重慶龍湖合同管理辦法

1、重慶龍湖合同管理辦法07版 為了加強合同管理，提高工作效率，促進公司對外經濟活動的開展，防范公司經營風險，規(guī)范合同起草、會簽、審批、簽章、執(zhí)行、變更、糾紛處理及檔案管理的過程，特制定本辦法。 1適用范圍： 凡涉及金額在5000元人民幣以上的經濟事務（不包括行政稅費），必須簽署相關合同、協(xié)議或其它書面文本。 2管理辦法： 3.1崗位職責.綜合管理崗位：計劃財務部合同管理員. 計劃財務部：.1負責審核價格、付款條件、違約責任是否清楚、明確、有效； 負責對合同會簽過程進行動態(tài)監(jiān)督管理； 負責起草、修訂、解釋本管理辦法及附件文檔。 3.1.3. 行政部：.1.負責法律顧問事務所的選擇、監(jiān)督、評價和日常

2、組織協(xié)調工作；.2.負責處理法院、仲裁事務；.3.負責合同用印、存檔、查閱工作。. 集團信息中心：負責根據(jù)本辦法及附件文檔將合同類型及模版、崗位審批權限等在OA系統(tǒng)及運營管理系統(tǒng)中進行設置及固化。 3.1.5. 合同承辦部門：.1.負責本部門合同起草、會簽、校稿、審核、批準、生效的全過程管理；3.1.5.2.負責審核合同內容的合理性、合法性、嚴密性及有效性，包括但不限于合同要素及條款是否齊備，當事人雙方的權責和義務是否明確，合同文字及數(shù)字的表述是否準確規(guī)范； .3.負責建立和管理部門各類合同的示范模板；.4.負責對本部門員工進行合同管理辦法及應用的培訓；. 合同會簽部門：負責從本部門工作需求和

3、專業(yè)角度提出會簽意見。 3.2合同基本內容和格式：基本內容： 包括標的物（施工、采購、服務等），數(shù)量和質量，價款，付款節(jié)點和相應的支付條件、履行的期限、地點和方式，違約責任，維保服務等主要條款。 合同名稱 命名原則：必須包括“公司發(fā)布的項目標準名稱+事項”； 適用范圍：合同名稱、合同中的附件名稱、以及合同正文中的名稱，上述三類合同名稱必須規(guī)范、統(tǒng)一； 3.3合同起首部分：寫明甲乙雙方（供需雙方）的全稱，且必須與公司印章名稱保持一致； 一般情況下一份合同一個合同主體，若一份合同多個合同主體需要說明不同主體對應的標的物及金額（目的是滿足運營管理系統(tǒng)和辦理承兌的需要）； 3.4合同正文部分：基本信息

4、應包括但不限于：產品名稱、牌號、商標、廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產品等；質量要求、技術標準、供方對質量負責的條件和期限，必須符合國家行業(yè)相關政策規(guī)范；計量單位、計量方法、自然損耗率等；運輸方式及運費承擔責任；交（提）貨期限、地點及驗收方法； 合同必須有違約責任，違約責任應明確約定違約金數(shù)額、比例及計算方法，以及合同解除的條件，具體內容由合同承辦部門確定： 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務特點，總結一些本部門常見的違約責任標準條款，如“未能按期交貨或者付款，每延期一天，由違約方向對方償付未履行部分款項總值每日千分之五的違約金；任何一方如單方面中途撤消或無故不履行合同者，應由違約方償付對方未履

5、行部分款項總值20%的違約金”； 一般情況下，任何合同都不能缺乏違約條件，應杜絕“乙方是長期合作單位，不會出意外，不必考慮違約條款”的觀念，“甲方有權保留追溯損失的權利”之類的說法不能代替具體的違約條款； 合同違約責任應在合法、合理的范圍，應避免由于甲方違約責任過重導致乙方產生惡意的條款，例如“延期付款甲方每日支付3%違約金，延期付款5天以上乙方有權解除合同，甲方應支付10%違約金”。 一般情況下，合同必須有質保金、質保期及維保服務方式，以保證合同后期服務的正常進行； 一般情況下，合同爭議處理的機構應為甲方所在地有管轄權的人民法院或仲裁委員會； 合同應有明確的起止時間及簽約地點； 3.5合同結

