電子公文一體化業(yè)務(wù)計(jì)劃流程管理規(guī)范

1、電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程治理規(guī)范（征求意見稿）范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家行政機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文治理。黨的機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文治理可參照執(zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓舞標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB 18030-2000信息技術(shù) 信息交換用漢字編碼字符集 差不多集的擴(kuò)充GB 2312-1980信息交換用漢字編碼字符集 差不多集GB/T 9704-1999國家行政機(jī)關(guān)公文格式GBT 18

2、8942002電子文件歸檔與治理規(guī)范DAT22 歸檔文件整理規(guī)則DAT18 檔案著錄規(guī)則中辦發(fā)199614號(hào)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例國發(fā)200023號(hào) 關(guān)于公布國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法的通知國家檔案局令第6號(hào) 電子公文歸檔治理暫行方法ISO 15489信息與文獻(xiàn)文件治理術(shù)語和定義GB/T 9704-1999、GB/T 18894、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法中確立的術(shù)語和定義以及下列術(shù)語和定義均適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1電子公文electronic official document電子公文是指國家機(jī)構(gòu)及其它社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施治理而在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，

3、以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。3.2歸檔電子公文件 archival electronic official document指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子公文(31)。3.3背景信息 context 指描述生成電子公文(31)的職能活動(dòng)、電子公文的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生阻礙的歷史環(huán)境等信息。3.4元數(shù)據(jù) metadata 指描述電子公文(31)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。3.5留痕信息 t

4、race information將電子公文在其成文過程中的歷次修改過程、修改內(nèi)容及每一個(gè)處理步驟修改的痕跡進(jìn)行保留，以確保信息的不可否認(rèn)性和可追溯性。3.6保存日志 save log電子公文在其成文過程中對所有操作、日期及行為的記錄和描述。3.7版式文件 template file能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件原版原式呈現(xiàn)的電子文件格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。常見的版式文件格式有PDF、CEB等。這類版式文件通常具有以下特點(diǎn)：保留原版原式，忠于紙質(zhì)文檔的原有排版格式，圖文并茂。內(nèi)容不易修改，保證原文的正確性、完整性和保密性。符號(hào)和縮略語4.1XML 可擴(kuò)展置標(biāo)語言（eXtensible Ma

5、rkup Language）。4.2CEBCEB是Chinese E-paper Basic的縮寫，是一種帶語義的跨媒體版式文檔，在不同的軟硬件環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化。電子公文治理的差不多要求電子公文治理，遵循電子政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵循電子公文全程治理和文檔一體化治理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)不性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。電子公文歸檔治理，按國家檔案局令第6號(hào)電子公文歸檔治理暫行方法執(zhí)行。電子公文文檔一體化要求電子公文形成、辦理到歸檔、保管、利用等治理過程是連續(xù)的、不間斷的，對電子公文的治理

6、過程及其操縱是全程的、預(yù)知的、可控的。文檔一體化治理保證電子公文內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保證從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流暢通、完整。電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程6.1 業(yè)務(wù)流程簡圖圖1中的業(yè)務(wù)流程描述了電子公文從形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀的一般過程。電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程簡圖6.2 流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)電子公文的交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個(gè)節(jié)點(diǎn)，是電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，涉及到不同的辦公系統(tǒng)（OA）之間、辦公系統(tǒng)和檔案室檔案治理系統(tǒng)之間、檔案室檔案治理系統(tǒng)和檔案館檔案治理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，直接阻礙電子公文全程治理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的是否暢通。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了交

7、換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個(gè)節(jié)點(diǎn)的電子公文業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)順暢。6.3 業(yè)務(wù)流程中其他節(jié)點(diǎn)的一般要求電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的其他節(jié)點(diǎn)，也是電子公文治理的組成部分。各節(jié)點(diǎn)的全部事務(wù)處理活動(dòng)和元數(shù)據(jù)、背景信息，如責(zé)任人、時(shí)刻、結(jié)果等，都要完整和準(zhǔn)確記錄下來。電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)刻、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。電子公文交換的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范7.1 電子公文交換業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容電子公文交換業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容，在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，可采納如下結(jié)構(gòu)中的任何一種進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞：完全符合

