HR經典工作分析方法課件(PPT 70頁)

1、工作分析培訓第1頁，共70頁。培訓的主要內容為什么要做工作分析什么是工作分析工作分析的過程和方法職位說明書的撰寫（示例）第2頁，共70頁。1. 為什么要做工作分析培訓的主要內容第3頁，共70頁。為什么有人工作量很大，做也做不完？為什么有人沒活干，整天喝茶看報紙？為什么會有人工作相互重疊，有功勞大家爭，有責任沒人擔？為什么會有工作沒人去做，貽誤戰(zhàn)機？管理者經常遇到的困惑？思考：我們需要發(fā)展！我們需要改變！？第4頁，共70頁。管理者經常遇到的困惑？思考：為什么招聘的員工，會常常不符合要求？為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎懶無罰？為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？

2、我們需要發(fā)展！我們需要改變！第5頁，共70頁。管理者經常遇到的困惑？思考：為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會？為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞？為什么會產生這些問題呢？第6頁，共70頁。為什么會產生這些問題呢？我們并不了解每個人的工作量是多少？我們并不了解到底需要多少工作人員？我們并不了解如何有效地考核員工的工作？我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個人的作用？我們并不了解員工的職業(yè)生涯？我們并不了解員工到底需要什么？我們到底該怎么辦？！因為：？第7頁，共70頁。我們應該這樣做我們應該做工作分析第

3、8頁，共70頁。2.什么是工作分析培訓的主要內容第9頁，共70頁。什么是工作分析？一個組織的建立最終會導致一批工作的出現，而這些工作需要由特定的人員來承擔。工作分析就是與此相關的一道程序，通過對工作內容與工作責任的資料匯集、研究和分析，可以確定該項工作的任務、性質和相對價值，以及哪些類型的人適合從事這一工作。工作分析的過程主要調研完成工作的要求、周期和范圍，并著眼于工作本身的特點，而不是工作者的狀況。主要分析： A 工作人員做何事（WHAT） B 如何做（HOW）工作分析的直接結果是職位說明書。第10頁，共70頁。工作分析基本術語 任務：指一項具體的工作。例：指派打印一份文件。崗位：指某人須完

4、成的一組任務。有多少崗位就有多少人員。職位：是由許多相同的崗位所組成，這些崗位的性質，類別完全相同，完成工作所需條件也一樣。第11頁，共70頁。工作分析主要內容該職位的基本資料： 包括職位名稱、職等職級、直接上級職位、直接下級職位該職位的本職工作： 用一句話說明該職位工作的最終目的，20字以內。該職位的直接工作責任： 按照主次列出該職位各項直接責任，頻率，重要程度， 所占總業(yè)務量的比率。 直接責任是指不管級別多高，都要自己親自完成的工作 最基層的工作人員也應該列出10條左右第12頁，共70頁。工作分析主要內容該職位的決策責任： 說明該職位需要做哪些決定，及該決定將產生的影響。該職位的任職資格：

5、 包括學歷、經歷、專業(yè)程度、能力、體力、證件等等。該職位的工作環(huán)境： 工作地點、光線、衛(wèi)生、危險性等等。其他內容 和工作分析相關的其他內容，可根據實際情況填寫。第13頁，共70頁。工作分析是什么？總而言之：一個了解任職者應該做什么工作、和為什么需要做的過程一個收集讓別人對該職位做出判斷的信息的過程 工作分析第14頁，共70頁。工作分析的目的與作用？確定/修正組織機構及定編定崗：對工作崗位的設置進行重新檢 討，確定員工編制之合理度。協(xié)助招聘與選拔：在招聘人員時可了解職位所需人員之資格?？冃Э己耍和ㄟ^工作分析的大量信息的收集、分析，使績效考核 的結果更具客觀性和針對性。錄用：幫助新員工進入職業(yè)角色

