1030-來(lái)賓參觀接待管理辦法[1]1

1、來(lái)賓參觀接待管理方法1 目的為了規(guī)范參觀接待工作流程,提高接待水平，特制訂本方法。2 范圍本方法適用于集團(tuán)總部接待。 各子公司應(yīng)依照本制度建立本公司的來(lái)賓接待管理制度。3 職責(zé)3.1 行政管理中心負(fù)責(zé)集團(tuán)來(lái)賓參觀接待工作的管理。3.2 行政管理中心總監(jiān)職責(zé)：負(fù)責(zé)審定接待方案，參與接待活動(dòng)，負(fù)責(zé)審核匯報(bào)材料，負(fù)責(zé)接待活動(dòng)的統(tǒng)一指揮，重要接待活動(dòng)的總結(jié)。3.3 行政管理中心負(fù)責(zé)接待工作的部長(zhǎng)職責(zé)：負(fù)責(zé)重要接待任務(wù)的總聯(lián)絡(luò)，召集相關(guān)部門召開(kāi)接待協(xié)調(diào)會(huì)議，部署接待工作，確定來(lái)賓迎送和參觀路途，協(xié)調(diào)其他相關(guān)活動(dòng)。3.4 專業(yè)接待工作人員職責(zé)：重大接待與相關(guān)單位協(xié)作制定出接待方案，由行政管理中心行政管理部

2、部長(zhǎng)審核后報(bào)中心領(lǐng)導(dǎo)、主管副總裁審定，印發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員。按要求打算好車輛、接待用品、列隊(duì)迎接人員、就餐、住宿等工作。負(fù)責(zé)詳細(xì)的接待聯(lián)絡(luò)，保證信息暢通，協(xié)調(diào)接待點(diǎn)做好服務(wù)工作。剛好收集重要接待任務(wù)的資料，整理歸檔。3.5 承辦單位職責(zé)：負(fù)責(zé)提出接待預(yù)案，報(bào)行政管理中心審核，詳細(xì)與客人聯(lián)系，相關(guān)信息剛好與行政中心溝通。3.6 河南衛(wèi)華辦公室職責(zé)：負(fù)責(zé)支配參觀通道、參觀點(diǎn)的暢通及衛(wèi)生整理，負(fù)責(zé)通知保衛(wèi)人員做好相關(guān)打算工作，假如同時(shí)要到其他子公司參觀，各辦公室職責(zé)相同。4 參觀接待事務(wù)等級(jí)分類4.1一級(jí)接待：來(lái)賓層次：指市級(jí)以上（含市級(jí)）黨委政府重要領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、金融系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)，重要外賓、重大客戶

3、參觀來(lái)訪由董事長(zhǎng)總裁或副總裁出面接待（特殊狀況可隨機(jī)把握）。接待標(biāo)準(zhǔn)：行政中心組織1620人列隊(duì)迎接，支配公司宣揚(yáng)冊(cè)、礦泉水、講解話筒等接待用品。人數(shù)不超15人時(shí)可在一樓貴賓接待室接待，同時(shí)參觀公司產(chǎn)品展廳與榮譽(yù)展廳（依據(jù)來(lái)客詳細(xì)狀況）。須要座談時(shí)支配在9樓會(huì)議室，用成套茶具接待，支配水果或點(diǎn)心。4.2二級(jí)接待：來(lái)賓層次：指市級(jí)以下（不含市級(jí)）縣級(jí)以上（含縣級(jí)）政府領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪或帶領(lǐng)來(lái)訪，由行政中心總監(jiān)負(fù)責(zé)出面接待，各業(yè)務(wù)對(duì)口客人一般由各對(duì)口負(fù)責(zé)人接待，行政管理中心協(xié)作，特殊狀況可以申請(qǐng)由更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)出面接待。接待標(biāo)準(zhǔn)：行政管理中心負(fù)責(zé)組織接待人員迎接，打算公司宣揚(yáng)冊(cè)、礦泉水、講解話筒等物品。依

