ERP培訓(xùn)教材和基礎(chǔ)設(shè)置——系統(tǒng)管理關(guān)鍵部分

1、1ERP培訓(xùn)教材和基礎(chǔ)設(shè)置系統(tǒng)管理關(guān)鍵部分2本節(jié)內(nèi)容：一、如何打開系統(tǒng)二、系統(tǒng)基本介紹三、創(chuàng)建公司四、設(shè)置用戶五、整體管理工具六、系統(tǒng)其他基礎(chǔ)設(shè)置 3一、如何打開系統(tǒng)可以通過(guò)兩種方式運(yùn)行系統(tǒng)：1、通過(guò)快捷方式使用程序（適合局域網(wǎng)內(nèi)的用戶使用） 映射服務(wù)器上的共享目錄到本地機(jī)器； 直接運(yùn)行即可打開系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)：連接簡(jiǎn)單；速度快；穩(wěn)定（不受第三方瀏覽器的影響）。缺點(diǎn)：打開時(shí)需要載入大量文件（在局域網(wǎng)內(nèi)可以忽略此缺點(diǎn)）42、通過(guò)瀏覽器登錄程序（適合通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)使用系統(tǒng)的用戶使用）1)、通過(guò)IE打開 :/2）、單擊上面連接，下載Java插件，并運(yùn)行安裝。3）、單擊下面的連接，下載本地資源使用權(quán)授予程序，并運(yùn)

2、行。54）、在白色方框內(nèi)輸入xxx.xxx.xxx.xxx/ecomapp(其中是貴司ERP server IP地址），然后單擊“授予使用權(quán)“5）、重新打開 輸入用戶名及密碼使用系統(tǒng)。6通過(guò)瀏覽器使用系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：連接方便，只要能上Internet就能隨時(shí)隨地打開ERP系統(tǒng)。缺點(diǎn)：需要安裝插件；受第三方游覽器的影響嚴(yán)重，而目前針對(duì)IE瀏覽器的各種插件非常多，所以如果瀏覽器不穩(wěn)定，會(huì)嚴(yán)重影響ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。建議：1、在局域網(wǎng)內(nèi)盡量使用快捷方式執(zhí)行系統(tǒng)。2、服務(wù)器盡量不要安裝不必要的軟件，以降低風(fēng)險(xiǎn)7二、系統(tǒng)基本介紹兩種登錄界面：8成功登錄后，將看到如下界面：菜單欄，快捷欄編輯界面（模

3、塊）模塊列表9操作界面說(shuō)明：上款Header下款Footer10幾個(gè)小問(wèn)題：1、系統(tǒng)支持多語(yǔ)言，如何在多語(yǔ)言之間進(jìn)行切換？2、快捷工具欄中各個(gè)按鈕都有什么樣的功能？3、我常用某幾個(gè)功能模塊，打開他們經(jīng)常要找很久，有什么便捷方法？4、具體模塊操作界面中，下表欄位太多，可不可以像Excel一樣“拆分窗格”呢？11注意事項(xiàng)：1、模塊菜單中看到的模塊與用戶權(quán)限有關(guān)。2、系統(tǒng)支持與Windows一致的快捷鍵操作，如CtrlC是復(fù)制，CtrlV是粘貼。3、具體操作界面中個(gè)欄位的位置是可調(diào)的。4、具體操作界面中藍(lán)色欄位與黑色欄位有什么區(qū)別？ 藍(lán)色是必輸欄位，而黑色不是。12常用快捷鍵：快捷鍵功能快捷鍵功能C

