哈佛經(jīng)理時(shí)間管理通則(二)

1、哈佛經(jīng)理時(shí)間(shjin)管理通則（二）溝通促效法 1.站著開(kāi)會(huì)也能提高開(kāi)會(huì)效率 一般說(shuō)來(lái)，大家似乎都認(rèn)定開(kāi)會(huì)一定要坐著開(kāi)，其實(shí)，偶而站著開(kāi)會(huì)也是個(gè)很好的方法。站著說(shuō)話，會(huì)產(chǎn)生要盡快把話說(shuō)完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，問(wèn)題一下子就決定了。所以相對(duì)而言，那種又臭又長(zhǎng)的會(huì)議，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。目前也有相當(dāng)多的企業(yè)采用這種方法。 2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄” 任何人都有通訊錄，不過(guò)(bgu)除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細(xì)的個(gè)人資料。 在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長(zhǎng)、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便。 “人才錄

2、”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊(cè)。 共二十三頁(yè)3.與人會(huì)面選在書(shū)店最適合 與人會(huì)面時(shí)，如果對(duì)方?jīng)]有不便之處，你可以利用書(shū)店做為會(huì)面的地點(diǎn)，并且特別指定大書(shū)店中你所喜歡的專柜為會(huì)面處。在等人的時(shí)間中，也可以用來(lái)收集信息，一點(diǎn)也不浪費(fèi)時(shí)間。 如果比約定的時(shí)間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書(shū)，以吸取信息，即使對(duì)方遲到，也可有意義地打發(fā)時(shí)間。只要稍加用心，等人時(shí)間就可以變成充實(shí)、有意義的時(shí)間，而且大書(shū)店目標(biāo)很容易找，可以說(shuō)是最適當(dāng)?shù)臅?huì)面場(chǎng)所。 4.名片的整理 在整理通訊錄時(shí)，可采用一般的方法，按照(nzho)姓氏來(lái)排列。不過(guò)名片方面，就不用要這個(gè)方法，而是要分成工作、公司等幾個(gè)項(xiàng)目來(lái)整理。 如

3、此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。 此外，整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。 共二十三頁(yè)5.在“工作手冊(cè)”上詳細(xì)記錄零散信息 出門辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上擁擠時(shí)間，結(jié)果白白等了半個(gè)多鐘頭，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，只是平常不太會(huì)感覺(jué)到，其實(shí)這些浪費(fèi)掉的時(shí)間，一累積起來(lái)，也是相當(dāng)可觀的。 所以，為了防止這種無(wú)謂的浪費(fèi)，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊(cè)”上，比如郵局在哪一天哪個(gè)時(shí)間人最少，或是哪個(gè)窗口辦事速度最快，將這些具體的信息記在手冊(cè)上，辦起事來(lái)將更為方便、

4、迅速。 6開(kāi)會(huì)時(shí)間要加上尾數(shù)，以防止遲到 召集會(huì)議時(shí)，如果把時(shí)間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會(huì)有人遲到。這種幾點(diǎn)“整”的時(shí)刻，大都會(huì)令人感覺(jué)這只是個(gè)概括性的標(biāo)準(zhǔn)，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來(lái)遲。 所以，你盡可能在開(kāi)會(huì)時(shí)間加上尾數(shù)，如“一點(diǎn)十五分”，這樣一來(lái)，會(huì)令人心生疑惑：“這個(gè)時(shí)間是不是具有什么特別意義?”因而產(chǎn)生(chnshng)極高的興致，如此會(huì)議就能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。 共二十三頁(yè)7立刻在收到的名片上寫(xiě)“當(dāng)事人”的資料 對(duì)商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見(jiàn)到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來(lái)源。 當(dāng)與人交換名片后，你可以馬上在對(duì)方的名

5、片上書(shū)寫(xiě)他的專長(zhǎng)、興趣、資歷(zl)等等，這么一來(lái)，要找人才就輕松多了。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個(gè)字，這一點(diǎn)是非常重要的。 8與沒(méi)有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，可接著安排另一個(gè)約會(huì) 約會(huì)老是遲到，沒(méi)有時(shí)間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說(shuō)個(gè)沒(méi)完，即使是事情已談完，他們也無(wú)意離開(kāi)，仍興致勃勃地準(zhǔn)備暢談一番。在與這種沒(méi)有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，你可接著又安排另一個(gè)約會(huì)，并且事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約會(huì)，我早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見(jiàn)面吧”! 這么一來(lái)，幾乎所有的人都會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴約，由于時(shí)間有限，會(huì)面得以快速地進(jìn)行。從第二個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，又可防止時(shí)間的浪費(fèi)。 共二十三頁(yè)9與公司主管會(huì)面時(shí)，