6、。提供薪酬評價標準：可按工作職責繁簡核定其薪資高低。第15頁，共70頁。工作分析的目的與作用？提供有關培訓與管理發(fā)展的資料：可按其工作要求培訓所需知能 讓員工了解工作性質，明確職責和權利那么工作分析在人力資源工作中是什么位置呢？第16頁，共70頁。工作分析獲得信息之運用第17頁，共70頁。討論：為什么要做工作分析？第18頁，共70頁。工作分析中應注意的問題 分析職位而不是分析具體個人 澄清任職者與其主管的不同角色 防止分析對象夸大自己工作的重要性 任職者的參與-雙方同意 工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息工作分析內容應避免任何歧視性條款第19頁，共70頁。工作分析絕對不是：一次對個人的分析

7、!一次對人員任免、調整工資的分析!一次績效評估!工作分析中應注意的問題第20頁，共70頁。3.工作分析的過程和方法培訓的主要內容第21頁，共70頁。本次工作分析對象本次工作分析對象：集團總部所有人員，包括各事業(yè)本部。 -由總部管理處負責組織進行并監(jiān)督過程生產體系各地總廠不參與一線生產的內勤人員。 -由各地總廠管理部負責組織進行并監(jiān)督過程行銷體系各營辦不參與銷售的內勤人員。 -由各地營辦管理課負責組織進行并監(jiān)督過程第22頁，共70頁。工作分析的原則工作分析及撰寫職位說明書的原則：客觀真實，堅決實事求是；語言精確，杜絕模棱兩可；表達簡練，避免官話套話；內容全面，切勿以偏蓋全；責任細化，不能泛泛籠統(tǒng)

8、；精心細致，保證工作質量。 第23頁，共70頁。3、收集各項資料4、匯總各項資料5、與任職者確認6、與其上級確認7、撰寫職位說明書 8、項目小組組長檢查交總部管理處審核歸檔工作分析過程 1、項目小組建立 2、組織學習、制定計劃交本單位人事部門審核歸檔第24頁，共70頁。建立項目小組1、各單位首先建立工作分析的項目小組2、項目小組的組成及分工 (一人，由本單位最高主管擔任) (一人，由本單位管理部門主管擔任) (若干人，各部門主管指定一人)項目組長項目執(zhí)行組長組員組員組員第25頁，共70頁。項目小組的職責 執(zhí)行總部管理處制訂的工作分析實施辦法。 執(zhí)行本小組工作分析計劃。 完成工作分析，撰寫職位說

9、明書。 匯總職位說明書，編輯成冊。 接受總部管理處的指導與檢查。第26頁，共70頁。項目小組的分工 組 長：負責本單位工作分析的各項支持。 執(zhí)行組長：負責編寫并執(zhí)行本小組工作分析的工作計劃；督導項 目小組組員工作。 組 員：收集各項資料； 調查問卷的下發(fā)與回收； 和工作分析對象的聯絡及確認工作； 資料回收后的匯總工作； 職位說明書的編寫工作。第27頁，共70頁。組織學習確定計劃各單位在接到通知后，須在3日內組建工作分析項目小組，并由執(zhí)行組長組織所有組員學習工作分析實施辦法，結合本幻燈片。注意：此期要求各部門 主管共同參加學習。第4日執(zhí)行組長制定本小組工作計劃，分配工作任務第28頁，共70頁。工

10、作分析的方法調查問卷法 使用總部管理處統(tǒng)一的問卷 由實際承擔工作的人員主管填寫 工作分析小組人員進行總結分析。 本次工作分析以調查問卷為主。 好處：可以在較短的時間內收集到大量的信息工作日記法 “工作分析人員”通過分析對象的上級收集或借用其工作日記，工作日記的內容將是工作分析的重要參考。第29頁，共70頁。工作分析的方法工作日記法 由任職人員自己記錄下每天活動的內容 可作為工作分析的原始資料 “工作分析人員”在“工作分析匯總”時參考工作日記關鍵事件法 收集盡可能多的關鍵事鍵 對關鍵事件進行歸類，在“工作分析匯總”時作為參考。第30頁，共70頁。工作分析的方法觀察法 分析人員可通過實地的觀察或親