4、tr+新建檔案Ctr+X剪下Ctr+打開舊檔Ctr+L新增一整行Ctr+保存檔案Ctr+K刪除一整行Ctr+關(guān)閉檔案Ctr+T將正在編輯的文字轉(zhuǎn)為繁體Ctr+刪除檔案Ctr+Z將正在編輯的文字轉(zhuǎn)為簡(jiǎn)體Ctr+R打印預(yù)覽Ctr+1全屏幕顯示編輯窗口Ctr+打印Ctr+2復(fù)原編輯窗口Alt+X關(guān)閉系統(tǒng)Ctr+F2顯示下一頁(yè)Ctr+C復(fù)制Ctr+F3顯示上一頁(yè)Ctr+V貼上Alt顯示編輯窗口所包含的快捷鍵13負(fù)責(zé)人員準(zhǔn)備工作系統(tǒng)管理員或ERP負(fù)責(zé)人1. 建立公司，設(shè)定企業(yè)賬戶內(nèi)容及交易凍結(jié)期2. 建立用戶，并分配權(quán)限3. 保安組別設(shè)定（如果購(gòu)買了信息警衛(wèi)或商業(yè)預(yù)警時(shí)才有此項(xiàng)）4. 貨幣地區(qū)部門職員信

5、息錄入5. 批核設(shè)定6. 特別權(quán)利設(shè)定，特別權(quán)利處理7. 文件類別設(shè)定8. 版本設(shè)定9. 文件編號(hào)設(shè)定10. 使用者選項(xiàng)會(huì)計(jì)人員1. 會(huì)計(jì)科目設(shè)定2. 賬戶類別設(shè)定3. 公司賬戶信息設(shè)定4. 設(shè)定交易凍結(jié)期5. 應(yīng)收創(chuàng)始紀(jì)錄（可利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能）6. 應(yīng)付創(chuàng)始紀(jì)錄（可利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能）銷售人員1. 客戶信息錄入（可利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能）2. 客戶組別標(biāo)題設(shè)定客戶組別設(shè)定采購(gòu)人員1. 供貨商信息錄入（可利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能）2. 供貨商組別標(biāo)題設(shè)定客戶組別設(shè)定產(chǎn)品經(jīng)理1. 產(chǎn)品物料信息錄入（可利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能）2. 產(chǎn)品系列設(shè)定/物料種類設(shè)定3. 產(chǎn)品組別標(biāo)題設(shè)定產(chǎn)品組別設(shè)定倉(cāng)庫(kù)管理人員 1. 地點(diǎn)設(shè)定

6、2. 存貨創(chuàng)始處理其它1. 備注數(shù)據(jù)設(shè)定生產(chǎn)人員1. 物料明細(xì)表設(shè)定（可利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能）生產(chǎn)線類別設(shè)定/生產(chǎn)線設(shè)定假期設(shè)定質(zhì)量管理人員1. 質(zhì)量數(shù)據(jù)設(shè)定14三、創(chuàng)建公司J3T-ERP 是一個(gè)使用者友好的系統(tǒng)，它允許你創(chuàng)建多個(gè)公司。支持最多2個(gè)任意字符作為公司編號(hào)，可以是英文字母、數(shù)字等?？梢詣?chuàng)建的公司數(shù)量非常多（幾乎是無(wú)限的）。在系統(tǒng)什么地方可以創(chuàng)建公司呢？15創(chuàng)建公司的界面： 、 、郵件地址、地址等信息將來(lái)會(huì)打印在正式文檔頁(yè)眉部分。16欄位介紹公司編號(hào)應(yīng)用：此字段將來(lái)可用作文件編號(hào)的一部份，用來(lái)辨別文件檔案的所屬公司 不允許是系統(tǒng)保留字段“ST”和“FM” 保存后公司編號(hào)不能更改 可用英文

7、字母，中文，數(shù)字元元和Unicode里支持的符號(hào)綜合公司 如果，公司就被設(shè)置成一個(gè)綜合公司 如果，“中文地址”下面就會(huì)打開一個(gè)表格 綜合公司可以在線合并footer中子公司的報(bào)表。它用于有多個(gè)子公司的母公司聯(lián)合各子公司，看綜合報(bào)表 只有綜合公司可以被刪除 表中的子公司，可自行選擇并可隨時(shí)修改 如果，則此公司功能僅為合并報(bào)表，不能進(jìn)行交易注意事項(xiàng) 不能刪除公司（綜合公司除外） 新公司創(chuàng)建后，只有用戶編號(hào)“MASTER”用初始密碼才能登錄這家公司。公司訊息改變后，下一次登錄時(shí)改變才生效 在系統(tǒng)試運(yùn)行階段，用戶可以新建公司（例如編號(hào)為ZZ），錄入測(cè)試數(shù)據(jù)，這樣測(cè)試的數(shù)據(jù)就不會(huì)和正式運(yùn)行時(shí)所用公司的資

