Office 應(yīng)用技巧案例

1、 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc83228041 Office 應(yīng)用技巧案例 PAGEREF _Toc83228041 h 1 HYPERLINK l _Toc83228042 一、安全 PAGEREF _Toc83228042 h 1 HYPERLINK l _Toc83228043 1.Word文檔自我防衛(wèi)5招 PAGEREF _Toc83228043 h 1 HYPERLINK l _Toc83228044 2.Word 2000文檔安全保護(hù)妙招七則 PAGEREF _Toc83228044 h 2 HYPERLINK l _Toc83228045 3.

2、淺談Word 2003的“保護(hù)文檔”功能 PAGEREF _Toc83228045 h 3 HYPERLINK l _Toc83228046 4.為保護(hù)Word文檔設(shè)置兩道門檻 PAGEREF _Toc83228046 h 6 HYPERLINK l _Toc83228047 5.在Word中藏好你的秘密 PAGEREF _Toc83228047 h 7 HYPERLINK l _Toc83228048 6.Word表格編排的幾則技巧 PAGEREF _Toc83228048 h 9 HYPERLINK l _Toc83228049 7.Word文檔折頁打印巧實(shí)現(xiàn) PAGEREF _Toc83

3、228049 h 10 HYPERLINK l _Toc83228050 二、編輯 PAGEREF _Toc83228050 h 11 HYPERLINK l _Toc83228051 8.Word中編輯各種格式公式 PAGEREF _Toc83228051 h 11 HYPERLINK l _Toc83228052 9.僅用鍵盤在Word中快速插入水平分隔線 PAGEREF _Toc83228052 h 11 HYPERLINK l _Toc83228053 10.巧妙合并Word 2000文檔 PAGEREF _Toc83228053 h 11 HYPERLINK l _Toc832280

4、54 11.排序不是表格的專利 PAGEREF _Toc83228054 h 11 HYPERLINK l _Toc83228055 12.上下標(biāo)快速輸入 PAGEREF _Toc83228055 h 12 HYPERLINK l _Toc83228056 13.輸入帶圈字符又一法 PAGEREF _Toc83228056 h 12 HYPERLINK l _Toc83228057 14.巧妙輸入平行四邊形的符號 PAGEREF _Toc83228057 h 12 HYPERLINK l _Toc83228058 15.用F4鍵重復(fù)文字輸入 PAGEREF _Toc83228058 h 13

5、HYPERLINK l _Toc83228059 16.妙用Word中的自動圖文集輸入個人信息 PAGEREF _Toc83228059 h 13 HYPERLINK l _Toc83228060 17.用鼠標(biāo)選取文字 PAGEREF _Toc83228060 h 13 HYPERLINK l _Toc83228061 18.利用F8鍵進(jìn)行快速選取 PAGEREF _Toc83228061 h 14 HYPERLINK l _Toc83228062 19.Word2000選取操作技巧 PAGEREF _Toc83228062 h 14 HYPERLINK l _Toc83228063 20.W

6、ord 2000的另類選取 PAGEREF _Toc83228063 h 14 HYPERLINK l _Toc83228064 21.在長文檔中移動或復(fù)制對象 PAGEREF _Toc83228064 h 14 HYPERLINK l _Toc83228065 22.在Word中嵌入已有的Excel工作表 PAGEREF _Toc83228065 h 15 HYPERLINK l _Toc83228066 23.Word預(yù)覽編輯巧設(shè)置 PAGEREF _Toc83228066 h 15 HYPERLINK l _Toc83228067 24.用“智能剪貼板”靈活復(fù)制文本 PAGEREF _T

7、oc83228067 h 16 HYPERLINK l _Toc83228068 三、表格 PAGEREF _Toc83228068 h 16 HYPERLINK l _Toc83228069 25.表格Word表格編排的幾則技巧 PAGEREF _Toc83228069 h 16 HYPERLINK l _Toc83228070 26.將Word表格壓縮進(jìn)行到底 PAGEREF _Toc83228070 h 17 HYPERLINK l _Toc83228071 27.使用Word 2000表格的訣竅 PAGEREF _Toc83228071 h 18 HYPERLINK l _Toc832

8、28072 28.將Word表格一分為二 PAGEREF _Toc83228072 h 20 HYPERLINK l _Toc83228073 29.用Word巧妙復(fù)制表格 PAGEREF _Toc83228073 h 21 HYPERLINK l _Toc83228074 30.用Word繪制“斜線表頭”的二種方法 PAGEREF _Toc83228074 h 22 HYPERLINK l _Toc83228075 31.斜線表頭的處理 PAGEREF _Toc83228075 h 22 HYPERLINK l _Toc83228076 32.解決Word表格粘貼的錯位問題 PAGEREF

9、_Toc83228076 h 22 HYPERLINK l _Toc83228077 33.快速刪除Word表格中指定的行或列 PAGEREF _Toc83228077 h 23 HYPERLINK l _Toc83228078 34.你會用Word的排序功能嗎？ PAGEREF _Toc83228078 h 24 HYPERLINK l _Toc83228079 35.按姓氏筆畫排序 PAGEREF _Toc83228079 h 24 HYPERLINK l _Toc83228080 36.網(wǎng)頁內(nèi)容轉(zhuǎn)Word表格 PAGEREF _Toc83228080 h 24 HYPERLINK l _

10、Toc83228081 37.讓文字自動適應(yīng)Word表格單元格大小 PAGEREF _Toc83228081 h 26 HYPERLINK l _Toc83228082 38.在Word中高效率應(yīng)用表格的選擇錄入功能 PAGEREF _Toc83228082 h 26 HYPERLINK l _Toc83228083 39.編號自動錄入 PAGEREF _Toc83228083 h 28 HYPERLINK l _Toc83228084 40.表格自動填充 PAGEREF _Toc83228084 h 29 HYPERLINK l _Toc83228085 41.Word中巧輸星期 PAGER

