文件、資料管理

1、福州普惠物業(yè)管理有限公司行政管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)第二章 文件、資料管理制度編號(hào)：Q/PHWD0102A版0次修改 2003年1月1日生效第1頁(yè) 共4頁(yè)1 目的規(guī)定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求，確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。 職責(zé)3.1 各職能部門(mén)負(fù)責(zé)工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。相關(guān)文件文件控制程序 Q/PHQP4.

2、2.3質(zhì)量記錄控制程序 Q/PHQP4.2.4工作程序和管理辦法5.1 文件的產(chǎn)生5.1.1 各相關(guān)部門(mén)根據(jù)工作需求編寫(xiě)文件。5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核?？偨?jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。辦公室對(duì)生效的文件印制，必須使用印制文件登記表（QRWD010201）。5.2文件、資料的類別5.2.1 受控文件a) 內(nèi)業(yè)資料；b）圖紙資料；c) 按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件；在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件；與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議； 業(yè)主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制，具體執(zhí)行顧客財(cái)產(chǎn)控制程序Q/PHQP7.5.4

3、）。管理與控制具體執(zhí)行文件控制程序（ Q/PHQP4.2.3）。5.2.2非受控文件 與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼，以便于歸檔，根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為：內(nèi)行文、外行文: 1福州普惠物業(yè)管理有限公司行政管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)第二章 文件、資料管理制度編號(hào)：Q/PHWD0102A版0次修改 2003年1月1日生效第2頁(yè) 共4頁(yè)b) 未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2c) 與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3d) 未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4e) 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5f) 照片、錄像帶:6g) 電腦貯存:75.3文件、資料目錄的索引號(hào) XX.XX

4、X 文件盒編號(hào) 同號(hào)柜序列號(hào) 文件柜編號(hào)文件類別編碼5.4文件、資料歸檔與管理5.4.1各職能部門(mén)對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。5.4.3 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù)，文件、資料應(yīng)分門(mén)別類包裝和存放，對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔，并建立存檔備案資料目錄（QRWD010202），注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等，如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索，便于對(duì)文件資料的保管。5.5 文件、資料的發(fā)放

5、 文件應(yīng)按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定文件分發(fā)登記表（QRWD010203），注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等，并要求領(lǐng)用人在文件分發(fā)登記表上簽領(lǐng)，以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回，同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。5.6 文件資料的調(diào)用、借閱與歸還5.6.1 借閱者應(yīng)在文件、資料借閱登記表（QRWD010204）上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào)，并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。5.6.3 借閱的文件、資料歸還時(shí)，辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查，若文件、資料受損的

6、，借閱者應(yīng)闡述受損原因，并在文件、資料借閱登記表的備注欄上注明，因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定福州普惠物業(yè)管理有限公司行政管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)第二章 文件、資料管理制度編號(hào)：Q/PHWD0102A版0次修改 2003年1月1日生效第3頁(yè) 共4頁(yè)a) A級(jí)機(jī)密文件資料：公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議，公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。b) B級(jí)機(jī)密文件資料：業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。c) C級(jí)機(jī)密文件資料：內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需

7、經(jīng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于B級(jí)機(jī)密和C級(jí)機(jī)密文件、資料。e) 業(yè)主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。f) 外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門(mén)，如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。g) 以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和條款執(zhí)行。5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失5.7.1 未經(jīng)允許，不得隨意復(fù)印公司的文件資料，如因工作需要復(fù)印文件，須經(jīng)辦公室主任

8、批準(zhǔn)，并在文件復(fù)印登記表（QRWD010205）上填寫(xiě)復(fù)印文件的名稱，復(fù)印數(shù)量，并簽名。5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管，當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表（QRWD010206），由辦公室主任批準(zhǔn)，辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件，并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。5.8 文件、資料的更新文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換，保證在使用處獲得有效版本。5.9 文件的作廢與銷(xiāo)毀5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。 5.9.2 在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的，應(yīng)向上級(jí)匯報(bào)

9、，經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。5.9.3 作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行，一人實(shí)施，一人監(jiān)督。5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在作廢、銷(xiāo)毀文件登記表（QRWD010207）上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢，并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。 使用的記錄表格序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間1印制文件登記表 QRWD010201辦公室一年2存檔備案資料目錄 QRWD010202辦公室長(zhǎng)期3文件分發(fā)登記表 QRWD010203辦公室一年4文件、資料借閱登記表 QRWD010204辦公室一年5文件復(fù)印登記表QRWD010205辦公室一年

