會議與商務(wù)活動_09開放參觀與商務(wù)旅行ppt課件

1、第九章 開放觀賞與商務(wù)游覽.學(xué)習(xí)目的：了解開放觀賞與商務(wù)游覽的知識掌握開放觀賞的預(yù)備與接待任務(wù)，可以完成上司商務(wù)游覽的預(yù)備性任務(wù). 一、概述：什么是企業(yè)開放觀賞活動企業(yè)開放觀賞活動的意義 企業(yè)開放觀賞活動的主題和內(nèi)容 第一節(jié) 開放觀賞活動.目的企業(yè)約請外部人員或內(nèi)部員工家屬來到企業(yè) 對企業(yè)的消費和任務(wù)進(jìn)展觀賞和了解 以到達(dá)宣傳企業(yè)、擴(kuò)展企業(yè)影響企業(yè)開放觀賞活動的含義.一開放觀賞活動的目的擴(kuò)展組織的知名度，添加組織的透明度，提高佳譽(yù)度 促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)擴(kuò)展，加強(qiáng)和業(yè)務(wù)單位的協(xié)作關(guān)系 調(diào)和組織與社區(qū)的關(guān)系，闡明企業(yè)是社區(qū)理想的一員 加強(qiáng)員工或家屬的驕傲感。 二開放觀賞的內(nèi)容情況引見 (口頭引見、書面

2、引見、影像引見現(xiàn)場觀摩 指讓觀賞者觀賞任務(wù)現(xiàn)場 實物展覽 展覽室可以陳列資料、模型、樣品等實物 .現(xiàn)場觀摩：觀賞者觀賞可口可樂任務(wù)現(xiàn)場.開放觀賞活動的前期預(yù)備 選擇開放觀賞的時機(jī) 成立專門機(jī)構(gòu) 預(yù)備引見資料做好講解及接待預(yù)備. 企業(yè)開放觀賞的時間最好安排在一些特殊的日子里，如企業(yè)的周年留念日、企業(yè)的開業(yè)慶典日、社區(qū)節(jié)日等?？梢栽鎏硖貏e的意義也可激發(fā)公眾更大的興趣，獲得更強(qiáng)的開放效果。一、選擇開放觀賞的時機(jī).二、成立專門機(jī)構(gòu)開放觀賞活動能否獲得勝利，很大程度上取決于活動前的籌備任務(wù)能否全面。普通情況下，專門機(jī)構(gòu)中應(yīng)至少有一名決策層的指點來做總的協(xié)調(diào)人，由相關(guān)部門的擔(dān)任人和行政、人事部門的人員來共

3、同組成，企業(yè)中經(jīng)常會指定12名秘書人員來擔(dān)任承辦活動中的各種詳細(xì)事項。 .預(yù)備宣傳小冊子以簡明生動、深化淺出的言語引見觀賞內(nèi)容，并配有一定的圖表和數(shù)據(jù)，不要涉及深奧的專業(yè)術(shù)語。在觀賞之始將小冊子發(fā)給來賓 三、預(yù)備引見資料.放映視聽資料 有些組織構(gòu)造復(fù)雜、技術(shù)尖端、時空跨度大，為了協(xié)助公眾了解，觀摩實物前秘書可以放映事先預(yù)備好的有關(guān)錄像片、幻燈片或電視片，并作簡約的引見。觀看模型 有的企業(yè)規(guī)模龐大、設(shè)備分布廣，來賓不能夠每處都去、每物都看，還有的地方還不便于來賓進(jìn)入，就可以事先制造模型，讓來賓觀看，可以根據(jù)本人的需求選擇幾處以為重要的地方實地觀看。.培育專業(yè)導(dǎo)游講解員四、做好講解及接待預(yù)備.確定

