辦公室事務(wù)和管理.ppt課件

1、辦公室事務(wù)和管理 第一節(jié) 辦公環(huán)境的維護(hù)和管理 維護(hù)責(zé)任區(qū)的整潔、有序 識(shí)別工作場(chǎng)所和常用設(shè)備的隱患維護(hù)責(zé)任區(qū)的整潔、有序案 例秘書(shū)初萌每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理的干干凈凈、有條不紊，同時(shí)她也主動(dòng)清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書(shū)架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙桶滿了沒(méi)人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。 秘書(shū)小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書(shū)器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公

2、用資源如電話號(hào)碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。 秘書(shū)小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿灰塵，辦公桌上堆的滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤(pán)污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒(méi)有理清楚，更無(wú)暇顧及他處。分析：通過(guò)上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序直接對(duì)組織的形象和績(jī)效產(chǎn)生一定的影響。一個(gè)良好的工作環(huán)境，有利于組織的對(duì)外形象塑造，有利于提高秘書(shū)的工作效率。一、經(jīng)常清潔整理責(zé)任區(qū) （一）清潔本人的辦公區(qū) 1、清潔臺(tái)面、地面、電腦、負(fù)責(zé)的設(shè)備、家具以及門(mén)窗墻壁等處； 2、保持辦公桌面清潔、整齊、美觀、不亂放零散的物品

3、和無(wú)用的東西，也不能擺 放私人物品； 3、電話按鍵和聽(tīng)筒應(yīng)經(jīng)常清潔消毒； 4、來(lái)訪者用過(guò)的茶具應(yīng)立即清潔干凈，并重新擺放好； 5、廢紙筒要放在隱蔽處，每天下班前予以清理。 （二）自覺(jué)清潔整理本人參與的公用區(qū)域 1、經(jīng)常清潔整理你使用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備的周?chē)?2、經(jīng)常清理參與使用的茶水桌、保持桌面、地面無(wú)棄物、無(wú)水跡，茶具清潔整齊； 3、經(jīng)常清理參與使用的文件柜、書(shū)架、物品柜等家具； 4、注意清理由你負(fù)責(zé)的接待區(qū)或會(huì)議室，并在訪客離開(kāi)或會(huì)后立即清理，保證在下 一個(gè)訪客或會(huì)議前又呈現(xiàn)一個(gè)清潔整齊的環(huán)境。二、設(shè)備、物品放置適當(dāng)，取用有序 （一）本人經(jīng)常使用的辦公用品和設(shè)備擺放有序，方便操作 1

4、、自用的辦公文具、用品、零散物件應(yīng)有序地放在抽屜里，按照使用頻率及使用 習(xí)慣安排； 2、常用的文件應(yīng)整齊地放在桌邊或直立在文件架上，并貼有標(biāo)識(shí)矛以區(qū)分，取用 有序，保密的文件和不常用的文件夾應(yīng)存放在文件柜里； 3、專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，以用右手記錄留言； 4、電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備宜放置在一起，便于電源接線和管理。 （二）公用資源擺放有序，用后歸位 1、文件柜里的公用文件夾應(yīng)該整齊有序地?cái)[放，取用后要放回原位置，方便于他 人再用； 2、公用辦公用品的物品也要放置規(guī)范，通常重的、大的放下面，輕的，小的放上 面，且擺放有序，便于取用，并做到用后歸位； 3、一些常用的公用物品如電話號(hào)

5、碼本、航班表、火車(chē)時(shí)刻表、字典等按辦公室要 求放在柜子里或書(shū)架上，注意用后放回原位，不給他人帶來(lái)不便。 4、接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報(bào)紙雜志應(yīng)整齊的擺放或碼放，并經(jīng)常 整理，做好接待窗口的對(duì)外形象。相關(guān)知識(shí) 責(zé)任區(qū)域包括： 1、個(gè)人工作區(qū) 比如一名接待員所負(fù)責(zé)的接待區(qū)全部設(shè)施和設(shè)備，又比如一名秘書(shū)辦公桌椅圍繞的區(qū)域中地面、墻壁及家具和負(fù)責(zé)的所有電器設(shè)備。 2、公用區(qū)域 如你常使用的傳真機(jī)，復(fù)印機(jī)，與同事共同使用的柜架、辦公室的茶水桌等。 3、由你輔助的上司的辦公區(qū)域識(shí)別工作場(chǎng)所和常用設(shè)備的隱患案 例 1、天地公司秘書(shū)初萌下午發(fā)現(xiàn)接待區(qū)通往門(mén)口的通道上堆放了很多銷售部的空紙箱，初萌是這

