秘書“辦文”的工作-課件

1、第六章 秘書“辦文”的工作學習目標主要內(nèi)容思考練習本章小結(jié) 通過闡述公務文書的概念、性質(zhì)及黨和國家關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求，理解“辦文”工作。 掌握撰寫、收發(fā)傳遞、立卷歸檔等具體文書的辦理方法和秘書“辦文”工作的規(guī)范，提高秘書“辦文”工作的基本能力。第一節(jié) 起草撰寫公務文書第二節(jié) 收發(fā)傳遞處理文書第三節(jié) 針對來文要辦理的事務第四節(jié) 秘書“辦文”工作案例第一節(jié) 起草撰寫公務文書本節(jié)要點一、公務文書的概念和性質(zhì)二、黨和國家關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求三、公務文書的體式 秘書起草撰寫公文與撰寫其他文章不同，公文撰寫有嚴格的規(guī)范要求，這是秘書在“辦文”中，尤其是在撰文中必須遵守的。 一、公務文書的概念和性質(zhì)

2、由于公務文書概念的不同，使其具有了不同的性質(zhì)。袁世凱批準“二十一條”的文書敦煌莫高窟出土的文書 （一）公務文書的概念 公務文書有廣義和狹義兩種理解。具體的內(nèi)容如下（見圖4-1）。圖4-1 公務文書的定義廣義狹義公務文書的定義黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及一切依法成立的組織在各自的政務、公務、商務等工作和活動中代表本組織形成的規(guī)范的文書信函均可以稱公文公務文書是專指國家機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書 廣義：這樣的公務文書種類很多，隨著現(xiàn)代社會公務交際交往和現(xiàn)代文字處理技術(shù)的發(fā)展，還有新的文種出現(xiàn)。 狹義：它是傳達、貫徹黨和政府的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行

3、政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。一般特指在國務院2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日起實施的國家行政機關(guān)公文處理辦法中明確規(guī)定的13種國家行政機關(guān)公文。辦法指出，“行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！保ǘ┕珓瘴臅男再|(zhì) 根據(jù)公務文書有廣義和狹義的劃分，其性質(zhì)有如下的分類，如表4-1所示。表4-1 公務文書的性質(zhì) 按定義劃分公務文書的性質(zhì)概 念廣 義公務性 是指以組織名義或組織領(lǐng)導人、法人名義發(fā)文，文書的內(nèi)容是組織的公務工作和活動實用性 是指公文的內(nèi)容對組織貫徹決

4、策、推行管理、落實事項有實際使用價值，起實際作用規(guī)范性 是指這類公文在組織往來中有約定俗成的行文語言、成文格式、文種要求等續(xù) 表按定義劃分公務文書的性質(zhì)概 念狹 義政治性 是代表國家行政機關(guān)行使職權(quán)，集中體現(xiàn)國家的根本利益職權(quán)性 是代表行政機關(guān)的職權(quán)，實施管理職能。其制作的公文，所管轄的范圍內(nèi)，具有法定效力政策性 是其制發(fā)機關(guān)所管轄的各級各類組織的辦事依據(jù)。本身既在傳達黨和政府的方針、政策，又在貫徹、執(zhí)行方針、政策傳播性 是信息的載體 國家通過頒布以下的辦法和規(guī)定來規(guī)范公文的寫作和處理（見圖4-2）。 二、黨和國家關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求圖4-2 黨和國家公文規(guī)范的有關(guān)要求 國家行政機關(guān)公文處理

5、辦法中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例國家行政機關(guān)公文格式三、公務文書的體式 國家行政機關(guān)公文處理辦法嚴格規(guī)定了行政機關(guān)的公文體式，行政機關(guān)的公文應嚴格依法行文。其他組織的公文為莊重規(guī)范起見，也形成了相應的體式要求。公文的體式由以下四部分組成（見圖4-3）。圖4-3 公文的體式的組成部分（一）公文的結(jié)構(gòu) 公文的結(jié)構(gòu)可以包括以下11部分（見圖4-4） 。圖4-4 公文的結(jié)構(gòu)發(fā)文機關(guān)標識 發(fā)文字號 公文標題 附件說明 成文日期 正文 公文生效標識 受文者 發(fā)文機關(guān)標識 發(fā)文機關(guān)標識：其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的權(quán)威性與鄭重性。通常有兩種形式：一是作為文頭（又稱版頭），多采用大號字體套紅標識于公文

6、首頁上端，由發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字構(gòu)成；二是作為署名，用黑色字體將發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱標于公文末頁的落款處。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)排列在前。 發(fā)文字號：作為專指性很強的文件代號，為檢索和引用文、件提供便利，同時也便于對文件進行統(tǒng)計和管理。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號構(gòu)成，如國辦發(fā) 1998 28號，意為該文件系國務院辦公廳1998年所制發(fā)的第28份文件。發(fā)文年份應寫完整，發(fā)文順序號按該年份發(fā)文的先后順序采用大流水的方法依次順序編寫，不得出現(xiàn)重復或漏編的現(xiàn)象。一份公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。另外在上行文中還有簽發(fā)人標識是在公文正

7、文簽注代表機關(guān)最后核查并批準公文向外發(fā)出的領(lǐng)導人的姓名。簽發(fā)在公文正本首頁標題之下、正文之上靠右的位置。 公文標題：一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分構(gòu)成。撰擬公文標題時，在發(fā)文機關(guān)與事由之間通常用介詞“關(guān)于”、“對”連接，在事由與文種之間用助詞“的”連接。事由應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。文種要準確。另外題注是對標題的注解和說明。題注的寫法是在公文標題之下標注。 受文者：通常分為兩種：一種是主送機關(guān)，即對公文負辦理或答復責任的機關(guān)；另一種是抄送機關(guān)，即只需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容而不承擔辦理或答復責任的機關(guān)。標注受文者時，應使用全稱、規(guī)范的簡稱或統(tǒng)稱。 正文：用于闡述具體內(nèi)容，表達發(fā)文意圖，

8、使受文者對文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認識。正文的內(nèi)容一般要求做到一文一事，正文的結(jié)構(gòu)通常包括開頭、主體、結(jié)語三部分。 附件說明：可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進一步補充和完善公文正件的內(nèi)容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考數(shù)據(jù)。附件說明指為附件所做的標記，用以注明附件的順序和名稱等，以便查閱和保存附件，防止附件散亂、丟失。另外為使正文集中表述主要內(nèi)容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術(shù)語，通常在附注中加以注解。 成文日期 ：通常以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期作為公文的成文日期；聯(lián)合行文時，以

