合同軟件使用簡介ppt課件

1、合同軟件運(yùn)用簡介.合同管理軟件由KM切換至BPM系統(tǒng)緣由：存在部分問題在原有平臺(tái)中受限無法處理；需求優(yōu)化提升，使軟件更加符合管理需求。優(yōu)勢：對前期存在的問題予以處理，在BPMS部署流程，頁面性能和系統(tǒng)性能更好 ；實(shí)現(xiàn)合同軟件與HR系統(tǒng)的對接，并將實(shí)現(xiàn)與費(fèi)控、檔案系統(tǒng)的對接；強(qiáng)化倒簽管理和合同履行的管理；優(yōu)化填報(bào)表單和流程，使填寫和審批更簡單高效。背景簡介.合同軟件運(yùn)用簡介普通用戶運(yùn)用簡介1、進(jìn)入合同軟件2、發(fā)起合同會(huì)簽流程3、填寫合同會(huì)簽單4、新建批量合同5、添加補(bǔ)充協(xié)議6、提交合同后查詢7、合同審批8、填寫履行執(zhí)行情況及實(shí)踐簽署時(shí)間合同管理員運(yùn)用簡介 .1、進(jìn)入合同軟件 途徑：門戶網(wǎng)站-個(gè)人

2、任務(wù)臺(tái)-合同軟件.2、發(fā)起合同會(huì)簽流程合同流程發(fā)起界面-選擇“消費(fèi)廠-合同會(huì)簽流程，進(jìn)入流程發(fā)起頁面，填寫數(shù)據(jù)。.3、填寫合同會(huì)簽單3.1 合同會(huì)簽單內(nèi)容引見第一，懇求信息第二，流程信息3.2 以啤酒廠為例：新建1份合同.第一，懇求信息1、根本信息2、付款及主要任務(wù)情況3、簽約方主體資歷及審查4、合同附件3.1 合同會(huì)簽單內(nèi)容引見.1、根本信息.2、合同時(shí)間及條件.3、簽約方主體資歷審查.4、合同及附件.第二，流程信息1、假設(shè)是“自審合同，那么走路由7-8-11-12；2、假設(shè)是“青島本地工廠的非范本合同，那么走路由7-8-10-11-12；3、假設(shè)是“提報(bào)總部審查或者“三年以上合同，那么走路

3、由7-8-9-10-11-12。留意：假設(shè)同時(shí)滿足不同的路由條件，那么走較長的路由。3.1 合同會(huì)簽單內(nèi)容引見.Step 1：填寫合同會(huì)簽單-懇求信息3.2 以啤酒廠為例：新建1份合同備注：紅色*為必填項(xiàng)。新增功能：合同庫新增功能：常用類別.新增功能：合同庫點(diǎn)擊“合同庫選擇相應(yīng)的合同，將數(shù)據(jù)帶到當(dāng)前表單上，簡單修正一下內(nèi)容，上傳本次合同附件，保管構(gòu)成新的合同。在此合同庫對話框中，點(diǎn)擊后邊的附件下載按鈕可以下載此合同上傳的相應(yīng)附件。.新增功能：常用類別經(jīng)過設(shè)置數(shù)個(gè)合同類別作為常用類別，簡化查找速度。設(shè)置步驟：1、點(diǎn)擊“常用類別；2、在新彈出的對話框中，點(diǎn)擊“編輯；3、在新彈出的對話框中，查找并添

4、加數(shù)個(gè)合同類別后，點(diǎn)擊確定。.新增功能：系統(tǒng)默許倒簽合同 比對：發(fā)起時(shí)間與履行期限.新增功能：系統(tǒng)第一次默許倒簽合同 需求填寫倒簽緣由.填寫付款及主要任務(wù)情況。提請留意合同總金額、合同金額的填寫。.填寫簽約方主體資歷及審查等信息。1、集中競價(jià)方式；2、招標(biāo)； 3、市場行情； 4、獨(dú)家資源； 5、其他1、合同章； 2、公章1、董事長同意；2、總經(jīng)理同意；3、分管指點(diǎn)同意；4、主管部門同意；5、部門指點(diǎn)同意。.以上一切信息填寫完成后，點(diǎn)擊保管。添加合同及相關(guān)附件。.新增功能：合同金額核對。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)驗(yàn)證填寫的合同總金額金額與多行中總金額能否相等，如不相等，那么不予保管提交。.修正后，合同總金額與多