8、國家標(biāo)準(zhǔn)的XML格式版式公文+公文的描述信息公文文頭（圖形格式）+公文內(nèi)容（txt格式）+公文的描述信息7.2 電子公文描述信息數(shù)據(jù)的格式規(guī)范在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，電子公文的描述信息應(yīng)符合表1的要求。 表1 電子公文差不多描述信息元素?cái)?shù)據(jù)類型講明發(fā)文字號(hào)字符型(長度100)公文的發(fā)文字號(hào)，應(yīng)嚴(yán)格按照國標(biāo)規(guī)定的形式進(jìn)行記錄文件標(biāo)題字符型(長度192)文件標(biāo)題信息，應(yīng)能準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容文種字符型(長度10)黨政機(jī)關(guān)或其它機(jī)關(guān)公文的種類名稱主題詞字符型(長度100)公文的主題詞發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）字符型(長度100)公文制發(fā)機(jī)關(guān)的規(guī)范性全稱。聯(lián)合行文時(shí)，包括主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦單位。主送機(jī)關(guān)字符型(長度100

9、)公文的主送機(jī)關(guān)信息抄送機(jī)關(guān)字符型(長度100)公文的抄送機(jī)關(guān)信息簽發(fā)人字符型(長度20)公文簽發(fā)人簽發(fā)時(shí)刻字符型(長度20)公文簽發(fā)時(shí)刻公文密級字符型公文密級信息，公文的密級包括一般、絕密、機(jī)密緊急程度字符型公文的緊急程度信息，公文的緊急程度包括特急、加急、急件、平件保密期限字符型公文的保密期限信息附件名稱字符型(長度260)公文附件的名稱信息內(nèi)容描述字符型(長度500)對公文內(nèi)容的簡要描述信息頁數(shù)字符型公文頁數(shù)操縱標(biāo)識(shí)字符型公文同意上因特網(wǎng)的操縱標(biāo)識(shí)7.3 電子公文描述信息元數(shù)據(jù)項(xiàng)目XML結(jié)構(gòu)形式 HYPERLINK H:cebout - HYPERLINK H:cebout - HYPE

10、RLINK H:cebout - 7.4 版式文件規(guī)范在排版格式上應(yīng)符合GB/T 9704-1999要求。電子公文歸檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范電子公文在創(chuàng)建（形成）、辦理之后，符合歸檔范圍，應(yīng)按本標(biāo)準(zhǔn)的要求（見附錄A A.1），收集相關(guān)的內(nèi)容，形成電子公文及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。所有數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運(yùn)行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（見附錄A A.2）和數(shù)據(jù)格式。8.1 電子公文歸檔數(shù)據(jù)格式關(guān)于各種不同類型的電子公文，其文件存儲(chǔ)格式均應(yīng)盡量采納通用格式（XML、CEB、PDF、TXT），采納現(xiàn)時(shí)期同意格式（DOC、WPS、RTF、SEP）要同時(shí)保存該格式的閱讀器。假如采納不符合本規(guī)范要求的格式，收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如

11、無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。8.2 電子公文歸檔數(shù)據(jù)項(xiàng)電子公文歸檔數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合表2要求。 表2 電子公文歸檔數(shù)據(jù)表序號(hào)元素類型名稱定義數(shù)據(jù)來源備注1 標(biāo)識(shí)信息電子文檔號(hào)治理電子公文的一組符號(hào)代碼用戶必選2文件檔號(hào)分配給每份文件的唯一識(shí)不編號(hào)系統(tǒng)/用戶必選3分類號(hào)檔案分類中的類目代號(hào)系統(tǒng)/用戶必選4內(nèi)容信息文件標(biāo)題指文件的主題內(nèi)容和性質(zhì)系統(tǒng)/用戶必選5文件編號(hào)文件的發(fā)文字號(hào)，指文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人給予文件的順序號(hào)系統(tǒng)/用戶必選6文種指文件種類的名稱系統(tǒng)/用戶必選7主題詞用以表達(dá)文件主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞組系統(tǒng)/用戶必選8內(nèi)容描述內(nèi)容摘要或文本描述（對文件內(nèi)容的描述）系統(tǒng)/用戶