4、約請對象，制造并寄發(fā)請柬普通性觀賞常約請員工家屬、社區(qū)代表或普通市民等，目的主要是加強(qiáng)員工的企業(yè)驕傲感和歸屬感，增進(jìn)企業(yè)與員工工家屬間的相互了解。特殊性觀賞普通約請于本組織有特殊利害關(guān)系的團(tuán)體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業(yè)指點和專家、媒體記者等可以使企業(yè)得到廣泛的宣傳，提高企業(yè)的知名度，到達(dá)樹立企業(yè)籠統(tǒng)的目的。.確定觀賞內(nèi)容，選擇觀賞道路 道路確實定主要從三個方面綜合思索：一是能引起觀賞者的興趣；二是能保證觀賞者的平安；三是對企業(yè)或組織單位的正常任務(wù)次序干擾最小。觀賞道路應(yīng)有明確的路標(biāo)。在觀賞活動前，需求事先采取平安措施，平安人員應(yīng)在必要的地方設(shè)置信號或妨礙，以防不測發(fā)生。秘書人員在

5、確定觀賞內(nèi)容和觀賞道路時，應(yīng)隨時加強(qiáng)嚴(yán)密任務(wù)認(rèn)識。商業(yè)是企業(yè)的生命線，秘書在籌備任務(wù)中一定要結(jié)實樹立內(nèi)外有別、保守的思想，哪些話可以講，哪些資料可以提供，哪些現(xiàn)場可以觀賞，做秘書的一定要心中有做，切不可在接待中熱情過度，把不該讓對方了解的事情透顯露去。假設(shè)無意間走漏了商業(yè)，將能夠給企業(yè)帶來致命的影響。.設(shè)立接待效力處 接待效力處任務(wù)內(nèi)容主要包括來賓的迎送，在開放觀賞活動現(xiàn)場硬結(jié)或送別來賓；來賓的引導(dǎo)，由專人擔(dān)任為來賓引路，將其送到觀賞活動的起點，并擔(dān)任解答來賓的咨詢或疑問；同時要預(yù)備好休憩室，備足茶水，供觀賞者中途小憩。 .預(yù)備特殊的觀賞用品 有些企業(yè)在觀賞時，觀賞人員需求穿戴特殊的用品，如衛(wèi)

6、生服、平安帽等。秘書人員在接待預(yù)備任務(wù)中，應(yīng)在觀賞者到來之前就預(yù)備好足夠的特殊觀賞用品，以滿足觀賞人員的運用。.預(yù)備禮品或留念品 目的：為了加強(qiáng)觀賞的宣傳效果，可以為每位觀賞者贈送留念品 留念品應(yīng)簡單適用、突出的特點緣由： 一是具有宣傳性 二是具有榮譽(yù)性 三是具有獨特性 .開放觀賞活動的接待 一、引導(dǎo)來賓進(jìn)入公司二、引導(dǎo)觀賞，做好講解和接待任務(wù)三、做好餐飲效力任務(wù) 四、 解答來賓提問.引導(dǎo)觀賞.餐飲效力任務(wù)解答來賓疑問.開放觀賞活動的終了分發(fā)留念品和征求來賓意見 .做好歡送任務(wù)一準(zhǔn)確掌握來賓分開的時間(普通來講，當(dāng)來賓到來時，擔(dān)任接待的秘書人員就應(yīng)準(zhǔn)確了解來賓觀賞后分開的時間安排，并提早落實好

7、票務(wù)和相關(guān)的交通工具 )二歡送的規(guī)格(普通來說，歡送來賓的規(guī)格、陪車的次序以及鮮花方式等禮儀應(yīng)與迎接賓客時一樣。如有特殊情況需暫時變卦的，必需向客人解釋清楚，并向?qū)Ψ截?fù)疚。)三與來賓道別(當(dāng)與來賓送別或來賓乘坐交通工具離去之前，秘書應(yīng)與來賓一一握手道別，以禮貌謙和、熱情大方的態(tài)度歡迎來賓再次光臨，要不斷等到客人所乘坐的交通工具開出實現(xiàn)后再轉(zhuǎn)身離去；和指點一同送別來賓時 ，要比指點稍后一步。) .第二節(jié) 商務(wù)游覽.商務(wù)游覽是現(xiàn)代企業(yè)、單位商務(wù)活動中的一項重要內(nèi)容。商務(wù)游覽主要指企業(yè)指點因談判、簽約、調(diào)查交流、溝通訊息等商務(wù)活動而做的游覽。秘書在商務(wù)游覽中應(yīng)該為指點做好一系列的效力任務(wù)，以保證商務(wù)