4、據(jù)來(lái)賓要求，人數(shù)不超15人可支配在一樓貴賓接待室，同時(shí)參觀展廳。須要座談時(shí)支配在9樓會(huì)議室或其他會(huì)議室，支配糖果和茶水。4.3三級(jí)接待：來(lái)賓層次：指一般來(lái)賓、參觀團(tuán)由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)接待。接待標(biāo)準(zhǔn)：由行政管理中接待人員迎接，打算公司宣揚(yáng)冊(cè)、礦泉水、講解話筒等物品，由專業(yè)接待人員負(fù)責(zé)講解。5審批程序5.1 一級(jí)接待,假如時(shí)間允許應(yīng)由專業(yè)對(duì)口部門提前3天提交接待方案，報(bào)行政管理中心審批，行政中心在接到方案時(shí)應(yīng)第一時(shí)間通知總裁辦秘書(shū)。省級(jí)、國(guó)家部委重要領(lǐng)導(dǎo)蒞臨公司，接待方案須經(jīng)副總裁、總裁審批。5.2 對(duì)于未經(jīng)邀請(qǐng)的省、市委、辦、局副處職（含副處職）以上領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓來(lái)集團(tuán)或子公司視察、調(diào)研或聯(lián)系業(yè)

5、務(wù)，集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口部門、子公司要在第一時(shí)間將領(lǐng)導(dǎo)行程及活動(dòng)支配報(bào)行政管理中心及總裁辦。 6 接待工作程序6.1 承辦單位制定接待方案。接待支配的詳細(xì)內(nèi)容應(yīng)包括：來(lái)賓名單、接待日程支配、參觀路途、狀況介紹、座談會(huì)的內(nèi)容及參與人員、接送支配、車輛和食宿支配等，禮品分工落實(shí)到詳細(xì)責(zé)任人。依據(jù)來(lái)賓級(jí)別確定集團(tuán)高管層接待人員名單，做到級(jí)別對(duì)等，需經(jīng)接待最高領(lǐng)導(dǎo)審批。6.3 承辦單位與行政管理中心依據(jù)接待層次和接待規(guī)模，成立接待工作組，組織召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，明確人員分工，責(zé)任落實(shí)到位。做好來(lái)賓參觀接待的各項(xiàng)打算工作。6.4 行政管理中心負(fù)責(zé)通知河南衛(wèi)華等子公司辦公室做好保衛(wèi)、參觀通道、衛(wèi)生等打算工作。打算好接待用

6、品、領(lǐng)導(dǎo)的通知、支配接待人員、電子屏歡迎詞等相關(guān)事宜。6.5 重大接待活動(dòng)需一直賓匯報(bào)公司狀況時(shí)，由集團(tuán)行政中心或業(yè)務(wù)對(duì)口部門起草匯報(bào)材料。依據(jù)接待日程制定負(fù)責(zé)接待領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)日程表，承辦單位提前完成各種通知、聯(lián)絡(luò)工作。6.6 客人或參觀團(tuán)抵達(dá)前，承辦單位按接待方案落實(shí)來(lái)賓視察、參觀、會(huì)見(jiàn)、會(huì)場(chǎng)布置、車輛支配、食宿等各項(xiàng)打算工作，在客人房間提前擺放水果及有關(guān)宣揚(yáng)資料。6.7承辦單位應(yīng)剛好落實(shí)來(lái)賓抵達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)并報(bào)告接待領(lǐng)導(dǎo)，支配好接站車輛。視接待規(guī)格支配好員工迎接和歡送儀式。來(lái)賓入住后要做好來(lái)賓返程車、船、飛機(jī)票的預(yù)訂工作。6.8 承辦單位應(yīng)事先了解來(lái)賓或團(tuán)組贈(zèng)送禮品規(guī)格、數(shù)量等信息，剛好向行政

7、管理中心反饋，行政管理中心依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)看法，做好禮品回贈(zèng)和禮品接收登記等工作。當(dāng)來(lái)賓向我方贈(zèng)送禮品時(shí)，可適當(dāng)回贈(zèng)適合來(lái)賓并具有紀(jì)念意義和地方文化特色的禮品，物品價(jià)值依據(jù)狀況適當(dāng)限制。6.9 來(lái)賓下車參觀的，行政管理中心要打算好平安帽、話筒、生產(chǎn)廠區(qū)出入證等，在介紹集團(tuán)狀況時(shí)應(yīng)實(shí)事求是，并仔細(xì)回答來(lái)賓的提問(wèn)，虛心聽(tīng)取看法和建議，留意收集各種信息。須要進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)、理化樓試驗(yàn)室、機(jī)加工車間、六萬(wàn)平車間參觀時(shí)，接待部門要做好引導(dǎo)，接待的整個(gè)過(guò)程要體現(xiàn)出衛(wèi)華人的文明禮貌。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)車間、倉(cāng)庫(kù)秩序的限制，來(lái)賓參觀時(shí)間內(nèi)避開(kāi)出現(xiàn)嚴(yán)峻的敲打噪音，叉車等裝、卸車輛應(yīng)盡量避開(kāi)在參觀通道走動(dòng)。6.10未經(jīng)集團(tuán)行政管理中心