9、最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討論通過的公文以會議通過的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。一般情況下，公文開始生效的時間是以成文日期為準的。 公文生效標識：分為兩種形式：其一是印章，指作為機關(guān)公文權(quán)力象征的圖章；其二是簽署，指有權(quán)簽發(fā)公文的領(lǐng)導人親筆在公文正本的落款處簽名（或代以簽名章）。需要說明的是，多數(shù)公文是蓋印表示生效；有些是簽署表示生效；有的需要蓋印和簽署同用；有的則都不需要。（二） 公文的標記 公文的標記由以下七個部分組成，如表4-2所示。表4-2 公文的標記公文的標記概 念主題詞 是用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組。主題詞的標引應將以公文內(nèi)容為特征的主題詞寫在前

10、面，表明文種的主題詞寫在后面印發(fā)說明 又稱版記。是對公文印刷、制作、發(fā)出情況的介紹與解說。其作用是明確公文印制質(zhì)量、時限的責任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯(lián)系提供便利公文的標記概 念 公文格式分類代碼 表明每份公文格式在整個國家或行業(yè)標準文件格式系統(tǒng)中的類別歸屬及注冊順序的代碼份號 是對根據(jù)同一定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼密級標識 是表明公文保密等級的標識符號，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限 緊急程度標識 指表明對公文（包括電報）送達和辦理的時限要求的標識符號收文印章 是收文機關(guān)為便于管理，收到公文后在首頁右上端加蓋的戳記續(xù) 表（三）公文的格式

11、為了維護公文的嚴肅性、法規(guī)性，對公文中所有結(jié)構(gòu)和標記的組成方法，有明確的標識規(guī)則。行政機關(guān)的公文參照國家行政機關(guān)公文格式國家標準執(zhí)行。（四）公文的文體 辦法中規(guī)定公文應當做到：情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。公文的文體應當以說明、敘述和議論的表達方法為主，排斥描寫，盡量不抒情。公文的語言應當采用現(xiàn)代漢語書面語言，可以有通行的口語，不用俗語和土話。公文的文體力求莊重規(guī)范。第二節(jié) 收發(fā)傳遞處理文書本節(jié)要點一、辦法中規(guī)定的 收發(fā)文處理程序二、 文書處理工作中應 注意的事項三、現(xiàn)代企業(yè)、公司中 的新型文書與載體 “寫文”產(chǎn)生的作用，靠“走文

12、”才能發(fā)揮。因此文書的收發(fā)傳遞處理工作必須規(guī)范化。一、辦法中規(guī)定的收發(fā)文處理程序 文書的收發(fā)傳遞處理工作是秘書部門的重要任務之一，為了使機關(guān)各部門能夠協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，秘書要一絲不茍地做好文書管理工作，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務，以保證各項工作的順利進行。 （一）發(fā)文的處理程序 機關(guān)撰制并向外發(fā)出的一切文件，統(tǒng)稱發(fā)文。在日常生活中，主要按一下程序進行（見圖4-5）。圖4-5 發(fā)文的處理程序草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記注辦分發(fā)發(fā)文的處理程序 草擬 草擬亦稱擬稿，是秘書接受領(lǐng)導的發(fā)文意圖之后，嚴格按照領(lǐng)導意圖進行草擬公文的過程；也是指撰文秘書接受任務后，搜集有關(guān)信息資料、了解情況、醞釀構(gòu)思、擬制起草提綱以及撰擬文稿的工

13、作。從秘書“辦文”工作說，草擬是發(fā)文的第一個環(huán)節(jié)，也可以是收文中“承辦”的繼續(xù)，秘書承辦的就是草擬文稿。1 審核 審核亦稱核稿，是指機關(guān)秘書部門或負責擬稿的業(yè)務部門的負責人對所擬文稿的審核過程。一般由秘書部門指定有經(jīng)驗的、思想業(yè)務水平和文字水平都比較高的秘書負責，所以也叫“把關(guān)”或“把口”。核稿的目的是為了保證文書質(zhì)量，節(jié)省領(lǐng)導或上級的時間和精力。所以，核稿必須認真負責、全面細致。2 審核的重點內(nèi)容包括以下六種（見圖4-6）。圖4-6 審核的內(nèi)容審核的內(nèi)容看文件內(nèi)容是否符合黨的方針、政策和國家的法律、法令規(guī)定，是否符合“一文一事”的規(guī)定看文字是否通順準確簡明看涉及有關(guān)部門或單位的問題是否協(xié)商一

14、致看提出的要求措施是否明確具體切實可行看用什么名義和格式行文，是否符合規(guī)范要求看有無發(fā)文的必要 隨著目前經(jīng)濟活動的擴大，在企業(yè)、公司中，已不可能有一套秘書班子來撰文，也不再有專門“把關(guān)”的負責人。秘書寫文書，往往自己把關(guān)、自己核查。這就要求秘書有較高的文字水平和較強的文書處理能力，力爭送上的文書，不必改動或稍加修改就可以走入下一個環(huán)節(jié)。 簽發(fā) 簽發(fā)是文書經(jīng)有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導上司核準簽字，準予發(fā)出。簽發(fā)也是文書形成的一個重要環(huán)節(jié)，只是簽發(fā)人不是秘書，而是有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導。簽發(fā)人對要簽發(fā)的文書全面負責，所以簽發(fā)之前必須認真審核。 3 從秘書的角度看，簽發(fā)人要對秘書的文書送審稿審核什么呢？主要內(nèi)容有以下三

15、點。 對文書從內(nèi)容到形式，從文字、標點到行文、語法、邏輯、主題等等要進行全面斟酌。 經(jīng)審閱，文書無大問題的，簽發(fā)者應在閱后簽上明確的意見或批示、簽發(fā)人姓名及簽發(fā)日期。 對簽發(fā)時領(lǐng)導提出意見較多的文稿，修改后可再報簽發(fā)；只需稍加修改的，如果領(lǐng)導也已經(jīng)簽發(fā)，就可不再報。如果秘書只是轉(zhuǎn)呈文稿，文稿起草是另一個承辦單位，對簽發(fā)中改動的文稿，秘書要在制文的同時，退一份改動后的稿樣給原承辦單位。123 簽發(fā)的關(guān)鍵是時間問題，及時簽發(fā)對文書極為重要，但是簽發(fā)的核心工作并不是秘書的事。對于秘書來說應做好一下三點（見圖4-7）。圖4-7 秘書在簽發(fā)中的任務秘書在簽發(fā)中的任務準確理解簽發(fā)中的修改意見或批示，在進一

