會(huì)議管理藝術(shù)

1、 會(huì) 議 管 理 藝 術(shù) 資料來源-自由漫步：1 一、 開會(huì)的重要性 二、 成功會(huì)議管理 三、 會(huì)議組織與管理藝術(shù) 2 一、開會(huì)的重要性 1.會(huì)議業(yè)概述 2.會(huì)議的涵義3 會(huì)議業(yè)概述理論觀點(diǎn)之一： 會(huì)議經(jīng)濟(jì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的階段性產(chǎn)物 每年全世界舉辦的參加國超過4個(gè)、參會(huì)外賓人數(shù)超過50人的各種國 際會(huì)議有40萬個(gè)以上，全世界國際會(huì)議的消費(fèi)總額達(dá)到多億美元。 間接經(jīng)濟(jì)效益： 1：9 歐美會(huì)議市場(chǎng)份額從下降到家；亞洲市場(chǎng)正快速的發(fā)展趨勢(shì)： 會(huì)期變短，平均4天，與會(huì)人數(shù)減少 中國十年內(nèi)將成為世界會(huì)議領(lǐng)頭羊 1998年 34位 2004年 18位 上海成為世界會(huì)議業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn) 每兩天就有一個(gè)國際性會(huì)議召開

2、，的居民能用英語和老外交流，半 數(shù)市民有機(jī)會(huì)接受大學(xué)教育，每天有萬旅客從天上“飛”來，每年入境 游客要占本地人口數(shù)量的，平均每位居民一天能賺上美元。 國際會(huì)議協(xié)會(huì)ICCA 4浙江東南部會(huì)議戰(zhàn)略子生態(tài) 上海寧波臺(tái)州溫州南京杭州蘇州義烏滬寧杭會(huì)議戰(zhàn)略生態(tài)群 圖 資料來源CEI 2003年3月 5會(huì)議業(yè) 指為會(huì)議業(yè)直接提供物質(zhì)、文化、信息、人力、 智力、管理等服務(wù)和支撐的部門和行業(yè)的總稱。會(huì)議業(yè)所包括的部門和行業(yè)涉及到第一產(chǎn)業(yè)、第二產(chǎn)業(yè)和第三產(chǎn)業(yè)的眾多部門和行業(yè)。 6會(huì)議行業(yè) 國家會(huì)議經(jīng)濟(jì)會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈 會(huì)議場(chǎng)館 與會(huì)者 會(huì)議企業(yè)三大效益會(huì)議服務(wù)7 城市會(huì)議經(jīng)濟(jì)定位5要素 城市經(jīng)濟(jì) 城市會(huì)議經(jīng)濟(jì)水平 場(chǎng)

3、館 城市會(huì)議行業(yè)現(xiàn)狀 相關(guān)產(chǎn)業(yè)成熟度8 城市會(huì)議業(yè)發(fā)展機(jī)制 環(huán) 境 吸引力 效 益 組 織 基 礎(chǔ)政策、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、基礎(chǔ)設(shè)施會(huì)議知名度、主題、與會(huì)者等經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、環(huán)境效益會(huì)議管理機(jī)構(gòu) 會(huì)議行業(yè)協(xié)會(huì)場(chǎng)館、專業(yè)公司和人才、配套服務(wù)設(shè)施等9 我國會(huì)議市場(chǎng)供需矛盾與新的市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì) 壟斷利潤走向平均利潤，市場(chǎng)秩序逐漸走向規(guī)范 會(huì)議市場(chǎng)進(jìn)入由數(shù)量級(jí)增長向質(zhì)量型結(jié)構(gòu)性調(diào)整階段的前期 提高會(huì)議服務(wù)能力成為會(huì)議企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的法寶，優(yōu)質(zhì) 服務(wù)是企業(yè)生存的根基 10什么是會(huì)議 漢字“會(huì)”： 合、聚合、會(huì)合。書禹貢：“會(huì)于渭訥”。 會(huì)見、會(huì)客。謝惠連雪賦：“怨年歲之易暮，傷后會(huì)之無因” 時(shí)機(jī)、際會(huì)。后漢書周

