地鐵工程文件歸檔整理.ppt

1、地鐵工程文件歸檔整理*城市建設(shè)檔案館 地鐵是集鐵路、市政及民用建筑工程為一體的綜合性工程，規(guī)模大、專業(yè)多。將來工程文件歸檔整理牽扯的單位也多也比較復雜。為了使工作一開始就規(guī)范。根據(jù)建設(shè)部頒布的中華人民共和國國家標準建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T503282001）的規(guī)定，結(jié)合我市建設(shè)工程的工程實際情況，對城建檔案案卷歸檔整理談一些具體的要求和做法。第一章 工程檔案的基本概念第二章 城建檔案報送的基本規(guī)定第三章 城市建設(shè)檔案的報送程序第四章 城建檔案案卷質(zhì)量標準（本節(jié)課的重點）第一章 工程檔案的基本概念第一節(jié)、工程檔案的定義： 建設(shè)工程文件：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，它包括工

2、程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，簡稱工程文件。也就是說工程項目從籌劃立項直至竣工并投入使用的全過程中將直接形成的大量工程文件，包括文字、圖紙、圖表、聲像、模型、實物等各種形式的記錄，這些記錄就是施工文件。建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)活動（城市規(guī)劃、建設(shè)管理）中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。也就是說把建設(shè)工程文件中具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄、按檔案的整編原則進行整理、編目、立卷后便形成建設(shè)工程檔案。建設(shè)工程檔案來源于建設(shè)工程文件。第一章 工程檔案的基本概念第二節(jié)、工程檔案的主要特點：一、技術(shù)的綜合性 技術(shù)的綜合性是工程檔案

3、突出的特點。表面上看起來，一個建設(shè)項目，一個單位工程是一個獨立的建筑物、構(gòu)筑物，與城市其他建設(shè)工程關(guān)系不大，可以獨立存在，但實際上是相互關(guān)聯(lián)、相互依存、相互制約的。 建設(shè)項目自身的建設(shè)技術(shù)也是綜合性的。工程建設(shè)中涉及到的專業(yè)多。二、形成領(lǐng)域的廣泛性 專業(yè)的廣泛性、建設(shè)單位的廣泛性、形成文件部門的廣泛性。三、內(nèi)容的專業(yè)性 往往一個工程要牽扯多種專業(yè)如土建、給排水、電氣、通風與空調(diào)、智能化、電梯、天然氣管線等等。四、工程文件的系統(tǒng)性五、記錄形式的多樣性如文字、圖紙、照片、錄像等。六、建設(shè)周期長第一章 工程檔案的基本概念第三節(jié)、工程檔案的作用：城建檔案的作用主要表現(xiàn)在三個方面：一，為工程本身的管理、

4、維修、改建、擴建、恢復等工作提供依據(jù)；二，為城市規(guī)劃、工程設(shè)計、城市建設(shè)管理、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、工程備案等提供可靠的憑證；三，作為歷史查考、總結(jié)經(jīng)驗、技術(shù)交流、建筑科學研究的提供信息資源。第一章 工程檔案的基本概念第四節(jié)、規(guī)范出臺的意義：1.加強建設(shè)工程文件的歸檔整理工作2.統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗收標準3.建立完整、準確的工程檔案第二章 城建檔案報送的基本規(guī)定1、建設(shè)單位職責：1）建設(shè)單位在工程招標以及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時應對工程檔案的套數(shù)、質(zhì)量、費用、移交時間做出明確的規(guī)定。2）建設(shè)單位負責收集和整理工程準備階段文件、竣工驗收文件。3）建設(shè)單位負責組織、監(jiān)督和檢查各單位工程文件的形

5、成、積累和歸檔工作。4）建設(shè)單位負責在工程竣工驗收3個月內(nèi)將一套完整、準確、系統(tǒng)的工程檔案的原件移交給當?shù)爻墙n案館。移交原件的問題已有明確的規(guī)定。2.監(jiān)理單位的職責1）負責監(jiān)督、檢查施工單位工程文件的形成、收集、整理、竣工圖的編制情況并對竣工圖的真實性把關(guān)。2）收集和整理本單位形成的監(jiān)理文件，并向建設(shè)單位移交。（在這里強調(diào)一下監(jiān)理單位在給施工文件簽字蓋章時不要留下第一套文件）第二章 城建檔案報送的基本規(guī)定3.工程總承包單位的職責1）.將本單位形成的工程文件整理、立卷并向建設(shè)單位移交。最少二套工程檔案。2）負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案并向建設(shè)單位移交。在這里我可要多說二句。在我們指導