8、批準(zhǔn)，一切參觀車輛不得進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)參觀，需有行政管理中心發(fā)放的“特殊通行證”才能進(jìn)入，南二門崗負(fù)責(zé)監(jiān)督。禁止進(jìn)入辦公樓、車間、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、倉(cāng)庫(kù)參觀或拍照。參觀時(shí),原則上介紹者與來(lái)賓在先，接待者在后。參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不行東張西望，更不允許主動(dòng)與參觀人員交談；假如領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓詢問(wèn)時(shí)要熱忱回答提問(wèn)，落落大方。6.11 行政管理中心負(fù)責(zé)做好來(lái)賓或團(tuán)體參觀過(guò)程中的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作。組織召開(kāi)一級(jí)接待活動(dòng)的總結(jié)會(huì)，對(duì)本次接待工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)下達(dá)問(wèn)題整改單位，限期整改。負(fù)責(zé)接待資料的收集、整理、存檔工作。6.12 依據(jù)來(lái)賓層次及實(shí)際接待狀況打算“留言薄”請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽名、留言。7 應(yīng)急打算7.1前臺(tái)

9、備有公司宣揚(yáng)折頁(yè)、礦泉水、喇叭、出入證（進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)人員用）、特殊通行證（進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)的車輛用）、平安帽、展廳鑰匙、一樓接待室鑰匙等接待用品隨時(shí)可以借用，同時(shí)前臺(tái)應(yīng)做好登記工作。7.2樓前廣場(chǎng)停放有兩輛公司公務(wù)車，車上應(yīng)備有緊急出門證，及內(nèi)部員工與來(lái)賓進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)出入證。7.3 一樓貴賓接待室常常擺有礦泉水、公司宣揚(yáng)頁(yè)，前臺(tái)有接待室鑰匙。8 接待標(biāo)準(zhǔn)來(lái)賓參觀接待工作中凡須要開(kāi)展公務(wù)款待的，依據(jù)集團(tuán)公務(wù)款待管理規(guī)定執(zhí)行。9 附則9.1 本制度由集團(tuán)行政管理中心起草。9.2 本制度由集團(tuán)公司董事長(zhǎng)、總裁韓憲保批準(zhǔn)發(fā)布。9.3 本制度自2008年9月1日起實(shí)施。后附：衛(wèi)華集團(tuán)參觀接待工作流程圖衛(wèi)華集

10、團(tuán)貴賓參觀訪問(wèn)接待預(yù)案接待工作評(píng)價(jià)表接待工作整改問(wèn)題跟蹤表衛(wèi)華集團(tuán)有限公司 2008年9月1日衛(wèi)華集團(tuán)參觀接待工作流程圖獲悉、確認(rèn)來(lái)賓基本狀況及來(lái)訪目的、支配，向公司領(lǐng)導(dǎo)做好匯報(bào)。通知河南衛(wèi)華辦公室負(fù)責(zé)支配保安、確保參觀通道暢通、衛(wèi)生整齊，通知前臺(tái)將歡迎標(biāo)語(yǔ)打在電子屏幕上。三級(jí)接待：依據(jù)所獲信息，支配好接待，由行政中心接待人員接待講解。一級(jí)接待：行政中心擬定接待方案并由行政中心總監(jiān)批閱后報(bào)總裁或分管副總裁，必要時(shí)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)做好一切打算工作。二級(jí)接待：依據(jù)狀況行政中心做好一切接待工作支配，由行政管理中心總監(jiān)負(fù)責(zé)出面接待，特殊狀況可申請(qǐng)由更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)接待。打算好接待桌、公司宣揚(yáng)冊(cè)、講解話筒、礦泉

11、水、出入證（人員進(jìn)行生產(chǎn)廠區(qū)）、特殊通行證（車輛進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)）等物品。打算車輛待命。一般在辦公樓前旗桿處講解。支配610人列隊(duì)迎接，統(tǒng)一著裝。打算好接待桌、公司宣揚(yáng)冊(cè)、講解話筒、礦泉水、出入證（人員進(jìn)行生產(chǎn)廠區(qū)）、特殊通行證（車輛進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)）等物品。打算車輛待命。一般在辦公樓前旗桿處講解，如要有特殊要求且人少可以在一樓貴賓接待室接待并講解。支配1620人列隊(duì)迎接，統(tǒng)一著裝。打算好接待桌、公司宣揚(yáng)冊(cè)、講解話筒、礦泉水、出入證（人員進(jìn)行生產(chǎn)廠區(qū)）、特殊通行證（車輛進(jìn)入生產(chǎn)廠區(qū)）等物品。打算車輛待命。一般在辦公樓前旗桿處講解，如要有特殊要求且人少可以在一樓貴賓接待室接待并講解。按接待要求，接待人員