6、在對(duì)方名片上書(shū)寫(xiě)秘書(shū)小姐的芳名(fn mn) 當(dāng)你與公司董事高級(jí)主管交換名片時(shí)，你可以請(qǐng)教對(duì)方專任秘書(shū)的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫(xiě)在收到的名片上。 因?yàn)樵谂c這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時(shí)，他們不可能會(huì)親自接電話，通常都經(jīng)過(guò)秘書(shū)轉(zhuǎn)接，如果事先曉得秘書(shū)的芳名，聯(lián)絡(luò)起來(lái)自然會(huì)順利多了，而且，借此博得秘書(shū)小姐的好印象，對(duì)日后的工作自是大有益處。 10名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象 除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書(shū)寫(xiě)種種資料，比如一般的“見(jiàn)面日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫(xiě)下來(lái)。當(dāng)然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時(shí)借此加深對(duì)

7、他人的印象，即使是很久不見(jiàn)的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。 最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫(xiě)上去，以免日久忘懷。 共二十三頁(yè)11牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進(jìn)行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會(huì)影響到工作效率與工作成果，因此很多人對(duì)女性職員都特別用心?；诖它c(diǎn)最好的方法是記住(j zh)小姐們的生日，在當(dāng)天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對(duì)你有什么不滿，也會(huì)一筆勾銷。 12. 通訊錄要采用活頁(yè)卡片，以便插換追加 通訊錄最好是采用活頁(yè)式卡片，這種活頁(yè)式通訊錄，一張卡片上只登記一個(gè)人

8、，所以不管對(duì)方搬了幾次家，改來(lái)改去都不怕沒(méi)地方可寫(xiě)，換新卡片也是很簡(jiǎn)單。 此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。舉例來(lái)說(shuō)，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認(rèn)識(shí)一個(gè)姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁(yè)，但是這種活頁(yè)式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 共二十三頁(yè)13.賀年卡上的“最新動(dòng)態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上 最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時(shí)候，也會(huì)順便寫(xiě)上個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報(bào)喜等等。 對(duì)這些賀年卡上的新信息，你必須仔細(xì)篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當(dāng)事人的卡片上。這些

9、都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對(duì)方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無(wú)法再發(fā)展下去。 14.個(gè)人動(dòng)態(tài)的原始資料，要保存一定期間 只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書(shū)信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。 至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因?yàn)槿绻R上將原始資料丟棄，就無(wú)法對(duì)比(dub)“人才錄”上的記錄有無(wú)錯(cuò)誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯(cuò)陽(yáng)差的現(xiàn)象。為了防止誤認(rèn)或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。共二十三頁(yè)15.借著人才錄的幫助，即使多年不見(jiàn)的人，也能談得很融洽 “人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄

10、”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等 因此，即使與多年不見(jiàn)的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天，借此彼此不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來(lái)，相談甚歡。 16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便 采用名片大小的卡片做活頁(yè)式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫(xiě)家庭的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼，第二行寫(xiě)公司的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼、傳真機(jī)號(hào)碼，第三行寫(xiě)公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫(xiě)人名或是團(tuán)體名。 這些資料一

11、目了然，可以說(shuō)是效率很高的通訊錄。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制(zzh)的通訊錄具有充分的填寫(xiě)空位。 共二十三頁(yè)17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類字母區(qū)分 活頁(yè)卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個(gè)字音，填入索引欄。以“林達(dá)新”來(lái)說(shuō)，你可在卡片的右上角，寫(xiě)上“L、D、X”三個(gè)字，如此一來(lái)，在L區(qū)之中，還可按1、2、3、4的順序，加以細(xì)分化。(或者，亦可在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分)因而得以縮短找尋的時(shí)間，很快找到自己所要的資料。 雖然找一個(gè)人省不了多少時(shí)間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。 18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率