11、身經歷的方式獲得第一手的資料，使信息更加準確。 本次工作分析，工作人員應少用或不用此方法。 缺點：消耗時間長，往往所得信息不夠全面。面談（電話）法 分析人員在得到書面信息后可以 通過面談或電話進行確認。第31頁，共70頁。工作分析問卷本調查問卷由任職人填寫，填寫后交上級主管簽署意見，并送人事部門審核姓名性別年齡職位名稱職等職級部門學歷專業(yè)（在校）直接上級職位直接下級職位上級主管意見： 上級主管簽字：人事部門意見 人事人員簽字：工作分析問卷第32頁，共70頁。須答題須知：u請您按照工作職位的實際要求答題，請不要以任何個人的因素來衡量u選擇題類，請于選定項字母或前打1、本職位所需教育程度A 初中（

12、含）以下 B 高中職技 C 大專 D 本科 E 研究生以上2、 本職位所需外語語種（ ），外語程度要求A 不須 B 書面通 C 書面及口語略通 D 精通3、 本職位所需漢語表達能力A 不限 B 普通話口頭能力強 C 書面及口頭強 D 極強的文字功底4、 本職位所需戶籍所在地A 本地戶口 B 不限5、 本職位所需其專業(yè)的工作經驗A 6個月以下 B 6個月-2年 C 2年-5年 D 5年以上工作分析問卷第33頁，共70頁。 6、 本職位應用哪種設備（ ），設備、工具、儀器需要的應用能力。A 搬運 B 操作 C 操作及維修 D 軟硬件設計7、 本職位對設備、工具、儀器的責任A 不易損失 B 有時損失

13、需一般防范 C 容易損失需密切防范 D 難免損失需嚴加防范 8、 本職位對材料、在制品、成本的責任A 不易損壞 B有時損壞需一般防范 C 容易損壞需密切防范 D 難免損壞需嚴加防范9、 本職位直接督導范圍（人數）A 0 B 1-4 C 5-10 D 11-20 E 21人以上 10、職位間接督導范圍（人數）A 0 B 1-20 C 20-100 D 101-300 E 301人以上11、本職位管理工作中的責任及能達到的程度（一般員工可不答此題）A 要負責分派工作，按規(guī)定檢查工作成果，達成目標。B 要能很快熟悉新接受的工作，排定計劃。C 要能解決工作中的矛盾，不同部門的活動，達成目標。D 要能有

14、效分配組織資源，做出最佳激勵政策，確保員工與公司的最大利益。12、本工作所需的行政專業(yè)能力A 例行性、重復性工作。B 例行性工作，偶爾需要個案處理。C 需要依經驗改進新技巧解決復雜問題。D 需要調查分析研究解決問題。工作分析問卷第34頁，共70頁。13、本工作的責任A 按上級指示工作，上級對結果負責。B 根據計劃進度，安排自己工作，根據內部原則工作。C 安排計劃，分析結果決策可能與上級協(xié)商。D 有下屬單位，需要制定公司目標和政策。14、本工作職能對公司的影響范圍A 例行性工作，如果出錯容易發(fā)現，錯誤對公司基本無影響。B 有限范圍內協(xié)調工作，錯誤不易發(fā)現，錯誤對公司有些損害。C 職責對公司單位功

15、能及本部門任務完成有一定的影響力。D 負責一個部門以上功能，本部門最高主管不在時，負責本單位。15、本工作所需的人際關系能力A 普通技巧 B 良好技巧 C 高度技巧16、所需體力及感官能力A 不限 B 體力強 C 敏捷而有力 D 身體素質強且五官感知力強 17、所需資料處理能力A 傳遞 B記錄整理及傳遞 C 依據常規(guī)做相關的技術性改進 D 需調研分析、評估與創(chuàng)新工作分析問卷第35頁，共70頁。18、所需領導力A 無需 B 一般 C 較強 D 極強19、所需計劃力A 無需 B 一般 C 較強 D 極強20、所需創(chuàng)新力A 無需 B 一般 C 較強 D 極強21、所需掌握事物能力A 不需 B經過長時