12、可選9附件名稱指正文后的附件材料的題名系統(tǒng)/用戶可選10背景信息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員姓名系統(tǒng)/用戶必選11責(zé)任者指對檔案內(nèi)容進(jìn)行制造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人系統(tǒng)/用戶必選12文件形成部門歸檔工作承擔(dān)單位的全稱系統(tǒng)/用戶必選13文件形成時(shí)刻指文件產(chǎn)生、簽署和批準(zhǔn)的時(shí)刻系統(tǒng)/用戶必選14密級記錄文件保密程度等級系統(tǒng)/用戶必選15保密期限記錄文件的保密期限，是對文件秘密等級的時(shí)效講明系統(tǒng)/用戶必選16歸檔時(shí)刻記錄文件歸檔的時(shí)刻信息系統(tǒng)/用戶可選17頁數(shù)文件以件為單位編制的總頁數(shù)系統(tǒng)/用戶必選18操縱標(biāo)識(shí)指判定該份文件是否無需操縱，可向社會(huì)公開提供利用的符號(hào)代碼系統(tǒng)/用戶必選19保管期限在采取處置行為之前

13、，文件必須保存的時(shí)刻期限系統(tǒng)/用戶必選20接收單位接收文件的單位系統(tǒng)/用戶可選21接收人對文件接收承擔(dān)責(zé)任的人系統(tǒng)/用戶可選22接收時(shí)刻接收單位收到文件的時(shí)刻系統(tǒng)/用戶可選23語種記錄文件內(nèi)容所用的語言種類系統(tǒng)/用戶可選24發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件對相關(guān)文件的參照系統(tǒng)/用戶可選25存儲(chǔ)位置電子公文存儲(chǔ)的物理/邏輯位置系統(tǒng)/用戶可選26硬件環(huán)境主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等系統(tǒng)/用戶可選27軟件環(huán)境文件創(chuàng)建時(shí)的軟件環(huán)境情況如操作系統(tǒng)型號(hào)主版本等系統(tǒng)/用戶可選28數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)處理文檔所必需的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)系統(tǒng)/用戶可選29相關(guān)軟件文字處理工具、掃瞄器、壓縮或解密軟件等系統(tǒng)/用戶可選30原件描述信息數(shù)據(jù)類型關(guān)

14、于文件數(shù)據(jù)的類不信息系統(tǒng)/用戶必選31數(shù)據(jù)大小記錄文件數(shù)據(jù)的字節(jié)數(shù)系統(tǒng)/用戶必選32數(shù)據(jù)格式構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格式系統(tǒng)/用戶必選33文件存儲(chǔ)名指電子公文存儲(chǔ)在載體上的文件名用戶可選8.3 電子公文元數(shù)據(jù)項(xiàng)目XML結(jié)構(gòu)形式 HYPERLINK H:cebout - HYPERLINK H:cebout - HYPERLINK H:cebout - 8.4 電子公文歸檔的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)電子公文歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，應(yīng)符合附錄A A.1要求。歸檔電子公文移交歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應(yīng)在一定的時(shí)刻內(nèi)或即時(shí)向檔案館（電子文件中心）移交。向檔案館移交的電子檔案應(yīng)是文書處理過程中產(chǎn)生