8、游覽的順利進(jìn)展。 概述：.【案例】天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某協(xié)作工程安排了約見，預(yù)訂在某日下午1：00開場。天地公司秘書預(yù)訂約見前一晚直飛三利公司所在A城的機(jī)票。但天地公司經(jīng)理本人任務(wù)很忙，前一晚還有其它安排，恐怕不能飛往A城，于是秘書改定約見日上午8：00的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上任務(wù)的太晚，沒能趕得上班機(jī)。于是，該公司只能立刻買飛往相鄰城的機(jī)票，再乘大巴車趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，以為天地公司對該工程的協(xié)作缺乏誠意。天地公司失去了與三利公司協(xié)作的商機(jī)?！景咐棵貢呋叟阃更c出國進(jìn)展商務(wù)游覽，出發(fā)之前他預(yù)備了一些游覽的必需品，包括日程表、訪問國家的相關(guān)資料

9、、出國手續(xù)、現(xiàn)金、信譽(yù)卡等。她將現(xiàn)金、信譽(yù)卡放入本人的背包中，下飛機(jī)后，在等出租車的時候小高覺得被撞了一下，等他回過神來時，發(fā)現(xiàn)本人的背包不見了。這時，小高覺得到事態(tài)的嚴(yán)重性，現(xiàn)金、信譽(yù)卡全部被竊，正常的商務(wù)活動無法進(jìn)展。小高立刻向指點匯報了情況，在征得指點贊同后，和公司駐該國的辦事處獲得聯(lián)絡(luò)，向他們支取了一部分費用，解了燃眉之急。小高在此次活動預(yù)備中出現(xiàn)了哪些失誤？經(jīng)過本章的學(xué)習(xí)，可以協(xié)助他了解呵斥這一失誤的緣由，并且能讓他知道該怎樣做。.一、商務(wù)游覽前的預(yù)備任務(wù)商務(wù)游覽方案和旅程表秘書應(yīng)為指點商務(wù)游覽應(yīng)做的預(yù)備出國境商務(wù)游覽的預(yù)備任務(wù).在制定商務(wù)游覽方案前，首先要了解公司差旅費用、交通、住

10、宿規(guī)范的有關(guān)規(guī)定 一份商務(wù)游覽方案至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：出差的時間，啟程及前往日期，接站安排。出差的道路、終點及途徑地點和住宿安排。會晤方案人員、地點、時間。交通工具的選擇。需求攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。指點的特別要求。游覽區(qū)的天氣情況。行程安排，約會、會議方案，會晤主題。差旅費用。商務(wù)游覽方案.制定旅程表:當(dāng)安排完訂房訂票的任務(wù)后，就要著手制定旅程表了。旅程表是按預(yù)定的日程表和指點的方案要求、意見而制定的。旅程表的內(nèi)容普通比游覽方案更加詳盡 .一份縝密的旅程表主要包括六項內(nèi)容 日期 (分開公司的日期，游覽中轉(zhuǎn)的日期，游覽中各種重要活動的日期，前往的日期和到達(dá)的日期 )時間 (目的地的抵