6、樣處理的：立即向行政主管報(bào)告，得到馬上清理的指示；參加清理工作，確保接待區(qū)到門(mén)口的過(guò)道通暢。 在周末的工作會(huì)上，行政經(jīng)理表?yè)P(yáng)了初萌，并告誡全體工作人員以此為鑒，做好工作環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)防范。 2、華泰集團(tuán)秘書(shū)在董事會(huì)會(huì)后把廢棄的選票用碎紙機(jī)處理掉，在她操作的過(guò)程中，戴在胸前的絲巾卷入碎紙機(jī)，雖然她立即關(guān)閉電源，毀掉一條絲巾，但不遵守設(shè)備安全操作規(guī)程操作的后果是極危險(xiǎn)的。 當(dāng)晚下班前，行政經(jīng)理以此事為例向所有員工再次強(qiáng)調(diào)一定要遵守設(shè)備安全操作規(guī)程。他說(shuō)，如果今天卷進(jìn)去的不是絲巾而是披散的長(zhǎng)發(fā)，那真是讓人后怕呀！分析： 保證辦公場(chǎng)所和設(shè)備的安全是極為重要的，國(guó)家憲法和勞動(dòng)法中都規(guī)定了明確的條文，政府及各

7、個(gè)組織也會(huì)制定一系列相關(guān)規(guī)定。為了維護(hù)好安全的工作環(huán)境，每一名秘書(shū)都要樹(shù)立安全意識(shí)，做到： 1、學(xué)法懂法，樹(shù)立安全意識(shí)，維護(hù)公司的利益，保護(hù)自己合法的勞動(dòng)權(quán)益。 2、上崗前了解有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)定和本組織規(guī)章制度，并自覺(jué)地遵 守執(zhí)行。 3、主動(dòng)識(shí)別工作場(chǎng)所存在的隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)排除。 4、發(fā)現(xiàn)工作場(chǎng)所有異常情況或險(xiǎn)情，應(yīng)立即準(zhǔn)確、清晰地向主管報(bào)告。 5、按照設(shè)備安全操作規(guī)程操作，識(shí)別運(yùn)行中存在的隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除。 6、發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)告，并填寫(xiě)“設(shè)備故障登記表” 。相關(guān)知識(shí) 工作環(huán)境是由許多方面的因素和條件構(gòu)成，比如工作區(qū)的空間、采光、溫度、通風(fēng)、噪音、裝修、裝飾；工作

8、區(qū)的辦公桌椅、柜架、各種辦公設(shè)備、飲水機(jī)設(shè)備、辦公用品和耗材；工作所需的文件、資料、檔案、書(shū)籍；工作中人們的關(guān)系、氛圍等。 在維護(hù)和建設(shè)良好的工作環(huán)境中，也有許多方面是秘書(shū)完全有責(zé)任有能力維護(hù)和改進(jìn)的。無(wú)論是對(duì)工作場(chǎng)所的維護(hù)，還是對(duì)辦公設(shè)備操作，都要遵循“安全第一，預(yù)防為主”的方針，識(shí)別各種不安全因素，找出隱患，排除隱患，共同維護(hù)和管理辦公環(huán)境。 辦公環(huán)境中常見(jiàn)的有礙健康和安全的隱患包括： 1、地、墻、天花板、門(mén)、窗中的隱患，如離開(kāi)辦公室前不鎖門(mén)； 2、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患，如光線不足或光線耀眼； 3、辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤(pán)桌面過(guò)高，難以用正確的姿態(tài)操作； 4、辦