6、中發(fā)現(xiàn)往往總包單位不注意匯總分包單位的資料如“單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄”中的分部填不全。（經(jīng)常把分包單位的分部沒匯總進去）4.各分包單位應將本單位形成的工程文件整理立卷后及時移交給總包單位。5.建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理本單位形成的文件立卷后及時向建設(shè)單位及移交。 第二章 城建檔案報送的基本規(guī)定 所以建設(shè)、施工單位在項目部成立之初，指派專人或兼職人員負責檔案的收集、積累工作。 另外套數(shù)：最少兩套，以滿足工作需要的最少套數(shù)為準，具體應由建設(shè)單位確定，但需在合同中明確。建設(shè)單位可自行負責歸檔工作，亦可委托監(jiān)理單位代理。 總之，不管由誰負責收集，匯總，最后都由建

7、設(shè)單位、監(jiān)理單位根據(jù)城建檔案館的要求對檔案的完整、準確、系統(tǒng)和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位在向城建檔案館移交。但具體工作需各單位共同完成。第三章 城市建設(shè)檔案的報送程序 隨著城建檔案管理工作法制化建設(shè)的不斷深入，城建檔案的檢查、監(jiān)督與指導工作貫穿于整個工程的始終。竣工檔案的報送程序亦有所變化。首先，建設(shè)單位和個人在建設(shè)項目立項報建及辦理建筑工程施工許可證手續(xù)時，必須與城市建設(shè)檔案館簽署城市建設(shè)檔案報送移交責任書，責任書用以明確建設(shè)單位或個人報送建設(shè)工程檔案材料的要求、期限及其它有關(guān)事項；其次，隨著工程進度的不斷實施，我館業(yè)務(wù)人員對重點、大型工程就要求開展對工程文件的形成

8、，進行跟蹤監(jiān)督、檢查、指導、并對工程文件的套數(shù)、質(zhì)量等問題提出明確要求。第三，在工程竣工驗收前，應提請我館對工程檔案進行預驗收，未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收。第三章 城市建設(shè)檔案的報送程序第四，對列入城建檔案館接收范圍的工程項目在工程竣工驗收3個月內(nèi)，向我館（報送）一套符合規(guī)定的工程檔案。第五、各建設(shè)單位向我館報送城建檔案時，需與分管區(qū)域的業(yè)務(wù)指導人員聯(lián)系咨詢歸檔事宜并領(lǐng)取“建設(shè)單位項目著錄單”；“城市建設(shè)檔案報送書”；該項目檔案的歸檔工作均由該同志負責到底。咨詢電話：1.指導建設(shè)單位認真填寫著錄單 ，報送書應加蓋建設(shè)單位公章。2.要求我館派人現(xiàn)場指導或進行檔案驗收的單位，

9、必須至少提前一天書面通知，經(jīng)我館同意后，方可派人前往，人員不少于兩人。3.對所有建設(shè)單位報送的竣工檔案，除由負責指導的業(yè)務(wù)人員審核外，還需以我館竣工檔案鑒定小組的審核結(jié)果為依據(jù)，合格者方可辦理正式報送手續(xù)及備案登記通知書。不合格者，返回建設(shè)單位進行整改后，方可進行建設(shè)工程檔案歸檔通知單。4.辦理建設(shè)工程檔案歸檔通知單時間為：每周一、四上午。第四章 城建檔案案卷質(zhì)量標準 城建檔案案卷質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系著它的查閱利用和保管期限，為了使城建檔案能長期有效的保存下去和迅速準確的查閱利用，除了對城建檔案的歸檔范圍及其準確性必須進行要求外，還要歸檔案卷的外觀質(zhì)量。（本節(jié)課的重點）一、歸檔文件的內(nèi)在質(zhì)量是保

10、證案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)。主要要求做到以下幾方面：(一)依據(jù)規(guī)范第4.2.1條明確指出“歸檔的工程文件應為原件”。 依照西安市城市建設(shè)管理條理第十五條第三款“檔案材料應當是原件，其中建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、國有土地使用證和其他前期的管理性文件可以是副本或者復印件”。在日常工作中我們做了更加具體的要求；建設(shè)用地規(guī)劃許可證是復印件、建設(shè)工程規(guī)劃許可證是復印件、建設(shè)工程施工許可證可為副本原件、國有土地使用證復印件，其余均為原件（監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖必須為原件）。(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。這一條用了