8、料混淆了。17創(chuàng)建公司的另外頁(yè)面：公司標(biāo)志也可以打印在正式文檔的頁(yè)眉部分，系統(tǒng)只支持JPG、GIF兩種格式的圖片文件。問(wèn)題：自定義欄位有什么用處呢？特別注意：公司創(chuàng)建后是不允許刪除18剛剛創(chuàng)建了一家新的公司，僅僅輸入了公司的基本信息，那么是不是該對(duì)公司進(jìn)行一些設(shè)定呢？對(duì)，我們還需要對(duì)剛剛新建立的公司進(jìn)行一些整體性的設(shè)置，而且這個(gè)設(shè)置非常重要，根據(jù)設(shè)定，以后具體業(yè)務(wù)功能也會(huì)有一些區(qū)別；有一些設(shè)定是當(dāng)有交易發(fā)生后，就不允許更改了。所以需要慎重對(duì)待這個(gè)設(shè)定哦！19必須設(shè)置本位幣（基本的結(jié)算幣種）公司整體結(jié)構(gòu)設(shè)置界面：20交易凍結(jié)期交易凍結(jié)期是一個(gè)日期字段。它可以加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（如：發(fā)票、記賬憑證）輸

9、入的控制。當(dāng)你和你的下屬審計(jì)了某段時(shí)間的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)后，應(yīng)該更新這個(gè)日期。對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，任何人都不允許修改、刪除、插入交易凍結(jié)期前的數(shù)據(jù)。非會(huì)計(jì)資料用的交易凍結(jié)期類似。 例如：31-12-2001被設(shè)置為交易凍結(jié)期后，任何人都不允許修改、刪除、插入31-12-2001前的數(shù)據(jù)。在某個(gè)日期做完審計(jì)后，你可以凍結(jié)這個(gè)日期之前的數(shù)據(jù)（把它設(shè)置為交易凍結(jié)期），防止對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)一步的操作。例如，2002年的財(cái)務(wù)報(bào)告提交后，你可以把31/03/2002設(shè)置為交易凍結(jié)期。這樣就沒(méi)有人能修改這些會(huì)計(jì)記錄了。提示：如果你不清楚確切的交易凍結(jié)期，可以設(shè)置一個(gè)較早的日期。交易凍結(jié)期處理：21問(wèn)題：客戶、供應(yīng)商、產(chǎn)品這三個(gè)頁(yè)面

10、中需要輸入的科目有什么作用呢？公司整體結(jié)構(gòu)設(shè)置其他界面：22欄位介紹貨幣 來(lái)自于基礎(chǔ)資料設(shè)置 貨幣數(shù)據(jù) 作為基礎(chǔ)資料設(shè)置客戶數(shù)據(jù)設(shè)置的默認(rèn)值，但也可以直接在客戶作出更改而不會(huì)影響這里的設(shè)置預(yù)設(shè)應(yīng)收賬科目 來(lái)自于總賬中 會(huì)計(jì)科目表處理中的設(shè)置的科目。 作為基礎(chǔ)資料設(shè)置客戶數(shù)據(jù)設(shè)置的默認(rèn)值，但也可以直接在客戶作出更改而不會(huì)影響這里的設(shè)置預(yù)設(shè)訂金科目、早付款折扣科目、應(yīng)收期票科目和匯率盈虧科目同上信用額(包括未到期支票) 它用來(lái)設(shè)置客戶不包括未到期支票在內(nèi)的欠款額 可以在系統(tǒng)管理特別權(quán)力處理中設(shè)置相關(guān)的特別權(quán)力。設(shè)置后，如果開單(S/O, S/I)給客戶，而超過(guò)了這個(gè)客戶的信用額，就需要有特別權(quán)力才