9、公設(shè)備及操作中的隱患，如設(shè)備電器插頭打火或電線磨損裸露； 5、工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品； 6、工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密原件忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上；7、火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭，滅火器前堆放物品。練習(xí)題 1、你所在的組織有哪些安全規(guī)定和環(huán)保規(guī)定？哪些地方允許吸煙？ 2、你每日都清潔整理哪些地方？ 3、工作場(chǎng)所的滅火設(shè)備有哪些，放在什么位置？ 4、工作時(shí)如果發(fā)現(xiàn)異常情況或險(xiǎn)情，你應(yīng)向誰(shuí)報(bào)告？ 5、在一張A3紙上畫(huà)出你的工作區(qū)平面圖，在上面標(biāo)出門(mén)、窗、安全出口、樓 梯、消防設(shè)施、滅火器的位置。 6、請(qǐng)將你辦公室中部分公用資源存放的正確位置填寫(xiě)進(jìn)

10、下列表格中：序號(hào)公用資源名稱辦公室中正確存放的位置1公用電話簿2一次性水杯3A3復(fù)印紙4打號(hào)機(jī)5中文字典6裝訂機(jī)7空白信封8公用文件夾9急救箱第二節(jié) 日常辦公室事務(wù) 郵件、文件收發(fā)與處理 接打電話和處理通話中的問(wèn)題 郵件、文件收發(fā)與處理 案 例 天地公司管文書(shū)收發(fā)的初萌，一貫嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)。一天，經(jīng)過(guò)清點(diǎn)、對(duì)號(hào)、查看封口，發(fā)現(xiàn)無(wú)問(wèn)題后，她簽收了一批外來(lái)公文。但是，在啟封，登記過(guò)程中，她發(fā)現(xiàn)有一份屬某單位的機(jī)密文件，混裝在普件中。這是她多年工作中遇到的第一次，她不知該如何處理。退回去吧，又怕節(jié)外生枝，說(shuō)自己看了機(jī)密文件，惹出麻煩來(lái)；不退吧，也不妥。后來(lái)她將此事報(bào)告辦公室主任，通過(guò)正常方式將文件

11、退給了發(fā)文單位。分 析 機(jī)密文件不能按普發(fā)文件的發(fā)文的渠道發(fā)送，更不能混裝普通文件中。上述出現(xiàn)的情況。更是不允許的。一些辦文人員，不熟悉文書(shū)處理有關(guān)規(guī)定，或以為這項(xiàng)工作屬簡(jiǎn)單勞動(dòng)，往往在一些具體環(huán)節(jié)上出差錯(cuò)，結(jié)果釀成事故，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重后果。如果初萌將機(jī)密文件的內(nèi)容，看后透露出去，或?qū)C(jī)密文件不歸還，就會(huì)釀成更嚴(yán)重的后果。秘書(shū)人員應(yīng)按規(guī)定辦事，嚴(yán)禁工作，嚴(yán)格把關(guān)。一、收文（郵件）工作的程序：1、簽收。對(duì)所收的文件數(shù)要認(rèn)真清點(diǎn)，檢查實(shí)在收件數(shù)與投遞清單上的件數(shù)是否符合收據(jù)。清點(diǎn)后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機(jī)關(guān)、部門(mén)、姓名、是否都應(yīng)是本機(jī)關(guān)收的，如有誤投，應(yīng)立即退回。包裝和封口是否損壞；

12、文件經(jīng)清點(diǎn)檢查無(wú)誤后，收件人要在送件人的“投遞回執(zhí)單”或“送文薄”上簽字，并注明收到時(shí)間。2、拆封。啟封時(shí)，注意保持原封的完好，特別注意封內(nèi)文件不能損壞。必要時(shí)，應(yīng)把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱，如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應(yīng)送文件不符，應(yīng)規(guī)定處理，一般應(yīng)予以退回。3、登記。登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時(shí)，按收文登記薄中所列內(nèi)容逐項(xiàng)登記，并在收進(jìn)每份文件首業(yè)貼上“來(lái)文處理單”，應(yīng)將“來(lái)文處理單”的有關(guān)內(nèi)容，如來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、來(lái)文字號(hào)、緩急程度、密級(jí)、份數(shù)、日期等填寫(xiě)好，然后再轉(zhuǎn)入下一道處理程序。4、對(duì)信件迅速分類。將信件（文件）分為急件、要件、例行公事件、密