5、行填寫總金額相等，即可保管。.Step 2：填寫合同會(huì)簽單-流程信息查看路由分支闡明：1、假設(shè)是“自審合同，那么走路由7-8-11-12；2、假設(shè)是“青島本地工廠的非范本合同，那么走路由7-8-10-11-12；3、假設(shè)是“提報(bào)總部審查或者“三年以上合同，那么走路由7-8-9-10-11-12。留意：假設(shè)同時(shí)滿足不同的路由條件，那么走較長的路由。3.2以啤酒廠為例：新建1份合同.提示：路由分支的為系統(tǒng)根據(jù)懇求信息中填寫的內(nèi)容默許選擇。1、合同期限；2、能否為范本3、流程分支：提報(bào)總部、自審4、能否為青島本地工廠.Step 2：填寫合同會(huì)簽單-流程信息1、添加各節(jié)點(diǎn)處置人備注：表單會(huì)默許加載出在

6、后臺(tái)維護(hù)好的流程節(jié)點(diǎn)處置人，如廠長、總經(jīng)理審批節(jié)點(diǎn)、合同章節(jié)點(diǎn)、公章節(jié)點(diǎn)等。假設(shè)后臺(tái)未維護(hù)數(shù)據(jù)，那么系統(tǒng)強(qiáng)迫選擇人員。2、點(diǎn)擊左上角：提交表單。至此，1份合同曾經(jīng)新建完成。.適用范圍：a. 同類合同，比如都是采購紙箱合同，不能既有紙箱采購，又有啤酒瓶采購之類的。最適用的就是集中競價(jià)后同一品類分給不同的供應(yīng)商，需求簽署多份合同情況。b. 一樣審批節(jié)點(diǎn)且審批人一樣，流程時(shí)共用的，所以不是一個(gè)指點(diǎn)審批合同，不能利用批量審批功能如會(huì)簽單中能否批量審批選擇“否的情況，就是正常單份合同審批4、新建批量合同.運(yùn)用闡明：1、選擇“是，右上角出現(xiàn)“添加審批份數(shù)，闡明曾經(jīng)進(jìn)入入批量審批的環(huán)境。2、第一份會(huì)簽單填寫

7、完成后，點(diǎn)擊“保管；3、再次出現(xiàn)會(huì)簽單界面，這個(gè)會(huì)簽單會(huì)把第一份會(huì)簽單內(nèi)容除合同稱號(hào)及附件承繼過來，填寫第二份會(huì)簽單，完成后，點(diǎn)擊“添加審批份數(shù)即可保管。4、新建批量合同.如選擇“批量審批：一切保管的合同均在會(huì)簽單下方顯示?？山?jīng)過點(diǎn)擊 “編輯來切換不同合同，切換后，表單顯示不同信息。.選擇“添加補(bǔ)充協(xié)議后，按鈕“歷史版本啟用，點(diǎn)開后可以翻開當(dāng)前選擇合同的主合同及補(bǔ)充協(xié)議合同的編號(hào)信息，雙擊可翻開查看合同詳細(xì)內(nèi)容。5、添加補(bǔ)充協(xié)議.點(diǎn)擊“已懇求，可查看目前曾經(jīng)提交的合同6、提交后合同查詢.經(jīng)辦人在“已懇求頁面： “廢棄、“收回、“催辦按鈕啟用，經(jīng)辦人可進(jìn)展選擇。.a廢棄“廢棄的只能是未生成合同編

8、號(hào)的流程，假設(shè)生成合同編號(hào)，那么不予廢棄；假設(shè)合同確實(shí)因某些緣由需求廢棄的，需求管理員在后臺(tái)中進(jìn)展合同編號(hào)數(shù)據(jù)的廢棄。b收回假設(shè)流程提交后，發(fā)起人發(fā)現(xiàn)合同中有錯(cuò)誤或者其他情況，可經(jīng)過“收回按鈕進(jìn)展收回，收回后，在本人待辦里找到當(dāng)前流程。修正并提交合同后需求重新走流程審批。.c催辦假設(shè)流程長時(shí)間積壓于某已指點(diǎn)節(jié)點(diǎn)未審批，可經(jīng)過“催辦按鈕進(jìn)展當(dāng)前流程處置人的催辦，發(fā)送閱知，當(dāng)前處置人收到閱知可翻開并提交流程。.7.1 每一個(gè)審批節(jié)點(diǎn)會(huì)簽單的下方：1、合同列表；2、曾經(jīng)審批完成的環(huán)節(jié)7、合同審批.7.2 普通的審批節(jié)點(diǎn)選擇審批形狀并填寫相應(yīng)的審批意見；假設(shè)有必要，進(jìn)展附件的上傳后續(xù)審批節(jié)點(diǎn)也可進(jìn)展附