12、為了在交待秘書(shū)寄賀年卡、問(wèn)候卡之時(shí)省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“”、“”、“”、“”等等記號(hào)?！啊北硎久磕昙目ㄆ娜耍啊北硎疽鸭牧撕脦啄陞s一直(yzh)沒(méi)回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無(wú)所謂的人，此外，“”表示目前不在國(guó)內(nèi)的人。 將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號(hào)式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進(jìn)行工作。共二十三頁(yè)19.先將通訊錄復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作 如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問(wèn)候卡，如此龐大的數(shù)量，很容易發(fā)生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作。先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來(lái)，把復(fù)印名單放在手

13、邊，寫(xiě)完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫(xiě)過(guò)。這階段的工作，你可全部交給秘書(shū)去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，并且在先前的復(fù)印名單上，再蓋個(gè)章，以表示確認(rèn)無(wú)誤。如此一來(lái)，就不會(huì)發(fā)生漏寄的情形(qng xing)。 20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印HT5”，5SS你單位在如果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺(tái)的橡皮章。如果用筆勾記號(hào)，其記號(hào)的大小與位置很難統(tǒng)一，確認(rèn)時(shí)很容易發(fā)生眼睛疲勞等負(fù)面現(xiàn)象。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。 21.賀年卡已差不多都收到了，就開(kāi)始做整理 如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來(lái)的卡片，一

14、般都會(huì)馬上再補(bǔ)寄一張，因此，過(guò)了正月初七之后，還是經(jīng)常會(huì)收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒(méi)有寄卡片給他的人，有必要的話，再補(bǔ)寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒(méi)有寄卡片給他的人，如果收到他所寄來(lái)的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。共二十三頁(yè)22.日期章蓋在寫(xiě)有寄件人姓名的那面 一年之中，也許你會(huì)收到很多很多的信件，所以，收到時(shí)若不好好整理，最后就會(huì)亂成一堆，陷入無(wú)法整理的狀態(tài)。 最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫(xiě)有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫(xiě)在正面或背面，一

15、眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類工作。 23. 以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”這句話會(huì)打斷廢話太多的電話 在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來(lái)說(shuō)了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。 在這種情況之下，最好的方法是以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”來(lái)打斷對(duì)方的話頭，以便趕快進(jìn)入主題。視情況而定，也可以說(shuō)：“我現(xiàn)在有客人(k rn)，有事請(qǐng)直說(shuō)?！睅拙湓捑桶咽虑榻鉀Q。這樣或許有些不客氣，不過(guò)，如果一通電話要浪費(fèi)數(shù)秒到數(shù)分鐘的時(shí)間，長(zhǎng)時(shí)間累積下來(lái)，也是相當(dāng)可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時(shí)間浪費(fèi)。 共二十三頁(yè)24.對(duì)付長(zhǎng)舌的妙法HT5”，5SS在這個(gè)世界上，有種舌頭特別長(zhǎng)的人，正

16、事談完了依然喋喋不休地說(shuō)個(gè)不停。在這種會(huì)談之中，有時(shí)也會(huì)意外地獲取有用的信息。可是，如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上。 在與長(zhǎng)舌的人會(huì)面時(shí)，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會(huì)談的時(shí)刻”，并先在手表上設(shè)定時(shí)間。等到手表響起，你就說(shuō)：“實(shí)在很抱歉，我另外有急事?！苯璐私Y(jié)束會(huì)談。以這種方法來(lái)打斷談話，對(duì)方也能夠接受。讓定時(shí)表說(shuō)出有口難言的“逐客令”。 25.與客戶面談時(shí)，請(qǐng)他帶份備忘錄前來(lái) 當(dāng)客戶要約你面談時(shí)，你最好要求對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)面談，因?yàn)?，即使腦海中很清楚事情的始末，一旦實(shí)際用口說(shuō)出來(lái)，還是會(huì)有很多不清楚的問(wèn)題所在。請(qǐng)客戶先大略整理一下要點(diǎn)，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承

17、問(wèn)題的家屬、親戚等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)會(huì)談，可說(shuō)是有效與人會(huì)談的要訣。26.選擇下午時(shí)間與人會(huì)談 與人會(huì)談時(shí)，有時(shí)要遷就對(duì)方的方便，不過(guò)，你最好還是盡可能約定下午的時(shí)間，因?yàn)檫@樣可以避免占用有效利用的時(shí)間。 上午是開(kāi)始一天工作的時(shí)段，指示秘書(shū)打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達(dá)到很高的工作效率。而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少(dusho)會(huì)感到有點(diǎn)疲倦，在這個(gè)時(shí)候與人會(huì)面，正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。 共二十三頁(yè)27.事先訂好會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間 在召集會(huì)議時(shí)，最好先