11、強硬的語調(diào)“必須”。就表示很嚴格，非做到不可。作到建設(shè)工程文件按照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T503282001；監(jiān)理文件按建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB503192000）編制；市政工程施工技術(shù)文件及其竣工驗收文件按照建設(shè)部印發(fā)的市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定（建設(shè)部城建2002221號）編制；竣工圖的編制應按國家建委1982年建發(fā)施字50號關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的暫行規(guī)定執(zhí)行。地下管線工程竣工圖的編制應按1995年中華人民共和國行業(yè)標準城市地下管線探測技術(shù)規(guī)程（CJJ6194）中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、與工程實際相符合。在這里也用了“必須”強硬的語調(diào)。非做到不

12、可。也就是說工程項目文件材料必須準確反映工程項目從立項、設(shè)計、施工到竣工的全過程，工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔做到圖物相符，有關(guān)蓋章、簽字手續(xù)齊備，技術(shù)數(shù)據(jù)準確可靠。簽字蓋章手續(xù)完整。（公章的問題）（填表規(guī)范語句的問題）(四)工程文件應采用耐久性的書寫材料、如碳素墨水、藍黑墨水、不得使用易退色的書寫材料，如紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆。這條規(guī)定是從檔案保護學的角度來考慮的，紅墨水和純藍墨水怕光怕水，圓珠筆和復印紙易擴散，鉛筆易磨殘損。（五）工程文件中文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297210）。圖幅宜采用國家標準圖幅。(六)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久

13、性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖、竣工圖應為新藍圖。計算機出圖必須清楚，不得使用計算機出圖的復印件。二、立卷 立卷是指按照一定的原理和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。 （一）立卷的原則和方法 1.立卷的基本原則：應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。 2.一個建設(shè)項目有多各單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷 3.立卷可采用如下方法： 對于工程文件按照建設(shè)程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。 （1）工程準備階段文件可按建設(shè)程序、內(nèi)容、形成單位等組卷。 （2）監(jiān)理文件可按建設(shè)項目、單位工程、分

14、部工程、專業(yè)等組卷。 （3）施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)階段等組卷。 （4）竣工圖可按單位工程、專業(yè)組卷 （5）竣工驗收文件按建設(shè)項目、單位工程組卷。 （6）參見規(guī)范附錄A二、立卷4.立卷過程中也應遵循下列要求(1).案卷厚度不宜過薄或過厚，一般要求15mm20mm之間，在國標5.4.1中一般不超過40cm，一般指的是印刷成冊的科技文件，如巖土工程勘察報告、環(huán)評書等。(2).卷內(nèi)不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。這里不同的載體指照片、底片、硫酸紙底圖、聚脂薄膜、底圖板圖、電子文件等、模型等。二、立卷（二）、卷內(nèi)文件的排列：1.文件材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批

15、復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.圖紙材料按專業(yè)排列，同一專業(yè)按竣工圖圖號排列，圖紙目錄應在最前面，若有變更圖，則應插排在相應的圖號之后；變更通知單不能和圖紙排列在一起，應與其他施工文件共同組卷，變更通知單量大時可考慮單獨組卷。3.圖文混合卷一般是文字在前，圖紙在后，但應注意主次，保證主件與附件不分開。（建設(shè)工程規(guī)劃許可證與定驗線單、實測成果表、建審圖。用地規(guī)劃許可證與用地實測成果表、用地定點審核圖。）三、整理（一）規(guī)范5.4.2中強調(diào)裝訂時必須剔除金屬物。這里用“必須”表示很嚴格，非這樣做不可|。硬皮、

16、彩頁、空白頁和其他不符合要求的材料也應去掉。（二）托裱：對于幅面達不到297210（A4）或破損的檔案材料均應托裱。具體操作是將小幅面的文字材料裱糊在297210（A4）的白紙上，不可層層疊壓托裱，且四周粘切實，雙面有文字又需托裱，可只粘貼左邊或上邊。在一張白紙上可裱糊一張或幾張小幅面的文字材料如：合格證、票據(jù)、存根等，但要求排列整齊并留出裝訂線位置。注意托裱的膠水不許使用含用有機物質(zhì)的膠水不得使用膠帶紙。(見附圖)破損圖紙的裱糊要求整齊，盡量不破壞圖紙內(nèi)容，便于長期保存。三、整理（三）折疊：對于幅面大于297210（A4）規(guī)格的檔案材料均應折疊按技術(shù)制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.3

