超市商品采購內(nèi)控管理綜述

1、超市商品采購內(nèi)控管理綜述由于商品競爭的加劇和信息技術(shù)的發(fā)展，20世紀產(chǎn)生了一種新的零售行業(yè)超市。廣義的超市包括大賣場、標準超市、便利店等多種形式。當一家超市達到一定規(guī)模，需要占領(lǐng)更廣闊的市場時，同一超市在不同區(qū)域開設(shè)分店，以擴大規(guī)模、降低成本，從而形成了連鎖超市。連鎖超市又分直營連鎖與特許連鎖，它具有統(tǒng)一品牌、總部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一信息管理的特點。本文圍繞“合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略”這一內(nèi)部控制目標，對直營連鎖下商品采購的內(nèi)部控制管理進行探討。一、采購環(huán)節(jié)的主要內(nèi)部控制點商品采購環(huán)節(jié)是商品流通中

2、重要、關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。采購環(huán)節(jié)的商品控制目標是：合理保證采購商品的適銷性和優(yōu)秀的性價比，并防范采購環(huán)節(jié)的風險發(fā)生，使采購工作健康、高效地運轉(zhuǎn)。采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)控管理的重點和難點。因此，應(yīng)就以下控制點加強內(nèi)部控制：商品定位。商品定位即確定超市需要采購什么樣的商品。門店位置、地區(qū)的購買力不同，商品定位也不同：市中心的購物中心，商品以齊全為主；社區(qū)便利店，則以日配品為主；鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村店，以日配、百貨以及服務(wù)農(nóng)村市場的商品為主。為此，超市在開業(yè)前應(yīng)進行詳細的市場調(diào)研，確定目標顧客群，選擇適合銷售的商品。連鎖超市具有統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配送的優(yōu)點，但不同門店商品千篇一律，將造成一些門店“水土不服”。因此商品

3、的定位是采購環(huán)節(jié)控制的基礎(chǔ)。供應(yīng)商選擇。根據(jù)商品的需求，尋找并選擇供應(yīng)商。一是應(yīng)積極主動地尋找適合本超市銷售的商品，變“坐商”為“行商”，而不能消極地等待供應(yīng)商新品的進入。二是超市應(yīng)根據(jù)公司的實力，選擇合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商主要分為廠家直供與代理商供應(yīng)兩種方式。前者因減少了中間環(huán)節(jié)，成本上明顯占有優(yōu)勢，但如果連鎖超市沒有相當?shù)匿N售量，品牌廠家一般不會采用直供方式。與代理商合作則比較靈活，但成本高、沒有價格優(yōu)勢，而代理商資金的薄弱，也是制約超市發(fā)展的因素。因此，應(yīng)根據(jù)超市自身的規(guī)模選擇合適的供應(yīng)商。但為了提高競爭優(yōu)勢，與廠家合作是必然的趨勢。因此，連鎖超市總是不斷擴大自身規(guī)模，提高談判的實力，爭取

4、源頭供應(yīng)商。價格談判。為了提高商品毛利及市場競爭力，要求在與供應(yīng)商進行商品價格談判時，爭取最低供價。這就要求價格談判者應(yīng)掌握豐富的商品知識，了解該商品的生產(chǎn)環(huán)節(jié)及生產(chǎn)成本，以及市場售價及銷售前景等，這是談判的基礎(chǔ)。同時，還要求談判者有熟練的談判技巧和良好的職業(yè)操守。合同簽訂。選擇供應(yīng)商和價格談判后的程序是簽訂合同。簽訂合同不僅要考慮供應(yīng)商的信價比，還需考慮商品質(zhì)量、送貨條件、售后服務(wù)、營銷支持、付款方式、各種折扣以及其他贊助支持等因素。要貨與訂貨。為了控制商品的庫存量，超市一般要求供應(yīng)商憑訂單送貨。因此，超市向供應(yīng)商所下的商品訂單至關(guān)重要，這將直接影響企業(yè)的資金及庫存量。合適的訂貨量必須保持門

5、店的正常銷售，不能缺貨、斷貨，也不能使庫存積壓而占用資金及場地資源。訂貨量一般與商品在一段時期內(nèi)的銷售量成正比。大型連鎖超市商品訂貨數(shù)量可由計算機根據(jù)設(shè)置自動生成，但還需考慮如團購、季節(jié)及其他因素的影響。計算機自動生成的依據(jù)是按不同商品設(shè)置的最低、最高庫存量及期間的銷售。根據(jù)超市規(guī)模的不同，訂貨的形式也不盡相同。有些門店直接訂貨，有些則由采購部訂貨。筆者認為，合理的訂貨形式應(yīng)是門店要貨和采購部訂貨的形式。這樣，既可考慮門店的實際情況，又可考慮市場等其他因素，并做到相互牽制。二、加強采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施從上可見，商品采購是一個繁雜的過程，而采購環(huán)節(jié)也是超市各項工作環(huán)節(jié)中最容易滋生腐敗的環(huán)節(jié)。因

