建設(shè)項目檔案管理控制措施

1、第 PAGE15 頁 共 NUMPAGES15 頁建立工程檔案管理控制措施建立工程檔案管理的控制措施(一存在問題1.文件材料形成不標準、不完好、不及時、不準確2.檔案搜集制度不嚴，搜集不及時，造成文件散失3.檔案整理不標準，各參建單位標準不一4.建立期檔案保管條件差，保護意識弱，造成檔案損毀、散失原因分析p ：2.檔案意識薄弱，重視程度不高3.檔案工作的專業(yè)性 (二明確責任1、建立單位工程法人：對工程檔案工作負總責。負責制定工程檔案管理各項制度、標準、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位施行。與參建單位簽訂合同、協(xié)議時應設(shè)立專門條款，明確工程文件檔案管理責任。包括工程文件形成的質(zhì)量要求、

2、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、歸檔套數(shù)、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理工程的文件和檔案的審查、檢查責任。對參建單位進展合同履約考核時，應對工程文件管理條款的履行情況做出評價。合同款支付審批時應審查工程文件的歸檔情況。建立工程文件管理和歸檔考核機制，對工程文件的形成、積累和歸檔情況等進展考核，履行工程檔案法人驗收和移交。將工程檔案信息化納入工程管理信息化建立，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步施行。按檔案行政管理部門和主管部門相關(guān)要求，做好工程檔案登記、驗收的申報和準備工作。2、參建單位：包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、設(shè)備制造等單位。詳細負責建立符合建立單位要求的文件管理

3、制度，報建立單位確認。負責所承當工程或任務的工程文件的搜集、整理和歸檔工作。監(jiān)理單位負責對所監(jiān)理工程的歸檔文件、開工圖的完好性、準確性、有效性、系統(tǒng)性和標準性進展審核，并形成記錄。工程實行總承包的，總承包單位負責工程總承包范圍內(nèi)工程文件的搜集、整理和歸檔工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。各分包單位負責其分包局部文件的搜集、整理，并提交總承包單位匯總，或在總承包單位協(xié)調(diào)下直接向建立單位檔案管理機構(gòu)歸檔。參建單位應裝備滿足工作需要、符合平安保管要求的設(shè)施設(shè)備，確保工程文件的平安。3、各行業(yè)系統(tǒng)主管部門：負責制定本行業(yè)系統(tǒng)建立工程檔案工作標準、制度并組織施行，對本行業(yè)系統(tǒng)建立單位的工程檔案管理工作進展監(jiān)視、指導、檢查

4、。組織或配合檔案行政管理部門搞好建立工程檔案的驗收工作。4、建立工程審批和主管部門：負責將工程檔案管理工作納入工程投資建立方案和工程領(lǐng)導責任制及工程管理環(huán)節(jié)，對工程檔案工作負有監(jiān)管職責。5、各級檔案行政管理部門：負責對本行政區(qū)域內(nèi)的建立工程檔案實行監(jiān)視指導，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，并詳細負責權(quán)責清單中規(guī)定的行政區(qū)域內(nèi)重大建立工程檔案的登記、指導、驗收工作。建立單位對建立工程檔案管理的控制措施1、建立健全組織體系主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是要建立管理網(wǎng)絡，二是要明確職責分工。2、制定規(guī)章制度為保證各施工、監(jiān)理單位以及建立單位各部門在文件的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依，建立單位還應制定有關(guān)的檔

5、案業(yè)務標準，其中比擬重要的有工程檔案管理方法、分類方案、歸檔范圍和保管期限表3、納入合同管理建立單位在簽訂勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等協(xié)議(合同)時，要在合同中對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交工作、違約責任，也可以單獨簽定開工文件編制和檔案移交合同。在監(jiān)理合同中除了要求監(jiān)理單位做好自身形成文件的積累、整理、歸檔工作外，還要負責對施工單位文件材料的形成和管理進展監(jiān)視。4、施行全過程控制建立工程檔案工作浸透于工程建立的每個階段、每道程序、每個工作環(huán)節(jié)之中，各工程建立單位應對工程檔案實行全過程管理。工程前期準備階段預先謀劃。工程開工時統(tǒng)一標準工程施行階段實時監(jiān)控。工程交工、開工階段總結(jié)反應施工、監(jiān)理單位對建

6、立工程檔案工作的控制措施1、落實管理職責。2、建立工地檔案室。3、推行預立卷制度。4、監(jiān)理單位對檔案工作質(zhì)量施行實時監(jiān)控。會計檔案管理方法解讀一背景和過程財政部、國家檔案局對原會計檔案管理方法財會字199832號進展了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的會計檔案管理方法以下簡稱新管理方法，將于20_年1月1日起施行。調(diào)整重點原方法21條，新管理方法共31條，主要作了以下調(diào)整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期