13、件、私人件5類，分別歸入5個(gè)規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。二、發(fā)文（郵件）工作的程序：1、首先要對(duì)發(fā)件進(jìn)行查對(duì)，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信 人是否一致；2、檢查附件，即檢查信函的附件是否放進(jìn)郵件，附件是否齊全；3、郵件分類，將各信件、包裹等分類，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎；4、郵件標(biāo)記，即檢查信封上應(yīng)該標(biāo)注的標(biāo)記是否標(biāo)注；5、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確；6、簽名，即檢查必須由領(lǐng)導(dǎo)者簽名寄發(fā)的信函是否正確；7、登記，使用一個(gè)登記冊(cè)或記錄本來(lái)登記重要郵件（文件）； 8、了解和適用郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)（發(fā)文）時(shí)間。三、上司不在時(shí)

14、，秘書(shū)如何處理上司的文件或郵件：1、如果上司習(xí)慣每天給辦公室打電話，你應(yīng)該把公司信件和外來(lái)信件分開(kāi)，同 時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄一下，以便于隨時(shí)向上司匯報(bào)；2、如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，你應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親 自處理的郵件告訴他；3、如果你的上司離開(kāi)不止一天，應(yīng)把所有郵件都通知給他；4、盡可能多處理一些郵件，你可以在給上司匯報(bào)中說(shuō)清楚郵件的主題，或把郵 件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)；5、把寄給上司的郵件連續(xù)編號(hào)；6、如果你的上司正在度假，并且不讓你轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，你可以先把需要上司親自 處理的郵件保存下來(lái)，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對(duì)方何時(shí)可以回復(fù)；7、把積壓的郵件分別裝入紙

15、袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”，“需要某某處理的郵 件”、“需要閱讀的郵件”，“報(bào)告”和“一般閱讀材料”等字樣。 接打電話和處理通話中的問(wèn)題一、處理電話留言的一般原則 1、簡(jiǎn)潔：在記錄留言時(shí)，要抓住要點(diǎn)，排除無(wú)用的話語(yǔ)，讓收受人一看就 明白； 2、完整：留言中若提到有關(guān)日期、時(shí)間、數(shù)字等重要信息，要非常仔細(xì)的 記全，不要遺漏； 3、準(zhǔn)確：要確保信息記錄的正確，包括雙方的姓名，對(duì)方的單位、電話號(hào) 碼，來(lái)電日期、時(shí)間，來(lái)電的內(nèi)容等。一定要在留言上簽名，以防收到 信息的人有什么疑問(wèn)。在記錄完留言后應(yīng)將留言中的數(shù)字信息、地址信 息等重要內(nèi)容與對(duì)方作核查，確認(rèn)準(zhǔn)確。 4、及時(shí)送達(dá)留言：記錄者應(yīng)盡早傳遞留言，

16、如果留言是緊急內(nèi)容，應(yīng)將留言表中緊急一項(xiàng)標(biāo)出，提醒接收者。附：來(lái)電記錄表樣式來(lái)電/來(lái)方記錄單 緊急接受人姓名：留言人姓名：留言人單位：留言人電話：將再來(lái)電請(qǐng)您回電將來(lái)訪已來(lái)訪留言內(nèi)容： 記錄人：日期和時(shí)間：二、接電話的方法 1、“響鈴不過(guò)三”：秘書(shū)在電話鈴響后，應(yīng)迅速接聽(tīng)，鈴聲響了三次以上才拿起話筒是缺乏效率的表現(xiàn)，勢(shì)必給來(lái)電者留下不好的印象。如果耽擱了一會(huì)兒，拿起電話后，要先向來(lái)電者真誠(chéng)表示歉意：“對(duì)不起，讓您久等了。” 2、 接電話先要問(wèn)候：對(duì)外接報(bào)出單位名稱，對(duì)內(nèi)線報(bào)出部門(mén)名稱。比如：“你好！天地公司。”或比如：“你好，銷售部辦公室，我是初萌。” 3、如果來(lái)電要找的人不在或因開(kāi)會(huì)不能來(lái)接

