有限公司辦公室管理制度

1、辦公室管理制度文件編號WD-W2011-2版本A/0蟲他共10頁第一章總則一、為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責，使內(nèi)務管 理工作更加標準化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。三、切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應的規(guī)范化要 求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公 事務有效開展。四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每 周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標。第二章職責范圍一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的 領導下主持開展辦公室的各項工作。二、負責辦公室相關規(guī)章制度的起草編寫、

2、一般性文書的整理 匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、 會議管理、 清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務有序開展。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應 的服務五、負責公司對內(nèi)、對外公共關系的維護和改善，做好來客接 待和公司的各項文化宣傳等工作。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及 時做出整理，當好領導參謀。七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片 印制、收發(fā)傳真等。第三章辦公現(xiàn)場管理規(guī)范一、作時間內(nèi)，非工作需要無關人員不得無故在前臺逗留。二、衛(wèi)生由公司請專人打掃，每位員工應自覺維護干凈、整潔的 辦公環(huán)境。

3、三、應自覺維護辦公場所清潔衛(wèi)生，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)、公司平 臺及衛(wèi)生間內(nèi)吸煙，嚴禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴禁隨地吐痰、 傾倒污水和茶渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設備等清潔整齊 份。四、在使用傳真機或復印機后，所產(chǎn)生的錯誤報告或廢紙等，須 及時處理，重要文件應予以粉碎，非重要文件應回收再利用。傳真后 的稿件，應立即拿走，禁止堆放在傳真機或復印機上。第四章員工行為規(guī)范第一條職業(yè)道德忠誠、正派、守紀、勤勉、盡職、敬業(yè)。第二條形象規(guī)范（一）著裝、舉止1.著裝：整潔、大方、得體1）員工衣著應當合乎企業(yè)形象及部門形象，原則上員工穿著 及修飾應穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落，服裝正規(guī)、整 潔、完好、協(xié)

4、調(diào)、悅目。2）著裝最好上下相配、平整，符合時節(jié)。3）女員工可化淡妝，工作時間不能當眾化妝，勿戴過多飾品; 領口過低、裙、褲過短的服裝禁止穿著。4）鞋、襪保持干凈、衛(wèi)生，在工作場所不赤腳、不穿拖鞋。2.舉止：文雅、禮貌、精神1）遵守考勤制度，準時上班、下班，不遲到、早退。病假、 事假需及時申請或通知本部門負責人，填報請假單。2）上班時間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂 觀進取。3）對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷 靜，提倡微笑待人，微笑服務。4）開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團結(jié)協(xié)作，不將個人喜 好帶進工作中，不拉幫結(jié)派、黨同伐異。5）熱情接待每一位客人，不以貌取人，

5、不盛氣凌人，與客人 約見要準時，如另有客人來訪需等待時，應主動端茶道歉。6）保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫他人。7）出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進入房間隨手 關門。第二條語言規(guī)范1.會話：親切、誠懇、謙虛1）語音清晰、語氣誠懇、語速適中、語調(diào)平和、語意明確言 簡。2）與他人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反 應冷漠。3）嚴禁說臟話、忌語，使用文明用語。4）同事之間溝通問題時，應本著“換位思考、解決問題”的 原則，語言應禮貌，委婉。5）見到領導時應主動打招呼，向上級匯報工作時應簡潔、明 確。第四條社交活動1 .待客：熱情大方的對待來客?？腿说綍r應起立迎接，安排入 座，雙手遞

6、水；告辭時，應道別。2 .作客：準時赴約，作客時間不宜太長，告別時應向主人表示 謝意。3 .參加社交活動，應注意維護企業(yè)形象；男員工要修面，頭發(fā) 梳理整齊，衣服整潔大方，保持儀態(tài)大方得體；女員工應適 當化妝，衣著色彩協(xié)調(diào)，大方得體，入時美觀。第五章員工日常工作行為規(guī)范第一條 工作時間對待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌。保持良好的工作情緒，禁止將私人情緒帶入工作當中。第二條 員工不得攜帶違禁品、危險品、槍支、管制刀具等進 入辦公場所。第三條個人外套、大衣應盡量懸掛于更衣柜內(nèi)，請勿擺置于 椅子后方。第四條 工作中不得擅自翻閱他人的文件、資料、報告等材料。第五條 工作時間內(nèi)禁止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有

7、氣味的食品及 零食。第六條 辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意 保密，不得隨意擺放，資料堆砌高度須低于辦公桌隔 板立面高度。第七條 桌面和室內(nèi)辦公設備擺放整齊，保持外表干凈。第八條 室內(nèi)文件柜文件擺放科學有序，外觀整潔。第九條 辦公室墻面除了張貼必要的文件或圖表外， 應保證墻 面清潔。第十條辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺 正。第十一條 保證所屬辦公區(qū)域的設備設施完好，做到人走關停 所有設備電源。第十二條 要節(jié)約用電，下班后及時關閉計算機；開啟空調(diào)時 按國家相關要求調(diào)整溫度，人員長時間離開辦公室時 應關閉空調(diào)。第十三條 會議桌、沙發(fā)、茶幾上不允許存放雜志和報紙；辦 公室

