檔案保管ppt課件

1、檔案的保管高職文秘專業(yè)中心技藝課程.認識檔案保管任務1檔案保管的物質(zhì)條件2主要內(nèi)容檔案的庫房管理3檔案運用過程中的維護和維護2.學習目的. 檔案的保管即根據(jù)檔案的成分和情況，采用一定的手段和方法，對已整理好并已存入柜架的檔案進展日常的維護和維護性管理任務。4認識檔案保管任務一、檔案保管的含義及內(nèi)容.庫房管理預防流動中的維護二內(nèi)容修護.01020304紙張蛻變、字跡退化蟲蛀鼠咬發(fā)霉結(jié)磚自然災禍二、呵斥檔案損毀的要素比如雷電.維護條件差 原件利用頻繁、利用者不維護01040302惡意的盜竊、篡改、縱火等任務人員的忽略、失誤.建立和維護維護檔案的存放次序一防止檔案的損毀二延伸檔案的壽命三維護檔案的平

2、安四三、檔案保管的義務.以防為主，防治結(jié)合一加強重點，照顧普通二立足原件，保證信息三立足長久，保證當前四四、檔案保管任務的要求也是保管原那么.思索10怎樣做好檔案的保管任務？嚴厲庫房管理健全有關(guān)制度留意流動中的維護具備物質(zhì)條件.一建筑所在地交通便利二盡量不要設在樓房的底層和頂層三開間大小適當四屋頂要防水、隔熱，地面應具有鞏固性和耐用性五墻壁應鞏固耐久，并有隔熱、防潮、防光等要求。六門窗嚴密、結(jié)實、防火，窗戶應防光、防塵七庫房必需公用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他用品。庫房建筑要求檔案保管的物質(zhì)條件一、檔案庫房三分開：庫房辦公室閱覽室. 概念檔案箱、檔案架、檔案柜、檔案密集架等新型、密閉

3、、可挪動、節(jié)約空間種類是檔案館室存放并維護檔案的安裝或容器，是檔案館室必備的根本物質(zhì)條件。二、檔案裝具.檔案箱.檔案密集架.三、包裝資料1.硬卷皮2.軟卷皮軟卷皮硬卷皮運用軟卷皮裝訂的案卷，必需裝人卷盒內(nèi)保管。 如采用以件為單位的整理方法，那么不需卷皮。.卷盒的外形尺寸為300mm*220mm長*寬，厚度分別為20 mm、30 mm、40 mm。卷盒應有繩帶等扣緊安裝。卷皮卷盒和其他包裝紙應采用無酸紙制造。.四、技術(shù)設備指一些機械、器具、儀器等技術(shù)設備。如去濕機、加濕器、空調(diào)、通風設備、溫濕度丈量設備、防盜、防火報警器、滅火器、裝訂機、復印機、縮微設備、通訊及閉路電視監(jiān)控設備，消毒滅菌設備及檔

4、案進出庫的運送工具等。檔案的庫房管理一只允許任務人員在任務時間內(nèi)進入。二非任務人員如需進入那么須由任務人員一直陪同。三不允許在庫房內(nèi)從事與庫房管理任務無關(guān)的活動，更不允許吸煙喝水。四庫房無人時須關(guān)燈、關(guān)鎖好門窗。一、嚴厲進出庫制度.二、落實“八防措施一防火。二防盜。三防水。四防潮。五防霉。六防蟲。七防塵。八防光。.三、合理調(diào)控溫濕度一適宜的庫房溫濕度紙質(zhì)檔案庫房的溫度在1420之間；相對濕度應在50%65%之間。在規(guī)定范圍內(nèi)，允許每晝夜動搖溫度為2，濕度為5%。.二控制庫房溫濕度的方法1庫房和裝具密閉，然后采用空調(diào)或恒溫、恒濕設備2通風：采用自然方法或機械設備3其他.四、堅持庫房與裝具的有序化