17、電話，秘書(shū)可有以下三種選擇：（1）如果知道上司何時(shí)回來(lái)，可以告訴對(duì)方到到時(shí)再打來(lái)。 如：您等會(huì)再打來(lái)好嗎？他估計(jì)XX點(diǎn)回來(lái)；（2）可請(qǐng)對(duì)方留下姓名和電話號(hào)碼，等上司回來(lái)后再同他（她）聯(lián)系 請(qǐng)您留下電話號(hào)碼好嗎？這樣X(jué)X可以給您回電話（3）詢問(wèn)對(duì)方是否愿意與其他人通話，但要告之對(duì)方你要轉(zhuǎn)給人員的部門(mén)，并征求對(duì)方 同意。 4、記錄并引用對(duì)方的名字：秘書(shū)應(yīng)該有意識(shí)的訓(xùn)練自己的聽(tīng)辯能力，假若對(duì)方是老客戶，經(jīng)常打來(lái)電話，一開(kāi)口就能聽(tīng)出他的聲音時(shí)，秘書(shū)可以用合適的稱謂問(wèn)好：“你好，王經(jīng)理”這將給對(duì)方留下受到特別重視的印象。 5、接電話的語(yǔ)調(diào)：用清晰而愉快的語(yǔ)調(diào)接電話能顯示出說(shuō)話人的職業(yè)風(fēng)度和可親的性格。在

18、說(shuō)過(guò)“你好”并自報(bào)姓名后，你是熱情還是心不在焉全都會(huì)通過(guò)說(shuō)話語(yǔ)調(diào)暴露出來(lái)。 電話語(yǔ)言溝通的三大特點(diǎn)：聲音和諧有序、態(tài)度和藹可親、言辭得體準(zhǔn)確。 6、排除干擾：要是在通話時(shí)想打噴嚏或咳嗽，應(yīng)偏過(guò)頭，掩住話筒，并說(shuō)聲：對(duì)不起。千萬(wàn)不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西。 7、做好電話記錄三、拔打電話的方法 1、首先報(bào)出本人的姓名和單位。 2、如果想留言請(qǐng)對(duì)方回電，切記要留下自己的電話號(hào)碼，這是最基本的禮儀。 3、要問(wèn)對(duì)方此時(shí)打電話過(guò)去是否方便。 4、注意自己的語(yǔ)言，措辭和語(yǔ)法都要符合身份，不可太隨便，也不可太生硬。 5、適時(shí)結(jié)束通話，通話時(shí)間過(guò)長(zhǎng)意味著濫用對(duì)方的善意。 6、撥錯(cuò)了電話要道歉，決不可掛上了之

19、，因?yàn)檫@樣是很不禮貌的。 四、通話過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題及處理方法 1、線路中斷 撥打電話一方應(yīng)主動(dòng)重拔，接話方則應(yīng)靜待一兩分鐘方可離開(kāi)。 2、通話時(shí)受到干擾 如果接電話時(shí)室內(nèi)已經(jīng)有人或通話時(shí)有人闖入而沒(méi)有退出室外，你可先對(duì)話筒說(shuō)聲：“對(duì)不起”，然后有禮而堅(jiān)定地對(duì)進(jìn)來(lái)的人說(shuō)：“我待會(huì)兒再去找你，”示意其退出。 3、沒(méi)有時(shí)間談話 對(duì)于這種電話無(wú)非是接或是不接，權(quán)衡的關(guān)鍵在于來(lái)電的重要與否。 4、很難對(duì)付的電話 有的人喜歡在電話里大發(fā)脾氣，可以適當(dāng)?shù)刈寣?duì)方發(fā)泄；有的人東拉西扯，談不上正題，應(yīng)有禮貌地把問(wèn)題引上正題；有的人象牛皮糖，很是纏人，不管是否會(huì)干擾別人，他老是在電話里說(shuō)個(gè)沒(méi)完。對(duì)付這種人你只要