11、達(dá)時間和中轉(zhuǎn)時間，開展各項活動的時間，就餐、休憩的時間等。)地點 (出差的目的地包括中轉(zhuǎn)的點，游覽過程中開展各項活動的地點、食宿地點等。)交通工具(出發(fā)、前往時的交通工具，停留地的交通工具等)詳細(xì)事項 (商務(wù)活動內(nèi)容，訪問、洽談、會議、宴請文娛活動以及私人事務(wù)活動等)備注 (記載提示指點本卷須知。如應(yīng)提示抵達(dá)目的地需求中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場，需求留意的一些當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等，當(dāng)?shù)氐穆?lián)絡(luò)人姓名、住址、號碼，企業(yè)稱號、所在地、號碼等。).注：商務(wù)旅程表應(yīng)一式三份或幾分，一份存檔，一份給指點及家屬，一份秘書存留 .制定商務(wù)游覽方案、編制旅程表的本卷須知要明確指點游覽的意圖、目的地、游覽時間、到達(dá)目

12、的地后的商務(wù)活動方案。了解指點對交通工具及食宿的要求，熟習(xí)公司對出差的有關(guān)規(guī)定。向公司所在國家的有關(guān)效力機(jī)構(gòu)或向游覽目的地享有盛譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)啬酥寥珖煌ê娇?、航海、鐵路、公路工具運轉(zhuǎn)情況，游覽道路，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)那么，經(jīng)商特點及有關(guān)護(hù)照、簽證、安康規(guī)定等常識，需求中轉(zhuǎn)時，盡量選擇銜接時間在24小時的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時間浪費情況減少到最低限制。制定行程方案時，假設(shè)能直接利用定期航班的航線來設(shè)計游覽道路那么盡量做到。 編排方案時，在時間一欄中必需思索時差的變化，買機(jī)票車票、船票時也要留意時差。擬定幾個游覽方案，與指點共同討論，最后選定最正確方案。

13、 游覽行程任務(wù)方案表制造要清楚，分開和到達(dá)的時間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r間為準(zhǔn)。秘書應(yīng)熟習(xí)國際時間的計算方法 .選擇交通工具、預(yù)訂車票、船票或機(jī)票預(yù)訂賓館及房間預(yù)備必備的文件資料及指點隨身攜帶的用品 懇求預(yù)支差旅費.出國境游覽的手續(xù)及預(yù)備 1辦理各種必要的出國境手續(xù)：1撰寫出國懇求 2辦理護(hù)照3辦理簽證4辦理“黃皮書5辦理出境登記卡6訂購機(jī)票船票、車票7辦理保險.黃皮書出入登記卡機(jī)票.1編制幾種旅程方案，供指點選擇，選定最正確方案后，將其打印成文。2了解外匯信息，辦理外幣兌換。3預(yù)備隨身攜帶物品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等。4根據(jù)游覽目的，為指點預(yù)備必需攜帶的各種文件，如談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、

14、演講稿等。5檢查相關(guān)物品：護(hù)照、簽證、“黃皮書、國際機(jī)票、外語名片切不可忘記、外幣及其他必需的出國文件、證件等。6搜集所到國的背景資料。在國際交往中，無論是出國調(diào)查或是商務(wù)洽談，都會遇到各種不同的情況，掌握所到國家或地域的文化、風(fēng)俗、禮節(jié)等常識可以使我們在處事中既能維護(hù)尊嚴(yán)，不卑不亢，又不失禮儀之邦的風(fēng)范，以禮相待。2. 出行前的預(yù)備：.辦理出入境手續(xù)1邊防檢查2海關(guān)檢查3平安檢查4安康檢疫即交驗“黃皮書 .二、商務(wù)游覽過程中秘書人員的任務(wù)商務(wù)游覽過程是商務(wù)游覽的重要組成部分。一次商務(wù)游覽的成敗，除了事前充分的預(yù)備以外，整個過程也是非常重要的。所以，在整個商務(wù)過程中秘書要為指點做好效力，確保商

