“七何分析法、WBS 原則、PERT計(jì)劃管理”制作完美計(jì)劃的三步法

1、“七何分析法、WBS原則、PERT 計(jì)劃管理”：制作完美計(jì)劃的三步法原創(chuàng) 職場(chǎng)歌 2019-08-14 08:50:43在日本的企業(yè)管理界，有這樣一句話：管理就是做計(jì)劃?！痹诘聡?guó)的職場(chǎng)，有這樣一句話： 期計(jì)劃就談不上工作?！笨梢?，計(jì)劃有多么皿觀察我們的周圍，工作執(zhí)行力強(qiáng)的人，每當(dāng)給他們安排一項(xiàng)重要工作時(shí)，他們 總會(huì)圍繞目標(biāo)制訂合理的計(jì)劃，將重要任務(wù)一點(diǎn)點(diǎn)分解開來，每個(gè)步驟都匹配 以合理的時(shí)間和解決方式，然后按照計(jì)劃的步驟一項(xiàng)項(xiàng)去完成。但還有一些人，并沒有事前認(rèn)真制訂工作計(jì)劃的習(xí)慣。有時(shí)任務(wù)干到一半，發(fā) 現(xiàn)方向偏離，于是推倒重來；有時(shí)工作提交后，才發(fā)現(xiàn)與實(shí)際效果差得很遠(yuǎn);有時(shí)隨便制訂一份計(jì)劃，實(shí)

2、際執(zhí)行中漏洞百出，導(dǎo)致項(xiàng)目無法按時(shí)完成。上面兩種人的本質(zhì)區(qū)別就在于，高效的職場(chǎng)人總是花費(fèi)必要的時(shí)間,心思來制 訂一個(gè)合理的計(jì)劃，而低效的職場(chǎng)人總是不知道計(jì)劃的重要性，工作碌碌無為 而沒有成效.今天，我們就來聊聊，作為一名職場(chǎng)人，如何制訂合理的工作計(jì)劃。首先，什么是工作計(jì)劃？好的工作計(jì)劃有哪些特點(diǎn) 呢？工作計(jì)劃是指項(xiàng)目實(shí)施之前預(yù)先擬定的具體內(nèi)容和步驟.這樣便于從整體上和全 局上把握工作的進(jìn)度,節(jié)奏，盡可能地使工作保質(zhì)保量地完成，從而實(shí)現(xiàn)任務(wù)管 理的高效能、高效率.好的工作計(jì)劃一般有4個(gè)特點(diǎn)：具有指導(dǎo)性和預(yù)見性工作計(jì)劃的首要因素就是其對(duì)于整項(xiàng)任務(wù)的指導(dǎo)性。同時(shí)，制訂計(jì)劃需要提前預(yù)見到工作過程中將會(huì)

3、面對(duì)的各類突發(fā)情況，以便能 夠及時(shí)應(yīng)對(duì)。結(jié)合實(shí)際具有可行性好的計(jì)劃并非一拍腦袋就寫出來的。而是在綜合衡量各方面實(shí)際情況之后，為完成某項(xiàng)任務(wù)制訂出來的，具有實(shí)際 的可操作性。否則，它就只會(huì)是一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的無用功。具有一定的機(jī)動(dòng)靈活性k(i)慮)4 J 一 L.CJCJ 口 豆豆： f 口口 * *好的計(jì)劃需要原則性來指導(dǎo)各方面的人力、物力資源。但是好的計(jì)劃絕不會(huì)是死板的，還有一定的機(jī)動(dòng)靈活性。能夠在出現(xiàn)各種意外狀況之后隨時(shí)調(diào)整，以使行動(dòng)計(jì)劃更加切實(shí)可行。所有參與人員的意見統(tǒng)一性計(jì)劃的最初制訂者和實(shí)際執(zhí)行者應(yīng)該保持基本一致。否則，計(jì)劃的最初制訂者有時(shí)會(huì)“想法很美好”，讓實(shí)際操作者在執(zhí)行過程中會(huì)出現(xiàn)