20、不說(shuō)：“我對(duì)你不感興趣”，用什么辦法加以拒絕都行。注意事項(xiàng)1、接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)使情緒調(diào)整穩(wěn)定后用愉快的聲調(diào)交談；2、接聽(tīng)電話不可聲音過(guò)大、離話筒太近會(huì)產(chǎn)生過(guò)重氣流感；3、與工作無(wú)關(guān)的來(lái)電應(yīng)盡快結(jié)束通話，或告知對(duì)方另約時(shí)間通話；4、正與客人交談時(shí)接來(lái)電，應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束通話； 5、接聽(tīng)客戶的投訴和報(bào)怨電話切忌不可爭(zhēng)辯和隨意承諾，而應(yīng)先致歉意然后通過(guò)相關(guān)手續(xù)解決問(wèn)題；6、如果此時(shí)不便談話，應(yīng)直言相告，表示稍候再回電話，并說(shuō)明回電話的準(zhǔn)確時(shí)間，決不可失言；7、切忌不可看人行事，只憑對(duì)方的身份和地位而決定接或者不接，這是很不恰當(dāng)?shù)男袨?。練?xí)題 1、簡(jiǎn)述收信、發(fā)信的一般程序。 2、如何處理上司的親收

21、郵件？ 3、如何做好電話記錄？ 4、情景模擬接聽(tīng)電話。 5、練習(xí)接聽(tīng)電話的程序，在接聽(tīng)中注意程序的完整性。 6、練習(xí)設(shè)計(jì)并填寫(xiě)電話記錄單。第三節(jié) 辦公用品的發(fā)放和管理 辦公室常用設(shè)備的使用 辦公用品的發(fā)放程序 技能要求：通過(guò)本節(jié)的學(xué)習(xí)，能夠 操作和一般維護(hù)常用辦公設(shè)備 發(fā)放辦公用品的方法和程序 知識(shí)要求：通過(guò)本節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握 辦公室常用設(shè)備的功能和特點(diǎn) 辦公用品易耗品的范圍、分類和管理方法 節(jié)約辦公用品的措施辦公室常用設(shè)備的使用大多數(shù)辦公室中的辦公品是：A4和B5或A3和B4文件紙用于打印機(jī)或各類文件。備忘錄或便條內(nèi)部交流時(shí)使用，可用于計(jì)算機(jī)或打字機(jī)。標(biāo) 簽用于打印姓名和地址，并粘貼在信封、文

22、件、索引卡片等上面。留言便箋打印的留言便箋用在多數(shù)辦公室中，作為工作人員獲取留言的正式途徑。打孔機(jī)在整理文件之前給單獨(dú)幾頁(yè)或多頁(yè)文檔打孔。日期戳在收件上加蓋日期戳。橡皮圈捆扎保護(hù)紙頁(yè)、文件等在一起。磁盤(pán)和磁盤(pán)盒必須一直在辦公室中供應(yīng)磁盤(pán)以存儲(chǔ)新的信息和備份文件。另外常見(jiàn)的辦公用品還有： 信封、復(fù)寫(xiě)紙、裝訂機(jī)和訂書(shū)機(jī)、修正液、紙帶和紙、打印機(jī)墨盒、各類文件夾和塑料袋、鉛筆和圓珠筆、膠帶、細(xì)繩和牛皮紙、剪刀、曲別針、大頭針、小夾子、筆記本、速記本相關(guān)知識(shí)辦公用品及易耗品的范圍包括：1、紙 簿 類：A4等類型辦公用復(fù)印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復(fù)寫(xiě)紙；便條 紙；留言條；標(biāo)簽紙；牛皮紙；專用復(fù)寫(xiě)紙