4、章傳論：“將從反常之事，必將非常之會(huì)” 為一定目的而成立的團(tuán)體、組織集會(huì)。 現(xiàn)代會(huì)議的含義： 指圍繞一定主題、在一定時(shí)間和地點(diǎn)由特定的人群聚會(huì)而形成的各種類型會(huì)議，如國際會(huì)議、研討會(huì)、論壇、年會(huì)等。11會(huì)議的特點(diǎn) 群體活動(dòng) 規(guī)定地點(diǎn) 主題明確 時(shí)間限制 交流信息為目的12會(huì)議類型 Convention: 會(huì)議 Congress：大型會(huì)議 Conference：專業(yè)會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議 Meeting：大會(huì)、集會(huì)、聚會(huì)、研討會(huì) Group:小組會(huì)議、培訓(xùn)班13大型會(huì)議（Congress）一大型會(huì)議： 大會(huì)；專業(yè)人員代表大會(huì) （美國等國）國會(huì)、議會(huì)；國會(huì)（或議會(huì)）會(huì)議（期） 聚會(huì)、會(huì)議舉辦條件：1、多數(shù)

5、在不定的地點(diǎn)、在一定的時(shí)間內(nèi)舉辦的人數(shù)較多的聚會(huì)。2、 題目限定在一定的范疇之內(nèi)3、 每次舉辦的含有多種的交流方式。 導(dǎo)入式的講演 采取開放式的交流溝通形式4、 大型會(huì)議的規(guī)模大、組織復(fù)雜、籌備期長、組織工作的水平較高。5、 場(chǎng)館要求高6、 對(duì)技術(shù)和人員的服務(wù)要求極高7、 參與者為企業(yè)公差或個(gè)人自愿 14國際會(huì)議：International congress1、定義：至少四個(gè)國家參加的大型的會(huì)議稱為國際會(huì)議。 德國對(duì)“國際會(huì)議”按以下三個(gè)標(biāo)志來加以界定： 在德國的國際組織的成員舉辦的 國內(nèi)或國際組織共同舉辦的 德國國內(nèi)與國際機(jī)構(gòu)共同在德國以外舉辦的 2、國際會(huì)議的基本標(biāo)準(zhǔn)：參會(huì)者會(huì)期由不同的專

6、業(yè)服務(wù)構(gòu)成籌備時(shí)間備注：綜合性的、較長的準(zhǔn)備期是對(duì)舉辦會(huì)議活動(dòng)計(jì)劃的必須條件15中、小 型 會(huì) 議 舉辦特點(diǎn)：中、小的規(guī)模舉辦期較短題目選擇有限目標(biāo)的確定和題目的確定與大型會(huì)議大同小異通常只舉辦一次 計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)間要求不多 “中、小型會(huì)議”, 以國內(nèi)與會(huì)者居多 組織工作和場(chǎng)館的要求不高交流對(duì)話的方式簡(jiǎn)單中小型會(huì)議的基本標(biāo)準(zhǔn)： 參加者會(huì)期 會(huì)議服務(wù)的內(nèi)容不復(fù)雜計(jì)劃周期 16會(huì)議舉辦的基本條件 較好的基礎(chǔ)設(shè)施 國際性的場(chǎng)館 四通八達(dá)的公路網(wǎng)絡(luò) 酒店等接待能力 酒店綜合信息 旅游資源豐富 城市環(huán)境優(yōu)美 第三產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá) 定票系統(tǒng)先進(jìn)17波紋效應(yīng)開會(huì)的重要性 信息就是權(quán)利 精神領(lǐng)袖價(jià)值 理念價(jià)值. 體驗(yàn)價(jià)

7、值 第三方認(rèn)證價(jià)值信息傳播價(jià)值18 二、成功會(huì)議管理 需要有效的組織技巧 19導(dǎo)致會(huì)議舉辦效果不佳的六大誤區(qū) 主題不明或者多個(gè)主題 過程控制松散 缺乏權(quán)威主持人 會(huì)議主導(dǎo)者誤導(dǎo) 群體沖動(dòng)決策 與會(huì)者角色含糊 20 會(huì)議產(chǎn)品 通過會(huì)議舉辦活動(dòng)由會(huì)議組織機(jī)構(gòu)開發(fā)的一種產(chǎn)品，是由會(huì)議組織、與會(huì)者、會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議服務(wù)4個(gè)基本要素構(gòu)成的服務(wù)，具有主題性、無形性、生產(chǎn)與消費(fèi)同步性、易逝性和體驗(yàn)性等五大特點(diǎn)。 21主題性 會(huì)議以主題為產(chǎn)品設(shè)計(jì)的前提。 無形性 區(qū)別于工業(yè)產(chǎn)品有形性特征，會(huì)議產(chǎn)品因一個(gè)主題概念而 存在，因提供會(huì)議服務(wù)而產(chǎn)生效益，其服務(wù)主體是由人的 行為構(gòu)成。 時(shí)間性 會(huì)展服務(wù)產(chǎn)品不可能用倉儲(chǔ)的