11、能保存這條記錄。信用額(不包括未到期支票) 同上。如果想設(shè)置特別權(quán)力控制開給客戶的憑證，但又想對(duì)個(gè)別客戶不控制信用額，可以在這些特別客戶的信用額（包括未到期支票）中輸入一個(gè)最大值，即999,999,999.99。 信用額（不包括未到期支票）應(yīng)該比信用額（包括未到期支票）要大，兩者的差額代表了最大可接受的未到期支票金額注意事項(xiàng) 預(yù)設(shè)科目的目的是為了提高在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置客戶數(shù)據(jù)的錄入效率 這一頁(yè)是設(shè)置客戶的默認(rèn)值，當(dāng)打開基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置客戶時(shí)，這里設(shè)置的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)被讀取到文件中。如果不清楚客戶的設(shè)置，可以不設(shè)置 簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，這個(gè)editor是用來(lái)輸入預(yù)設(shè)的會(huì)計(jì)科目的，在其它舊的ERP系統(tǒng)中，所有的預(yù)設(shè)會(huì)計(jì)

12、科目都是系統(tǒng)內(nèi)定的，用戶不能自行更改，而UJ4B可以讓用戶根據(jù)自己的需要按每個(gè)公司分別設(shè)定不同的預(yù)設(shè)會(huì)計(jì)科目，靈活很多。 在預(yù)設(shè)會(huì)計(jì)科目前，必須先設(shè)置好總賬會(huì)計(jì)科目表科目處理 23公司貿(mào)易參數(shù)設(shè)置：注意： 1. 本界面的設(shè)置若已經(jīng)勾選了，發(fā)生交易數(shù)據(jù)后仍可以取消，但是未勾選或取消勾選，一旦有交易單據(jù)，則不能再次勾選；2. 客戶料號(hào)是指客戶對(duì)產(chǎn)品的編號(hào)（可能與本公司的產(chǎn)品編號(hào)不同）“嚴(yán)格料號(hào)控制”表示對(duì)于同一產(chǎn)品，控制本公司產(chǎn)品編號(hào)對(duì)應(yīng)的客戶料號(hào)只能讀取【客戶料號(hào)表】中設(shè)置的料號(hào)，不能隨意輸入。24公司財(cái)務(wù)參數(shù)設(shè)置：注意： 1. 本界面的設(shè)置若已經(jīng)勾選了，發(fā)生交易數(shù)據(jù)后仍可以取消，但是未勾選或取

13、消勾選，一旦有交易單據(jù)，則不能再次勾選；2. “憑證科目來(lái)源”指能產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證的單據(jù)，其科目是取基礎(chǔ)資料中設(shè)定的默認(rèn)值還是需做單時(shí)臨時(shí)手工輸入。3.“過(guò)賬語(yǔ)言”指系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的憑證中，比如發(fā)票、過(guò)損益賬得到的憑證，摘要內(nèi)容的語(yǔ)言25四、設(shè)置用戶在萬(wàn)達(dá)寶ERP中有兩個(gè)概念：使用者（用戶）、職員，大家明白它們的區(qū)別嗎？使用者（用戶）是由系統(tǒng)管理員設(shè)置的可以使用系統(tǒng)用戶，它需要有自己的密碼及系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限。職員是指貴司各部門真真實(shí)實(shí)的員工名稱，它由名稱及員工個(gè)人信息組成。主要用來(lái)標(biāo)示單據(jù)的制作人，批核人。那么，如果每一職員都有一個(gè)自己專屬的用戶名，那么是否可以建立使用者與職員間的一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系