23、；橫格筆記本；專用本冊(cè)；2、筆 尺 類：鋼筆、圓珠筆、各種尺子、修正液、彩色筆、橡皮、3、小裝訂類：大頭針、剪刀、打孔機(jī)、訂書(shū)針、橡皮筋、膠帶4、歸檔用品：各種文件、檔案袋、收件日期戳。5、辦公設(shè)備專用易耗品：打字機(jī)用色帶、修正液；復(fù)印機(jī)用墨盒等；計(jì)算機(jī)用磁盤(pán)、磁盤(pán)盒等。辦公用品的發(fā)放程序一、發(fā)放物品的手續(xù)1、指定人員發(fā)放。2、按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時(shí)間3、緊急需要物品時(shí)必須有相應(yīng)的程序處理。4、必須填寫(xiě)物品申請(qǐng)表，并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。5、物品申請(qǐng)表包括下列細(xì)節(jié)：申請(qǐng)表編號(hào)、申領(lǐng)部門(mén)、物品名稱（項(xiàng)目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準(zhǔn)人簽字、日期。6、清點(diǎn)核實(shí)發(fā)放辦公用品。7

24、、提醒使用部門(mén)和人員節(jié)約辦公用品的使用。二、節(jié)約使用辦公用品的措施1、復(fù)印機(jī)：申請(qǐng)復(fù)印時(shí)必須填寫(xiě)申請(qǐng)表。并在復(fù)印前由主管人員簽字批準(zhǔn)。2、傳真機(jī)：指定人員使用傳真機(jī)，做登記并保留所有發(fā)送記錄。3、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)：很多單位已在工作中提供該類設(shè)備，但在使用中要注意：昂貴的設(shè)備要限制使用。4、電話、移動(dòng)電話：減少打私人電話；控制國(guó)內(nèi)國(guó)際長(zhǎng)途電話的使用。按單位有關(guān)規(guī)定使用移動(dòng)電話；定期檢查并核對(duì)電話帳單以控制開(kāi)銷。 三、附：物品申請(qǐng)表物品申請(qǐng)表 編號(hào)：部門(mén)項(xiàng)目（物品）數(shù)量特殊要求發(fā)放人簽字：領(lǐng)取人簽字：批準(zhǔn)人簽字：日期：日期：日期： 練習(xí)題 1、怎樣識(shí)別辦公用品和易耗品的范圍？ 2、怎樣進(jìn)行辦

25、公用品的發(fā)放？第四節(jié) 辦公效率和時(shí)間管理 合理安排日常工作及上司交辦的工作 日常辦公事務(wù)的協(xié)調(diào)合理安排日常工作及上司交辦的工作案 例 周一上班，秘書(shū)小周需要完成以下工作。她迅速地開(kāi)始逐一工作，搞的手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒(méi)有完成。1、給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜；2、為下午部門(mén)經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份（8人，每份10頁(yè)）及會(huì)議日程表；3、向人力資源部門(mén)寫(xiě)報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日；4、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方；5、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；6、布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡； 7、為上司預(yù)訂周末去天津的火車(chē)票（

26、北京出發(fā)）；8、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中個(gè)部門(mén)同事傳閱；9、在做這些事情的同時(shí)，她還接待了3位訪客、接應(yīng)電話等事宜。一、用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級(jí) A類：重而急，重要的并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做； B類：重而不急，重要而不急的，應(yīng)接著A類處理； C類：急而不重，有時(shí)間才做； D類：不急不重，可以不做。 方法：每日從A類依輕重緩急，循序著手，就能充分利用時(shí)間，取得最佳效益。二、有效利用時(shí)間，事半功倍 1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。你必須非常清楚上司給你安排的工作任務(wù)中，哪些工作應(yīng)由你親自完成；哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做；哪些工作不參與。 2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無(wú)法預(yù)料的、突然出現(xiàn)的工作。 3、動(dòng)腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的、緊急的工作先做，科學(xué)有序的一項(xiàng)一項(xiàng)完成工作任務(wù)。不是機(jī)械的來(lái)一件事干一件事。 4、巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，