8、杠杠來調(diào)節(jié)市場(chǎng)，服務(wù)產(chǎn)品 一旦被出售或者消費(fèi)，其價(jià)值就永遠(yuǎn)消逝，因此具有很強(qiáng) 的時(shí)間性。 22 體驗(yàn)性 舉辦活動(dòng)的服務(wù)于消費(fèi)同時(shí)進(jìn)行。服務(wù)質(zhì)量很大一部分取 決于服務(wù)者和消費(fèi)者接觸的一剎那 Moment of Truth (真像 時(shí)刻) 。波動(dòng)性 服務(wù)質(zhì)量因?yàn)榉?wù)提供者和消費(fèi)者雙方的個(gè)人因素發(fā)生變 化波動(dòng)。 23會(huì)議服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)過程 產(chǎn)品開發(fā)（價(jià)值設(shè)計(jì)） 產(chǎn)品生產(chǎn)（組織服務(wù)） 產(chǎn)品銷售（會(huì)議營銷服務(wù)） 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)（會(huì)議消費(fèi)服務(wù)） 績效評(píng)估（服務(wù)評(píng)估） 24 會(huì)議成功的兩大定律 會(huì)議產(chǎn)品設(shè)計(jì)定律 “六一律” 主題、類型、場(chǎng)所、時(shí)間、人物、價(jià)格 會(huì)議舉辦定律 “三一律” 時(shí)間、地點(diǎn)、人物 25判

9、斷會(huì)議是否成功的2種方法 會(huì)議組織效果：預(yù)期目的是否實(shí)現(xiàn)了比如：解決了什么問題？做出了什么決策？方案或者決策有無創(chuàng)新？會(huì)議過程控制效果：會(huì)議管理能力與水平的體現(xiàn)比如：?jiǎn)栴}是如何解決的？決策是如何做出的？人們對(duì)會(huì)議的感覺如何？大家是否機(jī)會(huì)均等地參與會(huì)議還是某個(gè)別人操縱會(huì)議？開會(huì)愉快嗎？與會(huì)者得到激勵(lì)了嗎？會(huì)議上是集思廣益還是一言堂？ 26我們需要什么?各類提議：篩選篩選標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議詳細(xì)的目標(biāo)起草計(jì)劃大綱環(huán)境研究競(jìng)爭(zhēng)問題先例或類似案例信息收集日期費(fèi)用與稅收?qǐng)龅厝藛T系統(tǒng)地詳盡計(jì)劃財(cái)政計(jì)劃預(yù)算收費(fèi)收入贊助者投資現(xiàn)金流轉(zhuǎn)操作性計(jì)劃操作來源團(tuán)隊(duì)，人員場(chǎng)地，場(chǎng)館物流設(shè)備進(jìn)度表衛(wèi)生防預(yù)，安全和保安市場(chǎng)計(jì)劃市場(chǎng)調(diào)研

10、促銷與公關(guān)市場(chǎng)進(jìn)度表反饋：討論計(jì)劃組織與準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)展準(zhǔn)備活動(dòng)，確定時(shí)間下限會(huì)議執(zhí)行操作，控制與活動(dòng)會(huì)后工作 閉會(huì)，評(píng)估，反饋與記錄，獎(jiǎng)勵(lì)目標(biāo)會(huì)議準(zhǔn)備流程圖27會(huì) 議 類 型 一 覽 表 為資訊分享 員工會(huì)議 緊急會(huì)議 常設(shè)委員會(huì) 專題討論會(huì) 教學(xué)式會(huì)議2. 為達(dá)成決議與解決問題集思廣益式會(huì)議單一問題討論會(huì)議電子郵件會(huì)議書寫議事會(huì)議最佳決議斟酌會(huì)議3 為激發(fā)創(chuàng)意各抒己見會(huì)議旁觀者清會(huì)議4 為資訊分享貼布告式會(huì)議排樹狀圖會(huì)議集思廣益狀況排除會(huì)議5 為混合不同議事法之好處公司布告法集思廣益座談會(huì)“旁觀者清”兼與顧問討論會(huì)28固定費(fèi)用項(xiàng) 場(chǎng)地設(shè)施費(fèi) 講演者酬金，旅費(fèi)和餐費(fèi)市場(chǎng)開拓費(fèi)（宣傳手冊(cè)，郵寄廣告

