公文標題公文標題及字號及字號提出執(zhí)行提出執(zhí)行要求要求所轉發(fā)公文附所轉發(fā)公文附后或作為附件后或作為附件5.1 5.1 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項通知通知指示性通知模板指示性通知模板 開頭：發(fā)布通開頭：發(fā)布通知的背景、依知的背景、依據、目的等據、目的等主體：具體事主體：具體事項。明確具體項。明確

18、具體，有針對性，有針對性，切實可行?？汕袑嵖尚??？煞謼l列項，或分條列項，或加小標題加小標題結束語：可提結束語：可提要求、使用慣要求、使用慣用語句或自然用語句或自然結束結束5.2 5.2 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項請示請示請示的特點請示的特點請示請示請求性事項必須請求上級單位批準或作出指示后才可辦理。事項必須請求上級單位批準或作出指示后才可辦理。因此理由必須充分、有說服力，才能引起上級單位的因此理由必須充分、有說服力，才能引起上級單位的重視、關切，促進問題盡快解決重視、關切，促進問題盡快解決單一性“一文一事一文一事”。避免主次緩急不分，上級無法審批。避免主次緩急不分，上

19、級無法審批一個主送單位。避免責任不明、意見不一致一個主送單位。避免責任不明、意見不一致隸屬性只能按隸屬關系直接向主管單位呈送請示，不得向無只能按隸屬關系直接向主管單位呈送請示，不得向無隸屬關系的單位請示隸屬關系的單位請示緊迫性請示事項對時間的要求緊迫。下級單位要得到上級單請示事項對時間的要求緊迫。下級單位要得到上級單位的答復后才能開展工作。因此上級單位無論是否批位的答復后才能開展工作。因此上級單位無論是否批準，都應盡快批復準，都應盡快批復5.2 5.2 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項請示請示請示模板請示模板 開頭：交代請示緣開頭：交代請示緣由（依據、目的、由（依據、目的、

20、背景等）。要求高背景等）。要求高度概括、理由充分度概括、理由充分主體：交代請示事主體：交代請示事項，即請求指示或項，即請求指示或批準的項目。提出批準的項目。提出請求既要考慮必要請求既要考慮必要性，又要考慮可能性，又要考慮可能性。語氣謙敬，注性。語氣謙敬，注意分寸意分寸結束語：常用結束語：常用“妥妥否，請批示否，請批示”等，等，注意沒有問號注意沒有問號標題：必須能標題：必須能清晰、概括地清晰、概括地說明請示事項說明請示事項請示的適用范圍請示的適用范圍適用于向上級機關請求指示、批準、幫助、解答，屬上行文。請求的作用在于請示工作并要求上級批復。報告的適用范圍報告的適用范圍適用于向上級機關匯報工作，反

21、映情況，答復上級機關的詢問。屬于上行文，一般產生于事后和事情過程中。5.3 5.3 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項報告報告5.3 5.3 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項報告報告報告的類型報告的類型 總結工作，反映問題，提出改進意見和總結工作，反映問題，提出改進意見和措施的報告。要求意見或建議有可行性措施的報告。要求意見或建議有可行性總結報告報告報告情況報告答復報告反映企業(yè)某方面的動態(tài)、傾向的報告。反映企業(yè)某方面的動態(tài)、傾向的報告。要求講清來龍去脈，防止交待不清要求講清來龍去脈，防止交待不清對上級單位所提問題或詢問事項的回復。對上級單位所提問題或詢問事

22、項的回復。要求有針對性，文字簡練要求有針對性，文字簡練5.3 5.3 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項報告報告報告模板報告模板 開頭：交代報開頭：交代報告緣由，要求告緣由，要求開門見山、高開門見山、高度概括度概括主體：陳述有關主體：陳述有關工作或情況，提工作或情況，提出解決辦法或今出解決辦法或今后目標。要求突后目標。要求突出重點。小標題出重點。小標題力求對稱力求對稱結束語：一般自然結尾，結束語：一般自然結尾，也可以用慣用也可以用慣用語句：語句： “特此報告特此報告”、“專此專此報告報告”5.4 5.4 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項批復批復批復的特點批

23、復的特點批復批復針對性“有請示必定有批復有請示必定有批復”。必須態(tài)度明確，批復內容必。必須態(tài)度明確，批復內容必須是針對請示事項的肯定或否定答復須是針對請示事項的肯定或否定答復指示性回復的同時，往往要對下級單位提出政策指導及執(zhí)行回復的同時，往往要對下級單位提出政策指導及執(zhí)行要求，有的還要求將落實和執(zhí)行情況及時上報要求，有的還要求將落實和執(zhí)行情況及時上報及時性收到下級單位報送的請示后，無論同意與否都應及時收到下級單位報送的請示后，無論同意與否都應及時批復，不能耽擱、延誤批復，不能耽擱、延誤被動性沒有請示便不會有批復。不會有主動向下級單位發(fā)送沒有請示便不會有批復。不會有主動向下級單位發(fā)送批復的情況批

24、復的情況5.4 5.4 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項批復批復批復模板批復模板 開頭：引述來文開頭：引述來文標題和字號，使標題和字號，使用慣用過渡句用慣用過渡句“現批復如下現批復如下”主體：表明態(tài)度，主體：表明態(tài)度，提出要求提出要求結束語：自然結束語：自然結束或用結束或用“特特此批復此批復”、“此復此復”標題：一般與請示標標題：一般與請示標題對應。請示標題不題對應。請示標題不規(guī)范時，不要求一致規(guī)范時，不要求一致涉及來文單位一涉及來文單位一般稱般稱“你單位你單位”，如如“你分公司你分公司”5.5 5.5 常用文種寫作方法及注意事項常用文種寫作方法及注意事項函函函的類型函的類

25、型 發(fā)文單位就某一事項與收文單位進行協商、接發(fā)文單位就某一事項與收文單位進行協商、接洽而使用的函，收文單位見函后應該回復洽而使用的函，收文單位見函后應該回復商洽函函函發(fā)文單位就某一事項向收文單位進行詢問而使發(fā)文單位就某一事項向收文單位進行詢問而使用的函，收文單位見函后應該回復用的函，收文單位見函后應該回復詢問函類似請示，發(fā)文單位就某一事項請求收文單位類似請示，發(fā)文單位就某一事項請求收文單位批準而使用的函，收文單位見函后應該回復批準而使用的函，收文單位見函后應該回復請批函類似通知，發(fā)文單位向收文單位告知事項或情類似通知，發(fā)文單位向收文單位告知事項或情況而使用的函，收文單位無需回復況而使用的函，收文單位無需回復告知函類似批復，收到來函后進行答復而使用的函類似批復，收到來函后進行答復而使用的函復函函的適用范圍函的適用范圍函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函的使用范圍極廣，使用頻率極高。具體來說，函的用途主要包括四個方面:1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯系，往來。2、向無隸屬關系的業(yè)務主管部門請求批準有關事項。3、業(yè)務主管部門答復審批無上下級隸屬關系的機關請求批準的事項。4、