6、此，采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制尤為重要。超市應(yīng)通過以下措施來加強采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。合理設(shè)置崗位，實行不相容崗位分離。合理的崗位分工設(shè)置，是采購環(huán)節(jié)控制的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)內(nèi)控目標的有效方式。主要包括：商品的引進與淘汰相分離；合同的談判與審核相分離；商品的采購與付款相分離等。此外，崗位輪換也是控制風險的有效方式。加強各環(huán)節(jié)的審核工作。采購部應(yīng)成立審核組，負責新品引進、價格、費用合同等的審核工作。審核組實行崗位分離，不參與和供應(yīng)商的談判。審核組應(yīng)進行商品的不定期采價，了解相關(guān)信息。只有經(jīng)過審核的商品才能進入超市。除了商品引進的審核外，還包括商品淘汰、價格變動的審核等。因此，審核組的工作應(yīng)貫穿于供應(yīng)商進、出超市

7、的全過程。發(fā)揮預算功能，加強采購指標考核。預算是用貨幣表示的企業(yè)未來計劃。執(zhí)行預算的目的是為了實現(xiàn)企業(yè)的目標?？冃Э荚u是企業(yè)控制系統(tǒng)的重要組成部分，能促進采購人員積極主動地實現(xiàn)公司的各項目標。考核采購的指標一般有：銷售額指標是考核采購的重要指標，又可細分為大、中、小類銷售指標、店指標。商品結(jié)構(gòu)指標。按企業(yè)自身的需要，考核重點商品、自有品牌商品、其他商品的比重。目的是為了實現(xiàn)企業(yè)的采購戰(zhàn)略與毛利率，提升單位的競爭力與盈利能力。毛利率指標?？己嗣势鋵嵤强己虽N售的質(zhì)量。首先應(yīng)確定綜合毛利率指標。其次通過提高單品毛利率、不同毛利率商品的結(jié)構(gòu)占比，以及與供應(yīng)商談判提高折扣率來實現(xiàn)綜合毛利率指標。存貨

8、周轉(zhuǎn)率指標。超市屬于低附加值的行業(yè)，加快商品周轉(zhuǎn)是提升企業(yè)效益的重要手段。提高庫存周轉(zhuǎn)指標可以通過挖掘適銷對路商品、及時淘汰滯銷品、合理訂貨量和控制合理庫存來實現(xiàn)。加快庫存周轉(zhuǎn)可以提高資金利用率及場地利用率，提高資產(chǎn)的投資報酬。缺貨率指標。缺貨率主要考核兩個方面，即現(xiàn)有商品供應(yīng)商供應(yīng)不及時造成的賣場缺貨，以及采購部不能及時引進豐富產(chǎn)品造成場地的空置。對于防止供應(yīng)商缺貨，可在供銷合同中加以約束，平時加強考核。而解決商品不夠豐富的問題，還需門店對采購部及時提出意見，加大采購部商品引進的壓力，從而不斷更新商品。新品引進與淘汰率指標。為了提升超市的競爭力，必須不斷更新優(yōu)化商品結(jié)構(gòu)，淘汰滯銷商品，引進新

9、產(chǎn)品。加強新品引進的考核，應(yīng)制定年指標，并分配至月指標。而一般商品的淘汰率應(yīng)比新品引進指標低10%左右，這樣才能保持賣場的新鮮度和豐滿度。以上各項指標的執(zhí)行難度在于準確、合理地計算考核指標值。公司在確定年銷售結(jié)構(gòu)、毛利率指標后，庫存周轉(zhuǎn)率、缺貨率、新品引進及淘汰率指標能促進前幾項考核指標的實現(xiàn)。因此，這些指標可與采購部經(jīng)理共同測算。三、充分利用信息自動化信息自動化是連鎖超市的一大特色。讓計算機控制代替人工控制，具有及時性、準確性和減少人為因素等優(yōu)勢。強大的計算機信息系統(tǒng)支持是連鎖超市能夠正常、高效運行的保證。從商品信息到商品進、銷、調(diào)、存等各環(huán)節(jié)，通過計算機系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)操作，既簡便又快捷。在采購環(huán)節(jié)的控制和管理中，計算機信息系統(tǒng)也發(fā)揮著重要作用：根據(jù)采購合同錄入形成強大的供應(yīng)商信息網(wǎng)，以方便對供應(yīng)商及商品的信息管理，并通過與供應(yīng)商終端的聯(lián)網(wǎng)，做好與供應(yīng)商的信息共享，讓供應(yīng)商也一起參與超市的商品管理。通過信