16、間可掌握 C 很快能掌握 D 一接觸就掌握22、列出您的主要工作責任至少8-10條（請按照主次順序說明，用詞要精確、不要摸棱兩可，不要官話套話），及每項責任的重要程度（%）和所用時間（%）。工作分析問卷第36頁，共70頁。編號主 要 責 任發(fā)生頻率次/日月季半年年重要程度%所用時間%工作分析問卷第37頁，共70頁。23、例說明您的工作中常發(fā)生的關鍵事件，發(fā)生頻率，及每次的持續(xù)時間。關鍵事件 發(fā)生頻率 持續(xù)時間/次24、明您的服務對象或客戶是誰？工作中需要和哪些部門、哪些人合作？頻率怎樣？服務對象/客戶 需合作部門/人 頻率25、您的工作還需要哪些特長？需要什么證照？工作分析問卷第38頁，共70

17、頁。23、請描述您的工作地點及工作環(huán)境。工作地點： 辦公室 80%室內 60%室外 60%出差 常年出差工作環(huán)境：溫度：40度以上 30-40度 20-30度 10-20度 10度以下光線：明亮一般較暗漆黑衛(wèi)生：清潔基本清潔一般較臟很臟危險：無基本無危險比較危險非常危險空氣：清新普通較差極差其他：24、您的工作有哪些決策責任（說明您要做哪些決定，及決定會產生哪些影響）？決策責任：決策影響：25、您還有其他需要表達的嗎？感謝您認真閱讀本問卷！祝您工作順利！工作分析問卷第39頁，共70頁。如何填寫工作分析問卷本工作問卷共28題，其中選擇題22題，問答題6題。請按照工作職位的實際要求答題，勿以個人特

18、點衡量。答題方法：選擇題類，請于您認為最合適的選項前畫 “”。問答題類，請于指定位置寫出您的答案。答題人員：本次工作分析對象中所列人員。工作分析項目小組選定的其他人員。第40頁，共70頁。工作分析步驟1、收集與工作有關的背景資料：包括單位及部門組織圖、各部門職掌、工作流程圖及現有的職位說明書。 組織圖顯示 出了當前工作與組織中的其他工作是一種什么樣的關系，以及它在整個組織中的地位。它不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯結的直線明確表明了向誰匯報，以及同誰進行合作。 流程圖可以說明現有的工作流程和在流程中的位置。現有的職位說明書、部門職掌，或者有關工作的描述性文件，可以作為工作分析的重要參考。

19、第41頁，共70頁。工作分析步驟2、選擇并確定需要分析的職位名稱 當需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時候，如果我們對他們所做的工作逐一進行分析，必然非常耗費時間。在這種情況下，選擇典型的工作進行分析是十分必要的。 同一個職位的多個崗位（擔任相同職務的多個人）使用同一份職位說明書。 例如，對相同工種的很多“生產工人”的工作分析，只需分析其中的一人或幾個人，并形成 一份共同的職位說明書。第42頁，共70頁。工作分析步驟3、收集工作分析的信息由分析對象填寫工作分析調查問卷。通過分析對象的上級收集或借用其工作日記。必要的工作可以到現場觀察。請分析對象寫出或介紹其工作中的關鍵事件。面談或電話確

20、認相關信息。（除工作分析調查問卷外，其他方法視情況選擇使用）4、匯總所有收集到的信息 按照工作分析問卷匯總表匯總所有信息。匯總時如果有不能確定的項目，及時和其相關專業(yè)部門聯系確認。第43頁，共70頁。工作分析步驟5、同分析對象共同審查所收集到的工作信息通過工作分析所得到的這些信息，只有與從事這些工作的人員，以及 他們的直接主管人員進行核對，才能避免出現偏差。核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整，同時也 有助于“工作分析人員”理解這些信息。此外，這也是一個審查和修改工作描述的機會。 6、撰寫職位說明書第44頁，共70頁。工作分析的直接結果：職位說明書工作分析的直接結果第45頁，共