14、呢？26以上是使用者的基本信息。問(wèn)題：1、保安組別的意義是什么？2、流程圖首頁(yè)又有什么作用呢？3、如何實(shí)現(xiàn)用戶與職員的對(duì)應(yīng)關(guān)系？設(shè)置用戶基本資料：27欄位介紹使用者編號(hào) 用以系統(tǒng)登錄的用戶名，大小寫區(qū)分 使用者編號(hào)也用來(lái)標(biāo)記報(bào)告是由誰(shuí)打印的使用者名稱 使用者名稱與使用者編號(hào)一起作為打印者打印在報(bào)告中密碼 登錄系統(tǒng)時(shí)使用的密碼，大小寫區(qū)分 可以在系統(tǒng)管理 “變更口令” 中更改密碼安全組 來(lái)自“保安組別”中設(shè)置的安全組 它用來(lái)設(shè)置用戶訪問(wèn)數(shù)據(jù)的權(quán)限 圖形菜單編號(hào) 必須與圖形菜單主文件中的一致（設(shè)置方法請(qǐng)參考 萬(wàn)達(dá)寶個(gè)性化平臺(tái)預(yù)設(shè)圖形選單） 它用來(lái)設(shè)置在登錄系統(tǒng)后啟動(dòng)模塊的快捷方式o 系統(tǒng)管理員 ，

15、這個(gè)用戶就是系統(tǒng)管理員，如果有使用“系統(tǒng)管理-口令及系統(tǒng)控制”的權(quán)限，那么就可以給其它用戶或自己分配任何的系統(tǒng)權(quán)限 o，只可以在自己所擁有權(quán)限的范圍內(nèi)分配權(quán)限給其它用戶。例如，銷售經(jīng)理A有使用銷售管理模塊的權(quán)限，那A只能賦予他的下屬銷售管理模塊內(nèi)的權(quán)限，而無(wú)法賦予除銷售管理模塊外的總帳、生產(chǎn)控制等模塊的權(quán)限28不同公司的用戶ID 可以相同/不相同，如：公司 用戶ID 密碼AA MASTER XXYYZZBBMASTER XXXXXXCC MASTER 123456DD MASTER XXYYZZ如果用MASTER，密碼XXXXXX 進(jìn)入時(shí)，則只能進(jìn)入BB公司；如果用MASTER，密碼XXYYZ

16、Z 進(jìn)入時(shí)，則可以選擇是進(jìn)入AA公司還是DD公司。29一個(gè)使用者的權(quán)限由三部分組成： 模塊權(quán)限（具體模塊的權(quán)限） 批核權(quán)限（能夠批核哪些文檔的權(quán)限） 特別權(quán)限（能夠發(fā)生哪些特殊交易的權(quán)限）下面我們先看如何設(shè)置模塊權(quán)限：30在左邊的方框內(nèi)打勾，表示這個(gè)用戶能夠使用對(duì)應(yīng)模塊。但是控制該用戶在這個(gè)模塊內(nèi)能夠做什么事的選項(xiàng)，則在右邊。如圖所示，則該用戶擁有銷售訂的所有權(quán)限。如何給用戶授予模塊使用權(quán)限：31考一考：按下圖設(shè)置了用戶權(quán)限，表示用戶擁有哪些權(quán)限呢？32當(dāng)然，為了方便用戶操作，系統(tǒng)提供了快速設(shè)置的功能。如何快速設(shè)置用戶權(quán)限：33請(qǐng)注意：在這個(gè)界面選擇相應(yīng)權(quán)限后，只會(huì)影響模塊列表（下面粉色方框）

17、內(nèi)已經(jīng)展開的模塊。34用戶批核權(quán)限的設(shè)置：設(shè)置該用戶能批核哪些文檔，只需要選擇對(duì)應(yīng)方框就可以了。注意：所有批核權(quán)、部分批核權(quán)的區(qū)別。35用戶特別權(quán)利的設(shè)置：設(shè)置該用戶擁有哪些特別權(quán)利，只需要選擇對(duì)應(yīng)方框就可以了。注意：所有權(quán)利、部分權(quán)利的區(qū)別。36保安組別用來(lái)定義被編輯使用者是否是受限制使用者。 在商業(yè)提醒中受限用戶可以接收的提醒也會(huì)有限制。將在商業(yè)提醒模塊進(jìn)行詳細(xì)介紹。37創(chuàng)建用戶是整個(gè)ERP上線最基本的工作，也是最重要的工作，ERP中的很多控制都是通過(guò)用戶權(quán)限不同來(lái)實(shí)現(xiàn)的，希望能夠認(rèn)真對(duì)待用戶的設(shè)置工作，仔細(xì)斟酌每一用戶權(quán)限設(shè)置。NOTICE：思考、聯(lián)系題：如何快速創(chuàng)建一個(gè)用戶？提示：在系