16、步修改公文時，以最準確的文字，體現(xiàn)領(lǐng)導簽發(fā)的意見秘書要選準呈上簽發(fā)的時間準確地確定要簽發(fā)的文書，因為有的文書并不需要簽發(fā) 復核 2001年1月1日施行的辦法在“簽發(fā)”之后加入了“復核”環(huán)節(jié)。辦法第五章“發(fā)文辦理”第二十九條規(guī)定：“公文正式印刷前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。這實際上給了秘書部門對文書的又一次把關(guān)的機會，也增加了秘書部門對所發(fā)文書的責任。復核的重點在于文書的形式和程序。4 繕印 繕印是對經(jīng)復核沒有問題的定稿進行技術(shù)加工，制作文書的正式的過程?？樣【褪怯啥ǜ逯瞥杀痉菸臅恼?、副、存本的過程?？樣∮懈鞣N不同的簡捷方式，

17、可以先通過文字處理機或電腦，經(jīng)編輯排版，使定稿在體式上規(guī)范化。如果發(fā)文數(shù)量小，可以直接打印、復印，數(shù)量多的，可以用輕型印刷或激光照排技術(shù)，膠印技術(shù)。 5下面介紹文書稿本的主要稱謂（見圖4-8）。圖4-8 文書稿本的稱謂草稿定稿 正本 副本 存本 草稿：是文書的原始稿本，反映了文書的撰制、起草過程，主要供修改、討論、審批使用。草稿不是正式文稿。“草稿”并不是指文稿形式上不正規(guī)、不規(guī)范，而主要是指相對正式文書而言，它在內(nèi)容上還是不成熟的、不完善的文書。 定稿：是正式文書的依據(jù)稿，是經(jīng)領(lǐng)導、上司審閱核準后簽發(fā)的，或是經(jīng)過會議討論通過的稿本，也就是草稿經(jīng)過簽發(fā)和復核后形成的稿本?！岸ǜ濉比允歉?，內(nèi)容上

18、已經(jīng)確定，一般不經(jīng)領(lǐng)導同意秘書不能再加更改，但是它不具備“本”的形式，要經(jīng)過從“稿”到“本”的技術(shù)處理，才產(chǎn)生正式文書。 正本：是根據(jù)定稿印制或編寫的向外發(fā)出的文本。在辦文中，正本具有法定的實效。 副本：是根據(jù)正本另行復制的文書。實質(zhì)上，副本與正本在辦文中有許多不同。副本主要用來代替正本供傳閱、參考、備查使用。對于上行文，正本是主送給有關(guān)批準、審閱的收文機關(guān)的，副本是抄報用的。這樣，批示、批準、批復意見，應見諸正本。僅僅是傳閱、備查的副本，可以是復印件，印跡也可以復印。 存本：存本是發(fā)文機關(guān)留存的印制本，是正本的留查樣本，存本一般可以不加蓋公章，留存的份數(shù)由秘書根據(jù)需要定。 秘書可以根據(jù)自己工

19、作中辦文量的實際情況，配備相應的辦公室印刷設備。一般大量的文書繕印由專門部門制作，少量的由秘書本人制作，秘書也必須掌握桌面印刷技術(shù)。秘書在繕印環(huán)節(jié)中，還要做好文書的校對。校對是以簽發(fā)的定稿為基準，對繕印本進行核對，在各方面保證文書準確無誤。 秘書對繕印要做到準確、清晰、整潔、規(guī)格統(tǒng)一、印刷及時。要對原稿負責，如發(fā)現(xiàn)有疑誤，應與核稿人員研究，不得擅自改動。每件公文從文號、標題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、成文日期到文件印刷份數(shù)、頁碼、正文、標點，都要認真細致地進行校對。末頁應盡量避免無正文現(xiàn)象，如無法避免，應注明“此頁無正文”。發(fā)出的文件必須加蓋機關(guān)印章。 用印 用印是指在有必要加蓋印章的文書正本上加蓋

20、機關(guān)或領(lǐng)導人印章的過程。國家行政機關(guān)的公文，在制發(fā)中一般都要經(jīng)過蓋章這一環(huán)節(jié)。用印的文件，要以原稿上領(lǐng)導人簽發(fā)為準，無簽發(fā)不得用印。也有極少的、針對性很強的文書，如辦理某件具體事項的回函、批復，以領(lǐng)導簽發(fā)的定稿為正本，蓋印后復制留存本，正本發(fā)出。 6 在國家行政機關(guān)內(nèi)包含有以下三種用印方式，如表4-3所示。表4-3 三種用印方式用 印 方 式適 用 情 況 只簽署不蓋印的公務文書 一是層次很高； 二是尊重別國的習慣或方式； 三是雖屬公務文書，但主要是禮節(jié)性的 只蓋印不簽署的公務文書 是向外單位發(fā)出的、一般指比較莊重、鄭重、正式的公務文書 又簽署、又蓋印的公務文書 一是它一定是公務文書，而不是私

21、人文書，所以，簽署者應是法人、最高領(lǐng)導或?qū)ｉT的負責人 二是這種文書一般多見于經(jīng)濟合同、協(xié)議書，上面要明確有法人代表簽署、簽署時間和用印 文書印章蓋在正文落款處，疊印在發(fā)文機關(guān)和日期上。要注意： 印章名稱要與發(fā)文機關(guān)名稱一致，否則要加以說明。 印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準確。一般落款印要“騎年蓋月”。 印章只蓋在公文正本上。1234 登記 登記是指根據(jù)本機關(guān)文書處理的具體要求與發(fā)取簿式或卡片式、聯(lián)單式、活頁式的登記方式。登記項目，一般應包括：發(fā)文字號、發(fā)文日期、文件標題、保密等級、發(fā)往機關(guān)、附件、份數(shù)、承辦單位、案卷號等，如果是回復對方的文書，還需注明收文編號。對發(fā)文進行認真的登記，是文