10、 6文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表 QRWD010206辦公室一年7作廢、銷(xiāo)毀文件登記表 QRWD010207辦公室一年 起草人：任曉惠 審核人：趙羅生 審批人：高超 日 期：2002.8. 18 日 期：2002.8.20 日 期：2002.8.22文件、資料借閱（調(diào)用）登記表QRWD010204 NO序號(hào)被借閱（調(diào)用）的文件、資料名稱編號(hào)（圖號(hào)）借閱人借閱時(shí)間歸還時(shí)間保密級(jí)別審核人審批人文件管理員備 注 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表QRWD010206 NO.申請(qǐng)日期申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人補(bǔ)發(fā)原因文件資料名稱編 號(hào)頁(yè) 數(shù)原文分發(fā)號(hào)分發(fā)人審核人審批人 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表QRWD010206 NO.申請(qǐng)日期申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人補(bǔ)發(fā)原因文件資

11、料名稱編 號(hào)頁(yè) 數(shù) 原文件分發(fā)號(hào)分發(fā)人審核人審批人文件分發(fā)登記表QRWD010203 NO分發(fā)號(hào)分發(fā)日期文件、資料名稱編號(hào)（圖號(hào)）分發(fā)數(shù)量*（張）分發(fā)范圍領(lǐng)用人簽名 文件復(fù)印登記表 QRWD010205 NO. 序號(hào)復(fù)印日期文件、資料名稱編號(hào)（圖號(hào)）復(fù)印原因復(fù)印數(shù)量（張）申請(qǐng)人審批人受理人 印制文件登記表QRWD010201 NO印制日期印制數(shù)量（張）文 件 名 稱文件編號(hào)編寫(xiě)部門(mén)審核人審批人 作廢、銷(xiāo)毀文件登記表QRWD010207 NO.文 件 名 稱編號(hào)（圖號(hào)）作廢、銷(xiāo)毀日期作廢、銷(xiāo)毀原因經(jīng)辦人監(jiān)督人審批人工程決算表及次月款計(jì)劃31432003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅工程決算表及次月款

12、計(jì)劃31442003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅變配電工程零星資料31072003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅各種耗能結(jié)算憑證計(jì)量明細(xì)表公共分?jǐn)傄挥[表4612003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅各種耗能結(jié)算憑證計(jì)量明細(xì)表公共分?jǐn)傄挥[表4622003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅生活水泵運(yùn)行記錄52262003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅生活水泵運(yùn)行記錄52272003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅生活水泵運(yùn)行記錄5229（2）2003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅生活水泵運(yùn)行記錄5229（3）2003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅生活用水量記錄52382003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈2#低壓變電所運(yùn)行記錄52

13、19（2）2003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈2#低壓變電所運(yùn)行記錄5219（3）2003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈2#低壓變電所運(yùn)行記錄52202003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈2#低壓變電所運(yùn)行記錄52212003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈2#低壓變電所運(yùn)行記錄52222003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈2#低壓變電所運(yùn)行記錄52232003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅公寓樓用電數(shù)記錄（2盒）52392003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅高壓變電所運(yùn)行記錄52172003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅樁基工程施工日記3442003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅樁基工程

14、施工日記3452003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈變電所工作票52242003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈柴油發(fā)電機(jī)組發(fā)電運(yùn)行記錄52252003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅 作廢、銷(xiāo)毀文件登記表QRWD010207 NO.文 件 名 稱編號(hào)（圖號(hào)）作廢、銷(xiāo)毀日期作廢、銷(xiāo)毀原因經(jīng)辦人監(jiān)督人審批人宏利大廈高壓變電所運(yùn)行記錄52152003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈高壓變電所運(yùn)行記錄52162003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈高壓變電所運(yùn)行記錄52182003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅1#低壓變電所運(yùn)行記錄52172003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅消控中心運(yùn)行記錄（2盒）52352003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅中央空調(diào)運(yùn)行記錄52302003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅消防設(shè)備月保養(yǎng)記錄表52362003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅監(jiān)控中心運(yùn)行記錄交接班記錄52352003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅電梯運(yùn)行保養(yǎng)（故障處理）記錄52372003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅宏利大廈1#低壓變電所運(yùn)行記錄52192003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅寫(xiě)字樓進(jìn)出人員登記保安部2003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅保安員巡邏記錄保安部2003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅業(yè)主貨物出門(mén)登記本臨時(shí)停車(chē)出入記錄保安部2003.4.14記錄已過(guò)期魏麗梅公寓樓可視對(duì)講出入登記本保