18、決定會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間，并通知開(kāi)會(huì)的人員，因?yàn)橄榷ㄏ陆Y(jié)束時(shí)間，會(huì)使參加人員產(chǎn)生專心開(kāi)會(huì)的意識(shí)，有一掃松懈氣氛的功效。這就是心理學(xué)上所說(shuō)的“截止效果(xiogu)”。舉例來(lái)說(shuō)，因?yàn)槿雽W(xué)考試每堂只考一小時(shí)，考生為在限時(shí)內(nèi)寫(xiě)完考卷，就會(huì)集中全副心神專心作答。將這原理應(yīng)用到會(huì)議上，就不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間與精力。 28.預(yù)先通知參加開(kāi)會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的 無(wú)論做任何事，總有人不守時(shí)。比如說(shuō)兩點(diǎn)開(kāi)會(huì)，就有人到了兩點(diǎn)十分左右才珊珊而來(lái)。如果等到遲到者全來(lái)了之后才開(kāi)始開(kāi)會(huì)，等于使其他準(zhǔn)時(shí)而來(lái)的人都損失十分鐘，造成時(shí)間大量的浪費(fèi)。 因此在通知開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí)，清楚表示會(huì)議是逾時(shí)不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準(zhǔn)時(shí)開(kāi)

19、會(huì)，遲到的人也無(wú)話可說(shuō)，而且下次也不敢再遲到了。共二十三頁(yè)29開(kāi)會(huì)前要求提案者準(zhǔn)備書(shū)面報(bào)告 馬拉松會(huì)議的原因，都在于事先準(zhǔn)備得不夠周全。沒(méi)有審議議題內(nèi)容的時(shí)間，在會(huì)場(chǎng)中被要求馬上說(shuō)出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對(duì)的份兒，當(dāng)然在沉默中浪費(fèi)不少時(shí)間。基于這些，會(huì)議的召集人最好事先準(zhǔn)備“議題”、“問(wèn)題要點(diǎn)”、“對(duì)策”等等用紙，預(yù)先要求提案者提出報(bào)告，并將其復(fù)印分發(fā)給每個(gè)人，這樣每個(gè)問(wèn)題、觀念都一目了然，自能提高會(huì)議的效率。 30.對(duì)上司做工作報(bào)告時(shí)，要先打好腹稿HT5”，5SS在對(duì)人傳達(dá)要事時(shí)，若不先整理出條理，就冒然開(kāi)口，往往都不得要領(lǐng)(b d yo lng)。尤其是對(duì)上司做工作報(bào)告，說(shuō)話結(jié)結(jié)巴巴，不

20、只浪費(fèi)時(shí)間，更會(huì)令上司感到不耐煩，而影響到對(duì)自己工作能力的評(píng)價(jià)。 不只是對(duì)自己的同事，連對(duì)自己家人也是一樣，都要“先想好要說(shuō)的話，才把人叫過(guò)來(lái)?！倍议_(kāi)口時(shí)，要先從結(jié)論說(shuō)起，這樣，對(duì)方就會(huì)知道談話重點(diǎn)所在，不但不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，也比較不會(huì)發(fā)生誤會(huì)。 共二十三頁(yè)31.好的工作程序要記入工作手冊(cè)，使新進(jìn)者也能應(yīng)用 在做一件工作時(shí)，往往必須多方摸索嘗試，不過(guò)，在嘗試的過(guò)程中，即使發(fā)現(xiàn)新的方法，一旦完成這件工作，有時(shí)也會(huì)忘了這個(gè)妙法，因此，所造成的時(shí)間浪費(fèi)無(wú)法估計(jì)。 所以，在你所在單位中，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊(cè)”中，這樣這個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨(dú)有，而且，任何人只要照章行事

21、，一定可以順利無(wú)誤地完成工作。 32.“實(shí)用工作手冊(cè)”來(lái)自以往的工作經(jīng)驗(yàn) 不管期望做得多么完整，“工作手冊(cè)”一定會(huì)有所遺漏。一種文件(wnjin)寫(xiě)法雖然已考慮到種種狀況，但為了對(duì)應(yīng)特別的情況，就必須采取相應(yīng)的做法。因此明知不夠完整，還是編制工作手冊(cè)，將其當(dāng)成“試金石”。一旦工作上發(fā)生困擾的問(wèn)題，就立刻追加、修正工作手冊(cè)的內(nèi)容。這樣日積月累就能完成一本“實(shí)用工作手冊(cè)”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。 共二十三頁(yè)33.多關(guān)心女職員，托以重任 以相當(dāng)?shù)木匆馀c關(guān)心，來(lái)對(duì)待共事的女職員是必要的。除了前面提過(guò)的生日卡之外，在她們加班工作十分疲累之際，你可以適時(shí)地予以嘉勉慰問(wèn)，或是與她們談?wù)?/p>