22、書管理、查考的重要基礎。7 分發(fā) 分發(fā)亦稱封發(fā)，是指對撰制登記好的文書封裝、發(fā)出的過程。分發(fā)是一項細致的工作，是將向外發(fā)出的文書信函進行封裝、發(fā)出的過程。8 “分發(fā)”的程序 分發(fā)作為一項工作，有其特定的程序（見圖4-9）。圖4-9 “分發(fā)”的程序1核對封套與封內(nèi)文書一致并加封后，按相應的方式發(fā)出 檢查發(fā)文登記。和收文登記一樣，發(fā)文也有詳細的登記表格 填好并檢查所有封套標記 寫好文件、文書封套或函件信封 封發(fā)的注意事項 在分發(fā)過程中應注意以下六點（見圖4-10）。 圖4-10 封發(fā)的注意事項2 注辦 注辦是對發(fā)出的文書的辦理情況做出必要的說明，注明辦理結(jié)果的環(huán)節(jié)。 “注辦”一般是發(fā)文登記內(nèi)容的一

23、項，是對文書已經(jīng)發(fā)出情況的注明。其作用是便于今后查考。9（二）收文的處理 凡是由外機關(guān)或外部門送給本機關(guān)的文件，統(tǒng)稱為收文。 簽收 簽收就是簽字表示收到來文，是收文處理工作的開端。小型機關(guān)只設一個綜合收發(fā)室或?qū)＃妫┞毷瞻l(fā)員，負責文件的簽收、拆封、登記和送閱。大中型機關(guān)多設內(nèi)外兩種收發(fā)。先由外收發(fā)部門收文，而后轉(zhuǎn)交秘書人員（文書）。公司、企業(yè)的文書信函常由寫字樓的前臺或辦公樓的總收發(fā)代收，秘書從專門的信箱或前臺收取。 1 秘書簽收文件時要注意三點（見圖4-11）。圖4-11 秘書簽收文件時要注意的內(nèi)容將文件封套上的發(fā)文機關(guān)名稱，發(fā)文機關(guān)的文件編發(fā)號，以及發(fā)文機關(guān)的機要通信號、等登記在的收文簿上

24、 仔細查看文件封套上所注的收文機關(guān)部門或姓名，是否是本機關(guān)，如有誤投，應立即退回 檢查無誤后，收件人應認真地在送件人的投遞回執(zhí)清單上簽名，注明收到日期，然后轉(zhuǎn)送到秘書部門 簽收后就要拆封，亦稱啟封，是指有權(quán)拆封的秘書對來文拆剪封套，檢查封套內(nèi)來文的程序。對拆封工作應認真對待，除指定專人或主管文件工作的機要秘書拆封外，其他人員不得拆封。拆封范圍是：封面上標明送本機關(guān)、機關(guān)辦公室以及機關(guān)“負責人”收的所有信件。封面標有具體領(lǐng)導同志名字的，或“親啟”、“親收”字樣的，一般不得拆封。 拆封時應注意幾點（見圖4-12）。 圖4-12 拆封時應注意的內(nèi)容注意保存原封套的完好，不要損壞封內(nèi)文件、信件，必要時

25、還應把原封套別在文件或信件后一并處理 文件的秘密等級在封套上是標明的，但如果拆封后發(fā)現(xiàn)是保密文件，不再轉(zhuǎn)讓他人閱讀，拆封人員要負責保管 請示類文件，如無發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)，或其他手續(xù)不全時，應拒收退回；在處理急件時，應告知行文錯處 登記 登記是有權(quán)拆封的秘書對所經(jīng)手拆閱的文書進行管理和保護的必要措施，也是保障文書迅速辦理的措施，是一項重要的制度。登記制度便于對文書的管理和保護；便于對目標文書的查找和利用；便于統(tǒng)計和催辦；便于文書工作中的核對和交接。 2 秘書對來文登記，在實際工作中有兩類登記的用具，如表4-4所示。表4-4 兩類登記用具登 記 用 具 作 用 收文登記簿、冊的形式，主要是來文登記

26、一覽表 是將所有來文按照一定的分類標準登記在一起，起總體掌握來文及辦理情況的作用 收文登記卡、單的形式 是為每一份來文做一份登記表，起重點表示該份來文辦理情況的作用 無論何種形式，大體內(nèi)容都是有關(guān)公文的來源、內(nèi)容以及辦理情況的。 在中等規(guī)模的黨政機關(guān)，所用的收文登記簿，對三級件（即黨中央國務院文件、省委省政府文件、市委市政府文件）都按發(fā)文機關(guān)名稱分冊登記。規(guī)模較小的單位或機關(guān)收文不多，一般建立綜合性的收文登記簿，在簿內(nèi)相隔適當冊頁將眉端錯落，標明各類文件名稱，以便登記和查找。有些文件不需要登記，如各種公開或內(nèi)部不屬機密的一般性簡報，越級的請示和一般性抄件，行政事務性通知、請柬、介紹信等。 審核

27、 2001年1月1日施行的辦法在“登記”之后加入了“審核”環(huán)節(jié)。辦法第六章“收文處理”第三十一條對此做了規(guī)定。規(guī)定：“收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用和公文格式是否規(guī)范。”3 擬辦 擬辦是秘書根據(jù)來文的具體情況，對來文如何處理，拿出初步的意見，供領(lǐng)導或部門負責人審核決定的過程。對于秘書來說，“擬辦”是在辦文工作中體現(xiàn)“輔助管理”職能的重要環(huán)節(jié)。 4 秘書要做好擬辦應該做好以下三點。 首先要對來文內(nèi)容有透徹的了解掌握，要先認真

28、閱讀來文，弄清楚：來文的上、下款是否明確；來文的主要內(nèi)容；提出的主要問題，這些問題是否需要辦理；提出的問題與哪些部門有關(guān)系?應由哪個部門主辦，由誰批示；來文的辦理時限和秘密等級要求。 其次要對相應的政策法規(guī)、類似問題的處理常規(guī)有所掌握。 最后要充分掌握自己提出擬辦意見的理由。擬辦也可以由具體承辦部門、承辦人來做。 批辦 批辦是機關(guān)領(lǐng)導或秘書部門負責人針對一份來文應當如何處理而做出的指示性意見，也可以是對擬辦情況的肯定或否定。文件的批辦工作一般由機關(guān)的負責人、秘書長或辦公室主任承擔。秘書的工作是輔助領(lǐng)導搞好批辦環(huán)節(jié)。5 秘書要輔助領(lǐng)導對來文做出三項明確的批辦內(nèi)容（見圖4-13）。圖4-13 批辦