7、限。三調(diào)整內(nèi)容1、完善了會計檔案的定義和范圍會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。舊方法會計檔案是指單位在進展會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。新方法歸檔范圍：(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔

8、案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。去除：匯總憑證、其他會計憑證三調(diào)整內(nèi)容2、提出電子會計檔案概念第三條明確：“通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的會計檔案是電子會計檔案”3、明確電子會計檔案的管理要求1第七條：明確“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理睬計檔案?！?這與原方法中的“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案?！辈煌恍鑸髠?。2提出電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的條件一是形成的電子會計資料來真實有效，由計算機等電子設(shè)備形

9、成和傳輸；真實二是使用的會計核算系統(tǒng)可以準確、完好、有效接收和讀取電子會計資料，可以輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；準確、完好、可用 三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)可以有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；準確、完好、可用 四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；平安五是建立電子會計檔案備份制度，可以有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；平安六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；準確、完好、可用

10、 七是電子會計資料附有符合中華人民共和國電子簽名_法規(guī)定的電子簽名_。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。4、會計檔案移交時間新方法明確：當年形成的會計檔案，在會計年度終了可由單位會計機構(gòu)臨時保管一年，再移交檔案管理機構(gòu)。因工作需要確需推延移交、由會計機構(gòu)臨時保管的，應當經(jīng)檔案機構(gòu)或檔案工作人員所屬機構(gòu)同意，且最多不超過三年。臨時保管期間，會計資料的保管應當符合國家有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。5、會計檔案定期保管期限的變化會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分

11、為年、年、年、年、年類。舊方法會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。新方法其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。新方法規(guī)定的保管期限為最低保管期限，各單位可自行設(shè)置，但不的低于新方法的規(guī)定。6、會計檔案鑒定銷毀單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見 舊方法，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責任，單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進展鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。新方法7、明確會計檔案出境

12、管理要求原方法：我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。新方法：單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四新舊方法銜接1新方法與舊方法規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新方法規(guī)定執(zhí)行。2未到舊方法規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應按照新方法的規(guī)定重新劃定保管期限。3已到舊方法規(guī)定的最低保管期限，并已于20_年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進展銷毀的會計檔案，因按照新方法的規(guī)定組織銷毀；已到舊方法規(guī)定的最低保管期限，并已于20_年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應按照新方法確定繼續(xù)保管期限。4已到舊方法規(guī)定的最低保管期限，但20_年12月31日前

13、尚未進展鑒定的會計檔案，應按照新方法的規(guī)定進展鑒定，確定銷毀會繼續(xù)保管。確定銷毀的，應按照新方法的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應按照新方法確定繼續(xù)保管期限。5單位如在新方法施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合企業(yè)會計信息化標準財會【20_】20號的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新方法第八、九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。20_年以前形成的會計資料一律按照舊方法的規(guī)定歸檔保管。6各單位根據(jù)新方法僅以電子形式保存會計檔案的，原那么上應從一個完好會計年度的年初開場執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。三

14、、歸檔文件整理規(guī)那么解讀一背景介紹歸檔文件整理規(guī)那么(DA/T 22-20_0)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料不再立卷 ,以單份文件為單位進展整理 歸檔文件整理規(guī)那么(DA/T 2220_ )二主要調(diào)整內(nèi)容1、適用范圍不同本標準適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。20_0版本標準適用于各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí).20_版 紙質(zhì)文件材料紙質(zhì)和電子文件材料 2、明確件的構(gòu)成：歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿包括法律法規(guī)

15、等重要文件的歷次修改稿為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊本為一件作為文件附件時除外；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文請示與批復、報告與批示、函與復函等一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。3、分類方法詳細化將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于方案、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期斷定所屬年度。跨年度形成的會議

16、文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。按機構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類。機構(gòu)分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構(gòu)分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進展分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進展分類。4、強調(diào)及時歸檔歸檔文件排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。20_0版歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列 20_版5、增

17、加“檔號”檔號的構(gòu)造：全宗號-檔案門類代碼年度-保管期限-機構(gòu)問題代碼-件號上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“”隔開。如“Z109-WS2022-Y-BGS-0001”6、歸檔章7、歸檔文件目錄件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注20_0版序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注 20_版修整歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進展修整。歸檔文件已破損的，應按照DA/T 25-20_0予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進展折疊。裝訂用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進展裝訂。永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使