22、私人的煩惱，給予一點(diǎn)建議與幫助。 平日就這樣對(duì)待女職員，在意想不到的時(shí)刻就會(huì)得到對(duì)方大力相助，比如說(shuō)臨時(shí)(ln sh)有急事，對(duì)方主動(dòng)承擔(dān)下來(lái)，很快就完成工作。無(wú)論如何，只要獲得女性職員的支持，萬(wàn)事都會(huì)有所依靠。 34.交待工作時(shí)，先說(shuō)明做法與意圖 譬如，在交待秘書(shū)訂車票時(shí)，你不能說(shuō)：“幫我訂購(gòu)某月某日某號(hào)的訂位車票?！蹦阕詈眠@么說(shuō)：“我要在某月某日幾點(diǎn)之前到達(dá)，請(qǐng)為我訂購(gòu)訂位車票?！?若以前者的說(shuō)法，一旦客滿，秘書(shū)會(huì)說(shuō)：“已經(jīng)沒(méi)座位了?！币痪湓捑土私Y(jié)了，可是若以后者的說(shuō)法傳達(dá)自己的意圖，她就會(huì)問(wèn)：“您需要的訂位已沒(méi)有，其它車廂的座位可以嗎?” 得以靈活的應(yīng)變處理。在交待工作時(shí)，若將意圖與做法

23、說(shuō)明清楚，就能迅速無(wú)誤地完成工作。 共二十三頁(yè)35.想知道交待工作的結(jié)果，必須先聲明 交待屬下辦件事，等了好久都不見(jiàn)回復(fù)，一問(wèn)起來(lái)，才回答說(shuō)：“我打算待會(huì)兒去向你報(bào)告。”這種情況經(jīng)?？梢?jiàn)。為了避免這種“失誤”，如果想盡快知道交辦工作的結(jié)果，你可事先說(shuō)明。這么一來(lái)，即使還有其他事情要辦，受托者也會(huì)立刻報(bào)告工作結(jié)果，省得心煩氣噪苦苦等候。這樣多叮嚀一句，不但可以防止浪費(fèi)時(shí)間，且能提高工作效率。 36.午休是交換信息(xnx)的黃金時(shí)段HT5”，5SS如果你利用午休時(shí)間，積極與不同行業(yè)的朋友會(huì)面，和他們邊吃飯，邊聊天，其樂(lè)融融。 這樣借機(jī)與不同行業(yè)的人碰面，可以獲得各種信息與知識(shí)，非常新鮮有趣。與很

24、久不見(jiàn)的朋友在一起聊天，有時(shí)會(huì)自其中獲得意想不到的靈感。這是種寶貴的人際關(guān)系，也是十分重要的信息網(wǎng)。 想鄭重其事地與朋友見(jiàn)個(gè)面，彼此時(shí)間往往很難配合，不過(guò)，如果選擇午餐時(shí)間，彼此都比較容易排出時(shí)間來(lái)。 共二十三頁(yè)37.中午與人會(huì)餐時(shí)，必須先向餐廳訂位 午餐時(shí)間是與不同行業(yè)的朋友，邊吃飯邊交換信息的絕好機(jī)會(huì)。不過(guò)，由于一般公司的午休時(shí)間頂多只有一小時(shí)，如果在等人與選擇餐廳上浪費(fèi)太多時(shí)間，不用說(shuō)吃飯就連說(shuō)話也沒(méi)有多少時(shí)間。 因此，如果你與朋友準(zhǔn)備午餐約會(huì)，最好先定位。而且，雙方都稍早離開(kāi)辦公室，就得以(dy)充分利用午餐時(shí)間，從容不迫地享受會(huì)餐的樂(lè)趣。這樣，彼此都可以徹底地活用人際關(guān)系網(wǎng)。 38.