18、統(tǒng)中逐個(gè)授予權(quán)限與統(tǒng)一授予后逐個(gè)取消權(quán)限的工作量哪個(gè)大。38五、整體管理工具備份管理；審核追蹤；在線用戶管理；商業(yè)智能格式分配；萬(wàn)達(dá)寶ERP提供了自動(dòng)備份功能，保證數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)也為系統(tǒng)管理員提供了強(qiáng)大的用戶管理和操作追蹤的功能。39點(diǎn)擊“系統(tǒng)管理”“整體管理工具”“管理工作”可打開如下界面：1、備份管理設(shè)置自動(dòng)備份的時(shí)間。自動(dòng)備份的資料是存放在服務(wù)器，如果需在另外的存儲(chǔ)器上備份，建議定期手動(dòng)復(fù)制備份。40點(diǎn)擊“系統(tǒng)管理”“整體管理工具”“審核追蹤”可打開如下界面：2、審核追蹤“審核追蹤”可以精確查詢用戶在系統(tǒng)中所做的操作 。41點(diǎn)擊“系統(tǒng)管理”“整體管理工具”“在線用戶管理”可打開如下界面

19、：3、在線用戶管理“在線用戶管理”可以對(duì)登錄系統(tǒng)的用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理：更新自動(dòng)斷線時(shí)間（超時(shí)設(shè)定）；直接斷開在線用戶。42點(diǎn)擊“系統(tǒng)管理”“整體管理工具”“在線用戶管理”可打開如下界面：4、商業(yè)智能格式分配“商業(yè)智能格式分配”將常用格式分配至有關(guān)用戶。分配前需由管理員或用戶先設(shè)置常用的商業(yè)智能格式。本模塊可以方便普通用戶使用43六、系統(tǒng)其他基礎(chǔ)設(shè)置批核設(shè)定；特別權(quán)利設(shè)定；更新版本設(shè)定；更新文件編號(hào)設(shè)定；商業(yè)提醒設(shè)定；未完成事項(xiàng)提醒設(shè)定；441、批核設(shè)定J3T-ERP是一個(gè)非常友好的系統(tǒng)，用戶能夠自定義哪些文件需要批核，哪些不需要批核。例如：銷售訂單需要批核，那么當(dāng)保存銷售訂單時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將它標(biāo)記

20、為未批核；而當(dāng)日記賬處理中的記錄不需要批核，當(dāng)保存日記賬處理記錄時(shí)希望系統(tǒng)自動(dòng)把它標(biāo)記為已批核。這種需求就可以在批核設(shè)定功能中實(shí)現(xiàn)。 45單擊“商務(wù)管理”“文件批核設(shè)定”“批核設(shè)定”就可以打開如下界面：將需要批核的單據(jù)勾選“需要批核”?！笆谟铏?quán)限”按鈕只有當(dāng)“需要批核”被選擇后才能使用，只直接授予哪些用戶可以批核此類文件。（這里的授權(quán)會(huì)更新到用戶權(quán)限設(shè)置中）462、特別權(quán)利設(shè)定公司日常運(yùn)作中肯定會(huì)因?yàn)槟承┛陀^原因而存在一些不規(guī)范操作，例如：出貨數(shù)量大于銷售訂單數(shù)量；進(jìn)貨數(shù)量大于采購(gòu)訂單數(shù)量；客戶欠款已經(jīng)到了最大過(guò)期日數(shù)，還能和該客戶簽訂訂單嗎？在ERP系統(tǒng)中完全不允許這些不規(guī)范操作存在是不科學(xué)的，所以我們?cè)试S這種操作存在，但是要對(duì)它進(jìn)行監(jiān)控。在J3T-ERP中，我們需要進(jìn)行以下設(shè)置，以達(dá)到這個(gè)目的：1、設(shè)