6、尾部分：.雙方都必須使用合法的印章（公章或合同專用章），不得使用財務章或業(yè)務章等不合法印章； 3.5.2.落款應包含簽訂時間、法定代理人及委托代理人、開戶銀行及帳號、聯(lián)系人及電話。 3.6格式化的合同：包括國家規(guī)定的格式合同和某些壟斷機構的格式合同，由經辦人按要求填寫，在合同中應盡量通過其它說明事項或補充條款等方式為甲方爭取公平的權益，同時，經辦人員應在審批的合同摘要中對格式合同予以明示； 3.7境外合同：必須明確約定稅費的承擔人，稅費交納手續(xù)的辦理人、國內段工作涉及的合同金額或比例； 鑒于稅務局有權質疑合同約定的國內段、國外段的金額分攤比例，故合同應約定“最終稅費以稅務局認可金額為準”； 鑒

7、于境外合同付款周期的特殊性，故合同約定的付款時間應考慮充分，如在收到發(fā)票后20個工作日，并應強調付款遇中華人民共和國法定節(jié)假日順延。 與代理方所簽合同中應包括對代理方票據(jù)的要求，例如“代理公司提供之海關代征增值稅及關稅發(fā)票抬頭須為購買公司及代理公司雙抬頭,且發(fā)票之含稅金額需與賣方公司相關材料價款一致.；代理公司交付買方之所有發(fā)票均須為原件,相關發(fā)票抬頭,除海關代征增值稅及關稅發(fā)票為購買公司及代理公司雙抬頭外,其余一切代理費及相關中間費用等,均須為買方公司名稱抬頭”； 凡涉及境外付款的合同需添加計劃財務部稅務專員會簽。 3.8合同流轉流程：基本流程： 起草會簽校稿審核批準用印存檔/抄送 起草：

8、合同承辦人對合同簽訂的及時性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性承擔主要責任，即第一責任； 合同承辦人在會簽過程中應嚴格按合同會簽權限添加相關人員參與會簽，不得隨意添加合同會簽權限以外的人員參與會簽（目的是提高合同會簽效率、明確分工和責任、控制合同流傳范圍）； 若發(fā)生多版本情況，應說明版本之間的差異，明確修訂的內容（目的是提高會簽效率，保證版本的有效性）； 合同承辦人不得未經規(guī)定會簽人員會簽完成就直接校稿，如有特殊情況，必須在辦理說明中明示。 當合同承辦人不能找到合適的合同類別時，首先應與計劃財務部合同管理員確認，如屬于尚未建立適用的合同類別，則承辦部門應通過工作聯(lián)系單向計劃財務部合同管理

9、員提出增加合同類別的要求，必須杜絕“隨意”選擇一個合同類別的做法（工作聯(lián)系單由合同管理員參加會簽，部門經理審批，抄送財務部經理。 會簽： 會簽人對合同內容提出本部門工作需求和專業(yè)意見，承擔相關專業(yè)責任，負責提供專業(yè)標準規(guī)范或技術要求條款給合同起草人； 合同承辦人必須逐條明確回復會簽人意見、直到意見達成一致（嚴禁合同承辦人含糊簡單的以“OK、同意”等字詞接受會簽意見、其實沒有充分溝通、甚至根本就沒有接受會簽意見就送審批的情況）； 涉外合同：合同承辦人必須自行添加會計組主管參加會簽（是否涉外合同以乙方是否境外單位為判斷標準，不以是否外幣付款為標準）； 審核： 合同審核人負責對校稿版本的合理性、合法