29、的內(nèi)容批辦的內(nèi)容 領(lǐng)導簽署姓名 批辦時間批辦意見 做好批辦的環(huán)節(jié)，可以使領(lǐng)導及時處理、掌握重要的收文，了解情況，加強對文字秘書的領(lǐng)導。領(lǐng)導對收進的文書并不需要一一批辦，主要批辦秘書呈送的收文，因此，要求秘書準確地把握報送批辦公文的尺度。這個尺度一般是秘書在長期的輔助領(lǐng)導做文書擬辦中，使領(lǐng)導對秘書的辦文辦事能力有了充分了解，領(lǐng)導與秘書之間建立了對送批文書范圍的共識。 承辦 承辦就是“承接辦理”，是秘書按照領(lǐng)導的指示，承接辦理某份來文內(nèi)容中要求辦理的事項。這工作可能是撰制一份新的文書，可能是辦一件事，可能是組織準備一次會議，也可能以其他綜合辦理的形式體現(xiàn)。不需要秘書承辦的事，也要由秘書轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)交給

30、承辦人，這在文書處理中亦稱“交辦”?？梢姵修k是文書處理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體處理文書所涉及的事務的過程。6 催辦 催辦是對文件承辦工作的檢查和督促的過程，這是避免辦事拖沓、文件積壓，加速文件運轉(zhuǎn)的重要措施。一旦催辦有結(jié)果，秘書要針對該份文件注明辦理結(jié)果，并向交辦的領(lǐng)導或有關(guān)部門回復辦理情況，即“辦復”。無論是向領(lǐng)導或交辦人口頭匯報，還是文字“辦復”，辦理結(jié)果一般要說明在何時由何人主辦該事項、辦理結(jié)果以及是否有遺留問題，有無結(jié)論等。7 無論是發(fā)文還是收文，在辦文環(huán)節(jié)的最后，都有文書工作為以后的檔案工作所做的準備工作環(huán)節(jié)。它包括（見圖4-14）。 圖4-14 文書工作的內(nèi)容立卷歸檔銷毀 立卷歸檔：

31、“注辦”或“辦復”后，秘書部門根據(jù)立卷的要求將文件整理歸卷。立好的案卷，可按照檔案部門的規(guī)定，定期向檔案部門移交。 銷毀：凡已辦理完畢并無查考保存價值的文書，應妥善保存，于當年年底編制銷毀目錄，報請主管的領(lǐng)導人批準后定期銷毀；如屬保密文件，則必須逐件登記目錄，并派人監(jiān)督銷毀。二、文書處理工作中應注意的事項 文書處理時應注意以下四點。 （一）文旨不明，文種不分 通過對請示與報告，通知與通報的辨析來討論這一點。 請示與報告混用 “請示”有兩種類型，一種是“申報性”請示，另一種是“求助性”請示。請示理由往往有匯報的特點或在報告中帶著請示事項。 1 所以，有些秘書常將請示的理由與情況匯報的“報告”混為

32、一體，造成文件主旨不明，如表4-5所示。 文種 主 旨 是否回復 標 題 寫 法 請示 請示的主旨是向上級請求指示批準，反映情況的內(nèi)容只是作為請示事項的理由 請示要求上級回復 有時請示的標題寫法是加上“呈請”、“提請”等字樣，以顯示“請示”的特色報告 報告的主旨是匯報情況 報告不需要上級回復 報告不能把標題寫成關(guān)于的請示報告的形式 表4-5 請示與報告的區(qū)別 通知與通報混用 通知與通報都是上級機關(guān)對下級機關(guān)的行文，而且在傳送信息、溝通情況、提出要求等方面有相似之處，因此，常把通知與通報混用。通知的文旨在于上級要求下級執(zhí)行辦理的具體要求，而通報的文旨在于以好的、壞的典型事例或重要情況來教育有關(guān)人

33、員，起指導、啟發(fā)和警戒作用與溝通重要情況的作用。2（二） 行文關(guān)系不明，職權(quán)不清 通過對通知和函，批復和復函的辨析來討論這一點。 通知與函混用 通知與函的的共同點和不同點，如表4-6所示。 表4-6 通知與函的的異同文種 共同點 不同點 通知 都有告知性 只限于上級機關(guān)對所隸屬的下級機關(guān)使用（行政上沒有隸屬關(guān)系，業(yè)務上有領(lǐng)導、指導關(guān)系的也可以用通知），只作為下行文 函 是在不相隸屬的單位之間使用，作為平行文 1 批復與復函混用 批復、復函同屬于答復性文件，所以也容易混用。事實上二者有嚴格的區(qū)別。批復只能用于答復下級單位的請示事項，而復函只能用于答復不相隸屬單位的商洽和詢問。如果對不相隸屬單位的

34、要求、詢問使用批復答復，那就越出自己的職權(quán)范圍，而對下級單位的請示用復函，就又放棄了自己應有的職權(quán)。2（三）多頭主送，多項請示 有些請示將主送機關(guān)寫成幾個，甚至更多，以為這樣可以多爭取上級的支持，容易解決問題。有些請示“一文數(shù)事”，把許多要求解決的問題都寫在一份請示中，以為這樣可以節(jié)省時間，多解決些問題。 實際上這種不合規(guī)定的做法。由于沒有明確的主辦機關(guān)，結(jié)果往往是各個主送機關(guān)的領(lǐng)導只表態(tài)不決定。請示的內(nèi)容太雜，反而沒有了主要的請示事項，文書常常被退回重新行文。因此擬制、發(fā)送文書一定要嚴格按國家行政機關(guān)公文處理辦法去做，照章辦理，毫不含糊。（四）不按業(yè)務歸口原則請示或商洽工作 一些下級機關(guān)為業(yè)

35、務問題向上行文時，不按業(yè)務歸口原則行文，以為只要找政府機關(guān)就能迅速解決問題。實際上這些請示送政府機關(guān)后，仍然要轉(zhuǎn)到各業(yè)務主管部門研究，由業(yè)務主管部門提出意見，或做出處理決定。這種不合規(guī)范的行文，不僅未能達到請示單位的目的、愿望，反而形成大量公文倒流現(xiàn)象，嚴重影響工作效率。為解決這類問題，一些政府機關(guān)公文處理細則做出了規(guī)定。 造成上述這種現(xiàn)象的主要原因，是由于有些秘書對“隸屬關(guān)系”的概念理解比較狹窄，一提“隸屬關(guān)系”就只從行政上理解，因而在為有些業(yè)務部門或機構(gòu)擬制文件時，以行政機關(guān)的名義向上級行政機關(guān)行文。 隸屬關(guān)系：各級業(yè)務部門和機構(gòu)，除了在行政上與各級所屬機關(guān)具有隸屬關(guān)系外，它們還在全國范圍