15、的最后核定歸檔的定稿。移交的電子檔案應(yīng)包括講明文件形成的背景信息和元數(shù)據(jù)，以及電子文件辦理過程的記錄信息。移交檔案館的電子公文格式應(yīng)符合規(guī)定的文件格式要求，專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式；不能轉(zhuǎn)換的應(yīng)將相關(guān)軟件隨同文件一同移交進(jìn)館。關(guān)于加密的電子檔案，應(yīng)解密后再行移交。移交進(jìn)館的電子檔案應(yīng)按照DA/T 22的要求，通過系統(tǒng)整理、鑒定和編目。歸檔電子公文移交內(nèi)容符合附錄A A.1要求。所有移交數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運(yùn)行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（見附錄A A.2）和數(shù)據(jù)格式。9.1 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合表3要求。表3 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)表序號(hào)元素類型名稱定義數(shù)據(jù)

16、來源備注1 標(biāo)識(shí)信息電子文檔號(hào)治理電子公文的一組符號(hào)代碼用戶必選2全宗號(hào)用戶必選3保管期限代碼永久-Y；長期-C；短期-D用戶必選4年度系統(tǒng)/用戶必選5歸檔機(jī)構(gòu)代碼文件形成部門漢語拼音縮寫系統(tǒng)/用戶必選6盒號(hào)系統(tǒng)/用戶必選7件號(hào)系統(tǒng)/用戶必選8文件檔號(hào)分配給每份文件的唯一識(shí)不編號(hào)系統(tǒng)/用戶必選9分類號(hào)檔案分類中的類目代號(hào)系統(tǒng)/用戶必選10內(nèi)容信息文件標(biāo)題指文件的主題內(nèi)容和性質(zhì)系統(tǒng)/用戶必選11文件編號(hào)文件的發(fā)文字號(hào)，指文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人給予文件的順序號(hào)系統(tǒng)/用戶必選12文種指文件種類的名稱系統(tǒng)/用戶必選13主題詞用以表達(dá)文件主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞組系統(tǒng)/用戶必選14內(nèi)容描述內(nèi)容

17、摘要或文本描述（對文件內(nèi)容的描述）系統(tǒng)/用戶可選15附件名稱指正文后的附件材料的題名系統(tǒng)/用戶可選16背景信息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員姓名系統(tǒng)/用戶必選17責(zé)任者指對檔案內(nèi)容進(jìn)行制造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人系統(tǒng)/用戶必選18文件形成部門歸檔工作承擔(dān)單位的全稱系統(tǒng)/用戶必選19文件形成時(shí)刻指文件產(chǎn)生、簽署和批準(zhǔn)的時(shí)刻系統(tǒng)/用戶必選20密級記錄文件保密程度等級系統(tǒng)/用戶必選21保密期限記錄文件的保密期限，是對文件秘密等級的時(shí)效講明系統(tǒng)/用戶必選22歸檔時(shí)刻記錄文件歸檔的時(shí)刻信息系統(tǒng)/用戶可選23頁數(shù)文件以件為單位編制的總頁數(shù)。系統(tǒng)/用戶必選24操縱標(biāo)識(shí)指判定該份文件是否無需操縱，可向社會(huì)公開提供利用的符號(hào)

18、代碼系統(tǒng)/用戶必選25保管期限在采取處置行為之前，文件必須保存的時(shí)刻期限系統(tǒng)/用戶必選26接收單位接收文件的單位系統(tǒng)/用戶可選27接收人對文件接收承擔(dān)責(zé)任的人系統(tǒng)/用戶可選28接收時(shí)刻接收單位收到文件的時(shí)刻系統(tǒng)/用戶可選29語種記錄文件內(nèi)容所用的語言種類系統(tǒng)/用戶可選30發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件對相關(guān)文件的參照系統(tǒng)/用戶可選31處置授權(quán)機(jī)構(gòu)具有文件處置授權(quán)權(quán)力的機(jī)構(gòu)系統(tǒng)/用戶可選32處置責(zé)任者實(shí)施處置行為的責(zé)任人用戶可選33處置行為保管期限期滿時(shí)對文件采取的處置行為用戶可選34處置時(shí)刻對文件采取處置行為的時(shí)刻用戶/系統(tǒng)可選35保管日志文件長期保管利用中對所有操作日期及行為的記錄和描述系統(tǒng)可選36存儲(chǔ)