21、70頁。一份完整的職位說明書應該包括 :該職位的基本情況：名稱、職等職級、所屬部門、編制等等。該職位存在的價值和目的是什么?對該職位的要求有哪些要素，如規(guī)劃、組織、審核、創(chuàng)新等等？如何定義該任職者的責任和權力?該職位需要和外部有什么樣的互動關系?該職位需要使用什么設備儀器，需要什么證照？該職位的工作環(huán)境和工作地點怎樣？該職位的上下級匯報關系如何、服務的相互關系怎樣?這份工作需要什么樣的素質、技能和經驗的人擔任?第46頁，共70頁。職位說明書的作用員工的操作指南，公司的管理工具為以下活動提供信息：工作分析員工招聘績效管理組織架構調整培訓與發(fā)展第47頁，共70頁。職位說明書和工作流程的關系使命和任

22、務策略由下列構成:工作流程 出納員 采購員 保管員 會計員組織結構工作流程備用品采購流程：按照程序支付款項按照程序比價后采購貨物入庫驗收工作根據相應手續(xù)記帳第48頁，共70頁。職位說明書的內容內容包括：基本情況：職位名稱、職等、直接上級、直接下級等等本職工作直接工作責任決策責任工作關系任職資格相關信息，如工作地點與環(huán)境，儀器工具設備第49頁，共70頁。職位說明書格式第50頁，共70頁。職位說明書格式第51頁，共70頁。職位說明書格式第52頁，共70頁。職位名稱的確定參照本職位的工作，進行概括，或按照慣例。參照集團以往的稱呼。例如：某單位管理課的課長稱為“管理課長”，財務部的成本會計成為“成本會

23、計”，人事部的中級事務員成為“人事中級事務員”。第53頁，共70頁。本職工作著重于職位所需的最終結果（Output)它回答以下問題：為實現該職位責任，主要通過哪些領域獲得最終結果？（Input)要用一句話，20字以內。第54頁，共70頁。直接工作責任是指無論職位多高都要自己親歷親為的工作或責任。這個職位為公司整體目標的完成承擔了什么？要求：按照主次順序逐條填寫。用詞要精確，不能模棱兩可，不要官話套話，不能有猜測性的語言。每條工作或責任要說明發(fā)生頻率（次/日、周、月、季、年）、重要程度（%）和占全業(yè)務總量（%）。最基層的工作也應該有10條左右第55頁，共70頁。直接工作責任要求：原則性的責任應該

24、包括關鍵動詞、管理范圍、影響范圍、在什么條件下進行以及要達成的目標。第56頁，共70頁。動詞影響范圍 在一定局限下的結果以確保預定的生產計劃在安全健康的工作環(huán)境條件下，按質按量按時完成直接工作責任（分解舉例）管理和協(xié)調“XYZ”工廠的所有設備和資源第57頁，共70頁。直接工作責任（舉例）1. 嚴格執(zhí)行庫存現金限額，超出部分必須及時送存銀行，不坐支現金，不得以白條抵庫或挪用。2. 嚴格審核付款憑證和審批手續(xù)，及時準確無誤地辦理各種應付款項。3. 認真編制記賬憑證，正確運用會計科目，要做到原始憑證齊全有效，記賬憑證與原始憑證事項一致準確無誤。4、.等等。出納員：第58頁，共70頁。決策責任該職位要做哪些決定。要對下屬的哪些工作或活動負責。所做的決定產生什么影響。注意：只有主管填寫決策責任，非主管不用填寫。也就是說沒有下級的職位不用填寫。 第59頁，共70頁。最終結果