高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)探析2800字

1、高校兼職檔案員隊(duì)伍建立探析2800字 高校兼職檔案員承當(dāng)著高校檔案的搜集、立卷歸檔等檔案管理的前端工作，其工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到高校檔案工作的整體質(zhì)量。本文以湖州師范學(xué)院為例，分析了目前高校檔案兼職檔案員隊(duì)伍建立現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)高校兼職檔案員隊(duì)伍建立的措施建議。 高校檔案；兼職檔案員；隊(duì)伍建立高校檔案是高校歷史的真實(shí)記錄，它主要產(chǎn)生和形成于校內(nèi)各職能部門、二級學(xué)院。根據(jù)美國檔案學(xué)者菲利普布魯克提出的“文件生命周期理論，科學(xué)管理檔案就必須實(shí)行文檔一體化管理，加強(qiáng)前端控制和指導(dǎo)，而高校兼職檔案員的設(shè)立正是符合文件運(yùn)動規(guī)律要求，把好檔案源頭質(zhì)量關(guān)的一項(xiàng)重要舉措。檔案的搜集是檔案工作的起點(diǎn)和根底，直

2、接關(guān)系到學(xué)校檔案工作的整體質(zhì)量，而這項(xiàng)工作主要由學(xué)校兼職檔案員承當(dāng)。因此，為從源頭上保證檔案的完好與標(biāo)準(zhǔn)，建立一支高素質(zhì)的兼職檔案員隊(duì)伍已是刻不容緩。一、高校兼職檔案員隊(duì)伍建立現(xiàn)狀分析在檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，兼職檔案管理人員人數(shù)多，占檔案隊(duì)伍人數(shù)的90%以上，都在一線工作崗位，直接參與文件材料的搜集整理。因此，兼職檔案隊(duì)伍建立的好壞，直接影響到高校檔案工作的質(zhì)量。但在實(shí)際運(yùn)行中，工作在檔案管理一線的高校兼職檔案員隊(duì)伍那么遲遲得不到有力建立，致使在檔案的搜集整理、部門立卷等工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)諸多問題，造成檔案損失或檔案質(zhì)量不高。一從思想層面看。全校檔案意識不強(qiáng)，檔案工作得不到足夠地重視。高校的兼職檔案員一

3、般是各職能部門辦公室主任或是秘書兼任。他們平時(shí)的工作比擬繁忙，不管是行政管理工作還是教學(xué)管理工作，都有較強(qiáng)的時(shí)效性，相對于日常的管理工作來說，檔案管理工作只是兼職檔案員兼任的一份工作而已，往往得不到足夠的重視。并且他們往往認(rèn)為，檔案管理工作做得好與不好，沒有立竿見影的效果，不按規(guī)定移交檔案不會對自己的個人利益造成任何影響，兼職檔案員工作被動，不及時(shí)向檔案館移交檔案已成常態(tài)。二從管理層面看。缺乏考核獎懲、考評機(jī)制，影響工作的積極性。兼職檔案員平時(shí)默默無聞地做著檔案搜集、整理等繁瑣工作，卻又不被指導(dǎo)所重視，加上工作量難以統(tǒng)計(jì)，工作做得好不好，結(jié)果都一樣，缺乏獎懲考評等機(jī)制。檔案管理的各項(xiàng)制度不健全

4、或是制度的宣傳、執(zhí)行力度不夠。以湖州師范學(xué)院為例，學(xué)校自綜合檔案室成立之初就制訂了兼職檔案員崗位職責(zé)，由于缺乏制度的宣傳和相關(guān)的培訓(xùn)，局部兼職檔案員對自己的崗位職責(zé)知之甚少。學(xué)校每年年初都會下發(fā)一份?關(guān)于認(rèn)真做好學(xué)校年度文件材料歸檔工作的通知?，但是按時(shí)歸檔的部門寥寥無幾。三從高校兼職檔案員整體隊(duì)伍情況看。兼職檔案員是相對于專職檔案員而言的，他們工作在檔案管理第一線，人數(shù)多，其工作質(zhì)量的好壞直接決定高校檔案管理的整體質(zhì)量。以湖州師范學(xué)院為例，32個職能部門和15個二級學(xué)院，各職能部門均設(shè)1名兼職檔案員，各二級學(xué)院設(shè)兼職檔案員2-3人?？梢娂媛殭n案員覆蓋面之廣。因兼職檔案員身份的特殊性，相對于專