9、件的修正。新增功能：轉(zhuǎn)辦、呈送轉(zhuǎn)辦意指同級或下級人員； 呈送意指指點(diǎn)。7、合同審批.新增功能：轉(zhuǎn)辦、呈送適用情況：假設(shè)當(dāng)前處置人曾經(jīng)無權(quán)進(jìn)展合同的審批，或者因其他緣由導(dǎo)致需求其他人員進(jìn)展當(dāng)前合同的審批，那么可以經(jīng)過 “轉(zhuǎn)辦、“呈送來讓其他人員審批流程。呈送：請先填寫本人的審批意見，再填寫相應(yīng)的意見。轉(zhuǎn)辦意指同級或下級人員呈送意指指點(diǎn).如是批量審批：系統(tǒng)會(huì)進(jìn)展提示。.批量審批的“廢棄合同功能：假設(shè)一條流程中有多條合同，審批人如想廢棄某條合同，選中此條合同時(shí)，點(diǎn)擊右下方的廢棄合同按鈕.下方的圖中顯示了廢棄一條合同后，合同編號(hào)一列相應(yīng)的表格中會(huì)顯示出“已廢棄字樣，點(diǎn)擊此合同的查看按鈕，在頁面的右上角

10、上會(huì)有標(biāo)號(hào)為已廢棄的顯示。假設(shè)在流程中進(jìn)展廢棄合同，那么系統(tǒng)會(huì)給以前處置過此流程的一切人發(fā)送一個(gè)閱知，用戶在待閱義務(wù)中可以進(jìn)展查看。.7.3 合同審查人的審批節(jié)點(diǎn)1、選擇合同審查次數(shù)、合同審查人、能否重點(diǎn)關(guān)注、密級、保管期限。2、“合同審查人默許當(dāng)前處置人，可手動(dòng)修正；填寫完相應(yīng)數(shù)據(jù)后提交表單。.此處會(huì)彈出對話框提示法務(wù)人員流程節(jié)點(diǎn)人的設(shè)置.7.4 廠長總經(jīng)理的審批節(jié)點(diǎn)“合同簽署人，系統(tǒng)強(qiáng)迫只能選擇一個(gè)。假設(shè)不選擇，提交時(shí)提示為空，能否繼續(xù)。繼續(xù)那么提交表單，流程繼續(xù)；否那么前往當(dāng)前頁面，重新選擇人員。.7.4 廠長總經(jīng)理的審批節(jié)點(diǎn)提示：能否知悉并贊同倒簽緣由闡明。.7.5 經(jīng)辦人節(jié)點(diǎn)1、指點(diǎn)

11、審批終了、經(jīng)辦人節(jié)點(diǎn)之前，曾經(jīng)生成合同編號(hào)；2、經(jīng)辦人點(diǎn)擊 “會(huì)簽單打印按鈕，彈出合同詳細(xì)頁面，右鍵選擇，進(jìn)展打??；3、根據(jù)打印單據(jù)填寫會(huì)簽單頁數(shù)，提交表單。.7.5 經(jīng)辦人節(jié)點(diǎn)如是批量合同，在會(huì)簽單的下方，可以點(diǎn)擊“查看分別打印不同的會(huì)簽單。.提示：經(jīng)辦人此時(shí)查找表單時(shí)不要從“已懇求查找，而需從“待辦義務(wù)中查找。經(jīng)辦人處置完后，蓋章人員點(diǎn)擊經(jīng)過后，如經(jīng)辦人再需打印會(huì)簽單，應(yīng)從“已處置中查找.點(diǎn)擊“已懇求，可查看合同的審批形狀。審批經(jīng)過后，即可開場填寫合同履行執(zhí)行情況和實(shí)踐簽署時(shí)間。8、填寫履行執(zhí)行情況和實(shí)踐簽署時(shí)間.合同履行執(zhí)行情況和實(shí)踐簽署時(shí)間需求進(jìn)入合同后臺(tái)管理填寫。Step 1：合同流