11、EF _Toc83228085 h 29 HYPERLINK l _Toc83228086 42.完型填空題的錄入 PAGEREF _Toc83228086 h 29 HYPERLINK l _Toc83228087 四、操作技能 PAGEREF _Toc83228087 h 29 HYPERLINK l _Toc83228088 43.“Alt”和“Ctrl”鍵在Word中的妙用 PAGEREF _Toc83228088 h 29 HYPERLINK l _Toc83228089 44.用Shift+F1組合鍵快速查看格式信息 PAGEREF _Toc83228089 h 30 HYPERL

12、INK l _Toc83228090 45.用Shift+Alt組合鍵移動復(fù)制文本塊 PAGEREF _Toc83228090 h 30 HYPERLINK l _Toc83228091 46.用Shift+F5組合鍵快速回到上次編輯的位置 PAGEREF _Toc83228091 h 30 HYPERLINK l _Toc83228092 47.用Shift+F3組合鍵快速切換大小寫字母 PAGEREF _Toc83228092 h 30 HYPERLINK l _Toc83228093 48.用Ctrl+和Ctrl+組合鍵快速設(shè)置字體 PAGEREF _Toc83228093 h 31 H

13、YPERLINK l _Toc83228094 49.用Shift鍵快速退出Word PAGEREF _Toc83228094 h 31 HYPERLINK l _Toc83228095 50.解除Word非法退出后的只讀鎖定 PAGEREF _Toc83228095 h 31 HYPERLINK l _Toc83228096 51.瀏覽長文檔不再是負(fù)擔(dān) PAGEREF _Toc83228096 h 31 HYPERLINK l _Toc83228097 52.另有妙用的Ctrl+Z PAGEREF _Toc83228097 h 34 HYPERLINK l _Toc83228098 53.鼠

14、標(biāo)“雙擊”在Word編輯中的應(yīng)用 PAGEREF _Toc83228098 h 34 HYPERLINK l _Toc83228099 五、格式 PAGEREF _Toc83228099 h 34 HYPERLINK l _Toc83228100 54.在Word中微調(diào)字體大小 PAGEREF _Toc83228100 h 35 HYPERLINK l _Toc83228101 55.Word分欄排版中的怪問題 PAGEREF _Toc83228101 h 35 HYPERLINK l _Toc83228102 56.讓文檔格式更美觀隨心所欲調(diào)整Word的間距 PAGEREF _Toc8322

15、8102 h 36 HYPERLINK l _Toc83228103 六、工具 PAGEREF _Toc83228103 h 36 HYPERLINK l _Toc83228104 57.“工具計(jì)算”真方便 PAGEREF _Toc83228104 h 36 HYPERLINK l _Toc83228105 58.幫你找回寫作靈感的Word修訂功能 PAGEREF _Toc83228105 h 37 HYPERLINK l _Toc83228106 59.Word“郵件合并”技巧四則 PAGEREF _Toc83228106 h 37 HYPERLINK l _Toc83228107 60.不

16、必重復(fù)勞動用Word合并功能巧制作詢證函 PAGEREF _Toc83228107 h 39 HYPERLINK l _Toc83228108 61.利用Word XP與Excel XP打印信封 PAGEREF _Toc83228108 h 40 HYPERLINK l _Toc83228109 62.妙用Word“郵件合并”功能 PAGEREF _Toc83228109 h 41 HYPERLINK l _Toc83228110 63.創(chuàng)建自動翻頁功能 PAGEREF _Toc83228110 h 42 HYPERLINK l _Toc83228111 七、宏 PAGEREF _Toc832

17、28111 h 42 HYPERLINK l _Toc83228112 64.巧用Word的宏制作試卷 PAGEREF _Toc83228112 h 42 HYPERLINK l _Toc83228113 八、基本知識 PAGEREF _Toc83228113 h 44 HYPERLINK l _Toc83228114 65.Word“插入”菜單詳解 PAGEREF _Toc83228114 h 44 HYPERLINK l _Toc83228115 66.Word文檔中的下劃線 PAGEREF _Toc83228115 h 50 HYPERLINK l _Toc83228116 九、視圖 P

18、AGEREF _Toc83228116 h 51 HYPERLINK l _Toc83228117 67.應(yīng)用Word XP的任務(wù)窗格功能 PAGEREF _Toc83228117 h 51 HYPERLINK l _Toc83228118 68.在文檔中快速跳轉(zhuǎn) PAGEREF _Toc83228118 h 52 HYPERLINK l _Toc83228119 69.顯示過寬文檔 PAGEREF _Toc83228119 h 52 HYPERLINK l _Toc83228120 十、替換 PAGEREF _Toc83228120 h 52 HYPERLINK l _Toc83228121

19、 70.快速清除Word文檔內(nèi)的多余空行 PAGEREF _Toc83228121 h 53 HYPERLINK l _Toc83228122 71.巧解多頁面問題妙用Word“空行替換 PAGEREF _Toc83228122 h 53 HYPERLINK l _Toc83228123 72.再談將Word文檔巧妙“替換”文字 PAGEREF _Toc83228123 h 54 HYPERLINK l _Toc83228124 73.圖象巧換文字 PAGEREF _Toc83228124 h 54 HYPERLINK l _Toc83228125 十一、圖形與圖片 PAGEREF _Toc8

20、3228125 h 54 HYPERLINK l _Toc83228126 74.快速排列圖形 PAGEREF _Toc83228126 h 54 HYPERLINK l _Toc83228127 75.使用Word 2000制作優(yōu)美印章 PAGEREF _Toc83228127 h 54 HYPERLINK l _Toc83228128 76.縮寫圖象尺寸 PAGEREF _Toc83228128 h 55 HYPERLINK l _Toc83228129 77.制作圖片水印頁面 PAGEREF _Toc83228129 h 55 HYPERLINK l _Toc83228130 十二、文件

21、轉(zhuǎn)換 PAGEREF _Toc83228130 h 56 HYPERLINK l _Toc83228131 78.輕松將Word格式選擇題轉(zhuǎn)為Excel文檔 PAGEREF _Toc83228131 h 56 HYPERLINK l _Toc83228132 79.Word文檔轉(zhuǎn)為WPS文檔 PAGEREF _Toc83228132 h 58 HYPERLINK l _Toc83228133 80.Word不能打開WPS文檔的問題 PAGEREF _Toc83228133 h 58 HYPERLINK l _Toc83228134 81.如何實(shí)現(xiàn)Word和WPS文檔的相互轉(zhuǎn)換 PAGEREF