19、位置電子公文存儲(chǔ)的物理/邏輯位置系統(tǒng)/用戶可選37加密方式如何對文件進(jìn)行加密的信息系統(tǒng)/用戶可選38硬件環(huán)境主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等系統(tǒng)/用戶可選39軟件環(huán)境文件創(chuàng)建時(shí)的軟件環(huán)境情況如操作系統(tǒng)型號(hào)主版本等系統(tǒng)/用戶可選40數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)處理文檔所必需的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)系統(tǒng)/用戶可選41相關(guān)軟件文字處理工具、掃瞄器、壓縮或解密軟件等系統(tǒng)/用戶可選42原件描述信息數(shù)據(jù)類型關(guān)于文件數(shù)據(jù)的類不信息系統(tǒng)/用戶必選43數(shù)據(jù)大小記錄文件數(shù)據(jù)的字節(jié)數(shù)系統(tǒng)/用戶必選44數(shù)據(jù)格式構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格式系統(tǒng)/用戶必選45文件存儲(chǔ)名指電子公文存儲(chǔ)在載體上的文件名用戶可選46載體信息載體類型存儲(chǔ)電子公文載體類型用戶必選

20、47載體編號(hào)存儲(chǔ)電子公文載體編號(hào)用戶必選48其他紙文件地址對應(yīng)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)地址用戶可選49備注對文件的其它講明用戶可選9.2 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)XML結(jié)構(gòu)格式 HYPERLINK H:cebout - HYPERLINK H:cebout - FIELD FieldName=歸檔機(jī)構(gòu)代碼 FieldType=String WIDTH=10 / HYPERLINK H:cebout - 9.3 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)，應(yīng)符合附錄A A.2要求。電子公文日志和留痕信息歸檔要求電子公文日志和留痕信息應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確，所采納的相關(guān)技術(shù)應(yīng)是通過各方面實(shí)踐認(rèn)可、成熟穩(wěn)定的技

21、術(shù)。關(guān)于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。10.1 電子公文日志文件歸檔要求電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄電子公文的辦理結(jié)點(diǎn)及辦理過程的信息留痕，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。至少保留具體的公文流程結(jié)點(diǎn)、操作者、時(shí)刻、動(dòng)作及其它相關(guān)內(nèi)容并將其存儲(chǔ)在日志文件中。歸檔時(shí)，電子公文日志文件名為：文件名+日志.TXT或文件名+日志.XML,并打印成紙質(zhì)載體長期保存。電子公文日志文件歸檔時(shí),顯現(xiàn)效果如下：文件名序號(hào)公文流程結(jié)點(diǎn)操作者時(shí)刻單位部門版本標(biāo)記文件名：將要產(chǎn)生或剛接

22、收的電子公文標(biāo)題。公文流程轉(zhuǎn)結(jié)點(diǎn)：電子文件生命期內(nèi)的一個(gè)活動(dòng)時(shí)期。由單位生成的電子文件其生命期內(nèi)一般有：起草、改稿、審稿、定稿、歸檔等幾個(gè)活動(dòng)時(shí)期，其中起草、定稿、歸檔只能出現(xiàn)一次，其余不限。操作者：系統(tǒng)認(rèn)可、同意在該電子文件生命期內(nèi)各時(shí)期進(jìn)行工作的人員中文名單。時(shí)刻：由系統(tǒng)自動(dòng)記載工作人員結(jié)束本程序工作的時(shí)刻，包括年、月、日、時(shí)、分、秒。單位部門：操作者所在單位和工作部門（中文）。版本標(biāo)記：指記錄工作人員在本節(jié)點(diǎn)操作內(nèi)容的文件版本，如草稿、第n次修改稿、送審稿、定稿等。10.2 電子公文內(nèi)容留痕關(guān)于修改內(nèi)容留痕要求不僅能保留歷次修改的版本，而且各版本之間還要在同一界面下有明顯標(biāo)志標(biāo)出修改之前