12、程發(fā)起界面-選擇“合同后臺(tái)管理 。.Step 2：合同列表-查詢合同，點(diǎn)擊“詳細(xì)，即可進(jìn)入合同會(huì)簽單頁面 。備注：以上為合同經(jīng)辦人的合同后臺(tái)管理頁面填寫履行執(zhí)行情況；填寫實(shí)踐簽署時(shí)間；查看合同列表.Step 3：合同會(huì)簽單頁面-點(diǎn)擊“履行執(zhí)行情況，在彈出的對話框中填寫 。.新增功能：系統(tǒng)第二次默許倒簽合同填寫實(shí)踐簽署時(shí)間后，系統(tǒng)會(huì)識(shí)別能否為倒簽合同，并要求填寫倒簽緣由.合同軟件運(yùn)用引見普通用戶運(yùn)用簡介合同管理員運(yùn)用簡介1、合同管理 2、統(tǒng)計(jì)報(bào)表3、合同管理系統(tǒng)設(shè)置4、合同管理日志 .進(jìn)入“合同后臺(tái)管理合同管理員運(yùn)用簡介.合同管理員即系統(tǒng)顯示的二級管理員頁面合同管理員運(yùn)用簡介.1.1 合同列表點(diǎn)

13、擊“詳細(xì)，可查閱相應(yīng)的合同會(huì)簽單。1、合同管理.1.2 合同查詢可經(jīng)過限定不同的條件，進(jìn)展查詢。例如：經(jīng)辦人為張娜，查詢?nèi)缦隆?、合同管理.1.3 合同管理可操作的內(nèi)容點(diǎn)擊“詳細(xì)，進(jìn)入合同會(huì)簽單后，可做如下7項(xiàng)操作。1、合同管理履行執(zhí)行情況填寫人員及補(bǔ)充協(xié)議發(fā)起人員默以為合同經(jīng)辦人。二級管理員可進(jìn)展修正。.1、合同管理點(diǎn)擊“付款情況，在彈出的對話框中填寫相應(yīng)的內(nèi)容。.2.1 合同匯總數(shù)據(jù)報(bào)表經(jīng)過限定合同會(huì)簽時(shí)間、所在部門、印章類型統(tǒng)計(jì)合同份數(shù)。2、統(tǒng)計(jì)報(bào)表.2.2 合同匯總年度報(bào)表2、統(tǒng)計(jì)報(bào)表.3.1 合同編號(hào)列表3、合同管理系統(tǒng)設(shè)置.3.2 廢棄合同編號(hào)列表3、合同管理系統(tǒng)設(shè)置.3.3 部門

14、內(nèi)數(shù)據(jù)導(dǎo)出權(quán)限設(shè)置3、合同管理系統(tǒng)設(shè)置.3.4 二級合管員權(quán)限下放選擇不同的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，可設(shè)定不同的合同可閱讀人及付款情況填寫人。3、合同管理系統(tǒng)設(shè)置.3.5 流程節(jié)點(diǎn)處置人維護(hù)二級管理員可在后臺(tái)維護(hù)部分流程節(jié)點(diǎn)處置人，如合同審查員節(jié)點(diǎn)、廠長、總經(jīng)理審批節(jié)點(diǎn)、合同章節(jié)點(diǎn)、公章節(jié)點(diǎn)等。假設(shè)后臺(tái)未維護(hù)數(shù)據(jù)，那么在經(jīng)辦人發(fā)起流程時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示留意選擇人員。3、合同管理系統(tǒng)設(shè)置.系統(tǒng)日志4、合同管理日志.常見問題無法正常運(yùn)用軟件問題1、部門電腦流程表單初次翻開，會(huì)提示安裝插件，如以下圖：問題2、翻開流程出現(xiàn)IE停頓任務(wù)情況、無法添加附件或提示對象不支持等處理：按照提示安裝插件，及其他處理方式，詳見附件.常見問題-圖片緊縮因流程中上傳圖片限制為單個(gè)附件3兆大小，而有的掃描文件大小超越3兆，就需求流程發(fā)起人將圖片像素調(diào)低?，F(xiàn)提供一種