22、_Toc83228134 h 59 HYPERLINK l _Toc83228135 十三、樣式 PAGEREF _Toc83228135 h 59 HYPERLINK l _Toc83228136 82.套用還是自定義巧用“樣式”編輯Word文檔 PAGEREF _Toc83228136 h 59 HYPERLINK l _Toc83228137 83.將樣式傳給其他文檔 PAGEREF _Toc83228137 h 60 HYPERLINK l _Toc83228138 84.原來是你在作怪輕松清除Word中的頁眉橫線 PAGEREF _Toc83228138 h 61 HYPERLINK

23、 l _Toc83228139 十四、頁面設(shè)置與打印 PAGEREF _Toc83228139 h 62 HYPERLINK l _Toc83228140 85.節(jié)約紙張把單行合并打印到“上一頁” PAGEREF _Toc83228140 h 62 HYPERLINK l _Toc83228141 86.Word打印設(shè)置技巧六則 PAGEREF _Toc83228141 h 62 HYPERLINK l _Toc83228142 87.即時取消后臺打印 PAGEREF _Toc83228142 h 63 HYPERLINK l _Toc83228143 88.在Word中跳過首頁計(jì)算頁碼 PA

24、GEREF _Toc83228143 h 63 HYPERLINK l _Toc83228144 89.Word中跳過首頁計(jì)算頁碼 PAGEREF _Toc83228144 h 66 HYPERLINK l _Toc83228145 90.頁面設(shè)置 PAGEREF _Toc83228145 h 68 HYPERLINK l _Toc83228146 91.Word中分節(jié)符的妙用 PAGEREF _Toc83228146 h 69 HYPERLINK l _Toc83228147 92.縱橫頁面混排 PAGEREF _Toc83228147 h 70 HYPERLINK l _Toc832281

25、48 93.三步搞定縱、橫頁面的混合打印 PAGEREF _Toc83228148 h 70 HYPERLINK l _Toc83228149 94.用Word打印書籍的技巧 PAGEREF _Toc83228149 h 71 HYPERLINK l _Toc83228150 十五、預(yù)覽 PAGEREF _Toc83228150 h 73 HYPERLINK l _Toc83228151 95.在Word中實(shí)現(xiàn)文件的預(yù)覽 PAGEREF _Toc83228151 h 73Office 應(yīng)用技巧案例安全Word文檔自我防衛(wèi)5招文檔也有安全性問題，尤其對于Office文檔，為了讓您的文檔更安全，O

26、ffice提供了比較完善的安全和文檔保護(hù)功能，它包括：安全級別、數(shù)字簽名、密碼設(shè)置、窗體保護(hù)和批注口令。文檔的安全級別對Word文檔最大的安全隱患就是宏病毒，為了防止宏病毒W(wǎng)ord設(shè)立了安全級別的概念。您可在“工具選項(xiàng)“安全性”選項(xiàng)卡宏安全性”的“安全級”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置，安全級別共分為高、中、低三擋。高級別將只運(yùn)行可靠來源的宏，其它宏一律取消；中級別在打開一個宏時，您會看到一條警告，讓您選擇是否啟用；低級別就不進(jìn)行宏的保護(hù)。當(dāng)選擇高級別時，已安裝的模板和加載項(xiàng)(包括向?qū)?中的宏可能會被禁用。您只有在“工具選項(xiàng)安全性宏安全性”中單擊“可靠來源”選項(xiàng)卡，然后點(diǎn)擊“信任所有安裝的加載項(xiàng)和模板”復(fù)選

27、框，才能讓安裝的宏不被禁用。注意：所有隨Microsoft Office XP的模板、加載項(xiàng)和宏都經(jīng)過了Microsoft數(shù)字簽名。一旦針對這些已安裝文件中的一個安裝添加到了您的可靠來源列表中，隨后與這些文件的交互操作將不再生成消息。數(shù)字證書的保護(hù)很多文檔的來源都是不詳?shù)?，所以安全性無法保證。Office可以通過數(shù)字證書來確認(rèn)來源的可靠。并通過數(shù)字證書對文件或宏進(jìn)行數(shù)字簽名。一般來說，數(shù)字證書是從商業(yè)證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)和內(nèi)部安全管理員或信息技術(shù)專業(yè)人員處獲得的。普通用戶可以使用Selfcert.exe工具親自創(chuàng)建數(shù)字簽名（由于用Selfcert.exe自己創(chuàng)建的數(shù)字證書不是由正式證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)發(fā)行的，

28、使用這種證書添加簽名的宏方案將被認(rèn)為是自簽名的方案，這樣其他用戶有可能無法運(yùn)行自簽名的宏）。用數(shù)字證書進(jìn)行宏的簽名很簡單：打開包含要簽名的宏方案的文件，在“工具宏Visual Basic編輯器工程資源管理器”中，選擇要簽名的方案。再點(diǎn)擊“工具數(shù)字簽名”命令。提示：1.一定要在宏測試完畢確認(rèn)后再對宏進(jìn)行簽名，因?yàn)閷σ押灻暮攴桨傅拇a進(jìn)行了更改，它的數(shù)字簽名就會被刪除。如果是自簽名的證書，那么在每次保存時都會對宏方案自動重新進(jìn)行簽名。2.如果要防止用戶因意外修改宏方案而導(dǎo)致簽名失效，請?jiān)诤灠l(fā)之前鎖定宏方案。您的數(shù)字簽名只能說明您保證該方案是安全的，并不能證明是您編寫了該方案。因此鎖定宏方案不能防