4、“現(xiàn)實(shí)很骨感”而無法實(shí)施，計(jì)劃也就失去了原本的意義。無論如何，整個(gè)計(jì)劃的最初制訂、中間實(shí)施以及隨情況變化而調(diào)整的過程中，最重要的一點(diǎn)，那就是方向。明確把握住工作的方向、任務(wù)的目標(biāo)的人，才能在整伸劃的實(shí)施過程中不會(huì)，不會(huì)出現(xiàn)迷茫.無用功,反復(fù)兜子等現(xiàn)象制定和執(zhí)行計(jì)劃容易出現(xiàn)什么問題？一類是客觀上的，具體表現(xiàn)：計(jì)劃不明確，在數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)限、標(biāo)準(zhǔn)等方面規(guī)定得比較籠統(tǒng)，使計(jì)劃缺乏方向感。計(jì)劃定的目標(biāo)過高，實(shí)際操作能力低，超出了員工的執(zhí)行能力，缺乏達(dá)成計(jì)劃的相關(guān)方法與手段。計(jì)劃實(shí)現(xiàn)周期長(zhǎng)，隨著時(shí)間的推移和環(huán)境的改變達(dá)成計(jì)劃的現(xiàn)實(shí)條件逐漸喪 失。出現(xiàn)了不可預(yù)料的事件，并且在能力范圍內(nèi)無法解決，分散了計(jì)劃

5、實(shí)施者的精 力和注意力。另一類是主觀上的，具體表現(xiàn)：計(jì)劃實(shí)施者對(duì)計(jì)劃的理解出現(xiàn)偏差，無意中使自己的行為偏離了既定計(jì)劃。因循守舊、思維僵化，不能積極了解計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)展情況并通過反饋來及時(shí)調(diào) 整和糾偏，不敢變通和創(chuàng)新，生怕越雷池一步”。缺乏團(tuán)隊(duì)精神，難以得到上級(jí)或同事的有力配合與支持。那么，繞工作任務(wù)，如何制訂合理高效執(zhí)行力強(qiáng)的工作計(jì)劃呢？第一：利用“七何分析法”，圍繞“5W2H”原則提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，有效 避免前期準(zhǔn)備工作方面的疏漏 “七何分析法”也叫漩21原則，這項(xiàng)原則要求相關(guān)部門在進(jìn)行決策、制訂 計(jì)劃,執(zhí)行任務(wù)之前，可以通過問七個(gè)問題蜓行全面的思考，避免出現(xiàn)重要遺 漏.why，為什么要做？

6、即制訂此計(jì)劃的原因是什么。what，任的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)是什么？即要完成的任務(wù)具體內(nèi)容和想要達(dá)到的效果。when，在什么時(shí)間段進(jìn)行？即初步確定任務(wù)的開始時(shí)間、完成時(shí)間，以及中間的重要步驟階段。where，任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)是什么？即預(yù)估完成工作所需要的合理環(huán)境、條件等，以便為此項(xiàng)工作安排最為合適的地點(diǎn)和實(shí)施場(chǎng)所。who，哪些人員參加此任務(wù)/由誰負(fù)責(zé)？即確定此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人、團(tuán)隊(duì)成員。how，用什么方法進(jìn)行？即高質(zhì)量完成此項(xiàng)工作需要使用的方法、具體步驟等。how much,需要多少成本？對(duì)完成計(jì)劃所需的必要政策支持、現(xiàn)有資源、人力、成本等進(jìn)行綜合評(píng)估、有 效利用。制訂計(jì)劃是為了更好地指導(dǎo)執(zhí)行，不具備

7、可操作性和實(shí)際指導(dǎo)意義的計(jì)劃是失 敗的。在制定計(jì)劃前多就5W2H則提問一些問題是非常有必要的，而且提問的越深入、越刨根問底、抓住關(guān)鍵問題不放，越有可能發(fā)現(xiàn)新的閃光點(diǎn)或者考慮不 周的地方，從而有效提升整體工作的效率和質(zhì)量。Risk Analysis0 Valuations & Capital StructuringBusinessPlanningFinancial ModelingProcess 匕廠，口 ,廠OSales & Cost Projection0 Business Model Formulation/Market Research/Feasibility第二：運(yùn)“WBS原則，將工作

8、任務(wù)進(jìn)行合理細(xì)致的層層分解，建立起一 個(gè)科學(xué)的工作分解結(jié)構(gòu)，提高工作效率WBS全稱為Work Breakdown Structure，意為工作分解結(jié)構(gòu)，主要是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目的最終目標(biāo)，為項(xiàng)目確立一個(gè)“可交付”成果，然后運(yùn)用WBS則將此“可交付”成果一層一層逐級(jí)分離下去，分解成較小的、更易于管理和 落實(shí)的組成部分。通常采用明確任務(wù)目標(biāo)一確定任務(wù)可交付成果T將完成此目標(biāo)所需要的所有工作都涵蓋在內(nèi)一將可交付成果進(jìn)行逐級(jí)分解的工作步驟。在具體的實(shí)際運(yùn)用過程中，需要把握這么幾點(diǎn)：運(yùn)用WBS之前必須首先對(duì)任務(wù)要求、任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)范圍、任務(wù)要點(diǎn)等進(jìn)行 細(xì)致的解讀和分析，掌握正確、關(guān)鍵的信息。將復(fù)雜的項(xiàng)