5、職檔案員而言，兼職檔案員隊(duì)伍流動性較大。兼職檔案員的產(chǎn)生方式根本上是根據(jù)工作內(nèi)容而定，一般由辦公室秘書兼任，從文檔一體化管理的角度而言，這樣的產(chǎn)生方式有利于檔案的搜集和整理。但是這樣的產(chǎn)生方式不利于檔案兼職隊(duì)伍的穩(wěn)定。我校根本上一個聘期兩至三年就會下文公布一批各部門各學(xué)院的兼職檔案員名單，從名單情況看，兼職檔案員隊(duì)伍欠穩(wěn)定。高校兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。從專業(yè)背景而言，兼職檔案員幾乎不具有檔案專業(yè)背景，亦無檔案專業(yè)職稱。因此，假設(shè)沒有經(jīng)過學(xué)校檔案館專職檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，兼職檔案員對兼職的檔案工作幾乎一無所知。兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，影響歸檔質(zhì)量。二、加強(qiáng)高校兼職檔案員隊(duì)伍建立的措施建議

6、高校兼職檔案員隊(duì)伍整體的檔案意識強(qiáng)弱、業(yè)務(wù)素質(zhì)的上下直接決定著高校檔案工作的好壞。建立一支高素質(zhì)的，可以適應(yīng)高校開展的高校兼職檔案員隊(duì)伍，是做好高校檔案工作的重要前提。一首先要改變觀念，增強(qiáng)全校檔案意識。檔案工作不僅僅是檔案部門和檔案人員的事情，更是全校性的工作，因此要樹立全校的檔案意識，不僅僅學(xué)校指導(dǎo)層面要重視檔案工作，各職能部門、二級學(xué)院分管檔案工作的指導(dǎo)也要重視檔案工作，只有樹立全校的檔案意識，才能為兼職檔案員提供良好的外部工作環(huán)境，形成人人重視檔案的場面。二加強(qiáng)對兼職檔案員的培訓(xùn)。高校檔案部門要定期對兼職檔案員進(jìn)展檔案根底知識和檔案實(shí)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)要多形式并舉，要有針對性。檔案部門應(yīng)在每

7、年的歸檔工作之前組織一次專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保證立卷質(zhì)量和歸檔工作的順利進(jìn)展。培訓(xùn)形式可以不拘泥于講授這種傳統(tǒng)的方式，還可以結(jié)合實(shí)地考察，比方選擇幾個平時(shí)檔案工作做得好的部門或?qū)W院，現(xiàn)場講授，讓培訓(xùn)對象直觀地學(xué)會檔案工作要領(lǐng)。通過培訓(xùn)進(jìn)步專業(yè)素養(yǎng)，高校兼職檔案員之間也可互相學(xué)習(xí)，下轉(zhuǎn)第71頁上接第87頁加強(qiáng)交流，共同進(jìn)步。三建立績效管理和考核機(jī)制。為調(diào)動兼職檔案員的工作積極性，進(jìn)步檔案業(yè)務(wù)程度，應(yīng)當(dāng)建立一種合適兼職檔案工作性質(zhì)的績效管理方式和考核機(jī)制。文件生命周期理論說明，現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著檔案管理的成敗。它要求檔案部門或檔案人員必須積極做好文件的前端控制，從而確保檔案自身及管理質(zhì)量，

8、防止重復(fù)勞動。檔案部門可以建立基于過程方法的績效管理形式，通過方案、施行、檢查、處置4個環(huán)節(jié)施行管理，由檔案部門組織施行。首先，編制兼職檔案員崗位職責(zé)，明確工作內(nèi)容和責(zé)任；其次，進(jìn)展績效溝通。由于兼職檔案員工作較多，檔案工作受到干擾的情況時(shí)有發(fā)生，對兼職檔案員進(jìn)展監(jiān)視指導(dǎo)與控制是非常必要的。學(xué)校檔案部門要主動加強(qiáng)對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要通過及時(shí)、有效的績效溝通，及時(shí)糾正工作誤差；再次，施行績效考核。對兼職檔案員的考核指標(biāo)體系應(yīng)由業(yè)務(wù)才能、搜集范圍、歸檔質(zhì)量3方面組成。實(shí)行定量考核；最后，做好績效反應(yīng)工作。及時(shí)將考核結(jié)果匯報(bào)給兼職檔案員所在部門，設(shè)立獎懲方案。要建立公平合理的鼓勵機(jī)制，實(shí)在解決好兼職檔案員的待遇問題。可以參照班主任、輔導(dǎo)員的管理機(jī)制，建立兼職檔案員崗位津貼等措施。目前，各高校根本建立了“校級指導(dǎo)分管，專兼職檔案人員齊抓共管的檔案工作體系。我們要進(jìn)一步增強(qiáng)全校的檔案意識，通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，建立健全兼職檔案員的考評獎懲機(jī)制，全面進(jìn)步兼職檔案員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)的兼職檔案員隊(duì)伍，促進(jìn)高校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化管理，推進(jìn)檔案事業(yè)全面、協(xié)