29、止其他用戶利用另一個簽名替換您的數(shù)字簽名。3.如果您創(chuàng)建了一個可向宏方案添加代碼的加載項(xiàng)，則代碼應(yīng)該確定下列內(nèi)容：如果方案已經(jīng)進(jìn)行了數(shù)字簽名，在繼續(xù)運(yùn)行之前，是否通知用戶修改簽名方案的結(jié)果。文件的密碼設(shè)置Word的文件密碼包括兩種：修改權(quán)限密碼和打開權(quán)限密碼。打開權(quán)限密碼使得Word文檔變成只讀文件，如果打開了文檔并對其進(jìn)行了更改，則只能以其他的文件名保存該文檔。而修改權(quán)限密碼則允許用戶隨意修改保存。具體設(shè)置辦法：打開文件，在“工具選項(xiàng)安全性”選項(xiàng)卡中進(jìn)行密碼設(shè)置。提示：若要創(chuàng)建一個長的密碼，請單擊“高級”，然后選擇RC4加密類型。防止用戶改窗體由于某些文檔需要將窗體保護(hù)起來，以便他人只能在指

30、定的區(qū)域中輸入信息。所以O(shè)ffice提供了窗體保護(hù)功能。使用窗體保護(hù)功能時，窗體域中的任何信息都將重新設(shè)置。具體方法：“工具保護(hù)文檔窗體”。若要給窗體指定密碼，以便知道密碼的用戶能解除保護(hù)并修改窗體，在“密碼（非必選項(xiàng)）”框中鍵入密碼。不知道密碼的用戶仍可在窗體域中輸入信息。如果要保護(hù)整個窗體，請單擊“確定”按鈕。若要只保護(hù)部分窗體，這些部分必須處于不同的節(jié)中，單擊“節(jié)”，然后清除不需要保護(hù)的節(jié)的復(fù)選框。批注口令的添加批注在審閱中是非常重要的，Office在“工具保護(hù)文檔”中進(jìn)行了對批注的保護(hù)。您只需選擇需要保護(hù)的對象，將密碼鍵入到“密碼”框中，即可實(shí)現(xiàn)保護(hù)。來源： HYPERLINK :/

31、:/ 2000文檔安全保護(hù)妙招七則對一個電腦用戶來說，文字處理工作是必要的。出于某些目的，我們常常需要對自己的文檔進(jìn)行保護(hù)。這里所說的“保護(hù)”有兩層含義。第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權(quán)用戶看到；第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損，保證文檔的完整性?，F(xiàn)在我就以使用Word多年的經(jīng)驗(yàn)(雖然有點(diǎn)自賣自夸)，談?wù)劚Ｗo(hù)Word 2000(以下簡稱Word)文件的方法和措施。隱藏文檔紀(jì)錄當(dāng)我們打開Word時，首先會看到什么？對了，只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”菜單，默認(rèn)情況下會列出最近使用過的4個文件。這樣，我們打開過的文件會完全暴露在外，無需查找也能輕易被別人發(fā)現(xiàn)。出于保密需要，我們

32、往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件，要達(dá)到這樣的目的，只要在“工具”“選項(xiàng)”“常規(guī)”選項(xiàng)卡中不選中“列出最近所用文件”即可。這樣做就沒人能發(fā)現(xiàn)最近被使用過的文件了？答案當(dāng)然是否定的。在一般情況下，Windows的“開始”菜單中“文檔”子菜單會列出用戶最近使用過的所有文件，對敏感內(nèi)容應(yīng)及時予以清除。我們可以通過點(diǎn)擊“開設(shè)”“設(shè)置”“任務(wù)欄和開始菜單”“高級”選項(xiàng)卡中的“清除”按鈕(這是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作類似)?？墒?，頻繁的清除也太麻煩，再說，有時候忘記清除怎么辦，有沒有一勞永逸的辦法呢？我們可以通過修改注冊表來實(shí)現(xiàn)。在HKEY_CURRENT_US

33、ERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值，將其鍵值設(shè)置為1，可使“文檔菜單中的內(nèi)容不再改變?；蛘咴谏鲜龇种滦陆ㄒ粋€名為“NoRecentDocsMenu”的二進(jìn)制值，并將其鍵值設(shè)置為“01 00 00 00”，重新啟動后“文檔”菜單將從“開始”菜單中消失。躲開他人視線現(xiàn)在我們可以開始安心編輯文件了。不好，突然有人走了過來有時我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關(guān)掉Word等會還要重新打開編輯的文檔，對已經(jīng)設(shè)置了“不顯示最近使用文件”的用戶

34、來說，要是目錄很深，那可慘了其實(shí)有一種簡單的辦法：首先用“CtrlA”選中全文，再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。如果嫌步驟太多，可以自己錄制一條宏命令：選擇“工具”“宏”菜單中的“錄制新宏”命令，在彈出的對話框中輸入宏名(隨你自己定，比如“隱藏”)，按下將宏指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對話框中指定執(zhí)行這個宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇，但不要和已有的快捷鍵組合沖突)。等別人走開以后，我們再按下CtrlZ組合鍵即可(其實(shí)，這是利用“撤銷”命令的原理實(shí)現(xiàn)的)。給文檔設(shè)置密碼漫長的文字錄入工作終于完成了，如果不希望那些未經(jīng)授權(quán)的用戶使用你的保存文件，就應(yīng)該給它設(shè)置密碼。打開“文

35、件”“另存為”點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“常規(guī)選項(xiàng)”，在密碼欄中輸入密碼，確認(rèn)輸入后即可。這里要說明的是，Word提供了兩種類型的密碼用于文件保護(hù)：“打開權(quán)限密碼”限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開文檔；“修改權(quán)限密碼”限制未經(jīng)授權(quán)的用戶對文檔作修改，沒有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。這兩種密碼是相互獨(dú)立的，可以根據(jù)自己的需要分別設(shè)定。密碼的最大長度為15個字符，并區(qū)分字母大小寫。另外，選中“建議以只讀方式打開文檔”選項(xiàng)，這樣文檔被打開前會出現(xiàn)建議用戶以只讀方式打開的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文檔仍以常規(guī)方式打開。需要提醒大家，別以為加了密碼就萬事OK了，對許多破解Office文檔密碼的軟