36、內(nèi)組成了一個由上而下的垂直領(lǐng)導結(jié)構(gòu)，建立了自上而下的業(yè)務指導關(guān)系，這種業(yè)務指導關(guān)系也是隸屬關(guān)系。三、現(xiàn)代企業(yè)、公司中的新型文書與載體 現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代辦公手段，為秘書的文書工作帶來了新的工作形式。這種新的文書形式主要從現(xiàn)代企業(yè)和公司的秘書工作上體現(xiàn)出來。（一）現(xiàn)代企業(yè)、公司中的商務文書 企業(yè)秘書在辦文工作中，主要應會處理商務文書（也有稱財經(jīng)文書）事務文書、禮儀文書和涉外文書。公司企業(yè)中各種文書的分類，如表4-7所示。表4-7 公司企業(yè)中各種文書的分類序號文書種類具 體 分 類1禮儀性文書 邀請函、致謝信、致歉信、問候信、講演稿、慶唁函稿、尋求幫助或協(xié)助的信、謝絕書、推薦信 2涉外文書 涉外經(jīng)

37、濟合同、國際貿(mào)易會談紀要、電報、電傳、索賠書、迎送辭 3商務文書 經(jīng)濟合同、市場預測報告、經(jīng)濟活動分析報告、廣告、查賬報告書、審計報告書、催款信、意向書，招標和投標書4事務文書 計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、簡報、會議記錄、規(guī)章制度、建議書2005企業(yè)危機管理現(xiàn)狀調(diào)查報告網(wǎng)絡電報 公司企業(yè)中各種文書的具體處理方法 收發(fā)文的處理 事務性文書多是本部門、本單位的內(nèi)部文書，所以在運轉(zhuǎn)傳遞中，比其他文書要簡單。像“市場預測報告”，雖然以“報告”為文種，只是秘書向直接領(lǐng)導、上司行文的一種形式。凡是秘書為領(lǐng)導、上司備供咨詢和提供參考的，多是內(nèi)部文書。11 商務、禮儀、涉外文書，只要是在行文范圍上牽涉到外單位的，就

38、有“收文”與“發(fā)文”的區(qū)別。只是這類文書，一般不講究行文關(guān)系，不說“上行、下行”，多以“函”的方式傳遞（見圖4-15）。圖4-15 商務、禮儀、涉外文書的收發(fā)文處理商務、禮儀、涉外文書 發(fā)文 收文 專人遞送 郵路遞送 一般平信 掛號信 特快專遞 專人遞送：路途不很遠、事情比較急的，用專人遞送。目前有不少公司與信譽好的專遞公司簽訂協(xié)議，重要文書保證在1-2小時內(nèi)送達。有的公司給秘書配車，重要的文書由秘書親自送。 郵政遞送：有的公司企業(yè)與郵政部門約定好，在送件的同時取件，秘書就要在規(guī)定的時間之前，辦好一切事務性工作。 收文：是由秘書在每天早上把所有的收函進行分類、登記，必要時要做“摘要卡”?！罢?/p>

39、卡”在實際工作中是秘書為領(lǐng)導、上司迅速準確地了解來函所做的。“摘要卡”沒有固定的格式，因單位不同，工作的具體內(nèi)容不同，制成的格式也不盡相同?！罢ā钡闹饕獌?nèi)容應當有：來文單位名稱；來文主要內(nèi)容；要求、商洽事項；擬辦意見和建議；領(lǐng)導、上司的意見和簽署；日期（來文日期、要求辦畢時間）。 中文函件處理的一些技術(shù)要求 中文函件如果處理不當可能影響正常工作的進行，應注意以下要求（見圖4-16）。圖4-16 中文函件處理的一些技術(shù)要求2公務工作和公務往來方面所用信箋，忌折成對角、對插、方巾或其他不規(guī)范形式 遞送的信函應從下至上逐層疊放：函信箋、來函登記卡、函信封、摘要卡，由曲別針夾住遞送 所有來函，不要

40、撕開，一律要用剪刀或啟封器，并且一律拆信封正面左邊，以便遞送和存檔信函、信封要按照固定的規(guī)范格式書寫 涉外公司企業(yè)中各種文書的管理 由于企業(yè)的行業(yè)、規(guī)范及經(jīng)營類型不同，因而形成的文件種類、內(nèi)容也不同，這里只研究生產(chǎn)經(jīng)營型的公司企業(yè)文書管理工作。2 這類公司的文書有三類（見圖4-17）。 圖4-17 生產(chǎn)經(jīng)營型公司企業(yè)文書的分類文書的種類 管理類文書 報批與注冊登記文書 生產(chǎn)技術(shù)性文書 輔助業(yè)務人員辦理進出口業(yè)務文件 外貿(mào)公司文書信函的特點（見圖4-18）。圖4-18 外貿(mào)公司文書信函的特點外貿(mào)公司文書信函的特點 簽發(fā)單位多，不僅有購銷方、承運方，還有擔保方或多邊貿(mào)易 時效性強，各種單據(jù)文件的日

41、期有嚴格的順序，外貿(mào)業(yè)務文件時效時限具體明確 （二）現(xiàn)代企業(yè)、公司中的新型載體文書 新型載體文書是對采用非傳統(tǒng)紙制材料制成的文書的統(tǒng)稱。它們有的是記錄在新型載體上的文書信息，有的是運用現(xiàn)代技術(shù)手段進行傳輸?shù)奈臅畔?，這里簡單介紹幾種： 音像文書 音像文書是指運用攝影、錄音、攝像等技術(shù)手段記錄某一公務活動中形成的，或為完成某項特定公務而制作的音像制品及其所附的文字材料。其作用是可以為各級各類社會組織工作的活動提供必要的依據(jù)和豐富的經(jīng)驗成果，還可作為宣傳教育的生動教材。 1音像文書主要分為兩類，如表4-8所示。表4-8 音像文書的分類 音像文書的分類 概念 圖片文書 是指運用攝影技術(shù)形成的人、物、

42、景的圖片。新型的圖片文書是指運用計算機與數(shù)碼影像處理技術(shù)形成的圖片文件錄音錄像文書 是指在現(xiàn)代音像記錄材料上記錄與傳遞公務活動信息。錄音錄像文件的形成采用了磁記錄技術(shù) 音像文件脫離了傳統(tǒng)的紙制載體和文字記錄形式，拓寬了原紙制文書靜止無聲的文字、圖像和符號的記錄對象范圍，以生動形象的圖像記錄和音像效果存儲信息，接受者借助必要的設備，通過視覺和聽覺感受，直接獲得所記錄的信息，產(chǎn)生書面文書難以達到的效果。 光盤文書原理 光盤是一種在綜合利用材料科學、工程光學、激光技術(shù)、計算機技術(shù)、自動控制技術(shù)及信息科學等多種科學技術(shù)的基礎上發(fā)展起來的新型記錄材料。光盤文書是指利用激光掃描將文件原件上的信息以數(shù)字的形