17、89）統(tǒng)一折疊成297210（A4）。折疊使用手風琴式折疊法，圖面向里，先上折再下折，然后左右折。注意上折下折要錯開，以免出現(xiàn)案卷上下厚度不一，不裝訂時左側(cè)可不留裝訂線位置。圖標一定要外露，以便查閱。對于邊框不齊或破損的圖紙，應將白邊裁掉，裁至細邊框線上、修補整齊后折疊。(見附圖)文字或文圖混合卷可根據(jù)297210（A4）的規(guī)格.折疊要求整齊，以盡量方便查閱和保存為原則。四、編目（注意按照城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范中標準語言和數(shù)字。案卷整理中的所有文字一律用碳素墨水書寫，字跡工整，原則上要求用仿宋體）。（一）編寫卷內(nèi)文件材料頁號1.案卷內(nèi)檔案材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，各卷獨立編號，每卷頁號都

18、從“1”開始。2.頁號編寫位置：單面書寫的材料頁號編在右下角，雙面書寫的正面編在右下角，背面編寫在左下角。圖紙若折疊，頁號就編寫在折疊后的圖紙右下角。3.頁號要用號碼機打，用蘭色或黑色均可，不準徒手編號。4.案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表均不編號。 （二）編寫案卷封面（詳見P32 附錄D案卷封面式樣）(見附圖)1.案卷名稱是對案卷內(nèi)容的概括，應簡明、準確的揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名一般為：工程名稱(項目名稱+單位工程名稱）+專業(yè)名稱+案卷內(nèi)容概括（詳見工程文件的歸檔范圍附錄A提名）如場站。 案卷題名： 西安市軌道交通二號線小寨站 工程準備階段文件

19、案卷題名： 西安市軌道交通二號線小寨站 巖土工程勘察報告 案卷題名： 西安市軌道交通二號線 北大街站 土建工程施工材料質(zhì)量證明及復試報告1/5 案卷題名： 西安市軌道交通二號線 北大街站 安裝工程竣工圖 案卷題名： 西安市軌道交通二號線xx站 竣工驗收文件對重點工程、市政工程、公用設(shè)施等建設(shè)工程檔案，案卷題名原則為：工程名稱項目名稱+單位工程名稱（含路鍛或樁號）+專業(yè)名稱案卷內(nèi)容概括。 （如區(qū)間） 案卷題名： 西安市軌道交通x號線 xxxxxx區(qū)間 xxxxxxxxxxxxx 案卷題名： 西安市軌道交通二號線 張家堡風城五路區(qū)間 盾構(gòu)工程管片質(zhì)量檢驗記錄 案卷題名： 西安市軌道交通二號線 張家

20、堡風城五路區(qū)間 軌道安裝工程施工文件 案卷題名： 西安市軌道交通x號線 張家堡風城五路區(qū)間 管片制作竣工圖4/8 2.編制單位按實際情況填寫全稱應填寫案卷內(nèi)全部文件的形成單位或主要責任人。如：工程準備階段的文件、竣工驗收文件填寫為建設(shè)單位；監(jiān)理文件填寫為監(jiān)理單位；施工文件、竣工圖填寫為施工單位；巖土工程勘察報告填寫為勘察設(shè)計單位；人工地基檢測報告填寫為地基檢測單位。3.編制日期：按卷內(nèi)全部文件形成的起止日期填寫?？⒐D的開始形成日期為施工圖設(shè)計日期，最后形成日期按竣工圖的編制日期填寫。（1999.0514-2000.60.08）4.密級、期限：由建設(shè)單位按建設(shè)部關(guān)于城建檔案密級劃分和保管期限確

21、定的規(guī)定填寫。一般分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限詳見國標附錄A。永久是指工程檔案須永久保存。長期是（一般指20年以上60年以下）工程檔案保存期限等同于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。不須歸于我館。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限應從長。密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。本次規(guī)范改變了以往以工程項目定保管期限和密級的做法，這樣更科學合理，更具有實際意義。5.共幾卷、第幾卷。本項目一共多少卷，本卷為第幾卷。與原來的提法也有所不同。（三）卷內(nèi)目錄的編寫(見附圖)1.序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次

22、排列。2.文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。3.文件名稱：填寫文件標題的全稱。假如文件標題太長可以用若干行寫。4.行成單位：填寫工程文件的直接形成的主體單位或?qū)徟鷨挝弧?.形成日期：填寫工程文件的定稿日期或?qū)徟掌凇?.所在頁號：填寫工程文件在案卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件寫清開始和終止頁號。7.卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件的首頁之前。（四）備考表的填寫(見附圖)立卷人和審核人：必須是案卷編制單位的責任人和負責人。如工程準備階段文件和竣工驗收文件為建設(shè)單位的責任人和負責人、勘察、設(shè)計文件一般為勘察、設(shè)計單位的責任人和負責人。監(jiān)理文件為監(jiān)理單位的責任人和總監(jiān)。施工文件和竣工圖為施工單位的資料