36、件來說，長度太短或較有規(guī)律的Office文檔密碼可以說不堪一擊。所以，真正需要加密的重要文檔，我們還需多加留心，盡量使用數(shù)字、字母大小寫混合加密。加密后的小措施即使文檔已經(jīng)進(jìn)行過加密保護(hù)，我只要動動鼠標(biāo)，仍然可以了解你的文檔的一些內(nèi)容。用鼠標(biāo)右擊文檔，在彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項(xiàng)卡的標(biāo)題項(xiàng)中看到文檔的部分正文內(nèi)容。這是為什么呢？原來很多人習(xí)慣在編輯一個新文檔的時候先直接輸入正文，然后再給文檔起標(biāo)題。這樣一來，Word就會自動將正文的前幾十個字作為文檔摘要信息保存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的保護(hù)，我們要養(yǎng)成首先輸入文章標(biāo)題或是及時手工更改標(biāo)題的習(xí)慣。如果你不想讓別人知道你的

37、一些用戶信息，還應(yīng)在“工具”“選項(xiàng)”“用戶信息”選項(xiàng)卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等)。方便安全的審閱經(jīng)過上述方法處理文檔，可以說基本是安全的。但是，我們完成一篇文檔后，可能還需要交給他人審閱，使用“工具”“保護(hù)文檔”命令可對原文檔進(jìn)行保護(hù)。這樣，他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標(biāo)記或批注標(biāo)記的形式記錄下來。另一種方法是使用“版本”功能：選中“文件”“另存為”點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“保存版本”，以后再選擇“文件”菜單中的“版本”命令，就能在彈出的對話框中選擇所需的舊版本進(jìn)行查看和處理。宏病毒防范Word提供了對宏病毒的警告保護(hù)，用戶可以選擇“工具”“宏”“安

38、全性”命令，在彈出對話框(圖4)中設(shè)置各種安全級別。建議設(shè)置為“高”或“中”，使Word禁止非可靠來源文檔中宏的運(yùn)行，或在運(yùn)行前給出警告提示，讓用戶選擇運(yùn)行與否。但是某些軟件(比如IBM ViaVoice 2000)可能會強(qiáng)制你將其設(shè)置為“低”。另外，需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預(yù)防宏病毒而不能殺毒，所以要真正杜絕宏病毒，應(yīng)該使用防病毒軟件。突發(fā)事件下的文檔保護(hù)有時候可能由于突發(fā)事件(比如斷電、死機(jī))導(dǎo)致文檔未能保存，難道就讓所做的一切都付之東流？我們應(yīng)盡量利用Word提供的“自動保存”功能，在“工具”“選項(xiàng)”“保存”選項(xiàng)卡中設(shè)定“自動保存間隔時間”，不要把這個間隔時間設(shè)置得太短，

39、否則頻繁的保存，一來浪費(fèi)時間，二來損傷硬盤。設(shè)置好后，再碰到上述情況，Word的自動恢復(fù)功能會在下次使用Word時自動打開恢復(fù)文件，恢復(fù)文件中包含了最后一次自動保存功能對文檔所作的修改。若是Word沒有自動打開恢復(fù)文件，我們可手工將其打開?；謴?fù)文件的后綴名為asd，其路徑在“工具”“選項(xiàng)”“文件位置”選項(xiàng)卡中查找，對于Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾，對于Windows 2000一般為“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord”文件夾。Word還

40、提供了文檔備份的功能。選中“工具”“選項(xiàng)”“保存”選項(xiàng)卡中的“保留備份”選項(xiàng)，在將當(dāng)前的修改內(nèi)容保存到原文檔的同時，Word會自動保留一個備份文檔(備份文檔是以wbk為后綴名的)。好了，說了這么多，可能大家已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，原來對于文檔文件的保護(hù)工作，并非一定要通過加密軟件才能完成的，Word自身已經(jīng)為我們提供了不少功能，只要我們平時注意積累，就會讓自己的文檔越來越安全。淺談Word 2003的“保護(hù)文檔”功能Word文檔的保護(hù)功能可以說從Word 97一直到Word XP都是老一套，沒有很大的變化，一些用戶甚至對它都不屑一顧了。但Word 2003的“保護(hù)文檔”功能有了較大的改觀，除沿襲了以前版本的

41、修訂保護(hù)、批注保護(hù)、窗體保護(hù)之外，還新增了對文檔格式的限制、對文檔的局部進(jìn)行保護(hù)等功能。下面就請大家與筆者一起來體驗(yàn)這些新功能吧！設(shè)置文檔的格式限制功能來保護(hù)文檔格式如果您使用文檔的“格式設(shè)置限制”功能，則可以防止用戶應(yīng)用你未明確指定的可用樣式；也可以防止用戶直接將格式應(yīng)用于文本(例如，項(xiàng)目符號或編號列表，以及字體格式)，限制格式之后，用于直接應(yīng)用格式的命令和鍵盤快捷鍵將無法再使用，從而對文檔的格式進(jìn)行保護(hù)。-具體方法1.單擊“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，進(jìn)入“保護(hù)文檔”任務(wù)窗口。2.在“保護(hù)文檔”任務(wù)窗口中，選中“限制對選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框，單擊“設(shè)置”按鈕(如圖1所示)。圖1保護(hù)

42、窗口設(shè)置窗口3.在彈出的“格式設(shè)置限制”對話框中勾選“限制對選定的樣式設(shè)置格式”，然后在對話框中選擇需要進(jìn)行格式限制的樣式，并清除文檔中不允許設(shè)置其格式的樣式的復(fù)選框(如圖2所示)。圖2格式設(shè)置限制4.點(diǎn)“確定”按鈕，會彈出一個警告對話框，點(diǎn)擊“是”按鈕。比如，我們在“格式設(shè)置限制”對話框中取消了對“標(biāo)題1樣式”的勾選，確定后，在彈出的警告對話框中單擊“是”，這樣凡是應(yīng)用了標(biāo)題1樣式的區(qū)域格式將會被清除掉，而其他格式則保留。5.在“保護(hù)文檔”窗口中單擊“是，啟動強(qiáng)制保護(hù)”。6.在“啟動強(qiáng)制保護(hù)”對話框中的“新密碼(可選)”框中鍵入密碼，確認(rèn)該密碼后點(diǎn)“是”即可啟動文檔格式限制功能。提示：1.若