9、目管理任務(wù)按照“復(fù)雜事情簡(jiǎn)單化”的原則，把大的、復(fù)雜的任 務(wù)分解為小的、簡(jiǎn)單易行的任務(wù)，使得整個(gè)任務(wù)過程顯得更加簡(jiǎn)單明了，幫助 執(zhí)行團(tuán)隊(duì)更好地確定任務(wù)目標(biāo)和進(jìn)行項(xiàng)目管理。通過將所有需要完成的工作步驟涵蓋到這分解框架中，盡可能保證了整個(gè)任 務(wù)環(huán)節(jié)中所有重要的工作不被遺漏。清晰地向執(zhí)行者呈現(xiàn)出各個(gè)任務(wù)之間的具體聯(lián)系。將任務(wù)進(jìn)行層級(jí)分解直到細(xì)化之后，結(jié)合各方面實(shí)際情況，確定每項(xiàng)可交付 成果安排給合適的人或者團(tuán)隊(duì)，幫助各個(gè)執(zhí)行者之間進(jìn)行有效溝通，保證了項(xiàng) 目的分工明確、合作協(xié)商。標(biāo)記出重要任務(wù)的執(zhí)行階段，能夠幫助上級(jí)或者客戶及時(shí)了解工作進(jìn)度。但是運(yùn)用WBS也不能過度細(xì)化項(xiàng)目，這樣容易出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理只關(guān)注

10、細(xì)節(jié),不關(guān)注整體，只關(guān)注成員是否完成工作、不關(guān)注交付的成果，而執(zhí)行人也會(huì)出現(xiàn) 由于項(xiàng)目安排過細(xì)統(tǒng)的過死，導(dǎo)致工作主觀能動(dòng)性發(fā)揮不夠。因此，不建議將WBS的任務(wù)工作分解得太過細(xì)致,對(duì)于一個(gè)大型項(xiàng)目而言， 劃分至10個(gè)工作日可以完成的任務(wù)這一層面，是較為合理的，這樣，既能讓 項(xiàng)目經(jīng)理能夠從全局角度把握細(xì)節(jié)，又能留給執(zhí)行人運(yùn)用主觀能動(dòng)性解決問題 的空間。第三：利用“PERT”計(jì)劃管理，按照“線性”方式執(zhí)行計(jì)劃，將資源匹配到合 適的任務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)任務(wù)步驟和資源的全面掌控PERT 全稱為 Program Evaluation and Review Technique，意為“計(jì)劃評(píng)審技術(shù)”主要是對(duì)某

11、項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行全面的網(wǎng)絡(luò)式分析在此基礎(chǔ)上制訂合理計(jì)劃， 對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃進(jìn)行有效評(píng)價(jià)冶理安排人力、物力、時(shí)間,資金皿計(jì)劃的完成 利用PERT進(jìn)行計(jì)劃管理的優(yōu)點(diǎn)是很明顯的：在任務(wù)開始之前，能夠盡可能地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效計(jì)劃和控制。項(xiàng)目經(jīng)理能夠準(zhǔn)確把握整個(gè)工作進(jìn)程中有可能出現(xiàn)困難或者進(jìn)度延誤的環(huán)節(jié)， 從而一開始就將精力側(cè)重于這些難點(diǎn)和重點(diǎn)任務(wù)上。通過PERT網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖，任務(wù)的各級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)的任務(wù)內(nèi)容、要求、時(shí)間期限以及在整個(gè)任務(wù)當(dāng)中所處的位置和意義，都能有全局性的理解和 把握。通過這種全面、直觀的展示方式，管理者很容易能發(fā)現(xiàn)可以簡(jiǎn)化或者優(yōu)化的 任務(wù)環(huán)節(jié)，從而能夠探索出更好的項(xiàng)目完成路徑。PERT網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃

12、圖是一種類似流程圖的線性執(zhí)行圖，制訂計(jì)劃圖需要把握四個(gè)關(guān)鍵因素：事件、活動(dòng)估計(jì)時(shí)間均值關(guān)鍵線。事件所謂事件，是指主要活動(dòng)及其結(jié)束時(shí)間，這是PERT網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖的主要組成部 分。當(dāng)我們確定下一個(gè)項(xiàng)目的具體任務(wù)和目標(biāo)時(shí)，首先要做的，就是把完成此項(xiàng)任 務(wù)所必需的所有重要事件和每個(gè)事件所需要花費(fèi)的時(shí)間段都列出來，納入到網(wǎng) 絡(luò)當(dāng)中?；顒?dòng)所謂活動(dòng)，是指從一個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)到下一個(gè)項(xiàng)目所需的過程，包括必需的各項(xiàng)資源等。完成某個(gè)項(xiàng)目所需要的所有活動(dòng)都應(yīng)該以明確、清晰的形式在PERT網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃 圖中體現(xiàn)出來。估計(jì)時(shí)間均在PERT網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，所有活動(dòng)都同時(shí)被估計(jì)出三個(gè)時(shí)間樂觀時(shí)間ai、悲觀 時(shí)間bi、可能時(shí)間ci。這三個(gè)時(shí)間

13、都要由最熟悉此項(xiàng)活動(dòng)的人員進(jìn)行預(yù)估。通過對(duì)這三項(xiàng)時(shí)間的有效 估算，項(xiàng)目經(jīng)理能夠評(píng)估出整個(gè)項(xiàng)目的不確定性。c=4 +妃+九某項(xiàng)目完成估計(jì)需要12個(gè)月。在進(jìn)一步分析后認(rèn)為最少將花8個(gè)月，最糟糕 的情況下將花28個(gè)月。根據(jù)上面的公式解析：PERT估算的活動(dòng)時(shí)間均值=(樂觀估計(jì)值+4最可能估計(jì) 值+悲觀估計(jì)值)/6,估計(jì)該項(xiàng)目完成的時(shí)間均值為(8+4*12+28)/6=14個(gè)月。關(guān)鍵路線所謂關(guān)鍵路線，是由此項(xiàng)目中最重要的、花費(fèi)時(shí)間最長(zhǎng)的那一關(guān)鍵事件來決定 的。通過對(duì)關(guān)鍵事件的分析，將完成這一關(guān)鍵事件所需要的活動(dòng)按照一定的邏輯順 序排列出來，就組成了 PERT的關(guān)鍵路線。一般而言，一張簡(jiǎn)單的PERT網(wǎng)絡(luò)

14、圖表可以通過如下五個(gè)步驟來制訂完成根據(jù)項(xiàng)目的總目標(biāo)，羅列出完成此項(xiàng)目所需要的所有事件和活動(dòng)。將上述事件按照先后次序、邏輯次序等進(jìn)行合理排列。事件以“圓圈”表示；活動(dòng)以“箭頭”表示，同時(shí)在箭頭上方把此階段的活 動(dòng)數(shù)量寫上。預(yù)估和計(jì)算每項(xiàng)活動(dòng)所需要的三個(gè)時(shí)間：樂觀時(shí)間、悲觀時(shí)間、可能時(shí)間。在此基礎(chǔ)上，計(jì)劃制訂者能合理計(jì)算和制定出每個(gè)事件的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí) 間，特別是能夠?qū)﹃P(guān)鍵事件和關(guān)鍵路線預(yù)估出一個(gè)合理時(shí)間。這對(duì)于有效把握 整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度非常重要。以下方面：審查各項(xiàng)工程活動(dòng)的進(jìn)度計(jì)劃，有效協(xié)調(diào)好施工方、設(shè)備方等相關(guān)各方的進(jìn) 場(chǎng)時(shí)間、作業(yè)順序等，同時(shí)，利用這一計(jì)劃對(duì)各方的進(jìn)度進(jìn)行有效監(jiān)督。有效分析各個(gè)活動(dòng)所需要的資源，及時(shí)估算、預(yù)測(cè)總體量對(duì)各個(gè)施工階段的 影響，力求將負(fù)面因素減到最低。當(dāng)因異常情況出現(xiàn)而影響了各個(gè)環(huán)節(jié)的施工進(jìn)度時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理盡快對(duì)后續(xù)計(jì) 劃進(jìn)行有效調(diào)整，以有效把握總體項(xiàng)目進(jìn)度。根據(jù)PERT計(jì)劃，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)、各方的施工進(jìn)度進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)延誤情況， 及時(shí)找出原因、分析出這一異常對(duì)總體進(jìn)度的影響程度，并制定有效的補(bǔ)救措 施，力求在總體上把握好原定的計(jì)劃期限。制定好各個(gè)主要階段的任務(wù)完成情況匯報(bào)表，以便上級(jí)、客戶等能明確把握 總體的工程進(jìn)展情況。