23、和修改之后的內(nèi)容。10.3 電子公文留真信息電子公文留真信息要緊記錄并保留領(lǐng)導(dǎo)對電子公文修改簽發(fā)意見手跡，并打印成紙質(zhì)載體長期保存。修改時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)-定稿審核時(shí)期正式下發(fā)-正本電子公文起草時(shí)期草稿修改稿審核稿簽發(fā)稿紅頭版式文件附錄A（規(guī)范性附錄）電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)A.1 電子公文歸檔數(shù)據(jù)內(nèi)容A.1.1 符合歸檔范圍的電子公文，包括正文（版式文件）、定稿（簽發(fā)文）和附件、重要文件的歷次修改稿等； A.1.2 電子公文產(chǎn)生和治理過程的有關(guān)數(shù)據(jù)，包括文件處理單、領(lǐng)導(dǎo)批閱簽署的重要意見、電子簽名等；A.1.3 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)；A.1.4 電子公文的日志文件。A.2 電子公文歸檔和移交

24、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)A.2.1 電子公文歸檔和移交的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（含脫機(jī)保管需要將相關(guān)數(shù)據(jù)遷移到每一張光盤、磁帶等光磁介質(zhì)上的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)）采取樹形結(jié)構(gòu)，一般以“ 全宗號(hào)-年度-保管期限” 設(shè)置根目錄名稱，根目錄下可再設(shè)文件夾，分不治理不同類型的電子公文。根目錄下應(yīng)包括講明文件、盒目錄信息、歸檔電子公文目錄信息三個(gè)文件以及多個(gè)歸檔電子公文夾。A.2.2 電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下圖：A.2.3 電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中有關(guān)文件的講明A.2.3.1 講明文件文件名為講明文件.TXT。一個(gè)年度只需一個(gè)講明文件，講明本年度的各種信息，包括：移交單位（全宗名稱）、制作人、檢查人、制作時(shí)刻、軟件環(huán)境(軟件操作系統(tǒng)及

25、其版本、顯示電子公文的軟件等)、其他各種有助于講明的信息。關(guān)于脫機(jī)保管的光盤等介質(zhì)上的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，要求一張光盤等介質(zhì)只有一個(gè)講明文件，講明存放有關(guān)本張光盤等介質(zhì)的各種信息，包括：光盤編號(hào)(各單位為所保管的光盤統(tǒng)一順序編號(hào))、移交單位（全宗名稱）、光盤制作單位、制作人、檢查人、制作時(shí)刻、閱讀本光盤所需要的硬件、軟件環(huán)境(光盤驅(qū)動(dòng)器的型號(hào)、計(jì)算機(jī)配置、軟件操作系統(tǒng)及其版本、顯示電子公文的軟件等)、其他各種有助于講明本張光盤的信息。A.2.3.2 盒目錄信息文件文件名為盒目錄.XML。此文件用來存放該年度生成的所有盒目錄的著錄信息。包括盒檔號(hào)、全宗號(hào)、保管期限代碼、年度、歸檔機(jī)構(gòu)代碼、盒號(hào)、起件號(hào)、止件號(hào)、文件件數(shù)、整理人、檢查人、盒內(nèi)文件講明、備注等項(xiàng)目。盒目錄信息為字符文件，如采納XML數(shù)據(jù)文件應(yīng)包括字段信息節(jié)點(diǎn)與記錄節(jié)點(diǎn)，信息格式如下： 字段信息 多條數(shù)據(jù)記錄