11、，新聞稿，廣告，記者招待會(huì)） 辦公費(fèi)（電話，傳真等） 視聽費(fèi) 租用費(fèi)（如家具，設(shè)備與燈光） 展覽費(fèi) 人員勞務(wù)費(fèi)全體服務(wù)人員 路標(biāo)，鮮花和其他用來制造氣氛的項(xiàng)目 運(yùn)輸費(fèi) 保險(xiǎn)費(fèi) 審計(jì)費(fèi)非固定費(fèi)用項(xiàng) 餐飲 住宿 娛樂 會(huì)議裝備（如文件夾，徽章等） 文件費(fèi)（如材料郵寄，注冊(cè)） 29三、會(huì)議組織與管理藝術(shù) 30 主持人 主管人員 與會(huì)者 記錄人 31主持人 角色定位：會(huì)議服務(wù)者任務(wù)：是引導(dǎo)與會(huì)者把注意力集中在主題上角色原則：靈活性、適應(yīng)與會(huì)者需要角色基本素質(zhì)： 個(gè)性 經(jīng)驗(yàn) 環(huán)境營造技巧 把握與會(huì)者特點(diǎn) 把控會(huì)議討論的能力 協(xié)調(diào)性 對(duì)議題較熟念 負(fù)擔(dān)較多行政與社會(huì)責(zé)任 社會(huì)地位較高 具有領(lǐng)導(dǎo)力 聲音洪亮

12、 32主持人應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么？ 三大本職工作 如何讓與會(huì)者把注意力集中到同一個(gè)問題和過程上來 如何保護(hù)與會(huì)者不受到攻擊并保證每個(gè)人都能夠參與 如何保持中立和建立信任33四個(gè)關(guān)鍵工作 對(duì)開會(huì)方法和議程提出建議 鼓勵(lì)與引導(dǎo)參與 幫助與會(huì)者尋找雙贏方案 協(xié)調(diào)會(huì)議前后的有關(guān)工作349種技巧 清楚闡述自己的角色 會(huì)議開始前讓大家對(duì)討論的問題和程序取得一致 不提出自己的意見，也不評(píng)論他人意見 不回答有關(guān)會(huì)議內(nèi)容的問題 態(tài)度積極鼓勵(lì)大家暢所欲言 不要講話太多 始終不偏不移 支持記錄人工作 不怕出錯(cuò) 幫助教育大家35成功會(huì)議策劃15問 1. 圍繞什么主題開會(huì)？2. 會(huì)議規(guī)模多大？與會(huì)人員多少？讓誰參加

13、？3. 與會(huì)者由哪些部分構(gòu)成？4. 開一個(gè)什么類型的會(huì)議？5. 要讓與會(huì)者采取何種方式和程度介入？6. 會(huì)議在哪兒開？7. 會(huì)議室如何布置？8. 每個(gè)人在會(huì)議中的任務(wù)和職責(zé)是什么？9. 誰有權(quán)最后決策？10. 會(huì)議上采用什么方法進(jìn)行討論和決策？11. 會(huì)議開多長時(shí)間？12. 是否列出議程表？13. 有必要做會(huì)議陳述？14. 以什么方式記錄？15. 如何決定任務(wù)、期限和任務(wù)？ 36 常用發(fā)言時(shí)間的分配 成功會(huì)議組織錦囊237良好的發(fā)言時(shí)間分配圖 成功會(huì)議組織錦囊338 “日式無異議決議通過法” 理清問題與議事目標(biāo) 咨詢所有關(guān)系人意見；篩選出較好的意見 比較所篩選出的意見成功會(huì)議組織錦囊439 能夠有效地達(dá)成決議 用“足夠多“的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示個(gè)案并開始討論客觀比較個(gè)提案優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)個(gè)提案獲益率評(píng)估有無采集更多參考資料的需要。如需要，議定搜尋方向征求反對(duì)意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)個(gè)提案的認(rèn)同要點(diǎn)對(duì)議案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)10 確認(rèn)議事結(jié)果11 組成或指定議案執(zhí)行的督導(dǎo)單位 40 不壓制相左的意見 消融自以為無懈可擊的錯(cuò)誤觀念 能夠合理化地逃避問題 避免在負(fù)面刻板印象下做決定而導(dǎo)致的可能危機(jī) 集 思 廣 益 41如 何 發(fā) 揮 影 響 力發(fā)揮影響力的方法