43、式存儲在光盤上的一種文件材料。光盤采用了光存儲技術(shù)，通過電信號控制激光發(fā)生器發(fā)出的高能量激光束，使光存儲介質(zhì)中的局部被照射點的光學參數(shù)發(fā)生物理、化學變化，從而完成信息的讀寫處理。2 目前刻錄機已經(jīng)是秘書工作范圍內(nèi)的計算機重要外圍設備，一些通過多媒體技術(shù)取得的信息，用光盤的形式存儲，既節(jié)省空間，簡便易存，還不失真。所以，現(xiàn)在秘書工作中常將一次相對獨立的活動或一項相對獨立的事務事件所形成的材料，刻錄在一張光盤上做永久保存。 光盤文書的出現(xiàn)，為當今信息社會提供了理想的存儲和管理信息的手段，使傳統(tǒng)的信息存儲、傳輸、管理和使用方式發(fā)生了根本的變化。 電信文書 電信文書是指通過電信方式傳輸?shù)奈募?。所謂電信

44、方式，即利用電信號發(fā)出和接收信息的通信方式，分為有線和無線兩大類。公務文書是一種信息，所以凡是可以用來傳輸信息的各種技術(shù)手段也常常被用來傳輸公務文書。電信文書通常是指電話、電報、電傳傳輸?shù)奈募蛡髡嫖募㈦娮余]件等。3 電話 是一種利用電信號傳聲，使異地人們之間得以互相交談的通信裝置，在現(xiàn)代社會中應用極為廣泛。作為文件的傳輸方式之一，電話適用于傳輸知照性文件或內(nèi)容簡短、要求迅速傳遞的文件。1 電報 是用電信號傳輸文字的一種通信方式,即將文字轉(zhuǎn)換成電碼，通過電信號傳給遠方，收報方將收到的電碼還原成文字，從而達到通信的目的。電報是最早用于文件傳輸?shù)碾娦欧绞?，由此形成了電報文?。2 傳真文書 傳真

45、，國際上常用“Fax”表示，是利用光電效應，通過無線或有線裝置傳送靜止圖文信息的通信方式。傳真文書即通過傳真機傳遞的載有圖文信息的文件材料。利用傳真方式傳輸文件，特點是保持原來文書的格式、樣式，加快文書傳輸速度，有助于擴大社會組織的通信渠道，提高工作效率，加快辦公自動化步伐。3 電子文書 電子文書是指借助電子計算機生成、傳輸和處理的文書。隨著計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文書在現(xiàn)代辦公環(huán)境中異軍突起，其高效、快捷等諸多優(yōu)勢日益顯現(xiàn)出來，成為文件家族中生機勃勃的新成員。4 電子文書生成于計算機環(huán)境當中。它具有以下兩個特點（見圖4-19）。圖4-19 電子文書的特征電

46、子文書的特征 具備電子信息的一般特征 具備文件的一般特征 與傳統(tǒng)的紙介質(zhì)文書相比，又具有其自身的技術(shù)特性，這種特性主要反映在電子文書特殊的信息編碼形式和載體上?，F(xiàn)代電子政務、電子商務、網(wǎng)上辦公和SOHO一族都是以電子文書為基礎并依賴于電子文書的。第三節(jié) 針對來文要辦理的事務本節(jié)要點一、針對來文內(nèi)容所要辦 理的事務二、來文的立卷歸檔工作三、建立公文辦理制度 秘書針對來文的“辦文”有兩方面工作，一個是辦理來文內(nèi)容所涉及的事務；一個是秘書還要辦理好文書的立卷歸檔方面的工作。 一、針對來文內(nèi)容所要辦理的事務 在收文處理程序中，我們已經(jīng)討論了按照公文處理程序，秘書該如何辦理來文。這里，我們主要討論由秘書

47、承辦來文所涉及的具體工作中，秘書針對來文內(nèi)容所要辦理的事務。 （一）擬辦 擬辦是指秘書部門對收文進行閱讀后，根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和有關(guān)要求，根據(jù)文件的密級、時間要求、閱讀范圍、來文份數(shù)，同時考慮領(lǐng)導人分工、職能部門的職權(quán)范圍和機關(guān)的實際情況，簡明扼要地提出初步處理意見。擬辦是一道重要而細致的工作程序，既直接關(guān)系到文件處理的質(zhì)量，也關(guān)系到文件的處理時效。 擬辦時要注意以下三點（見圖4-20）。 圖4-20 擬辦時要注意的三點擬辦時要注意的三點 要熟悉黨和政府的有關(guān)政策，本機關(guān)工作各職能部門的歷史與現(xiàn)狀為方便領(lǐng)導批示，要將與本文件有關(guān)的文件、資料，附在后邊認真閱讀文件，對文件中提出的問題、要求，要

48、看得清楚明白 需要秘書提擬辦意見的來文大體分三類（見圖4-21）。圖4-21 需要秘書提擬辦意見的三類來文需要提意見的來文 領(lǐng)導特意交秘書做出擬辦意見的來文 領(lǐng)導和秘書經(jīng)長期磨合，彼此對需要秘書提出意見的來文范圍很默契 按照常規(guī) （二）批辦 批辦是指機關(guān)負責人對擬辦文件及擬辦意見提出批示意見。當秘書為具體來文的擬辦意見請領(lǐng)導批辦時，要具體地匯報自己設計的擬辦思路、方法和預期的結(jié)果，征求領(lǐng)導的意見，請求指示。（三）辦理 辦理就是秘書具體地落實來文中的內(nèi)容，是來文處理程序中“承辦”的核心工作。這類工作也可以分為三類（見圖4-22）。圖4-22 秘書辦理的三類工作屬于秘書工作范疇不好落實到哪個職能部