10、性、規(guī)范性、完整性和正確性進行全面審核，承擔合同簽定的第二責任（審核人必須全面檢查會簽意見并確認合同承辦人已經與會簽人達成一致意見）； 根據(jù)各個部門的情況，可設定多級審核； 合同審核人必須檢查會簽記錄，起草和會簽流程是否正確； 批準： 批準人在審核的基礎上批準該合同的執(zhí)行，對簽訂合同承擔決策責任，不承擔因合同的及時性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性等具體條款所涉及的相關責任； 審批： 審批人同時兼任審核和批準，承擔第二責任和決策責任。 3.9合同的變更、解除：對合同條款中明確約定了最終的付款結算依據(jù)（價格及價格浮動范圍，數(shù)量及數(shù)量浮動范圍等），并且付款時遵照該結算依據(jù)進行結算的付款，可

11、能出現(xiàn)結算金額超過或低于原合同暫估金額，可在成本系統(tǒng)“合同管理”中通過“合同變更”進行。 除3.9.1之外的其他合同變更，必須采用書面形式進行約定，并通過行政部檔案管理員在OA系統(tǒng)上作出處理； （1）凡涉及金額在5000元人民幣以上的變更適用于公司通用性合同簽定原則，必須簽訂補充協(xié)議或重新簽定合同協(xié)議； （2）凡5000元以下的變更，業(yè)務部門可根據(jù)業(yè)務實際發(fā)生的性質和情況確定甲乙雙方約定的形式（如當事人雙方的信件、函電、電傳等）。 解除經濟合同，甲乙雙方必須采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳、終止合同協(xié)議等），并通過行政部檔案管理員在OA系統(tǒng)上作出處理； 合同轉讓原則上必須有三方協(xié)

12、議； 因變更、解除合同而使公司利益遭受損失的，除法律允許免責的以外，均應由相關責任人承擔責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中予以明確； 變更、解除經濟合同，需同樣按合同審批流程辦理手續(xù)。 3.10 合同類別及權限表：公司對合同進行分類管理，不同類別的合同對應不同的起草人、會簽人、審核人、審批人和抄送人，詳見重慶龍湖合同類別及權限表（2007版）； 3.11 合同示范模板：合同示范模板是各部門業(yè)務經驗的積累，是各部門進行業(yè)務培訓的重要工具，由合同承辦部門負責建立和管理本部門合同的示范模板； 3.11.2確定合同示范模板的基本流程： 途徑：工作聯(lián)系單模塊合同范本類*部門合同范本 流程：計劃財務部合同

13、管理員參加會簽，承辦部門經理審批，抄送集團信息中心系統(tǒng)管理員； 應用：系統(tǒng)管理員將其對應設置到每一個合同類別下； 合同示范模板的內容和格式：各部門自行確定，但必須符合本辦法規(guī)定之相關內容和格式，且易于使用，能有效提高合同辦理的效率。 3.12 合同付款詳見重慶龍湖運營系統(tǒng)付款審批管理辦法（2007版）、重慶龍湖運營系統(tǒng)付款審核審批權限及流程表（2007版） 3.12.1先做事情后補合同屬特例管理，合同承辦人在提交該類合同時必須自行申明屬于先做事情后補合同的情況，同時說明補辦合同的原因以及部門經理及相關人員對補辦合同的意見； 3.12.2會簽部門（特別是計劃財務部）與承辦部門不能達成一致意見的，由總經理審批； 3.12.3商運公司合同按重慶龍湖合同類別及權限表（2007版）的要求確定是否屬于地產公司OA系統(tǒng)管控的內容，凡重慶龍湖合同類別及權限表（2007版）要求的，必須提交到地產公司OA系統(tǒng)。 4責任 4.1凡因越權處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任；4.2故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任；4.3各部門自行負責本部門合同承辦人員承辦合同的資格審查，對多次出現(xiàn)低級錯誤的合同承辦人，應取消其承辦