43、要將樣式限制為最小數(shù)目的推薦選項(xiàng)，請單擊圖2中的“推薦的樣式”按鈕。您可以將樣式限制為更少的選項(xiàng)，但是這樣會刪除Microsoft Word在某些功能中使用的樣式，例如目錄以及項(xiàng)目符號或編號列表。2.若希望保留部分鍵入時自動套用格式功能(工具/自動更正選項(xiàng)/鍵入時自動套用格式)，例如將分?jǐn)?shù)“1/2”更改為“？”，請選中“允許自動套用格式替代格式設(shè)置限制”復(fù)選框。設(shè)置文檔的局部保護(hù)功能Word 2003的文檔保護(hù)功能最大改進(jìn)要數(shù)文檔的局部保護(hù)了，可以將部分文檔指定為無限制。-具體方法：1.選定需要進(jìn)行編輯的(無限制的)文本，按住Ctrl鍵可選中不連續(xù)的內(nèi)容；2.在“編輯限制”的“僅允許在文檔中進(jìn)

44、行此類編輯”列表中選中“未做任何更改(只讀)”，防止用戶更改文檔(如圖3所示)。圖3編輯限制3.在“例外項(xiàng)”中選擇可以對其編輯的用戶。如果允許打開文檔的任何人編輯所選部分，則選中“組”框中的“每個人”復(fù)選框；如果允許特定的個人編輯所選部分，單擊“更多用戶”，然后輸入用戶名(可以是Microsoft Windows用戶賬戶或電子郵件地址)，用分號分隔，點(diǎn)“確定”(如圖4所示)。圖4添加用戶4.對于允許編輯所選部分的個人，請選中其名字旁的復(fù)選框，最后單擊“是，啟動強(qiáng)制保護(hù)”，并輸入保護(hù)密碼。提示：若要給文檔指定密碼，以便知道密碼的用戶能解除保護(hù)，請選中“密碼”單選按鈕，在“新密碼可選”框中鍵入密碼

45、，然后確認(rèn)該密碼。若要加密文檔，使得只有文檔的授權(quán)擁有者才能解除保護(hù)，請單擊“用戶驗(yàn)證”(如圖5所示)。圖5啟動密碼保護(hù)這樣，只有選定區(qū)域的文本可以編輯(高亮顯示)，而其它沒有選中的區(qū)域就不能進(jìn)行編輯。如果要停止保護(hù)，可單擊“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格底部的“停止保護(hù)”按鈕，輸入密碼，即可解除保護(hù)。為保護(hù)Word文檔設(shè)置兩道門檻電腦給我們工作和生活帶來了無窮的便捷和樂趣，有時也會帶來一些尷尬，甚至“防不勝防”，比如：你起草一份合同發(fā)給對方，對方在你合同中進(jìn)行了一些小小的修改，若你稍有“不慎”，那可能釀成錯。筆者在Word的應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)我的文檔只準(zhǔn)看，不讓改(復(fù)制、粘貼和修改等操作)，有興趣了解此法嗎？請

46、看我的：第一道檻雕蟲小技當(dāng)你編輯好文檔后，選取“視圖工具欄窗體”，在彈出的“窗體任務(wù)欄”上選取“保護(hù)窗體”，如圖1。這時，當(dāng)前Word文檔中的內(nèi)容已經(jīng)不能選取，光標(biāo)也停留在文檔起始的位置，工具欄上和菜單中的相關(guān)功能按鈕及鼠標(biāo)右鍵菜單(復(fù)制、粘貼等)也不可用，同時，鍵盤也不能進(jìn)行輸入、選取和刪除等操作，即使用“文件另存為”把文檔存成其他文件名，再次打開也照樣無法操作，使文件不能修改和復(fù)制。這個功能確實(shí)不錯吧？但你動動腦筋，再觀察一下“窗體任務(wù)欄”，發(fā)現(xiàn)的什么？若沒有發(fā)現(xiàn)，就請用鼠標(biāo)再點(diǎn)取“保護(hù)窗體”，發(fā)現(xiàn)了什么？呵呵原來是雕蟲小技！第二道檻真槍實(shí)彈不是說前一道門檻是雕蟲小技，第二道門檻一定來一個

47、真槍實(shí)彈，真正把你想“復(fù)制、修改”之心拒之門外。請看：將要保護(hù)的文檔打開，選取“工具保護(hù)文檔”，在“保護(hù)文檔”對話框中選取“窗體”，并輸入密碼，如圖2。當(dāng)你再次點(diǎn)擊窗體任務(wù)欄中“保護(hù)窗體”時，就得提醒你輸入密碼，沒有密碼當(dāng)然只有被拒之門外。但是，我還得說一句：密碼只能用一次！也就說：你自己修改了“窗體保護(hù)”的文檔后，要重新設(shè)置“窗體保護(hù)”，否則，該文檔與普通文檔一樣了。在Word中藏好你的秘密為了保護(hù)電腦的重要文件，大家各顯神通，其中多數(shù)人采取給文件加密碼的方法，實(shí)際現(xiàn)在采用密碼保護(hù)是一種最不安全的方法，這樣更容易激起別人研究的興趣。破解密碼的軟件網(wǎng)上到處飛，您的密碼一會兒就解決了。那么我們要

48、怎樣保護(hù)自己的文件呢？其實(shí)我的保密措施非常簡單，將Word文件中的重要內(nèi)容隱藏起來，別人打開了文件，看到的是一些非常普通的內(nèi)容，他也就失去研究的興趣了。跟我來吧！隱藏文字在Word中有一項(xiàng)功能，就是能夠隱藏其中的文字。選中文件中重要的內(nèi)容，單擊格式字體，打開“字體”對話框，在“字體”選項(xiàng)卡中，勾選“隱藏文字”復(fù)選框，單擊確定按鈕(如圖1)。您的重要內(nèi)容即被隱藏起來，為了迷惑對方，可以在文件中添加一些無用的內(nèi)容，以免引起別人的懷疑。圖1利用“版本”功能如果您的文件中有一些重要的圖片，無法采用第一種方法進(jìn)行隱藏的，您可以利用Word的“版本”功能來實(shí)現(xiàn)。在“文件”菜單上，單擊“版本”命令，打開“版