8、內(nèi)不允許長期存放與工作無關的私人物品。第十四條 未經(jīng)行政部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工 作臺、文件柜等辦公家具、辦公設備。第十五條 工作中同事之間應本著以公司利益為重，團結(jié)合 作、快捷高效為原則，應及時解決可能存在的矛盾和 問題。第二十條公司的電腦、傳真機、復印機原則上不能用于私人用 途，若有特殊原因，須事先提出申請，經(jīng)批準后方可使用。第六章辦公室事務管理一、文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責范圍 所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特 指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文 書基礎上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把

9、文件、文書、檔案統(tǒng)歸于 文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。（一）文件管理制度第一條管理要點1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度 和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳， 寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、 發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、 、 文件的起草、收發(fā)、打印

10、、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)； 各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、 凡寄至公司的文件、傳真等， 由辦公室簽收并做好相應記錄。5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有

11、密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、 按時間、 內(nèi)容、 部門、 名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。第三條文件管理流程設計10、 部文件管理流程：起草文件-審查編號一審批、簽發(fā)一打印文件一下發(fā)文件一文件存檔11、 部文件管理流程：外部收文一文件整理一文件存檔一清退一文件存檔一文件銷毀12、 閱流程：提出申請，辦理手續(xù)一批準-借閱一清退一文件存檔

12、一文件銷毀（2） 文書管理制度第一條管理要點1、 、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編）、 行政人事部發(fā)文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁 腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。4、 根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范5、 、 根據(jù)公司

13、實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學習。6、 按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文簿 ，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。7、 行政辦公室發(fā)出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注。8、 按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。9、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。10、 辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。11、 違反以上規(guī)定者按照相關規(guī)定予以懲處。第三條流程設計起

14、草文書一填寫發(fā)文簿（需要時）一張貼-存檔一更新目錄（紙 質(zhì)檔與電子檔）一借閱-清退一審批一銷毀（3） 檔案管理制度第一條管理要點1、 、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與 效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范1、 、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復、定稿等。2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書

15、材料集中整理，并貼上標簽。3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。第三條流程設計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案-排序整理， 編制編目一存檔一借閱一清退二、 辦公用品管理制度第一條管理要點1、 為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負

16、責辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、 辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。4、 辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范1、 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負責。2、 辦公用品購置應遵循以下程序：每月27 號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準。3、 根據(jù)物品所屬類別，對辦公

17、用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、 各部門申領的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊 情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。5、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。第三條管理流程設計編制需求計劃表一審批一米購入庫登記 一發(fā)放制需求計劃 + 統(tǒng)計申購情況 十 月末清算匯總一出登記三、圖書管理制度第一條 管理要點1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的

18、辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。3、根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。第二條 制度規(guī)范1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2 次。3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目4、 按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續(xù) 借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進行懲處。5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書

19、者全額賠償。6、 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。第三條管理流程設計1、申購流程：填寫申購單一審批-采購一圖書入庫登記2、借還流程：查閱圖書目錄卡一填寫借閱單一圖書卡簽字一圖 書借閱一續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單四、 會議管理制度第一條管理要點1、 為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規(guī)范會議管理。2、 根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。5、 按照制

20、度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。第二條制度規(guī)范1、 收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。3、 行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條管理流程設計會前：確定議題、會上所

21、需資料準備、通知一會中：積極參與，做好會議記錄一會后：整理會議記錄一張貼一歸檔整理五、 清潔衛(wèi)生管理制度第一條管理要點1、 為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。2、 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應潔凈標準。3、 辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。第二條制度規(guī)范1、 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛(wèi)生檢查工作。3、 清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)

22、督者及時做好相應的督察。4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應等工作。5、 值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫清潔衛(wèi)生值日表 ，監(jiān)督員認真核實，并填寫清潔衛(wèi)生監(jiān)督表。6、 未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。第三條流程設計安排清潔排班一完成清潔項目一填值日表一監(jiān)督檢查一填寫監(jiān)督表一辦公室人員執(zhí)行維護一發(fā)現(xiàn)問題一執(zhí)行處理六、 日常事務管理（1） 接待管理第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以 禮相待。按照接待要求，嚴

23、格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉 上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條 流程設計：接待來訪人員一詢問來意，需要找的人一通 知被訪者一引領會見-奉上茶水一送客一整理客人走后清潔（2） 報刊收發(fā)整理第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計 劃預算，負責辦理訂閱的有關手續(xù)。第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。第三條 任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條 報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。第五條 流程設計：收發(fā)報刊一整理一放置資料架一定期清理（3） 后勤管理第一條 為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性，根據(jù)實際嚴格制度。第二條 后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護， 及時提醒 值日生和監(jiān)督者做好相應工作。第四條 根據(jù)外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。第五條 辦公室人員每周進行一次外出工作時間統(tǒng)計，每兩周進 行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時間登記進行總的考勤匯 總。第六條 流程設計：監(jiān)督-如實審核-匯總登記一報表（4） 文化宣傳管理第一條 負責公司內(nèi)部文化活動的宣傳和