進(jìn)出口業(yè)務(wù)操作流程1ppt課件

1、1.大貨前預(yù)備 我們?cè)诮拥揭还P訂單之前是要做充分而又繁瑣的預(yù)備的， 不論什么公司，不論是哪個(gè)國(guó)家的客人都時(shí)要根據(jù)樣品確實(shí)定來(lái)定制所需求的產(chǎn)品， 所以我們每天必需做很多事情，這也是導(dǎo)致外貿(mào)業(yè)務(wù)員非常忙碌的緣由之一。1.1 必要幕后預(yù)備1.1.1 收發(fā)郵件： 將本人的郵箱設(shè)成每5-10分鐘收郵件一次，并且及時(shí)回復(fù)，每天必需保證收到的反響及時(shí)回復(fù)完，由于時(shí)差，要盡能夠保證回復(fù)的及時(shí)性。有時(shí)晚上加班不可防止，但是可以與客戶同步，加快溝通的頻率，占的先機(jī)機(jī)。1.1.2 做好客戶信息管理： 建立一個(gè)excel表格，將一切收到的客戶信息及時(shí)填寫到表格中，并且做好客戶分類任務(wù)，將詢盤內(nèi)容，質(zhì)量比較高的客戶做為

2、A類客戶重點(diǎn)跟蹤。但是也不要忽略小客戶，任何客戶都是從小做到大的，就象賣東西，要把客戶從頭回客戶做到回頭客戶-忠實(shí)客戶-傳代客戶。此外，要將客戶以國(guó)籍分類， 各國(guó)客戶的習(xí)慣及交易要求不同， 特別是客戶有特別習(xí)慣的更需求注意， 以便在買賣過程中防止其忌諱點(diǎn)。1.1.3 自動(dòng)到相關(guān)商務(wù)網(wǎng)站里尋覓買家 要整理分類，針對(duì)不同地域的客戶進(jìn)展不同的發(fā)盤，做到簡(jiǎn)約，有針對(duì)性。1.1.4 每隔幾天到相關(guān)商務(wù)網(wǎng)站發(fā)布一條具有商業(yè)價(jià) 值的信息。 雖然能夠效果不是很好，但是也花不了多少時(shí) 間，假設(shè)他更新的快的話，產(chǎn)品信息就會(huì)出現(xiàn)目 錄的首頁(yè)，說不定會(huì)有所收獲。1.1.5每個(gè)季度定期改換網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容。 將新產(chǎn)品信息發(fā)布上

3、網(wǎng)，或者將產(chǎn)品的圖片交換 一下。這些都會(huì)讓買家及時(shí)了解公司的最新信 息，吸引新客戶。 1.1.6 定期給老客戶或者潛在的客戶發(fā)送公司的最新產(chǎn)品信息。 堅(jiān)持就會(huì)有報(bào)答。據(jù)統(tǒng)計(jì)開發(fā)一個(gè)新客戶所破費(fèi) 的費(fèi)用相當(dāng)于維持十個(gè)老客戶所破費(fèi)的費(fèi)用，在 開發(fā)新客戶的時(shí)候一定不要忽視老客戶的維持可 以在節(jié)日的時(shí)候給客人發(fā)送卡片祝愿，客人都會(huì) 覺得很親切，協(xié)作的愉快。1.1.7 業(yè)務(wù)人員每周匯報(bào)反響詢盤及跟進(jìn)情況。 把這些表一致整理，留做備份，至少這些都是以后 的潛在客戶。1.2 郵件格式留意點(diǎn) 1.2.1發(fā)郵件無(wú)subject主題, 或者隨意找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)一下 以前的郵件是針對(duì)以前的某一件事情，郵件正