49、本”對話框，單擊現(xiàn)在保存按鈕(如圖2)。在“保存版本”對話框，在“版本備注”中輸入正在保存的版本的說明信息，再單擊確定按鈕后保存。然后將文件中的重要內(nèi)容刪除，只保留一些普通內(nèi)容，或重新添加一些與文件無關(guān)的內(nèi)容，保存并關(guān)閉文件。重新打開文件，只顯示普通內(nèi)容，要顯示保存的“版本”內(nèi)容，單擊文件版本命令，打開“版本”對話框(如圖2)，選中原有版本，單擊打開按鈕，即能顯示“版本”中內(nèi)容。圖2提示：保存的“版本”內(nèi)容，只能瀏覽，無法直接修改、保存，若要修改，您可以將當(dāng)前“版本”內(nèi)容另存為一個獨(dú)立的Word文件，然后才能修改。怎么樣？在Word中演出的這場“空城計(jì)”不錯吧！趕快試試吧！圖1設(shè)置排序類型Wo

50、rd表格編排的幾則技巧在Word中使用多個表格處理文件時，各個表格一般都是上下排列，您是否使用過左右排列的表格？編輯表格在Word中插入一個表格，對此表格的邊框線進(jìn)行處理。選中表格中間某一列，單擊格式邊框和底紋，打開“邊框和底紋”對話框，設(shè)置整列的橫線不顯示，只顯示此列的豎線(如圖1)，這樣在預(yù)覽中此表格將一分為二，顯示為兩個獨(dú)立的表格并排。嵌套表格插入一個13的表格，打開“邊框和底紋”對話框，設(shè)置此表格的所有邊框線都不顯示。然后在13表格的左、右兩個單元格中各插入一個表格，這樣就將剛插入的兩個表格通過中間單元格分隔開來，實(shí)現(xiàn)了表格并排放置。利用文本框并排插入兩個文本框，再去掉文本框的邊框線。

51、雙擊文本框，彈出“設(shè)置文本框格式”對話框(如圖2)。在“顏色與線條”選項(xiàng)卡中，將線條顏色設(shè)置為“無線條顏色”，單擊確定按鈕后退出即可。分別在這兩個文本框中插入一個表格，兩個表格將并行排列。分欄單擊“格式”菜單，選擇“分欄”命令，在“分欄”對話框中設(shè)置分為兩欄。再插入上下排列的兩個表格，調(diào)整兩個表格，使其分別居于兩欄中，這樣就實(shí)現(xiàn)了兩個表格的并排顯示。綜合比較這四種方法，利用文本框處理更加靈活，可以任意調(diào)整兩個表格的相對位置，其實(shí)四種方法各具特點(diǎn)，但都能夠滿足您的需求。來自：中國電腦教育報Word文檔折頁打印巧實(shí)現(xiàn)Word 2000的“拼頁”Word 2000的“拼頁”功能可以將文檔的首頁與次頁

52、打印在同一張紙上，從而實(shí)現(xiàn)文檔的折頁打印，操作步驟如下：1.新建一篇空白Word文檔。2.在“文件”菜單上，單擊“頁面設(shè)置”，再單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡。3.選中“拼頁”復(fù)選框。如果“拼頁”復(fù)選框顯示為灰色即不可用，請先清除“對稱頁邊距”復(fù)選框。在“內(nèi)側(cè)”和“外側(cè)”框中，鍵入或選擇頁邊距內(nèi)側(cè)和外側(cè)的間距。如果為滿足裝訂的要求，折頁需要更大的間距，請?jiān)凇把b訂線”框中鍵入或選擇所需間距。4.單擊“紙型”選項(xiàng)卡，在“紙型”框中選擇所需要的紙張類型，然后在“方向”下，單擊“橫向”。5.在“頁面設(shè)置”對話框中，選擇其他所需選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕。如果需要有關(guān)某個選項(xiàng)的幫助，請單擊問號按鈕，然后單擊該選項(xiàng)。

53、6.照常添加文本、圖形、頁眉和頁腳以及文檔中的其他元素。Word XP的“書籍折頁”如果你用的是Word 2002，那么除了利用“拼頁”功能實(shí)現(xiàn)折頁打印外，還可以利用其新增的“書籍折頁”功能實(shí)現(xiàn)文檔的折頁打印，操作步驟如下：1.新建一篇空白Word文檔。2.在“文件”菜單上，單擊“頁面設(shè)置”，再單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡。3.在“多頁”列表中，單擊“書籍折頁”。如果文檔沒有設(shè)為橫向，Word會自動將其設(shè)為橫向。4.在“頁面設(shè)置”對話框中，選擇其他所需選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕。5.照常添加文本、圖形、頁眉和頁腳以及文檔中的其他元素。添加頁碼通常情況下Word中的頁碼靠右側(cè)，這樣打印出來的折頁頁碼看上去

54、就很不習(xí)慣。點(diǎn)擊“插入頁碼”，在對話框中的“對齊方式”下拉菜單中選擇“外側(cè)”即可一實(shí)現(xiàn)奇數(shù)頁碼在左邊，偶數(shù)頁碼在右邊的標(biāo)記方式了。編輯Word中編輯各種格式公式首先需要將光標(biāo)停在需要插入公式的地方，然后執(zhí)行菜單“插入對象”命令，選擇“Microsoft 公式3.0”（如果沒有該選項(xiàng)，就必須通過“添加/刪除程序”進(jìn)行安裝），單擊“確定”即可進(jìn)入公式編輯狀態(tài)。通過公式編輯器提供的工具按鈕基本上可以滿足絕大多數(shù)公式編輯要求，對于已經(jīng)編輯好的公式，可以雙擊進(jìn)行修改。僅用鍵盤在Word中快速插入水平分隔線我們在用Word編輯試卷或教案時，經(jīng)常需要插入水平分隔線來美化文檔。如果用繪圖工具欄來繪制就太慢了，