12、通知前臺(tái)接待處，假如須要參觀展廳，前臺(tái)人員應(yīng)提前15分鐘開(kāi)門、燈、空調(diào)等設(shè)施，前臺(tái)要常常檢查展廳里的水、公司宣揚(yáng)冊(cè)等接待用品是否足夠。依據(jù)來(lái)賓狀況通知相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、部門提前10分鐘在辦公樓前迎接，并通知門衛(wèi)做好迎接打算，做好參觀相關(guān)打算工作。參觀路途：進(jìn)東大門 六萬(wàn)車間（由南到北通過(guò)）1.2萬(wàn)平車間北側(cè)通過(guò)北二門生活區(qū)大道文化墻處下車聽(tīng)講解（可事先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)參觀路途是否有改變）。文化墻處下車，工作人員引領(lǐng)來(lái)賓至講解地點(diǎn)。只參觀不到會(huì)議室座談的，只講解，依據(jù)級(jí)別由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面接待。假如要去會(huì)議室座談的，做好會(huì)議室或接待室的服務(wù)工作。（隔10分鐘倒水一次）正常狀況，講解完畢，送參觀團(tuán)隊(duì)或人員離開(kāi)公司。如

13、來(lái)賓有須要支配食宿的，宴請(qǐng)由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)陪伴就餐，依據(jù)須要支配好來(lái)賓住宿?？腿穗x開(kāi)，恰當(dāng)支配送行，車輛提前非常鐘到位。一級(jí)接待活動(dòng)結(jié)束后要召開(kāi)總結(jié)會(huì)，對(duì)本次接待工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)下達(dá)問(wèn)題整改單，限期整改。做好其他相關(guān)費(fèi)用清算及記錄、歸檔工作。衛(wèi)華集團(tuán)貴賓參觀訪問(wèn)接待預(yù)案基本狀況： NO:XZZX 0001承辦單位：來(lái)訪單位：來(lái)訪人數(shù)：交通工具：口自理 口公務(wù)車接送( 人座)口領(lǐng)導(dǎo)座車口其他： 到達(dá)時(shí)間： 年 月 日(星期 ) 上/下午 時(shí) 分，預(yù)料停留時(shí)間：小時(shí)天。幫助單位：口總裁辦口行政中心口投資中心口人力中心口法律中心口財(cái)務(wù)中心口技術(shù)中心口審計(jì)中心口河南衛(wèi)華口紐科公司口其他參觀路途：口下車參觀

14、路途1口下車參觀線路2口乘車參觀路途（常用）總倉(cāng)庫(kù)六萬(wàn)平車間進(jìn)南二門卡點(diǎn)理化樓試驗(yàn)室露天生產(chǎn)廠區(qū)六萬(wàn)平車間南門進(jìn)機(jī)加工車間展廳六萬(wàn)平車間北門出六萬(wàn)平車間北二門卡點(diǎn)出展廳生活區(qū)大道文化墻前下車聽(tīng)講解展廳注：參觀通道暢通、衛(wèi)生環(huán)境及門衛(wèi)的通知由河南衛(wèi)華辦公室負(fù)責(zé)支配。參觀中杰、紐科倫公司需提前通知。參觀陪伴人員：口董事長(zhǎng)、總裁口常務(wù)副總裁口副總裁口行政中心總監(jiān) 口本中心總監(jiān)口行政中心接待人員口其他人員接待方式：接待場(chǎng)地：口文化墻處口一樓大廳口一樓貴賓接待室口101會(huì)議室口三樓會(huì)議室口六樓會(huì)議室口九樓會(huì)議室口十一樓會(huì)議室口其他參觀接待標(biāo)準(zhǔn)口一級(jí)接待口二級(jí)接待口三級(jí)接待備 注1620人列隊(duì)迎接支配610人列隊(duì)迎接行政中心接待人員迎接參觀通道支配有保安值勤參觀通道有保安值勤參觀通道有保安值勤會(huì)議室運(yùn)用成套接待用品會(huì)議室支配糖果和茶水致贈(zèng)禮品：就餐支配標(biāo)準(zhǔn)：就餐陪伴領(lǐng)導(dǎo)：歡迎詞內(nèi)容： 要求：各責(zé)任部門、責(zé)任人按時(shí)、保質(zhì)完成任務(wù)，如有問(wèn)題剛好向行政管理中心反饋。如沒(méi)按要