5、 1樓層每一層自下而上編層號 2房間從入口開場從坐向右編間號一庫房的編號 1一致編流水號 2按方位和特征分區(qū)編號二庫房內(nèi)樓層和房間的編號.1排放要求1便于維護檔案。裝具應與窗戶垂直排放，不得緊貼墻壁，不得直接對著庫房通道。2便于利用。裝具排放核實，列于列之間要留有通道。列于列之間的寬度不少于0.8米，主通道普通在1.2米左右。3整齊美觀。橫豎成行，排放整齊。三裝具的排放與編號.2裝具的編號在接近主通道一端的柜架側(cè)板上，貼插上標簽，在標簽上填寫全宗稱號、類項稱號、案卷起止號等。裝具編號的方法：按照保管機構(gòu)或庫房房間為單元進展，自門口起從左至右編列號；每列從左至右編柜架號；每個柜架自下而上編格層號

6、。 五、留意檔案存放次序的維護與管理一檔案的整體存放按全宗存放，全宗內(nèi)堅持文件間的聯(lián)絡。二檔案在架柜上的陳列從左向右，先上后下。起始卷在左上角，終止卷在右下角。.豎放常用、平放不超越40厘米三檔案在裝具中的存放方式 檔案存放位置索引的方式： 1以全宗為單位編制的 2以庫房及裝具為單位編制的四設置檔案存放位置索引.五編制檔案代理卡全宗號目錄號案卷號移出日期 移往何處庫房管理人員簽字（移出）歸還日期庫房管理人員簽字（收回）單位名稱經(jīng)手人姓名 .六、定期檢查、清點一檔案數(shù)量能否準確、有無遺失；二 檔案受損情況和數(shù)量；三檔案進出、存取登記能否準確；四庫房管理的各種制度的執(zhí)行情況等。一全宗卷的含義全宗卷

7、是由在全宗管理過程中所構(gòu)成的管理記錄性資料構(gòu)成的專門案卷，檔案保管任務的一個重要管理工具和手段。二全宗卷的作用1.可以加強對全宗的延續(xù)管理；2.有助于任務人員盡快熟習全宗和立檔單位情況；3.可以廓清現(xiàn)實，明確責任。七、建立全宗卷.搜集中構(gòu)成的文件資料整理中構(gòu)成的文件資料鑒定中構(gòu)成的文件資料保管、統(tǒng)計中構(gòu)成的文件資料利用、編研中構(gòu)成的文件資料如：檔案交接憑據(jù)、立檔單位與全宗歷史考證如：整理任務方案；分類方案分類表如：檔案鑒定資料分析報告、檔案銷毀清冊如：移進移出記錄及手續(xù)憑據(jù)、檔案普查記錄、檔案受損與修復記錄如：全宗引見、機關(guān)任務大事記、組織沿革三全宗卷的內(nèi)容.檔案運用過程中的維護和維護檔案無論

8、何因被運用，都必需對調(diào)卷、還卷及交接實行進展嚴厲的登記與交接手續(xù)。一、檔案運用過程中的維護與維護制度一檔案運用的登記與交接制度. 二檔案運用行為的管理與限制制度不允許在運用的同時吸煙、喝水、吃食物及大聲喧嘩；不允許在檔案上勾劃、涂抹、折疊、撕剪；檔案在庫房外未被運用時不允許長時間攤放在桌子上；不轉(zhuǎn)擅自帶離規(guī)定的運用場所；不同的利用者未經(jīng)允許不準私自交換閱覽檔案；未經(jīng)允許不準私自拍照、復印、抄錄；每次運用的檔案數(shù)量不宜過多，每批檔案的運用時間應有限制等。.一量與順序的控制二對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)視與檢查每次運用的檔案數(shù)量應有控制，如需數(shù)量較大可分批定量提供；運用者再歸還檔案時要堅持其實體次序的陳列順序。凡外部利用，在利用現(xiàn)場均應有任務人員進展監(jiān)視，并隨時檢查利用者的利用行為。如有條件，可配備閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)。二、檔案運用過程中的維護與維護方法.利用方式以現(xiàn)場閱覽為主利用場所應為大閱覽室普通不提供單間。對重要的珍貴檔案嚴厲限制利用；如需利用那么普通提供縮微品或復制件；利用過程中要格外留意監(jiān)護；對特重要的檔案復制時也應限制次數(shù)或采取維護措施。三利用方式及利用場所的限制四對重要檔案的維護性措施.技藝訓練華寧公司認識到檔案需求嚴密,就把庫房設在辦公樓頂層最里面的