55、其實(shí)我們還可以這樣操作：在需要插入水平分隔線的地方敲回車鍵新建一個段落，然后分別輸入如下字符，就會出現(xiàn)不同的分隔線。1.輸入連續(xù)的三個“-”(減號)，然后再敲回車鍵，就插入了一個細(xì)水平分隔線。2.輸入三個“_”(下劃線)，然后再敲回車鍵，就插入了一個粗水平分隔線。3.輸入三個“=”，然后再敲回車鍵，就插入了一個由兩條細(xì)線組成的水平分隔線。4.輸入三個“#”，然后再敲回車鍵，就插入了一個中間粗、兩邊細(xì)的水平分隔線。5.輸入三個“”，然后再敲回車鍵，就插入了一個波浪水平分隔線。6.輸入三個“*”，然后再敲回車鍵，就插入了一個由小方塊組成的水平分隔線。*#巧妙合并Word 2000文檔我們常常需要將

56、幾個文檔合并到一個文檔中，或者將一個文檔中選定的文本復(fù)制到另一個文檔。Word 2000為我們提供了多種操作的方法，合理選用這些方法可以使我們在合并文檔時變得更加輕松。打開一個文檔，將插入點(diǎn)定位到要插入文檔的位置。然后執(zhí)行“插入/文件”，找到要插入的文件后按“插入”即可。排序不是表格的專利大家知道在Word的表格菜單中有一個排序功能，而很多朋友一直以為該功能只對表格中的數(shù)據(jù)有效，其實(shí)不然，利用它我們也可以對段落進(jìn)行排序，從而實(shí)現(xiàn)調(diào)整段落次序的目的，比如想把第三段調(diào)整到第一段，則在段落前面輸入“1”；把第二段調(diào)整到第三段則在段落前面輸入3，以此類推把調(diào)整的段落按序編號。然后選擇這些段落，選“表格

57、/排序”。在打開的對話框里排序依據(jù)選擇段落，類型選擇數(shù)字遞增，確定后，段落就會按照預(yù)先設(shè)定好的順序進(jìn)行排列。上下標(biāo)快速輸入按照常規(guī)的方法輸入上下標(biāo)是很難實(shí)現(xiàn)的，那么我們到底該怎樣正確輸入上下標(biāo)呢？現(xiàn)在筆者在這里就向大家介紹幾種輸入上下標(biāo)的方法：第一種就是利用字體屬性對話框中的效果選項(xiàng)來實(shí)現(xiàn)，在效果選項(xiàng)中，大家只要選擇上標(biāo)或者下標(biāo)效果就可以實(shí)現(xiàn)上下標(biāo)的輸入了；第二種方法就是利用工具欄中的上標(biāo)下標(biāo)按鈕來實(shí)現(xiàn)輸入，不過大家事先要先選擇菜單“工具”下面的“自定義”命令，然后在彈出的對話框中依次選擇“類別”/“格式”，并在對應(yīng)“格式”項(xiàng)目右邊的“命令”欄中選擇上標(biāo)（x2）或下標(biāo)(x2)按鈕，來將上標(biāo)或者

58、下標(biāo)按鈕添加到工具欄中；還有一種方法就是先按住“ctrl”鍵，同時再單擊“=”鍵，并在光標(biāo)處輸入下標(biāo)字符，最后再同時點(diǎn)擊“ctrl”和“=”一次，如果要輸入上標(biāo)的話，只要先同時按住“ctrl”鍵、“shift”鍵和“=”鍵，接著在光標(biāo)處輸入上標(biāo)字符，最后再同時按住“ctrl”鍵、“shift”鍵和“=”鍵一次就可以了。輸入帶圈字符又一法在Word中經(jīng)常要用到一些帶圈的數(shù)字，輸入、之類字符只須點(diǎn)擊“插入特殊符號”，然后找到這個帶圈的數(shù)字即可。如果要輸入大于10的數(shù)字，怎么辦呢?可以先在文檔中輸入這個數(shù)字，然后選中它，點(diǎn)擊“格式中文版式帶圈字符”，打開“帶圈字符”對話框，點(diǎn)擊合適的圈號和樣式，最后

59、點(diǎn)“確定”即可。另外，本方法不僅適合輸入帶圈數(shù)字，也適合輸入其它帶圈的字符。巧妙輸入平行四邊形的符號前幾天正在準(zhǔn)備一堂公開課的電子教案，其中有關(guān)于平行四邊形的內(nèi)容，在解題過程中一般用符號“ABCD”表示。原本以為這很簡單，只要點(diǎn)擊Word的“插入符號”菜單命令，在打開的“符號”對話框中找到這個符號就行了?？墒菦]想到，在“符號”對話框中根本沒找到。不過也不要緊，我記得在微軟的智能ABC輸入法的軟鍵盤中有一個“數(shù)學(xué)符號”。把輸入法切換到智能ABC，然后在輸入法顯示條中右鍵點(diǎn)擊鍵盤，果然在彈出的快捷菜單中有“數(shù)學(xué)符號”，點(diǎn)擊它，打開數(shù)學(xué)符號軟鍵盤，可是這里也沒有平行四邊形的符號。那就再到公式編輯器里找找看吧，結(jié)果還是讓我失望了，公式編輯器里竟然也沒有這個符號。就在我沒了主意準(zhǔn)備用文字來表示的時候，忽然看到格式工具條上的斜體按鈕，這讓我想起平行四邊形的符號看起來應(yīng)該是一個矩形給傾斜一下的樣子。如果輸入一個矩形框，然后把它設(shè)置成斜體格式不就行了嗎。趕緊再次點(diǎn)擊菜單命令“插入符號”，打開符號對話框，這次很容易就找到了“”，雙擊把它插入到文檔中。然后選中，點(diǎn)擊格式工具欄中的斜體按鈕，呵呵，這下“”終于出現(xiàn)了?？磥?，有些時候，我們還真的不能“一根筋”，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)彎還是很有必要的，這就是個很好的例子。用F4鍵重復(fù)文字輸入在Word 2000中，F(xiàn)4鍵可以用來緊接著重復(fù)輸入已輸入過的內(nèi)容，提高應(yīng)用效率。對