15、務(wù)游覽的順利進(jìn)展。.游覽過程中秘書人員的主要任務(wù)一旅途中秘書的任務(wù)1擔(dān)任攜帶、看管相關(guān)物品2聽從指點安排，及時與公司堅持聯(lián)絡(luò)，協(xié)助處置相關(guān)事務(wù)3照顧指點飲食起居，確保商務(wù)游覽的順利進(jìn)展.二 抵達(dá)目的地后秘書的任務(wù)2假設(shè)事前預(yù)定的酒店對任務(wù)不便，秘書要請示指點，得到指點允許后再對酒店進(jìn)展互換，確保酒店的路程間隔，條件等各方面都有利于任務(wù)。3在酒店住下后，秘書要迅速了解酒店周圍的交通、郵電、醫(yī)院等情況，以備不時之需。4一切安排妥當(dāng)之后，秘書要將指點所住的酒店、聯(lián)絡(luò)方式等告知公司和指點的家屬，以便獲得聯(lián)絡(luò)。1假設(shè)抵達(dá)目的地后無人接站，秘書一方面要招呼出租車或者引導(dǎo)指點去預(yù)訂的酒店；另一方面，要檢查和

16、帶好行李，以防喪失。在一切安排妥當(dāng)之后，要和對方公司聯(lián)絡(luò)人獲得聯(lián)絡(luò)。假設(shè)抵達(dá)目的地之后，對方公司派人接站，此時秘書應(yīng)自覺地讓指點走在前面并自動為雙方作引見，對于表示贊賞等話語，應(yīng)由指點來說。.平安旅途小常識錢財、信譽(yù)卡、證件分開放，文件資料鎖進(jìn)箱中 乘出租車，不要坐在副駕駛的位置，應(yīng)坐在后座 乘飛機(jī)不要坐在機(jī)頭和機(jī)尾處，最好坐在緊急艙門旁 坐船要盡量選擇上層艙 走路走上街沿，遇墻角拐彎繞開走 隨時與公司堅持聯(lián)絡(luò)，讓大家知道他在哪里，在干什么；身邊帶好身份證及其他證件，假設(shè)遇到特殊情況，可以讓協(xié)助、援助他的人知道他的姓名；不獨身一人在夜間出門；不隨意暴露指點及本人的身份和商務(wù)游覽的目的 .出國商

17、務(wù)游覽過程的本卷須知一尊重東道國禮俗約請對方要鄭重其事，不可草率隨意，最好事先用請柬聯(lián)絡(luò)。受邀去主人家做客，應(yīng)帶一些小禮品，如鮮花、小工藝品、字畫等。受邀赴會要遵守時間，切忌遲到。安排日程要盡量避開對方的節(jié)假日。了解所到國家的流通貨幣，臨行前辦好手續(xù) 在國際交往中要留意個人衛(wèi)生，穿著裝扮。舉止大方，端莊穩(wěn)重，言談態(tài)度誠實、大方、言語親切得體 在國際商務(wù)活動中要留意所到國家的禮俗和忌諱。.二掌握各個國家的談判風(fēng)格各個國家的談判風(fēng)格不大一樣，要想獲得商務(wù)游覽、商務(wù)談判的勝利，了解各個國家的談判風(fēng)格非常重要。這個時候，秘書要經(jīng)過各種渠道，搜集、整理相關(guān)資料，為指點的談判任務(wù)做好必要的預(yù)備。 .三、商務(wù)游覽終了后秘書人員的任務(wù) 商務(wù)游覽回來，秘書的任務(wù)是要將此次商務(wù)游覽的結(jié)果進(jìn)展總結(jié)，對相關(guān)事宜進(jìn)展善后處置。.一、溝通訊息二、整理資料三、財務(wù)報銷與結(jié)算四、送贊賞信五、總結(jié)閱歷無論秘書能否陪同指點游覽，指點前往后，要把指點不在公司期間發(fā)生的事情及處置結(jié)果，按照事情的輕重緩慢，簡明扼要地向指