49、門的工作需要秘書部門出面組織其他職能部門共同完成的工作（四） 催辦 催辦是對非秘書部門承辦的那部分工作的檢查和督促，這是避免辦事拖沓，文件積壓，加速文件運轉(zhuǎn)的重要措施。針對來文的催辦工作可分為以下兩類（見圖4-23）。圖4-23 兩類催辦工作兩類催辦工作對外催辦 對內(nèi)催辦 對內(nèi)催辦：對本機關(guān)內(nèi)部承辦文件情況進行督促檢查。 對外催辦：向其他機關(guān)對本機關(guān)或部門發(fā)出的文件的辦復情況進行催詢。 催辦工作很重要，但往往被秘書部門忽視，以致有些公文轉(zhuǎn)出后沒有回音。秘書部門應當避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，要健全催辦制度和崗位責任制。應當看到，催辦這個環(huán)節(jié)的產(chǎn)生和今天約定俗成的認識，在某種意義上反映了我們的某些機構(gòu)辦

50、事不力、推諉扯皮，甚至頂著不辦的惡劣作風。 因此秘書為了有效避免交辦的工作未辦，應采取如下三個措施（見圖4-24）。圖4-24 實施催辦的措施明確辦畢時限，加強辦事時效性，無論辦文辦事，都向承辦人確認交辦事項的完成時間和辦理過程中重要環(huán)節(jié)的階段性完成時間催辦環(huán)節(jié)伴以處罰，凡未按時回告、應當辦畢時不能按時完成的，催辦的同時加以處罰建立回告制度，按辦畢時限要求承辦人主動回告交辦人二、來文的立卷歸檔工作 來文處理后的立卷歸檔工作是整個辦文工作很重要的一環(huán)。 （一）公文辦理的要求 公文辦理階段是公文發(fā)生實際效力的時期，也是行文的目的所在。其效率和質(zhì)量如何，直接影響著辦文的效果，甚至影響著機關(guān)工作的效果

51、。 國務院2000年8月發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“公文處理應當堅持實事求是，精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全?！?“必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全”。中共中央辦公廳秘書局1987年6月發(fā)布的中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導機關(guān)文件處理暫行條例也規(guī)定：“文件處理的基本原則是準確、及時、保密?！?據(jù)此，公文處理的要求包括以下四點（見圖4-25）。 圖4-25 公文處理的要求A1.準確無誤2.講究時效 3. 安全保密 4. 統(tǒng)一管理 準確無誤：是指公文在辦理階段的各個環(huán)節(jié)上，在內(nèi)容、方向、方式及其結(jié)果方面，應完全符合行文制度和實際情況。準確是對公文辦理的首要的、

52、基本的要求，是對公文辦理的質(zhì)量要求。不準確，出現(xiàn)差錯、漏洞和失誤，不僅會影響辦文的質(zhì)量，而且會影響整個機關(guān)工作，有損于機關(guān)的形象。 講究時效：公文的辦理要及時迅速，講究時效。這是對辦文的效率要求，也是實現(xiàn)機關(guān)工作高效化的重要條件之一。要加快公文辦理的速度，一要強化時間觀念，二要縮短文書的運轉(zhuǎn)周期， 三要簡化辦文程序。 安全保密：公文辦理的安全保密有兩層含義；一是要保證所經(jīng)辦的文件完整無缺、無損，做到不丟失、不損壞，這就是安全的意思；二是要嚴格遵守公文管理的保密規(guī)定，做到不泄密、不失密，這就是保密的意思。安全和保密是相互關(guān)聯(lián)的。 統(tǒng)一管理：公文的辦理，包括公文的撰制和保管，都必須由秘書部門集中統(tǒng)

53、一管理。如果不統(tǒng)一，容易造成文件丟失、漏辦、積壓、脫節(jié)、混亂，直至造成重大失誤。要實現(xiàn)公文辦理的集中與統(tǒng)一，必須做到管理統(tǒng)一于秘書部門，依據(jù)統(tǒng)一于公文法規(guī)，生效權(quán)統(tǒng)一于主管領(lǐng)導。據(jù)集體領(lǐng)導與個人分工負責相結(jié)合的制度，機關(guān)和部門的領(lǐng)導者應有專人主管公文的處理，集“簽發(fā)”、“批辦”于一人。（二）立卷 立卷 立卷是指秘書部門將辦理完畢的、具有保存價值的一個個零散文件，按照它們內(nèi)在的聯(lián)系，分門別類地組成一個或數(shù)個案卷。其中每一個案卷都是若干具有共同特征、互為聯(lián)系、經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件的集合體。 1 主要包括三方面的含義（見圖4-26）。 圖4-26 立卷的含義 立卷的含義 文件立卷必須依照科學的方法與原

54、則進行 必須是具有保存價值的文件才需要立卷 只有辦理完畢的文件才能立卷 文件立卷的范圍 要保證把有查考價值的文件完全完整地保存下來，就要弄清楚哪些文件需要立卷，哪些文件不需要立卷，以確定文件立卷的范圍。立卷的范圍指本機關(guān)在工作中或業(yè)務活動中形成和使用的、辦理完畢具有查考價值的收發(fā)文件。從文件的外觀形態(tài)上看主要包括各類正式文件、會議記錄、重要的電報電話記錄、圖紙照片、錄音錄像帶，以及本機關(guān)編印的出版物的原稿等。 2 立卷的步驟 一般來講，立卷由編目、歸卷、組卷、定卷四個步驟組成（見圖4-27） 。圖4-27 立卷的步驟3編制立卷類目 平時歸卷 年終調(diào)整組卷 編目定卷 立卷類目一般由類名和各個條款

55、組成 編制立卷類目：指在機關(guān)內(nèi)實際文件尚未形成之前，根據(jù)以往機關(guān)活動和文件形成的一般規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的原則和方法，擬制比較詳細的立卷方案或計劃，以指導文件立卷工作。 平時歸卷：指文件立卷人員依據(jù)已編好的案卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。堅持平時歸卷的目的就是防止已辦理完畢的文件長期堆積、處于零亂狀態(tài)或文件私有化。秘書部門要注意向各部門，尤其是領(lǐng)導者手中收集已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按照案卷類目條款歸卷。 年終調(diào)整組卷：指在平時歸卷的基礎上，把一年來的文件對照立卷類目各條款適當加以調(diào)整、拆并，最后確定組卷。在這項工作過程中，要注意對歸卷文件進行仔細的檢查，看文件的份數(shù)是否完全，如有重份文件要剔除；看卷內(nèi)文件是否圍繞一個或幾個問題形成系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體；看文件的保管期限是否符合規(guī)定等。 編目定卷：編目定卷是指在正式組成案卷的基礎上對案卷進行裝訂，并進行系列的編目加要。如編制卷內(nèi)文件頁號、編制文件目錄、填寫備考表、寫案面標題等。（三）歸檔 歸檔是指各類社會組織在其工作活動中形成