25、午餐時(shí)間錯(cuò)開(kāi)一小時(shí)，就有充裕的時(shí)間 一般公司的午休時(shí)間，都是十二點(diǎn)到一點(diǎn)。大家都知道，這段時(shí)間內(nèi)每一家餐廳都擠得滿滿的，晚一點(diǎn)到就得站著等，好不容易有位置坐了，又得等東西送上桌。所以，要想有充裕的時(shí)間，最好是把午休時(shí)間錯(cuò)開(kāi)來(lái)，改成一點(diǎn)到兩點(diǎn)。 錯(cuò)開(kāi)時(shí)間之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃過(guò)飯還有時(shí)間辦點(diǎn)其他事，這個(gè)做法好處多多。共二十三頁(yè)39會(huì)談時(shí)要坐在會(huì)議桌椅上 一般的辦公室或事務(wù)所中，都會(huì)在會(huì)客室中安置接待訪客的沙發(fā)，可是，若是公事上的會(huì)議，最好不要利用沙發(fā)。 沙發(fā)坐起來(lái)是比較舒服，因而思考力會(huì)隨之減弱，判斷反應(yīng)就不如平日那般敏捷、正確。 此外沙發(fā)通常都附有

26、小茶幾，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用場(chǎng)。要提高會(huì)議的效率，最好是使用會(huì)議桌椅。 40.不會(huì)面而布下信息網(wǎng)的要訣 在工作上遇到疑難問(wèn)題時(shí)，最好是通過(guò)電話，請(qǐng)教精于此道的行家，如此，比自己去調(diào)查還能更迅速(xn s)地解決問(wèn)題，而且又容易獲得新信息。 當(dāng)然，想一通電話就得到珍貴信息，平日就必須先布好信息網(wǎng)。而且，一定要與信息網(wǎng)保持密切的關(guān)系。所以，對(duì)自己來(lái)說(shuō)可能成為信息來(lái)源的人，平日就得寄發(fā)賀年卡、問(wèn)候卡等等，以告知自己的近況，這是一項(xiàng)不可疏忽的工作。要保持信息網(wǎng)的活動(dòng)力，與其時(shí)時(shí)和對(duì)方會(huì)面，倒不如采用這種書(shū)信往返的方式，大多能收到很好的效果。 共二十三頁(yè)41.確認(rèn)會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼

27、 與人會(huì)面，但是無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，先打電話告知對(duì)方，這是理所當(dāng)然的事。其實(shí)倒不如說(shuō)，約會(huì)遲到等于是浪費(fèi)對(duì)方的時(shí)間，是非常失禮的事。 不過(guò)，如果不知道會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼，就是想聯(lián)絡(luò)也沒(méi)辦法。需要時(shí)，再特地去查電話號(hào)碼，又得增加不少麻煩(m fan)，所以，在與別人會(huì)面時(shí)，一定先確認(rèn)會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，像車站剪票口之類無(wú)法聯(lián)絡(luò)的場(chǎng)所，是不適合做為會(huì)面的地點(diǎn)的。 42.夜晚應(yīng)酬先定下結(jié)束時(shí)間HT5”，5SS經(jīng)常有人說(shuō)：“夜晚的交際應(yīng)酬也是業(yè)務(wù)人員重要的工作之一?！钡拇_，舉杯談笑，縮短彼此的距離，加深交情，自有其業(yè)務(wù)上的意義。而且，與對(duì)方做私人接觸，可以了解對(duì)方不為人知的另一方面，也可以擴(kuò)展人際關(guān)系的層面。 夜晚的交際應(yīng)酬，確實(shí)有其正面的意義，可是，喝了一家再換一家，這種狂歌無(wú)度的方式，可真令人不敢恭維。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”為原則，不過(guò)，無(wú)謂的交際應(yīng)酬，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。這也就是說(shuō)，事先定下結(jié)束時(shí)間，是非常重要的。 共二十三頁(yè)43.單獨(dú)赴宴更容易擴(kuò)展人際關(guān)系 一般都認(rèn)為，人多的宴會(huì)是最容易擴(kuò)展人際關(guān)系的場(chǎng)所。不過(guò)，也有不少人白白放過(guò)這種機(jī)會(huì)，原因之一是，他們都是三五成群去參加宴會(huì)，同去的熟人大眾聚在一起，只和同伴說(shuō)話，當(dāng)然是無(wú)法擴(kuò)展人際關(guān)系。 有人則盡可能的單獨(dú)赴宴，在會(huì)場(chǎng)中不僅和熟人在一