4、 文和主題都和如今的事情無(wú)關(guān)導(dǎo)致買家一頭霧 水，無(wú)法快速識(shí)別無(wú)主題那么會(huì)被客人忽略，有 什么情況都不能及時(shí)溝通。1.2.2 郵件下方無(wú)簽名包括人名，公司名字，聯(lián)絡(luò)方式等或者只需中文名字 導(dǎo)致買家不知道他是誰(shuí)？要知道，買家會(huì)接觸， 聯(lián)絡(luò)很多國(guó)家的不同供應(yīng)商，他在一段時(shí)間沒有 和買家聯(lián)絡(luò)后，忽然發(fā)過去個(gè)郵件，對(duì)方很難判 斷他是誰(shuí)？來(lái)自什么國(guó)家的什么公司？1.2.3 郵件的發(fā)件人不要用中文 如 愛普趙璽zhaoxieup, “愛普趙璽很有可 能會(huì)在買家那里顯示亂碼，哪怕不是亂碼，對(duì)方也 不一定可以看懂中文，改成 Tracyzhaoxieup,那么合理的多。 1.2.4 買家假設(shè)曾經(jīng)，把郵件抄送給第二

5、個(gè) 人，或者抄送給2個(gè)人以上能夠是買家的同 事或者主管，他回復(fù)的時(shí)候要按“reply all ， 而不要只回復(fù)發(fā)件的那個(gè)人 買家發(fā)郵件的目的是希望多個(gè)人了解到目前此事的進(jìn)展情況，他有義務(wù)回復(fù)全部的人1.2.5 回復(fù)買家郵件的時(shí)候要 reply with all history, 不要把歷史記錄刪除，否那么買家不知道先前 發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容也不要隨意改動(dòng) 郵件的主題一件事情，一個(gè)產(chǎn)品的郵件要 堅(jiān)持一個(gè)郵件主題1.2.6 不要用晦澀難懂的縮寫，我們不是在發(fā)電 報(bào)如hv: have等以免產(chǎn)生誤解也不要 用俚語(yǔ)1.2.7 重要的內(nèi)容可以用粗體加粗或者用大寫1.2.8 不要全部用大寫字母寫郵件正文如

6、 THANK YOU FOR YOUR DATED NOV17,20061.2.9 假設(shè)事情比較復(fù)雜，繁多的話，可以用1 234注明 表達(dá)要簡(jiǎn)約，直接，明確不要把很多事情寫在 一段中，顯得非常冗長(zhǎng)，沒有條理性1.2.10不要用過多的感慨號(hào) 他在一個(gè)郵件中用了過多的感慨號(hào)，效果是和他 一個(gè)都不用是一樣的1.2.11 每一段中間要空一行，方便他人閱讀1.3 詢盤處置技巧 不是他回復(fù)的好客人就會(huì)下訂單給您，但您回復(fù)的不好一定不會(huì)得不到客戶的訂單1.3.1 回復(fù)技巧 回復(fù)時(shí)間本卷須知：今天的今天一定要回 香港、臺(tái)灣、韓國(guó)2個(gè)小時(shí)內(nèi)回復(fù)；澳大利亞收 到后馬上回；歐洲下午三點(diǎn)前一定要回；美國(guó)下 班前回。

7、根據(jù)各國(guó)的時(shí)差和任務(wù)習(xí)慣統(tǒng)計(jì)注：假設(shè)不能回復(fù)詢盤一定要給客戶一個(gè)回應(yīng)，通知他目前 不能回的緣由和什么時(shí)候可以給客戶回1.3.2 回復(fù)原那么 3C原那么 Clearness清楚；Conciseness簡(jiǎn)約；Courtesy禮貌1.3.3 需求思索的問題： 專業(yè)度 professional(多了解本人的產(chǎn)品，在每一封郵件中表達(dá)您的專業(yè)度) 滿足需求度 meet demands 表達(dá)誠(chéng)意show your sincerity1.3.4 詢盤郵件留意點(diǎn) 規(guī)范的格式paragraph, capitalization ,spelling , grammer . 主題 Subject 點(diǎn)睛之處用之前客戶給的主 題/本人總結(jié)的主題如:公司稱號(hào)+for哪幾個(gè)產(chǎn)品問候語(yǔ)禮節(jié)、呼應(yīng)有問必答不能回答要給客戶解釋重點(diǎn)突出，意思明確落款要有完好稱謂1.3.5詢盤回復(fù)專業(yè)報(bào)價(jià)完好、針對(duì)性/報(bào)價(jià)謹(jǐn)慎、完好專業(yè)圖片明晰、方便閱讀和接納向客戶提要求謹(jǐn)慎，tell why 可以向客戶報(bào)兩